Se aplica a cualquier artículo que utilicemos para fabricar un producto o prestar un

servicio, desde las materias primas hasta los productos terminados. Esto cubre el
stock en cada paso del proceso, desde la compra y la entrega hasta el uso y la
reposición.
Además, planificar el control de inventarios puede resultar en una tarea tediosa,
especialmente cuando la compañía fabrica muchos objetos diferentes (como la
industria textil, por ejemplo) por lo que es conveniente gestionar nuestro proyecto
de control de inventarios a través de aplicaciones sencillas, que pueda manejar
todo nuestro equipo: Sinnaps es un software de gestión de proyectos que
permite planificación y comunicación online con colaboradores y, conforme
vayamos guardando datos, nos facilitará informes y gráficas de nuestro
consumo de recursos.
Y es que un control de inventarios efectivo nos permite mantener la cantidad
correcta de inventario en el lugar y en el momento correctos. Esto garantiza que el
capital no se encuentre innecesariamente inmovilizado y protege el proyecto en
caso de que surjan problemas con la cadena de suministro.
En nuestro control de inventarios total debemos tener en cuenta los siguientes
apartados:
 Un inventario de materia prima
 Un inventario de mercancía
 Un inventario de productos terminados
 Control de almacén (productos almacenados, piezas, repuestos, epis,
consumibles, etc.)

CONTROL DE INVENTARIOS: TIPOS DE

SISTEMA DE INVENTARIO
 

En función de su organización temporal, podemos distinguir dos tipos de sistema

de inventario: el perpetuo y el periódico. A continuación veremos las principales
diferencias entre el sistema de inventario perpetuo y periódico:
 
Sistema de inventarios perpetuos o sistema de inventario permanente
 

Los sistemas de inventario permanente mantienen un balance de la cantidad de

existencias en tiempo real para cada elemento del inventario. El personal de la
empresa, el personal del almacén y los proveedores tienen acceso al sistema de
inventario para ver cuántas unidades están disponibles para las compras de los
clientes o para determinar si se debe pedir inventario adicional. Los sistemas de
inventario permanente incluyen información del almacén que identifica la ubicación
de los artículos, lo que facilita el proceso de envío. Un sistema de inventario
continuo también facilita el uso de las ventas en línea al liquidar el balance de
inventario cada vez que se vende otro artículo.
La desventaja es que el sistema de inventario permanente requiere una
inversión financiera significativa para su implementación. La empresa debe
comprar software y equipos de escaneo. Cada elemento del inventario debe
digitalizarse e introducirse en el inventario durante la fase de ejecución. La
empresa puede tener que pagar horas extras a los empleados y contratar a
empleados temporales para introducir cada elemento en el sistema. Los
empleados deben ser entrenados en el uso del equipo de escaneo cada vez que
un artículo es enviado o recibido en el almacén.
 

El sistema de inventario periódico

 

Los sistemas de inventario periódico requieren poca inversión adicional. Los

empleados cuentan manualmente las posiciones de inventario seleccionadas a lo
largo del año, lo que se denomina inventario cíclico. Algunos elementos, que
duran para una actividad continua, se cuentan con más frecuencia que otros. Una
vez al año, los empleados realizan un inventario completo. Las pequeñas
empresas con pocos fondos adicionales se benefician de la asistencia de un
sistema de inventario periódico debido a la mínima inversión. Los propietarios que
trabajan mano a mano en la empresa a menudo estiman sus saldos basándose
en las ventas que han hecho y las compras que han recibido. Debido a su
implicación personal con la empresa y a su profundo conocimiento, generalmente
estiman con precisión.
Desventajas del sistema de inventario periódico: los dueños de negocios que
emplean a mucha gente para manejar las ventas de los clientes o el inventario de
recibos pierden su participación personal en el negocio y estiman sus saldos con
menos precisión. Un sistema de inventario periódico no proporcionará una cuenta
de inventario exacta hasta que se realice el recuento físico. Los vendedores deben
adivinar si los artículos están en stock y disponibles para su envío y si, por
ejemplo, se dispone de una tienda online, tampoco tendrá la capacidad de
identificar claramente si un producto está en stock y cuándo será enviado.
En función de su contenido, los sistemas de control de inventarios pueden ser
catalogados de la siguiente manera:

Clasificación por valor de inventario

 

Podemos clasificar todas nuestras existencias en función de su valor económico.

Por ejemplo, podríamos clasificar en categorías de valor bajo, medio y alto. Si
nuestros niveles de inventario están limitados por el capital, esto nos ayudará a
planificar el gasto de las próximas adquisiciones.
 

Inventario ABC
 

Al igual que en la clasificación anterior, el inventario ABC es un método para

categorizar las existencias dividiendo los artículos en tres categorías, A, B y C –
donde A representa los artículos más importantes y C los menos importantes. El
propósito de este método es llamar la atención de los administradores sobre los
pocos puntos cruciales (A) y no sobre los muchos puntos sin importancia (C). La
única diferencia con la clasificación por valor de inventario es que, en el inventario
ABC, la valoración no tiene que ser necesariamente económica. Por ejemplo, un
museo puede valorar sus existencias por antigüedad o procedencia.
 

INVENTARIO: CONTABILIDAD
 

Las empresas que realizan un inventario para el cierre de su período contable

deben valorarlo y contabilizarlo en las cuentas. Se trata de una partida muy
importante para la elaboración de las cuentas anuales.
TRATAMIENTO DE LA VARIACIÓN DE EXISTENCIAS EN NUESTRA
CONTABILIDAD:
Al inicio del ejercicio, la variación de existencias estará al debe de la 61x o de la
71x según se trate de una variación de existencias de mercaderías, materias
primas y otros aprovisionamientos o de una variación de existencias de productos
en curso, semiterminados, terminados y subproductos, respectivamente, mientras
que las existencias se encontrarán al haber de una cuenta del grupo 3xx.
Al final del ejercicio, el asiento se invertirá (existencias al debe de la 3xx y
variaciones al haber de la 61x/71x) y la diferencia se regularizará contra la cuenta
129 de pérdidas y ganancias.
Consejo: una vez registrado nuestro stock, debemos calcular nuestro margen para
comprobar su coherencia con los años anteriores, las estadísticas del sector y
nuestra competencia, a ser posible. Si existen diferencias significativas, nos
alertará de posibles errores. Es conveniente utilizar Sinnaps para poder dejar
constancia de los datos que arroje la contabilidad con respecto a los costos de
inventarios y poder así comparar y cotejar con nuestros informes de recursos.
 SISTEMA DE GESTIÓN DE
INVENTARIOS: CÓMO HACER UN
INVENTARIO CÍCLICO
 

Inventario físico o manual

El inventario físico de existencias implica una lista de existencias y el registro de
su ubicación y valor. A menudo se trata de un ejercicio anual, una especie de
auditoría para evaluar el valor de los inventarios como parte del proceso contable.
Los códigos, incluidos los códigos de barras, pueden hacer que el proceso sea
mucho más fácil, pero todavía puede llevar bastante tiempo. La verificación más
frecuente de las existencias, un inventario permanente, evita un ejercicio anual
masivo, pero requiere una atención constante durante todo el año. El etiquetado
de identificación por radiofrecuencia (RFID) mediante lectores portátiles puede ser
una forma sencilla y eficaz de realizar una verificación de inventario constante.
Cualquier sistema de control de inventarios debe permitirnos lo siguiente:
 Supervisar los niveles de existencias
 Realizar pedidos
 Distribuir stocks
El sistema manual más sencillo es el registro de existencias, que es adecuado
para pequeñas empresas con pocos artículos en stock. Permite llevar un registro
de los stocks recibidos y distribuidos.
Se puede utilizar junto con un sistema de reposición simple. A este sistema donde
se registran manualmente las entradas y salidas de existencias lo llamamos
Kardex de inventario.
Los sistemas manuales más complejos integran la codificación para clasificar los
artículos. Los códigos pueden indicar el valor de los stocks, su ubicación y el lote
del que proceden, lo que resulta útil a efectos de control de calidad, especialmente
en industrias que requieren un control exhaustivo de la trazabilidad, como la
industria alimentaria o la farmacéutica.
 
Inventario telemático o vía software
 

Los sistemas informáticos de control de inventarios funcionan de la misma manera

que los sistemas manuales, pero son más flexibles y la información es más fácil de
recuperar. Podemos  obtener rápidamente una valoración de un stock o averiguar
cómo se mueve un determinado artículo.
Un sistema informático es una buena opción para las empresas que se ocupan de
muchos tipos de inventario. Entre otras características útiles, podemos encontrar:
Integración de los datos de existencias y precios en los sistemas de contabilidad y
facturación.
 Todos los sistemas se basan en el mismo conjunto de datos, por lo que sólo es
necesario introducir los datos una vez.
 Control automático de stock, activando los pedidos cuando se alcanza el nuevo
nivel de pedido.
 Control automático de lotes si se producen mercancías por lotes.
 Identificación de los proveedores más baratos y rápidos.
 Sistemas de códigos de barras que agilizan el procesamiento y registro. El
software imprimirá y leerá los códigos de barras desde nuestro ordenador.
El sistema será tan bueno como los datos introducidos en él. Debemos realizar un
inventario exhaustivo antes de que entre en servicio para asegurar que las cifras
sean exactas. Si venimos de un software anterior, lo mejor es ejecutar el sistema
antiguo al mismo tiempo que el nuevo durante un período de tiempo, lo que le nos
permitirá comprobar el nuevo sistema y solucionar cualquier problema.
 

Entonces, ¿inventario físico o informático?

 

Nuestras técnicas de administración de inventarios pueden ser manuales o

telemáticas en función de nuestro volumen de inventario, de nuestros recursos y
de lo familiarizado que esté nuestro equipo con las nuevas tecnologías, pero lo
importante es que, sea cual sea el formato de inventario de materiales, éste refleje
la realidad de la forma más fiel posible.
Podemos utilizar Sinnaps y sus simulaciones de proyecto en el Modo de
pruebas para planificar nuestros sistemas de inventario con el resto del equipo y
predecir cuál se ajustará más a nuestra empresa.

Beneficios de un sistema de control de

inventarios

El correcto orden y administración de inventarios es uno de los principales

factores que inciden en el desempeño de las empresas y en las ganancias
que se obtienen. Por lo cual es de vital importancia para las compañías contar
con un inventario bien administrado y controlado. El enfoque en esta área debe
ser el de mantener un nivel óptimo para no generar costos innecesarios.

La gestión de los inventarios está compuesta por el control y la planificación de los

mismos, en términos generales se trata de entender tres factores importantes:

1. ¿Con qué frecuencia debe ser determinado el nivel de inventario para cada
artículo?
2. ¿Cuándo debe colocarse un pedido al proveedor?
3. ¿Cuál es la cantidad óptima a ordenar?

El seguimiento y control de inventarios es una actividad medular en tu empresa ya

que al tener una visibilidad confiable del mismo puedes tomar mejores decisiones
además de reducir costos al no cargar con excesos o faltantes de mercancía y por
lo tanto ofrecer un mejor servicio a tu cliente. Además, el tener niveles óptimos de
inventario te puede ayudar a liberar flujo de efectivo.

¿Qué es un Sistema de Control de

Inventarios?
Un sistema de control de inventario es el mecanismo (proceso) a través del cual
una empresa lleva la administración eficiente del movimiento y
almacenamiento de las mercancías y del flujo de información y recursos que
surge a partir de esto. Al contar con un sistema para gestionar tu inventario te
encontrarás con dos agentes importantes de decisión que son: la clasificación
del inventario y la confiabilidad en los registros, es decir, es tan importante
saber qué cantidad tienes en existencia como el tener bien identificados cada uno
de los productos que manejan en tu empresa.

>> 7 Pasos Clave para Implementar un Sistema de Control de

Inventarios

Indicadores del Control de Inventarios

Para comprender bien cómo se mide el control de los inventarios, es necesario
que tomes en cuenta 3 indicadores importantes:

1) Stock Máximo

Es la cantidad máxima de un determinado artículo que deseas mantener en

tu almacénsegún el costo que representa para tu empresa y el tiempo que toma
en venderlo a tus clientes. Ciertas compañías consideran conveniente contar con
un inventario grande en casos específicos como:

a) El producto es de muy alta rotación o se tiene identificada una temporalidad

definida.

b) El costo de almacenamiento es bajo y el de transportarlo alto.

c) El tiempo de surtido por parte del proveedor es largo.

d) Se especula sobre incrementos en el precio de los productos y/o materiales.

 

Algunos de los beneficios que obtendrá tu empresa al tener un sistema para

controlar sus inventarios son:

• Elevar el nivel de calidad del servicio al cliente, reduciendo la pérdida de

venta por falta de mercancía y generando una mayor lealtad a tu compañía.

• Mejorar el flujo de efectivo de tu empresa, ya que al comprar de manera más

eficiente y contar con una mayor rotación de inventarios se provocará que el
dinero no esté sentado en tu almacén sino trabajando.

• Poder identificar la estacionalidad en tus productos te ayudara a planear

mejor.

• Detectar fácilmente artículos de lento movimiento o estancados para elaborar

estrategias para poder desprenderse de ellos fácilmente.

• Reducir los costos de tus fletes para una mayor planeación y reducción de las
compras de emergencia.

>> Manejo eficiente de inventarios con el ERP SAP Business

One

• Vigilar la calidad de los productos al tenerlos bien identificados y

monitoreados.
• Reconocer robos y mermas.

• Liberar y optimizar el espacio en tus almacenes para incrementar la

rentabilidad por metro cuadrado del mismo.

• Control de entradas, salidas y localización de la mercancía, requisición de

mercancías para un manejo de tus bodegas más profesional.

  Video: El ERP y la administración de inventarios

Para lograr obtener estos beneficios para tu empresa es importante que cuentes
con una herramienta que te brinde el apoyo para gestionar tu inventario de la
manera más eficiente, así mismo, dentro de la empresa se deben establecer
mejores prácticas en la planeación y ejecución de todo el proceso y sobre todo
que exista constante revisión y seguimiento. 

Apóyate en una solución tecnológica como el ERP SAP Business One con la cual
obtendrás un óptimo manejo de tus inventarios, lo que te generará una importante
ventaja competitiva al obtener mayor confiabilidad en tus existencias así como en
tus costos y por lo tanto un mejor servicio al cliente para lograr la rentabilidad que
buscas para tu empresa.

Conoce cómo Corponet y SAP Business One pueden ayudarte a hacer de tu

empresa una más productiva, rentable y llevar un control óptimo para un
crecimiento acelerado. Solicita laDemo de SAP Business One.

 
INSTITUTO GUBERNAMENTAL "JUVENTUD
HONDUREÑA"

Asunto:

Control de Inventario

Asignatura:

Auditoria

Catedrática:

Karla Ardon

Alumno:

Darlin Javier Bajurto

Curso/Grupo:

12-1 BTP Contaduría y Finanzas

Lugar y Fecha:

1 de Agosto del 2019