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INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION Y
CONSERVACION DE DOCUMENTOS Y
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REGISTROS DEL SG-SST

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INDICE
1. OBJETIVO.........................................................................................................................................
2. ALCANCE.........................................................................................................................................
3. DEFINICIONES.................................................................................................................................
4. RESPONSABLES.............................................................................................................................
5. DESCRIPCION DEL INSTRUCTIVO.................................................................................................
5.1. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS...............................................................
5.1.1.ENCABEZADO DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS...................................
5.1.2.EXCEPCIONES DEL CONTROL DE REGISTRO.................................................
5.1.3.COMPOSICION DE LOS DOCUMENTOS:...........................................................
5.1.4.CONTROL DE REGISTROS.................................................................................
5.1.5.LISTADO DE CODIGOS POR TIPO DE DOCUMENTO.......................................
5.1.6.CONSERVACION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.......................................
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1. OBJETIVO

Explicar los parámetros de elaboración, presentación y conservación de los documentos

del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo de CONSTRUCIVIL E&M S.A.S
con base en los lineamientos legales establecidos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las actividades realizadas por los contratistas y
proveedores en los centros de trabajo de CONSTRUCIVIL E&M S.A.S tengan un impacto
dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

3. DEFINICIONES

Procedimientos: Los procedimientos describen de manera general las actividades que

se desarrollan de forma secuencial en el proceso, identificando
responsables, registros y descripciones de las actividades desarrolladas.

Instructivos: Los instructivos son documentos mucho más detallados que los
procedimientos, contienen información precisa sobre la ejecución de una
actividad en particular.

Guías Informativas: Las guías informativas son documentos que contienen información
variada, se utilizan para socializar directrices, políticas e información de
interés. Es recomendable que no contengan instrucciones específicas
debido a que para esto están los procedimientos e instructivos, o en su
defecto que se utilicen entre tanto se actualicen los documentos
apropiados para tal fin.

Guías, Notas, Hojas Técnicas: Como su nombre lo indica son documentos que
contienen información del ámbito técnico, generalmente se utilizan para
entregar información precisa de temas específicos. Las notas o guías
técnicas deben estar alineadas con los procedimientos y/o instructivos,
pero no deben remplazarlos. (Por lo general son externos).

Formatos: El formato es el conjunto de las características técnicas y de presentación de

un texto, objeto o documento en distintos ámbitos, tanto reales como
virtuales. Se le llama formato a la colección de aspectos de forma y
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apariencia que se emplean para distinguir a una entidad de otra, registrar

información de tipo empresarial o personal en escenarios analógicos y
digitales y que supone la evidencia de un contenido para su posterior,
análisis, monitoreo, seguimiento o archivo de ser necesario.

Registro: Se refiere a almacenar algo o a dejar constancia de ello en algún tipo de

documento. es un medio que posibilita el acceso a un conocimiento o
consignar determinadas informaciones en un soporte. El registro de datos
puede desarrollarse tanto en un papel como en formato digital.

4. RESPONSABLES

El responsable de la Gestión documental es el área de seguridad y salud en el trabajo, el

responsable de la aprobación de los documentos es la gerencia, quien realizara la
revisión y aprobación de cada documento.
El responsable de la divulgación de este procedimiento es el área administrativa y
Seguridad y Salud en el Trabajo, así como los involucrados al proceso de en
CONSTRUCIVIL E&M S.A.S o sus centros de trabajo.
Los responsables de los procesos en los centros de trabajo deben documentar según lo
establecido en este procedimiento a todo el personal de la compañía o quien requiera
información del mismo.

5. DESCRIPCION DEL INSTRUCTIVO

La documentación correspondiente al SG-SST puede ser en físico (papel), disco

magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de éstos y debe estar en
custodia del responsable del SG-SST.
Se debe garantizar la confidencialidad de los documentos, acorde con la normatividad
legal vigente.
La empresa conservara los registros y documentos que soportan el SG-SST teniendo en
cuenta lo siguiente:

• La conservación de los documentos debe ser de manera controlada.

• Se debe garantizar que los documentos sean legibles, fácilmente identificables y
accesibles protegidos contra daño, deterioro o pérdida.
• El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros
exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores
cuando no tenga perfil de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo.
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• La conservación se realizará de forma electrónica garantizando la preservación

de la información en el tiempo.

Clases de documentos del sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo de

CONSTRUCIVIL E&M S.A.S

Documentos: Los documentos son un testimonio material de un hecho, la descripción,

ilustración o recopilación de información que da fe pública de un suceso o confirma la
realización de una acción.

Registros: Los registros son documentos de carácter especial que conservan evidencia
de las actividades ejecutadas dentro del SG-SST, también se incluyen esta categoría los
formularios de registro para capturar información relevante.
Todos los documentos y registros del sistema tienen una estructura estándar, a
excepción de los documentos externos que pueden tiene una forma diferente de acuerdo
a la fuente del documento.
A continuación, se describen las características específicas del modelo estándar de
documentos para el SG-SST de CONSTRUCIVIL E&M S.A.S

5.1. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

5.1.1. ENCABEZADO DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

Todos los documentos se componen de una tabla que se subdivide en 6 celdas para la
primera página y 6 celdas a partir de la segunda página. El encabezado de la primera
página contiene imagen corporativa, nombre del documento, codificación, fecha de
elaboración y número de páginas.
Los registros tienen un encabezado similar al de los documentos, pero incluye otros ítems
y hasta 10 celdas. Está compuesto por una el encabezado contiene imagen corporativa,
nombre del documento, codificación, número de páginas, versión y fecha de revisión.

5.1.2. EXCEPCIONES DEL CONTROL DE REGISTRO

En la dinámica del SG-SST pueden existir registros que se manejen derivados de otros
sistemas de información donde se manejen datos que estarán excluidos del control de
registros del sistema. Esta información que se registre en los sistemas de información no
tiene codificación, ni formas características como se maneja en el control de registros del
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sistema, no obstante cualquiera de los dos pueden ser requeridos en auditorías internas y
demás actividades de control que la Organización estime conveniente, de igual manera
pueden existir registros de carácter externo que hacen parte del sistema que tampoco
contaran con codificación como pueden ser: los exámenes médicos ocupacionales,
inspecciones a puestos de trabajo y estudios higiénicos, cartillas informativas entre otros
que pueden integrar el sistema provenientes de la ARL o los entes de control.

5.1.3. COMPOSICION DE LOS DOCUMENTOS:

Procedimientos: Los procedimientos describen de manera general las actividades que

se desarrollan de forma secuencial en el proceso, identificando
responsables, registros y descripciones de las actividades desarrolladas.

Instructivos: Los instructivos son documentos mucho más detallados que los
procedimientos, contienen información precisa sobre la ejecución de una
actividad en particular.

Guías Informativas: Las guías informativas son documentos que contienen información
variada, se utilizan para socializar directrices, políticas e información de
interés. Es recomendable que no contengan instrucciones específicas
debido a que para esto están los procedimientos e instructivos, o en su
defecto que se utilicen entre tanto se actualicen los documentos
apropiados para tal fin.

Guías, Notas, Hojas Técnicas: Como su nombre lo indica son documentos que
contienen información del ámbito técnico, generalmente se utilizan para
entregar información precisa de temas específicos. Las notas o guías
técnicas deben estar alineadas con los procedimientos y/o instructivos,
pero no deben remplazarlos. (Por lo general son externos).

Formatos: El formato es el conjunto de las características técnicas y de presentación de

un texto, objeto o documento en distintos ámbitos, tanto reales como
virtuales. Se le llama formato a la colección de aspectos de forma y
apariencia que se emplean para distinguir a una entidad de otra, registrar
información de tipo empresarial o personal en escenarios analógicos y
digitales y que supone la evidencia de un contenido para su posterior,
análisis, monitoreo, seguimiento o archivo de ser necesario.
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Registro: Se refiere a almacenar algo o a dejar constancia de ello en algún tipo de

documento. es un medio que posibilita el acceso a un conocimiento o
consignar determinadas informaciones en un soporte. El registro de datos
puede desarrollarse tanto en un papel como en formato digital.

5.1.4. CONTROL DE REGISTROS

A continuación, se realiza una descripción de las principales características de los

registros, las cuales deben ser tenidas en cuenta en el momento de elaborar un registro:

Identificación: Los registros deben estar identificados con el encabezado definido en

este documento.
Almacenamiento: El almacenamiento de los registros se efectúa en carpetas,
archiveros, CD’S, Zip, disco duro, servidor y cualquiera otro dispositivo
que se requiera de acuerdo a la necesidad.
Protección: La protección de los registros garantiza la integridad de la información y su
confidencialidad, por lo que se debe destinar un lugar adecuado para la
protección de los mismos evitando que puedan ser dañados, perdidos o
deteriorados, adicional cuenta con un aviso legal cuyo fin es impedir su
copia, uso o distribución a personas no autorizadas.
Recuperación: El cumplimiento de los requisitos anteriores va a permitir el acceso a los
registros oportunamente, ya que va estar claramente definido cuál es su
lugar de almacenamiento. La recuperación de algunos registros debe ser
restringida de acuerdo a la información que contengan.
Tiempo de Conservación: De acuerdo al tipo de registro, se determina el tiempo que
debe ser archivado. Adicionalmente deben definir cuál es la destinación
final de los registros.

5.1.5. LISTADO DE CODIGOS POR TIPO DE DOCUMENTO

TIPO DE DOCUMENTO CODIGO

Manual MA
Procedimiento PRO
Instructivo INST
Programa de gestión PROG
Nota técnica NT
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TIPO DE DOCUMENTO CODIGO

Formato de registro FOR
Política PO
Reglamentos RE
Matriz MT

Los documentos que componen la estructura documental del SG-SST son registrados en
la lista maestra de documentos y registros donde se controla su fecha de elaboración y
estado de vigencia.

5.1.6. CONSERVACION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Los siguientes documentos y registros del SG – SST deben ser conservados por un
período mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la
relación laboral del trabajador con la empresa (Decreto 1443 de 2014 Art 13):

• Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud y los conceptos de los

exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.
• Cuando la empresa cuente con médico especialista los resultados de
exámenes de ingreso, periódicos y de retiro, así como los resultados de los
exámenes complementarios.
• Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo.
• Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento.
• Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

Para los demás documentos y registros, la empresa ha dispuesto una tabla de retención
documental y cumplirá con un sistema de archivo que garantice la conservación y
disposición de la información, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las
políticas de la Empresa.