FECHA: 25/07/2019

PROCEDIMIENTO PARA LA VERSIÓN 01

ELABORACIÓN Y CONTROL CÓD.PCD-HSE-02
DE DOCUMENTOS
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FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO O MODIFICACIÓN

24/07/2019 01 CREACIÓN DEL DOCUMENTO
     
     
     

ELABORÓ: ADRIAN REVISÓ: MARLON

CLAUDIA LASSO
QUEVEDO BURBANO
CARGO: INGENIERO CARGO: REPRESENTANTE
CARGO: ESP HSEQ
INDUSTRIAL HSEQ LEGAL
FECHA: 01/08/2018 FECHA: 01/08/2018 FECHA: 01/08/2018
FIRMA:
FIRMA: FIRMA:
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DE DOCUMENTOS
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1. OBJETIVO:

Establecer los criterios para la elaboración y control de documentos que hacen

parte del Sistema Integrado de Gestión de la empresa multiservicios y asesorías
del putumayo S.A.S.

2. ALCANCE:

Este Procedimiento aplica a todos los documentos de la Empresa multiserp s.a.s.

3. DEFINICIONES:

Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los

Almacenamiento: registros de calidad.
Codificación: Mecanismo utilizado para identificar los documentos del
Sistema Integrado de Gestión Institucional.
Conjunto de acciones o mecanismos definidos para
Control: prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en
riesgo la adecuada ejecución de los procesos o
procedimientos.
Información y su medio de soporte, puede ser papel,
magnético, óptico, electrónico, fotográfico o una
combinación de estos. Se incluyen aquellos documentos
Documento: que contienen datos: especificaciones técnicas, normas
nacionales, planos, planes de calidad, normas de clientes,
organigrama, normas internas, documentos de origen
externo.
Documento utilizado para registrar la información de
Formato: ejecución de actividades. Puede diseñarse en medio
digital o impreso. Una vez diligenciado se convierte en un
registro que proporciona evidencia de una acción.
Guía: Documento que establece lineamientos,
recomendaciones, sugerencias u orientaciones sobre un
tema específico.
Es la descripción de actividades de trabajo que requieren
Instructivo: ser detalladas minuciosamente, y que hacen parte de un
proceso o procedimiento.
Forma especificada de llevar a cabo una o más
Procedimiento: actividades. El desarrollo de una o más procedimientos
permite avanzar en el cumplimiento de los procesos.
Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que
Proceso: interactúan para generar valor y las cuales transformen
elementos de entrada en resultados.
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ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS CÓD.PCD-HSE-02
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Versión: Número entero que corresponde a la cantidad de veces
que se ha modificado sustancialmente un documento. La
primera versión del documento corresponde a la versión
Uno (1).
Cambios: Los cambios se realizarán con su debido proceso y
diligenciando el formato de solicitud de cambio y el
formato de cambio de documentos específico para su
autorización

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

4..1 Elaboración del documento RESPONSABLE

4.1.1. Para la elaboración de un documento se debe tener en
cuenta la siguiente estructura:

- Encabezado:

Fecha, versión, Nombre del

Logo
documento
código y páginas

- Márgenes: TODO EL
PERSONAL

3 cm

3 cm 3 cm

3 cm
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- Tipo de letra:

 Para todo tipo de documentos se usará letra tipo

ARIAL, número 11.
 Títulos y subtítulos en negrita.

- Todo documento tendrá un cuadro de modificaciones

en la primera hoja de la siguiente manera:

- Todo documento tendrá un cuadro de los responsables

de la elaboración, aprobación y revisión, el cual irá de
la siguiente manera:

- Todo documento deberá tener un objetivo y describir el

alcance del documento.
- Irán las definiciones de las palabras que se van a
utilizar en dicho documento.