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Consinor SA.S & Carlos Vengal Pérez Fecha:01/12/2018

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

CONTROL DE REVISIÓN / EDICIÓN

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Tipo Sumario de
Edición Versión Fecha Secciones
(I / E / A / N) modificaciones
N/A N Creación del
2018 01 01/12/18
Procedimiento

LEYENDA DEL HISTÓRICO DE REVISIÓN – TIPO DE MODIFICACIÓN

Abreviación Descripción
I Inclusión: Inclusión de información no existente en la versión anterior
E Exclusión: Exclusión de información existente en la versión anterior.
A Modificación o ajuste de información ya existente en la versión anterior.
N Nuevo: Indica la fecha en la que el procedimiento fue creado, que corresponde a la
primera versión del documento.

1.Objetivo
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Establecer y mantener una metodología para describir los pasos a seguir en la

creación, modificación, presentación y control de los documentos de CONCINOR
S.A.S & CARLOS VENGAL PEREZ
2.Alcance
A todos los documentos de origen interno y externo que hacen parte de CONCINOR
S.A.S & CARLOS VENGAL PEREZ

3.Referencias
•Norma Técnica Colombiana ISO 14001:2015: Gestión Ambiental.
•Guía RUC
•Decreto 1072 de 2015 Libro 2, Parte 2, Sección 4, Capitulo 6.
4.Definiciones
•Documentos internos: Documentos elaborados y utilizados como medio de soporte
de comunicación interna en los procesos de CONCINOR S.A.S & CARLOS VENGAL
PEREZ., ya sea en papel, disco magnético o electrónico, el cual puede ser una
especificación, un procedimiento, un informe, una ficha técnica, un formato, una
norma de la organización, etc.
•Documentos externos: Documento de procedencia externa que su desconocimiento
puede conllevar a no conformes en la operación de CONCINOR S.A.S & CARLOS
VENGAL PEREZ., éstos no pueden ser modificados internamente, ejemplo: manuales
de proveedores, manuales de clientes, especificaciones establecidas por el cliente,
por el gobierno.
•Formato: Documento diseñado para registrar actividades realizadas o resultados
alcanzados.
•Instructivo: Documento interno que describe de manera detallada la forma de
ejecución de alguna actividad específica.
•Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
•Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada o resultados.
•Programa: Conjunto de actividades orientadas a la implementación y desarrollo de
objetivos específicos.
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•Registro: Documento que suministra resultados obtenidos o proporciona evidencia

de las actividades desempeñadas (Formato diligenciado).
•Versión: Es el número de veces en las que un mismo documento ha sido modificado.
•Vigencia: Es la fecha en la cual el documento ha sido aprobado y las condiciones del
documento empiezan a regir.
•Código: Composición alfa numérica para identificación de los documentos internos
de CONCINOR S.A.S & CARLOS VENGAL PEREZ
5.RESPONSABILIDADES
Los responsables en hacer cumplir y mantener este procedimiento son:
•Gerencia.
•Coordinación Operativa

6. Contenido
6.1. Documentos del Sistema Integrado de Gestión
DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Manual MN
Política POL
Objetivos OBJ
Caracterización CRT
Procedimientos PR
Planes PL
Estándar STD
Guías GUI
Formatos FOR
Instructivos INS
Registros REG
Informe INF
Programa PRG
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Perfiles de cargo PCG

Documentos Externos DCE

6.2. Contenido de los Documentos del Sistema Integrado de gestión de la Empresa

CONCINOR S.A.S & CARLOS VENGAL PEREZ
A continuación, se especifica el contenido mínimo de los Programas, Procedimientos,
Planes, Estándar e instructivos del SIG de la empresa CONCINOR S.A.S & CARLOS
VENGAL PEREZ. Consultoría en Gestión Integral de Riesgos.
ITEM DESCRIPCION
1. OBJETIVO Describe el propósito para el cual fue
diseñado el documento.
2. APLICACIÓN Y ALCANCE Establece los límites de aplicación del
documento, se refiere a las áreas,
procesos, procedimientos, etc., que se
afecten con el documento.
3. REFERENCIAS Documentos que pueden ser consultados
para el entendimiento de las actividades
establecidas en un documento del
Sistema Integrado de Gestión.
4. RESPONSABILIDADES Define las responsabilidades de cada
cargo afectado por el procedimiento
desarrollado.
5. CONTENIDO / DESARROLLO Se realiza una descripción detallada de
las actividades, para lo cual se utiliza
diagrama de flujo y tabla de descripción
de actividades.
6. ANEXOS En esta sección se incluyen elementos
adicionales, como formatos, fotografía,
gráficos, tablas, ejemplos específicos,
que permiten una mejor compresión del
documento.
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6.3. Codificación de los Documentos

La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa
CONCINOR S.A.S & CARLOS VENGAL PEREZ., se hará en una combinación de
números arábigos y letras mayúsculas, tomando como referencia los tipos de
documentos y/o procesos como se detalla a continuación:
Se inicia con tres letras del nombre del tipo de documento, seguido de la sigla de la
empresa y por último el número consecutivo del documento a tres dígitos. Todos
separados por un guion al medio. Ejemplo:
Para Procedimientos:
Tipo de Documento: Procedimiento (PR)
Sigla de la Empresa: SSTA
Consecutivo: 001
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6.4. Aspectos de Forma

Para elaborar los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa
CONCINOR S.A.S & CARLOS VENGAL PEREZ. debe tenerse en cuenta los
siguientes criterios:

6.4.1. Encabezado
En todas las hojas debe aparecer el cuadro ejemplificado arriba, que identifica el
documento y contiene la siguiente información:
 1. Logotipo de la empresa
 2. Razón Social de la empresa
 3. Tipo de documento.
 4. Código del documento.
 5. Título del documento: El cual debe escribirse con letra Cambria, negrilla
 6. Fechas de Emisión y Revisión del documento.
 7. Versión actual del documento.
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Todo documento debe ir en hojas con marca de agua en la cual se muestra el arte
identificativo de la compañía en lo posible.
6.4.2. Cuerpo del Documento
Para la redacción de los documentos del SIG de la empresa debe tenerse en cuenta
los siguientes aspectos:
El texto de los párrafos debe estar justificado a la izquierda y a la derecha y los títulos
justificados o centrados según necesidad del documento.
Para las fechas se utiliza el formato día, mes, año, utilizando la combinación en
números y letras, ejemplo: 11 de septiembre de 2018.
La fuente del texto debe escribirse en letra Arial Narrow, su tamaño dependerá según
necesidad del documento para visibilidad y manejo del mismo.
6.4.3. Cierre del Documento
Al final del documento, en la parte inferior de la hoja, la información debe ir en Letra
Cambria, mayúscula inicial y normal, como lo muestra el siguiente cuadro:
6.5. Diagrama de Flujo General
Para la elaboración de los diagramas de flujo se emplean los siguientes símbolos.

SÍMBOLOS PARA DIAGRAMAS DE FLUJO

SIMBOLO DEFINICION
Conector: Representa una conexión o
enlace de un paso del proceso o
procedimiento con otro dentro de la
misma página o entre páginas. El símbolo
lleva inserto una letra (utilización del
alfabeto).
Operación o Actividad de un
procedimiento: En el recuadro superior
se escribe el nombre del cargo
responsable por la actividad y en el
recuadro inferior se menciona la actividad
o la tarea que se desarrolla de acuerdo
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con la secuencia del procedimiento que

se está documentando.
Inicio-Fin: Indica el comienzo o final de
un procedimiento.
Conector de Página Diferente: Se
emplea para realizar la conexión del
diagrama de una página a otra. Los dos
conectores se relacionan mediante
números arábigos.
Decisión: Se emplea para indicar la
aprobación, aceptación o la decisión
después de una actividad de revisión,
verificación o cuando se presenta un
camino alternativo.
Dirección de Flujo: Conecta los
símbolos; señala el orden en que se
deben ejecutar los distintos pasos; define
de esta manera la secuencia del proceso.

Nota: El flujograma solo aplica en caso de que se requiera o se determine su

necesidad.
6.6. Vigencia
El documento adquiere el carácter de vigente una vez ha sido aprobado y publicado.
6.7. Documentación Externa
Los documentos externos son administrados y custodiados por el proceso
responsable quien define sus parámetros y condiciones de consulta, sin embargo,
deben ser registrados en el Listado Maestro de Documentos del SIG.

6.8. Impresión de Documentos

Toda copia física o magnética que este fuera de nuestro sistema se considera como
“DOCUMENTO NO CONTROLADO”, por lo que carece de validez cuando sea
modificado el documento, ya que los documentos vigentes deben estar disponibles en
el sistema de la compañía.
6.9. Emisión, Control y Distribución de Documentos
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLES

Identificar y El encargado HSE, estudia las Responsable del

evaluar la necesidades de elaborar, modificar o SGI Gerente
necesidad de eliminar documentos, teniendo en General
documentar cuenta alguno de los siguientes
criterios:
- Conceptos y/o definiciones que
incidan o generen un cambio en el
Sistema Integrado de Gestión – SIG.
- Requisitos y normatividad legal o
interna que afecten los procesos del
SIG.
- Oportunidades de mejora y ajustes
identificados para los procesos
actuales.
- Solicitudes recibidas por los clientes
internos o externos.
En caso que la necesidad impacte al
Manual del Sistema Integrado de
Gestión - SIG, se evalúan los
lineamientos y requisitos asociados
que se deben revisar según la
aplicabilidad de la normatividad
relacionada.
La solicitud de cambios en
documentos en el sistema de gestión,
Elaborar o la pueden hacer los usuarios Responsable del
Modificar el directamente al Responsable del SIG SGI Gerente
Documento cuando sea necesario, esta solicitud se General
puede hacer vía mail, llamada
telefónica, en reuniones, entre otros
medios; con base en esto el
Responsable del SIG envía el archivo
magnético original al proceso para que
se realicen los cambios. El
responsable del proceso recopila la
información suficiente de manera que
asegure la calidad y coherencia con el
objetivo del documento.
El responsable del proceso puede
solicitar el apoyo del SIG, para que se
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verifique que el documento modificado

es conforme con las necesidades y
requerimientos expuestos en el ítem
anterior y no afectará al sistema
integrado de gestión.
Los cambios realizados se registran en
el documento en el inicio o ultimo
numeral correspondiente al control de
cambios y solo se registrará los últimos
dos (2) cambios.
Una vez finalizada la edición del
documento, se presenta a los
involucrados en el desarrollo de las
actividades con el fin de obtener su
visto bueno, posteriormente se
someterá a la revisión pertinente.
Para los documentos relacionados a
los proyectos, el gerente de proyecto
determinará que documentos son
requeridos para asegurar el control de
la prestación del servicio, los
lineamientos para este tipo de
documentos estarán sujetos al modelo
utilizado por cliente o en su defecto a
un modelo establecido que cumpla con
las disposiciones.

Si es necesario se debe coordinar con

los procesos que participan o se vean
Revisar el involucrados en los cambios de los Responsable del
Documento documentos para que se discutan los Proceso del SIG
cambios, el impacto y se verifique o
valide la información o directrices de
modificaciones que otros procesos han
manifestado. A este tipo de reuniones
es preferible que el Responsable del
SIG participe en estas sesiones con el
fin de salvaguardar la integridad del
Sistema.
Cuando la revisión aplique para la
política integrada del SIG, se realiza
una presentación a:
 La Gerencia General y COPASST:
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quienes hacen aportes, el

Responsable del SGI se encarga de
validar sí debe realizarse alguna
modificación de acuerdo a la
normatividad, para su posterior
publicación y difusión.

Aprobar el El documento es remitido para ser Responsable del

Documento aprobado por parte del director de Proceso SGI /
unidad, responsable del proceso o la Gerente General
persona que designen, posteriormente
quienes validan la adecuación antes
de la emisión.
Dicha versión se envía mediante
correo electrónico, al Gerente General,
quien a su vez confirma que el
documento este acorde con los
lineamientos del Sistema de Integrado
de Gestión asociados aplicables.
Para los casos de los proyectos el
responsable de la aprobación será el
Gerente del Proyecto
Se Mantienen los documentos en las
carpetas magnéticas de la compañía
Publicar el Para los casos de proyecto esta Responsable SGI
Documento publicación será realizada por el
Gerente mediante una reunión con el
personal de la que se encuentra
asignada al proyecto.

Se hace difusión al personal por

cualquiera de los siguientes medios:
Divulgar el reuniones de difusión, correos Representante del
Documento electrónicos, novedades del Sistema SGI
de Integrado de Gestión y/u otros
medios que se consideren.

6.10. Listados Maestros

6.10.1. Listado Maestro de Documentos
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Los documentos incluidos en el Listado Maestro de Documentos Internos son:

Procedimientos, Instructivos, Manual, Caracterizaciones, Planes y Formatos, y todos
aquellos documentos que hagan parte de la organización. Los documentos externos
serán también controlados por este listado y corresponde a Guías, Metodologías y
cualquier otro documento de consulta para el sistema integrado de gestión. Este es
actualizado siempre que se modifique y emita una nueva versión de algún
documento, por el responsable del SGI o quien el defina, relacionando nueva versión,
fecha de publicación.
Se hace listado de maestro de documentos específico para cada proyecto que
necesite documentos específicos para el proyecto, esto es responsabilidad del
gerente del proyecto.
6.11. Acceso y Respaldo a la Documentación Electrónica
La documentación que se mantiene de manera electrónica del Sistema Integrado de
Gestión es accedida por medio de Drive. Consultoría en Gestión Integral de Riesgos,
los documentos cuentan con la restricción de modificación con el fin de mitigar los
riesgos asociados a cambios no controlados por el SIG.
El manejo de la copia de seguridad de los documentos del Sistema Integrado de
Gestión, se realiza por medio de las herramientas informáticas presentes en la
Compañía.

6.12. Generalidades de los Registros

Se determina cuáles son los registros que se requieren en cada una de las unidades
y en general de la compañía para demostrar conformidad con requisitos del servicio y
la conformidad con el Sistema Integrado de Gestión.
Se de finen dos tipos de Archivos para los registros físicos:
Activo: Es el archivo en el que los registros permanecen en uso en el sitio de trabajo
a la unidad correspondiente durante el tiempo definido en los controles para este o
dependiendo de las especificaciones nombradas a continuación, en el archivo general
de la compañía.
Archivo de Gestión: Es el archivo donde permanecen los documentos que no hacen
parte del archivo activo de algunas unidades durante el tiempo definido en los
controles para este.
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6.13. Definición de Controles para los Registros Físicos

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Definición de Posterior a la documentación de un Líder SIG /Unidad
Controles para formato nuevo, se define: indexación, Responsable del
registros lugar de archivo, tiempo en los Formato
diferentes tipo de archivos, medio.
6.14. Almacenamiento
Estos registros podrán ser guardado o Archivados en los diferentes medios:
 Físico.
 Magnéticos.
Los documentos elaborados para el sistema de gestión, su almacenamiento o archivo
será:
 Carpeta de archivo o documento en el computador.

6.15. Protección de los registros

Los registros generados por las actividades del sistema de gestión de la seguridad,
salud en el trabajo y ambiente, deberán permanecer o protegerse de la siguiente
manera:
 Estar en un lugar que no genere acumulación de vectores o animales que puedan
dañar los registros.
 En un ambiente fresco y seco.
 En un archivador o elemento que lo proteja de lluvia y rayos UV.
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 En un lugar limpio y ordenado

6.16. Destrucción de los archivos

Los registros generados por los sistemas de gestión de la organización y por
ejecución de los procesos, podrán ser destruido después de 3 años de estar
archivados.
Nota: los documentos que se mencionan en el numeral 7.7. están exceptuado de este
criterio
6.17. Recuperación de los registros
Para recuperar los registros que se extravíen o pierdan, se cuenta con el siguiente
método: carpetas contenidas en los computadores.
6.18. Retención y conservación de los registros generados en el SIG
Los registros y/o documentos que no requieran ser conservados como lo estipula el
decreto 1072 del 2015 en el artículo 2.2.4.6.13 tendrán una conservación y retención
de la siguiente forma:
 Los registros que se generen permisos especiales para las labores no rutinarias
serán de: 6 meses.
 Los registros que se generen por los procedimientos del SG-SSTA que no estén
enmarcados en anterior criterio y por el decreto 1072 del 2015 en el artículo
2.2.4.6.13 será de: 1 año.

A los procedimientos de la organización no le aplica esta retención y vigencia.

6.18.1. Conservación de documentos y registros.
Los siguientes documentos y registros deben ser conservados por un periodo mínimo
de 20 años contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:
1. Resultados de perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores.
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2. Conceptos de exámenes de ingresos, periódicos y de retiro.

3. Resultados de exámenes para clínicos, pruebas de monitoreo biológico
audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y en general.
4. Resultados de las mediciones y monitoreo a los ambientes laborales (Mediciones
Higiénicas).
5. Registros de capacitación, formación, y entrenamiento en Seguridad y Salud en el
Trabajo del personal.
6. Registros del suministro de elementos de protección personal.

7. Anexos
FOR-SSTA-06: Listado Maestro de Documentos y Registros.