Clasificación y codificación del inventario

-La clasificación debe hacerse de modo que cada familia de material ocupe un
lugar específico, que facilite su identificación y localización en el almacén.
-La codificación es consecuencia de la clasificación de los artículos. Representa
cada artículo por un código (números y/o letras)que contiene la información
necesaria y suficiente.

-Códigos de barras: conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y

espaciado , que forman una estructura única que se traduce en caracteres
alfanuméricos que representan cierta información. Tal sucesión de barras
oscuras sobre fondo claro permite el uso de lectores ópticos. Las barras y
espacios del código representan pequeñas cadenas de caracteres. Esta
tecnología permite precisión y velocidad en la captura de datos. En almacenes,
facilita la consignación de entrada y salida de materiales , su trazabilidad y la
toma física de inventarios.
 El codigo EAN (European Article Number ), o GTIN-13
Sistema de códigos de barras adoptado por más de 100 países y cerca de
un millón de empresas. Se fusionó (2005) con la UCC (Uniform Code
Council) para formar una nueva y única organización mundial (GS1),
dedicada a elaborar y aplicar normas mundiales y soluciones para
mejorar la eficiencia y visibilidad de las cadenas de abastecimiento, la
oferta y la demanda a nivel mundial. EAN incluye cuatro partes: (Fuente:
http://xananatura.blogspot.com/2011/11/alerta-productos-de-consumo-peligrosos.html)

1. Código del país, donde se halla la empresa, compuesto por 3 dígitos.

2. Código de empresa, 4 o 5 dígitos, que identifica a fabrica de la marca.
3. Código del producto, 5 dígitos identifican al producto elaborado.
4. Dígito de control. El 13vo digito, cifra de control, que permite verificar si
las cifras precedentes han sido correctamente leídas.
NUMERACION DE ARTICULOS EN CODIGOS DE BARRAS EAN: EJEMPLO
 NUMERACION DE ARTICULOS EN CODIGOS DE BARRAS EAN: EJEMPLO

[84] Los 2 o 3 primeros dígitos identifican el código del país. P.e. España
[25623] Los 4 o 5 dígitos siguientes indican el código internacional de la empresa.
[50012] Los 5 dígitos siguientes identifican el producto dentro de la empresa, este
código será asignado por la empresa a su libre albedrío.

[6] El último dígito es calculado, es el dígito de control. Para calcularlo se suman

los dígitos de las posiciones impares, se multiplica por 3, se le suman los dígitos
de las posiciones pares y a este resultado se le resta el siguiente múltiplo de 10.
El resultado final ha de coincidir con el dígito de control. 842562350012 =
18x3=54 + 20=74, 80-74=6
2+0+5+2+5+4=18 (espacios impares)
1+0+3+6+2+8=20 (espacios pares)
 VENTAJAS DEL CODIGO DE BARRAS

-Agilidad en etiquetar precios, no es necesario hacerlo sobre el artículo

sino simplemente en el lineal.
•Rápido control del stock de mercancías.
•Permite conocer las referencias vendidas (estadísticas) en cada
momento pudiendo extraer conclusiones de mercadotecnia.

•El consumidor obtiene una relación de artículos en el ticket de compra

lo que permite su comprobación y eventual reclamación.
•Se imprime a bajos costos.
•Posee porcentajes muy bajos de error.
•Captura rápidamente los datos.
•Equipos de lectura e impresión flexibles y fáciles de conectar e
instalar.
•Permite automatizar el registro y el seguimiento de los productos.
 Aplicaciones de los códigos de barras: controles, rastreos,
facturaciones

Empaques y etiquetas de productos. Control de tiempo y

asistencia
Documentos: recibos o facturas con Punto de venta
códigos de barras.
Credenciales de identificación. Control de calidad
Etiquetas en cajas o rollos de materias Embarques y recibos
primas o materiales.
Códigos por cada producto o concepto Control de documentos
en catálogos o listas de precios.
Control de material en proceso. Facturación
Control de inventario
 APLICACIONES

•Control de inventario
•Control de movimiento
•Control de acceso
•Punto de venta
•Control de calidad
•Control de embarques y recibos
•Control de documentos y rastreos de los mismos
•Rastreos preciso en actividades
•Rastreos precisos de bienes transportados
•Facturación
•Peritajes.
 CONTROL VS GESTIÓN DE INVENTARIOS?
En la logística es común encontrar dos conceptos que se confunden:

Control de inventarios: refiere a la parte operacional de los inventarios,

es decir, todas las prácticas a tener en cuenta a la hora de almacenar el
producto: cómo se debe realizar el conteo de inventario, cada cuánto
se debe realizar, cómo deben ser los registros en el manejo de
inventarios (entradas, salidas, fechas, lotes), cómo se deben poner las
órdenes de pedido, cómo se deben recibir las órdenes de despacho,
cómo realizar la inspección de órdenes de recibo, cómo asegurar un
adecuado almacenamiento (bodega, estantería, luz, ventilación).

La administración (gestión) de inventarios: busca aumentar la

rentabilidad de la organización por medio de una correcta utilización
del inventario, prediciendo el impacto de las políticas corporativas en
los niveles de stock y minimizando el costo total de las actividades
logísticas y asegurando un nivel de servicio al cliente.
CONTROL DE INVENTARIOS
 Principios del control de inventarios

* Todo articulo o ítem debe estar debidamente codificado,

enumerado y estratificado..

* Todo movimiento de inventario debe estar debidamente

documentado con hora de movimiento, firma y autorización.

* Los documentos de entrada y salida deben tener una

diferenciación que permita al encargado conocer e identificar los
movimientos.
* En cuanto sea posible la zona de entrega debe ser diferente a la
zona de recepción de materiales (llegada).
* En lo posible los ítems de un mismo código deben estar
almacenados en un mismo lugar; si no es posible marcarlos con
algo.
 Principios del control de inventarios

* En una auditoria de conteo cada ítem debe ser contado por tres
personas diferentes y consignarlos en una tarjeta de conteo de inventario
estableciendo las siguientes reglas:
-Si dos tarjetas coinciden se registra la cantidad.
- Si las tres tarjetas no coinciden se cuenta de nuevo pero con la
presencia de un auditor.
* Los ítem de mayor peso o masa deben estar almacenados de abajo hacia
arriba para que los empleados y las personas encargadas del conteo
pueden tener seguridad industrial.
* Los ítems que tuvieron movimiento en el día deben verificarse sus saldos
antes de que se cierre el día.
* Ningún encargado(s) del área de inventario puede dejar las
instalaciones hasta que no esté cuadrado el movimiento de los ítems de
ese día.
* Los reportes de inventarios deben estar hechos máximo tres días antes
de finalizar el mes o del periodo que la empresa estipule.
 LA GESTIÓN DE INVENTARIOS

-Los inventarios son herramientas estratégicas y de competitividad. Si son

utilizados de la manera adecuada pueden ser la base de un buen servicio al
cliente, lo cual con tiempo y esfuerzo se convierte en una ventaja
competitiva de cara al mercado.

-Dos supuestos clásicos, llevan a la gestión de inventarios al fracaso:

1. A más exactitud de los pronósticos de ventas mayor reducción del stock.
2. Aumentar el servicio al cliente demanda disponer mayor stock.

-Tales suposiciones conducen al exceso de oferta o escasez en los

inventarios. Existen factores fuera del área, como las campañas de
marketing, que afectan directamente a los niveles de inventario.
-Existen 10 preguntas diseñadas para evaluar la salud del inventario de una
empresa y la eficiencia de los procesos de reducción de inventarios
 La gestión de inventarios

1. ¿Su inventario se puede clasificar en 3 secciones generales al

reportar su nivel: inventario de seguridad, reposición o stock, en
exceso u obsoleto?
2. ¿Está utilizando el método más eficaz para calcular sus niveles de
stock de seguridad?.
3. ¿Se recalculan regularmente los niveles del inventario de
seguridad para asegurar que estén actualizados?
4. ¿Quién decide las políticas clave relacionadas con el inventario,
tales como el equilibrio entre el nivel de servicio al cliente y el nivel
de inventario?
5. ¿La frecuencia óptima para las ordenes de pedido o producción
es determinada por equipos multi-funcionales o solo por los
Gerentes de Producción y Abastecimiento?
 La gestión de inventarios
6. ¿Se consideran factores de abastecimiento, así como la frecuencia de
las negociaciones, factores de las próximas compras, y promociones de
venta o incertidumbres (como el mal tiempo) al determinar la frecuencia
de las órdenes y el inventario de producción?
7. ¿La cantidad optima a ordenar /producir y su frecuencia es
determinada en base a un proceso de mejora continua?
8. ¿Se tiene en constante monitoreo el nivel del inventario en exceso y
obsoleto, y estos niveles están vinculados a planes de acción para vender
o reducir estos inventarios?
9. ¿Se crean grupos de trabajo, con planes de acción vinculados,
enfocados en el análisis de causas raíz del exceso de stock y obsoletos?
10. ¿Se aplican las prácticas anteriores para todas las partes del
inventario (productos terminados, materias primas, trabajos en proceso
y piezas de repuesto) y en todas las entidades de la organización?
 EL CATÁLOGO DE MATERIALES

-Según el tipo de materiales, se procede a realizar la clasificación de

los materiales, constituyendo un catálogo del materiales.
-La clasificación definida será base para establecer los diferentes
grupos que contendrá dicho catálogo.

-Por ejemplo, Clasificación de materiales y productos:

❑ 01: Repuestos de máquinas varias: producción, energías,
❑ 02: Soldaduras
❑ 03: Lubricantes
❑ 04: Rodamientos
❑ 05: Tornillos, pernos, tuercas, herramientas, etc.
❑ 06: Hierros y otros metales,
 Catálogo de materiales

❑ 07: Material de limpieza

❑ 08: Material de laboratorio
❑ 09: Material eléctrico
❑ 10: Material de construcción y conservación
❑ 11: Implementos de seguridad
❑ 12: Envases
❑ 13: Materiales de embalaje
❑ 14: Materiales de oficina,

En cada clasificación, habrán grupos de materiales y en cada uno de

ellos subgrupos, los cuales serán ordenados por tamaño,
diámetro, color o criterio que disponga la empresa.
I. En el catálogo, cada material debe tener:

-Código del artículo

-Descripción, lo más explícita y técnica
-Unidad de medida (UM): pza, jg, kg, lt, gl,
-Código de ubicación del lugar que ocupa en el almacén

Ejemplo material (perno cabeza exagonal):

05 – 01 - 001: pernos cabeza exagonal RC ¼” x 2”

05 – 01 – 003:perno cabeza exagonal RC ¼” x 3”
05 – 02 – 002: perno cabeza exagonal RC 4 x 10 MM
05 – 02 – 003: perno cabeza exagonal RC 4 x 15 MM
 II. Sistemas de codificación y numeración

-La codificación es indispensable para la buena gestión del almacén

de materiales y partes para la manufactura, y de productos
terminados listos para venta.

-Todo artículo, material o producto, debe tener un nombre y un

código de identificación estandarizada a las unidades de compras,
ventas, almacenes, control de inventarios, contabilidad.

-Cada empresa tendrá su propia codificación de acuerdo a sus

necesidades.
 Sistema de codificación para materiales
La numeración considera los dígitos que la empresa justifique, teniendo
en cuenta la clasificación de los materiales y su diversidad de cada
grupo definido, así también la cantidad a almacenar.

Por ejemplo, se puede asignar a los materiales un código de 6 dígitos:

XX – XX – XXX
Numeración correlativa ordenada
Grupo de clasificación
Clasificación , grupo de los materiales

20 – 02 – 34
20: Clasificación general de un tipo de material específico
02: Grupo de los materiales considerados
34: Número correlativo dentro del grupo
Sistema de codificación para la ubicación
Sistema de codificación para la ubicación
 Indicadores de gestión de operaciones: el
almacen

-Las operaciones de un almacen: los input e output

 Medidas de las operaciones: input
Indicadores por la utilización de recursos, input

-Horas de trabajo utilizadas/disponibles

-Horas de equipo utilizadas/disponibles

-Metros cuadrados de área utilizada/disponible

-Metros cúbicos de espacio utilizado/disponible

 Medidas de las operaciones: productividad

Indicadores durante las actividades (productividad)

-Paletas entregadas/horas de trabajo o equipos

utilizadas

-Cajas recogidas/horas de trabajo o equipo

utilizadas

-Vehículos cargados/horas de trabajo o equipos

utilizados

-Paletas entregadas/costo de trabajo

-Cajas recogidas/costo de trabajo

 Medidas de las operaciones: rendimiento

Indicadores sobre el rendimiento de las actividades (output)

-Rendimiento real/rendimiento esperado o estándar

-Cajas recogidas/cajas que se esperan recoger (estándar)

-Costo real/costo presupuestado

-Horas reales/horas estándar

 MÉTODOS DE CONTROL DE INVENTARIOS
• -Recuentos físicos: periódicos y cíclicos

• 1.Comprobaciones cíclicas:
• -Compara lo físico con lo registrado (en: fichas bincard, kardex,
software de base de datos).
• -Son sorpresivos y aleatorios (diarios, mensuales, …) según la
clasificación del inventario (A, B ó C).
• -No requiere paralizar las actividades.

• 2.Comprobaciones periódicas:
• Recuento físico (1-2 veces/año), durante periodo de balance o de
menor actividad del almacén.
• -Implica detener las operaciones.
• -Emplea 1 ó más días de labor.
• -Requiere personal capacitado, para verificar saldos contables
 c) Procedimiento:
2 .Preparación del inventario.
•a) En la oficina
•b) En el almacén
•
3. Operaciones del inventario
•Conteo:
•Reconteo:
•Comparación de resultados:
•Obtención de resultados:
•Comparación de los registros contables
•Establecimiento de las diferencias y su investigación.
•Realizar Ajustes
•Emitir resultados.
•Evaluación del inventario
–No existe ningún criterio generalizado. Hay 3 métodos conocidos:
LIFO=UEPS FIFO=PEPS COPRO= Costo promedio.
 VALORACIÓN DE INVENTARIOS: CRITERIOS
Si existen diferentes precios de adquisición o costes de producción de las
existencias: ¿Cómo establece la empresa el valor de las existencias que
salen y que quedan en el almacén?

Si las existencias tienen alto valor unitario y c/u posee una identificación, la
empresa llevará un control individualizado de ellas, por tanto no se requiere
algún criterio para valorar las salidas del almacén porque conocerá qué
unidad está saliendo y por tanto cuál es su precio de adquisición, y esa va a
ser la valoración a utilizar para contabilizar la salida de almacén.

Cuando el inventario presenta existencias de valor relativamente bajo y las

entradas en el almacén se han producido a distintos precios de adquisición o
costes de producción y las existencias no tienen un tratamiento
individualizado (por el coste muy elevado), se debe valorar las existencias.

Criterio PMP (Precio Medio Ponderado). Calcula el valor medio de las

existencias iniciales y de las entradas ponderadas según sus cantidades. Si p
= precio o valor y q = cantidad de existencias o de producto entrante, se
calcula el PMP: las entradas se registran a su valor y las existencias y salidas
al PMP correspondiente.
 El costo FIFO (PEPS): First In, First Out

Criterio FIFO (primera entrada, primera salida). El valor de salida de los

productos del almacén es el precio de las primeras unidades físicas que
entraron. Así, las existencias salen del almacén valoradas en el mismo orden
en que entraron. Las existencias se registran a su valor de entrada
respetando el orden cronológico.

Según este método en los inventarios quedarán los productos comprados

más recientemente.

Si existen devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro

al momento de la operación, es decir la de salida del inventario por el valor
pagado en la compra.

Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al

inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que
cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida
según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa
 El costo LIFO (UEPS): Last In, First Out

Criterio LIFO (última entrada, primera salida). El valor de la salida de las

existencias es el precio de las últimas que entraron. Así, las existencias
salientes se valoran en orden inverso al que entraron. Las existencias se
registran a su valor de entrada, respetando también el orden cronológico.

LIFO da salida a los productos que se compraron recientemente, para que

en el inventario final queden aquellos que se compraron primero. Este
método es útil si los precios de los productos aumentan constantemente,
cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias.

El trato a las devoluciones en compras es similar al método PEPS; dado a que

el producto se devuelve por el valor que se pago a la hora de adquirirlo.

Los diferentes métodos de valuación tienen validez para costear las ventas o
salidas, pues las compras ya tienen un costo identificado que es el valor
pagado por ellas. En el caso de ventas devueltas, estas ingresan nuevamente
al inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la
venta.
 Aplicación de los métodos: PEPS y UEPS
Ejemplo: aplicación de los métodos para fijar el costo de mercancías
en el inventario:

1. Promedio ponderado
Valor total = $550.000 = $13.750
Cantidad total 40
El valor promedio del costo por artículo es de $13.750
El valor del inventario final = 5 Unid. * $13.750 = $68.750
El inventario final queda valorado al costo promedio mercancía en
existencia.

Cantidad Costo unitario Valor total

Inventario inicial 10 Unid. $ 10.000 $ 100.000
Compras 30 Unid. $ 15.000 $ 450.000
Cantidad total 40 Unid. $ 550.000
Ventas periodo 35 Unid.
Inventario final 5 Unid.
• 2. PEPS o FIFO
• Valor del inventario final = 5 Unid. * $15.000 = $75.000
• El inventario final queda valorado al costo de la última mercancía
comprada.
•
• 3. UEPS o LIFO
•
• Valor del inventario final = 5 Unid. * $10.000 = $50.000
• El inventario final queda valorado al costo de la primera
mercancía en existencia.

• Análisis final:
Promedio $ 68.750

PEPS $ 75.000

UEPS $ 50.000
• Al analizar los tres métodos resulta que la valoración:
• mas baja es la obtenida con el UEPS, la más alta con el PEPS y una
valoración intermedia con el promedio.

• El inventario incluye:
Materias primas; Las mercancías de propiedad de la empresa que
se encuentran en bodega; mercancías en tránsito; mercancía en
consignación

• De forma general, estos criterios de valoración de las existencias

permite la legislación mercantil (según el Plan General de
Contabilidad)

• Las entradas se valoran a precio de adquisición o a coste de

producción y las salidas según el criterio de valoración
empleado (PMP, FIFO o LIFO).