PR-SST-01

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

CONTROL MAESTRO DE
DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

1 OBJETIVO

Establecer un control de documentos y registros de tal forma que me permita la

identificación, acceso, protección y consulta oportuna de las actividades descritas,
así como su estructuración inicial y los parámetros para poder vincularlos al
sistema de gestión de la empresa.

2 ALCANCE

Aplicados a todo documento y registro desde su inicio hasta su disposición final,

dando cobertura a las áreas de la empresa donde se detectan necesidades de
generar documentación, establecer controles a los mismos y mecanismos de
seguimiento a documentos y registros del SGI de la organización.

3 REFERENCIAS NORMATIVAS

• ISO 9001:2008 Sistema de gestión de calidad - Requisitos

• RUC.
• OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional
• Especificaciones técnicas
• Normas asociadas al proceso constructivo aplicables.

4 RESPONSABLES

El encargado del área de calidad o en su defecto el personal representante del

SG-SST es el responsable de verificar la implementación del control y
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administración de los registros del Sistema de Gestión Integral, con el apoyo

permanente de la administración. Brindando cumplimiento de las normas
aplicables a los archivos según el Programa de gestión.

5 TERMINOS Y DEFINICIONES

• APROBACIÓN: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la

adecuación del documento revisado previamente.

• CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS: Documento que describe las

características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores
del mismo.

• DIFUSIÓN: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a

conocer la información del Sistema de Gestión de la Calidad de la
Universidad Nacional de Colombia.

• DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro,

especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El
medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra
patrón o una combinación de estos.

• DOCUMENTO CONTROLADO: Se considera un documento controlado por

el Sistema Integrado de Gestión, todo aquel que cumpla con el registrado
en este procedimiento y su anexo.

• DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel documento que derivado de un

cambio o de su cancelación pierde su vigencia.
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• EFICACIA: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se

logran los resultados planificados.

• EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos

utilizados.

• FORMATO: Documento empleado para registrar la información necesaria

para la realización de un proceso o actividad.

• GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y

técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por la Universidad Nacional de
Colombia, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su utilización y conservación.

• GUÍA: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o

sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión
de los procesos o la documentación de los mismos o documento que se
caracteriza por suministrar información específica para orientar una o varias
actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.

• GESTIÓN: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una

organización. 

• INFORMACIÓN: Datos que poseen significado. 

• INFORMACIÓN DOCUMENTADA: Información que una organización tiene

que controlar y mantener y el medio que la contiene. 

• INSTRUCTIVO O PROCEDIMIENTO: Los instructivos de trabajo describen

como se realiza una tarea. Se puede extraer lo que se desea realizar del
procedimiento. los instructivos,.. se limitan a indicar o clarificar la forma de
operar, utilizar o realizar algo.
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• MANUAL: Documento que proporciona información coherente, interna y

externamente acerca del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.

• PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que

interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos de
entrada en resultados.

• REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades realizadas. 

6 PROCEDIMIENTO DE GESTION DOCUMENTAL

Comprende las siguientes actividades, las cuales se explicaran en la presente

estructura de acuerdo lo siguiente:

• Normalización de los Procesos y documentación de los mismos.

• Implementación de los procedimientos
• Control de la Documentación

6.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION

TIPO DE DOCUMENTO NIVEL DEL SISTEMA DETALLE

1 Nivel: Se establecen las

SISTEMA GESTION políticas generales y
INTEGRADO MANU
procesos. AL
6.2 PRESENTACION DE SGI
2 Nivel Se especifican las
DOCUMENTOS Y REGISTROS CARACTERIZACION
características de los
DE PROCESOS
PROCESO procesos normo gramas y

3 Nivel: Descripción del paso PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDAD a paso de actividades.

4 Nivel: se d escriben la
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6.2.1 FORMATOS - PAPELERIA

Para la presentación de los documentos y registros se utilizará el tamaño carta

8.5” x 11” los registros no tendrán formato estandarizado y se harán en diferentes
tamaños según la necesidad del mismo y como requerimiento de la empresa y
deber estar compuesto por un encabezado, el contenido específico y un pie de
página.

6.2.2 EDICION DE LOS DOCUMENTOS DEL SGI

Para la edición de documentos y registros se utilizaran programas como Power

Point, Excel, Word de Microsoft versión actualizada. Estándar para el tipo de letra
es opcional, pero debe ser un tipo de letra no cursiva, legible (Ej. Arial, verdana,
Century Gothic, calibri, o similares) y podrá variar de tamaño, según la necesidad
del documento o registro.

6.2.3 ENCABEZADO DE LA PÁGINA

El encabezado corresponde a los datos básicos para su interpretación e

identificación y debe ir en todo documento o registro y en todas sus páginas,
tendrá como mínimo en su contenido: el Logotipo con el nombre de la empresa,
nombre del documento, código, versión y paginación del documento.

Código xx-yy-zz
vigencia
Nombre del documento o registro
Versión: NN
Pág. x de x

En la primera página del documento en la parte inferior se registrara quien

Elaboro, quien Revisó, quien Aprobó, cada una con su respectiva fecha. Esto para
los documentos como procedimientos, instructivos, manuales y guías.
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Elaboro: Reviso: Aprobó:

Fecha: Fecha: Fecha:

6.2.4 CONTENIDO DE UN DOCUMENTO DEL SGI

En general los documentos del S.G.I estarán conformados por:

• Portada normalizada.
• Tabla de contenido.
• Control de modificaciones
• Objetivo, alcance, referencia normativa, términos y definiciones
• Texto normativo aprobado sobre el tema que trata el documento. El
contenido del procedimiento puede ser textual o representado por diagrama
de flujos.

La última página de los procedimientos contiene el listado de los registros

asociados al documento.

6.2.4.1 PRESENTACIÓN DE DIAGRAMA DE FLUJO

El diagrama de Flujo está conformado por un cuadro donde se define cada

columna así:
Id: Numero consecutivo por actividad
Actividad: Conjunto de actividades a desarrollar
Responsable: Nombre o cargo de las persona responsable de la actividad.
Documento de referencia: Nombre del documento que sirve como base para
realizar la actividad.
Observaciones: Aclaraciones o comentario sobre la actividad.

Inicio o Terminación
Actividad
Decisión
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Documento
Conector
Proceso Predefinido

6.2.5 CODIFICACION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Estará conformado por un código alfanumérico que estará definido por los
siguientes campos:

XX YY ZZ
Cobertura del Letra que identifica el Numero del
Documento tipo de documento Consecutivo del
documento

XX YY ZZ
Letra que identifica el proceso Numero del
tipo de documento Consecutivo del
documento

En el documento se deberá presentar la versión del mismo, de la forma Versión:

NN

TIPO DE DOCUMENTO PROCESO

PR: Procedimiento PEP: Planeación, Ejecución y Entrega
IN : Instructivo RH: Recursos Humanos
MA: Manual GMC: Gestión, Medición, mejora continua
RG: Registro CYS: Compras y Servicios
RL: Reglamento GD: Gestión de la Dirección
CRO: Cronograma SGSST Gestión en Seguridad y Salud en el
POL: Política Trabajo.
MAT: Matriz SST: Seguridad y salud en el trabajo
FTO: Formato
PRO Programa
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PLA Plan
GUI Guía
LIN Lineamiento
ACT Acta

6.2.6 CONTROL DE REGISTROS Y DOCUMENTOS

REGISTROS
ITEM DESCRIPCION

 Los documentos y registros del Sistema de Gestión Integrado estarán bajo el

manejo y control del encargado del área de SST y la Administración de la Empresa.
 Los registros del SGI controlados por el encargado en SST e implementados en la
empresa y en el desarrollo normal de las actividades organizacionales, estarán
siempre a disposición de personal externo que lo requiera.
 La información de los registros del S.G.I. podrá ser utilizada como datos estadísticos
CONDICIONES
para identificar las tendencias de la calidad, Higiene industrial, Seguridad y salud en
GENERALES
el Trabajo y medio ambiente a servir de fuente de información para la
implementación de las acciones correctivas y preventivas necesarias para mejorar
el S.G.I y la modificación de los procedimientos, instructivos, manuales y demás
documentos de la organización.
 El encargado de SST efectúa el control de los registros de SGI de acuerdo como se
estipula en Listado Maestro de Documentos y Registros
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6.2.6.1 CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNOS

Tiempo de Responsable Lugar de

Documento Responsable Distribución de copias
conservación de archivo archivo
1.Registro único de Elaboración: Asesor legal.
proponentes (cámara de Aprobación: El gerente con No aplica 1 año Administración Oficina
comercio) su firma.
2. Documentos de
Elaboración:
Administración de personal Duración del
Administración
(hojas de vida, seguridad Se hace entrega de copia al personal contrato más 3 Administración Oficina
Aprobación: Representante
social, permisos, prestamos, años
legal
contrato laboral y otros)
Elaboración: El
Duración del
3. Subcontratos a todo representante legal y el Copia firmada al subcontratista y una
contrato más 5 Administración Oficina
costo y mano de obra subcontratista con sus copia a la obra
años
respectivas firmas.
4. Documentos contables Elaboración: Auxiliar Oficina
  contable No aplica 10 años
Administración
Aprobación: Contador
Público y Representante legal
5 .Documentos del Elaboración: Encargado Los copias de los documentos de SGI Administración
Sistema de Gestión del SG-SST en SST y Calidad que se distribuyan y
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Tiempo de Responsable Lugar de

Documento Responsable Distribución de copias
conservación de archivo archivo
integrado SST y Calidad escrito COPIA CONTROLADA, se
manejaran por medio del formato
control de la documentación técnica; 20 Años Oficina
los demás documentos del SGI que
se distribuyan sin la salvedad
anteriormente mencionada se
entenderá como copia no controlada
 6.2.7 PROTECCION DE LA DOCUMENTACION

Toda información contenida en los equipos de cómputo del responsable en SST y

el personal administrativo de la empresa y aquel a través del uso de contraseñas
para ingresar al sistema, serán guardadas en medio magnético y original físico en
las oficinas de la empresa.

6.2.8 CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO

1.  RUP de la cámara de comercio y registros de otras entidades)
2. Correspondencia emitida
3. Documentos de administración de personal (hojas de vida, seguridad social, permisos,
prestamos, contrato laboral y otros)
4. Subcontratos a todo costo y mano de obra
5. Documentos contables
6. Documentos y requisitos del SGI
7. Registros del Invima
8. Soportes Saneamiento Ambiental

Elaboro: Reviso: Aprobó:

Fecha: Fecha: Fecha: