3.2.

2 De acuerdo a sus conocimientos y de manera individual de

respuesta a los siguientes interrogantes

1. ¿Cuál es la importancia de los inventarios de mercancías en las

empresas comerciales?

R/
Los inventarios son en principio, parte medular de los negocios de
comercialización y fabricación de productos, la capacidad de atender la
demanda de forma óptima, es una de las prioridades para este mercado,
por lo que contar con los productos esenciales en tiempo y forma,
deberá ser una obligación para aquellos interesados en alcanzar el éxito
de negocios.

Pero tener el control de esta área resulta complicado, ya que son

cientos o miles de artículos que se tienen en propiedad, por lo que
optimizar su correcta gestión puede ser algo sumamente complicado sin
las herramientas tecnológicas idóneas.

Los inventarios no son más que el proceso de conocer los activos a

comercializar por parte de las empresas, este parte la noción de conocer
los artículos que se poseen, la ubicación, el valor de cada uno y la
posibilidad de su desplazamiento vía demanda.

Este proceso no solo sirve para tener un orden de los productos,

también permite hacer más rentables los espacios de almacenamiento,
evita errores administrativos, reduce costos y mejora los tiempos de
respuesta.

Si bien, este tema tiene una repercusión especial en los mercados de

comercio, todas las empresas deben mejorar esta área, tanto para
conocer materiales de trabajo, refacciones e inclusive las herramientas
de uso diario; además de empresas de logística y producción, que
encuentran en el uso de espacios de almacenamiento la oportunidad de
hacer mas óptimo su negocio.

2. ¿Qué tipos de inventarios se manejarían en una empresa manufacturera

o industrial?
R/
Según la norma local colombiana, existen principalmente tres tipos de inventarios
a saber:
• Inventario de materia prima, materiales o suministros
• Inventario de productos en proceso
• Inventario de producto terminado.
 Inventario de materia prima
Son los materiales o insumos esenciales que pasan por un proceso de
manufactura, producción o construcción para ser convertidos en un producto en
proceso o terminado. Llevar un minucioso inventario de materias primas te
permitirá abastecer al siguiente eslabón de la cadena
 Inventarios de materiales y suministros; Son aquellos materiales con los
que se elaboran los productos realizados en una empresa, pero que no
pueden ser cuantificados de una manera exacta. En las cuales pueden ser:
Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.
Un inventario en proceso es el trabajo que se ha iniciado la producción en
una empresa de fabricación, pero que aún no se ha completado
 Inventario de productos terminados
Estos son, como su nombre lo indica, los productos que ya han terminado
su proceso de transformación y están listos para ser entregados. Por este
motivo, suelen transferirse del área de producción al almacén.

3. ¿Qué concepto tienes de sistemas de inventarios y métodos de

valuación de inventarios?
Una de las confusiones más comunes inclusive en algunas personas,
tiene que ver con referirse de forma indistinta a los sistemas de
inventarios y a los métodos de valuación de inventarios.

Sistemas y métodos de inventarios.

Un sistema de inventarios es muy diferente a un método de valuación de
inventarios; cada uno tiene sus objetivos que difieren mucho del uno al
otro.

El sistema de inventarios tiene como objetivo el control de los mismos,

mientras que el método de valuación de inventarios tiene como objetivo
el determinar el costo de venta y el de valorar o valuar el inventario final.
 Una cosa en controlar las existencias de los inventarios, y otra muy
diferente es la determinación del costo de cada unidad vendida del
inventario o valorar el inventario final de un periodo.

Dicho de otra forma, el sistema de inventarios permite saber cuántos

productos tenemos, y los métodos de valuación permita saber cuál es el
costo de cada uno de los productos.

Solo existen dos sistemas de inventario conocidos:

Inventario periódico.
Inventario permanente.
En cambio, existen múltiples métodos de valuación de inventarios:

Peps.
Upes.
Promedio ponderado.
Retail, etc.

Los métodos de valuación de inventarios determinan el costo de venta y

el valor del inventario final en el sistema de inventarios permanente, lo
que quiere decir que, si hablamos de métodos de valuación de
inventarios, nos estamos refiriendo necesariamente al sistema de
inventarios permanente.

La determinación del costo de venta en el sistema de inventarios

periódico no se hace con los métodos de valuación de inventarios, sino
mediante el llamado juego de inventarios, que no es otra cosa que tomar
el inventario inicial, sumarle las compras y restarle el inventario final.

4. ¿Con que documentos cree usted se pueden llevar los controles de los
inventarios para empresas Comerciales y manufactureras?

Documentos
Orden de Compra
Permite crear el documento que se envía al proveedor para autorizar el
pedido o confirmar una cotización.

Esta pantalla requiere:

Bodega: Bodega que realizará la compra.

Número Orden de Compra: Cuando es 0 el sistema asume un
documento nuevo y asigna un número automáticamente.
 Fecha: Fecha bajo la cual queda registrado el documento.
Estado: De acuerdo a las autorizaciones del usuario puede ser
Registrada o Aprobada. Debe ser aprobada al momento de hacer la
entrada.
Proveedor: Empresa de la cual se comprará el producto(s).
Fecha de Entrega: Fecha en la cual se espera que el Proveedor realice
la entrega del producto(s).

Entradas
Por medio de este documento se actualizan las entradas al inventario.

Para el registro de la entrada se requiere:

Bodega: Bodega en la cual se registra la entrada.

Movimiento: Si el tipo de movimiento es Compras se habilitarán los campos
Orden de Compra y Proveedor.
Número: El consecutivo del documento generado.
Fecha: Fecha bajo la cual queda registrado el producto.
Módulo: El módulo del cual proviene la Orden de Compra.
Orden de Compra: Orden de compra por la cual se realiza la entrada.
Soporte: Documento de soporte para el movimiento o la persona que lo realiza.
Proveedor: La persona o empresa a la cual se le compran el producto(s).
Al encontrarse en el área para seleccionar el producto, presione F3 y Enter para
realizar una búsqueda a través de los productos existentes. Al seleccionar cada
producto el sistema llenará automáticamente la mayoría de campos disponibles.

En la parte inferior de la pantalla se encuentran los acumulados de impuestos y

valores del documento (IVA, ICA, Valor de Retención en la Fuente etc.).
Impresión de Etiquetas
Esta herramienta permite generar las etiquetas para los productos físicos.
Se puede acceder a esta opción presionando el botón en la parte inferior de la
pantalla. Esta pantalla se compone de:
Línea: Selecciona un rango de líneas de productos para las cuales imprimir las
etiquetas.
Producto: Selecciona un rango específico de productos para los cuales imprimir
las etiquetas.
Campo: Selecciona el número del producto que será impreso como código de
barras (i.e. El Código del producto en el sistema o el Código de Barras registrado
para el producto en el sistema).
Estructura: Selecciona la manera en que se genera el código de barras.
Rotación: Selecciona la rotación aplicada al código de barras.
Bodega: Imprime el nombre de la bodega seleccionada en cada etiqueta
generada.
Etiqueta: Selecciona el diseño que será aplicado a las etiquetas.
Modificar Label: Modifica el diseño que será aplicado a las etiquetas.
La cantidad de etiquetas que serán impresas para cada producto puede ser
modificada ingresando el valor en la columna Imprimir.
Salidas
Por medio de este documento se actualizan las salidas al inventario. Para el
registro de la salida se requiere:

Bodega: Bodega de la cual se está retirando el producto(s).

Movimiento: Tipo de salida bajo la cual se está retirando el producto(s).
Número: El consecutivo del documento generado.
Fecha: Fecha bajo la cual queda registrado el documento.
Soporte: Documento de soporte para el movimiento o la persona que lo realiza.
Al seleccionar cada producto el sistema llenará automáticamente la mayoría de
campos disponibles.
En la parte inferior de la pantalla se encuentran los acumulados de impuestos y
valores del documento (IVA, ICA, Valor de Retención en la Fuente etc.).

Entradas por Traslado

Por medio de este movimiento se registran las entradas de productos enviados
desde otras bodegas de la empresa.

Para crear este documento se requiere:

Bodega: La bodega en que se va a registrar la entrada.

Movimiento: El tipo de movimiento que se va a registrar.
Número: El consecutivo con que será registrado el documento actual.
Fecha: Fecha bajo la cual quedará registrado el documento.
Origen: Bodega desde la cual fue enviado el producto(s).
Número: El consecutivo con el cual Fue Registrada la Salida del Producto(s) en la
bodega de origen. Las salidas resaltadas en Blanco son salidas pendientes por
registrar, las resaltadas en Amarillo son las salidas cuya entrada ya se registró.
Soporte: Documento de soporte para el movimiento o la persona que lo realiza.
En la parte inferior de la pantalla se encuentran los acumulados de impuestos y
valores del documento (IVA, ICA, Valor de Retención en la Fuente etc.).

Nota: Para registrar la entrada de una salida pendiente:

Seleccione la Bodega que recibe el producto(s). Presione Enter.
Seleccione el tipo de movimiento. Presione Enter tres veces para ubicarse sobre
Origen.
Seleccione la bodega de origen. Presione Enter.
Presione F3.
Seleccione la salida que desea registrar. Presione Enter para cargar la salida en el
documento actual.
Presione el botón de Grabar en la parte inferior de la pantalla.
Salidas por Traslado
Por medio de este movimiento se registran las salidas de productos que deben ser
enviados hacia otras bodegas de la empresa.

Para crear este documento se requiere:

Bodega: Bodega desde la cual se envía el producto(s).

Movimiento: El tipo de movimiento que se va a registrar.
Número: El consecutivo con que será registrado el documento actual (Generado
por el sistema).
Fecha: Fecha bajo la cual quedará registrado el documento.
Destino: Bodega hacia la cual se envía el producto(s).
Soporte: Documento de soporte para el movimiento o la persona que lo realiza.
Al seleccionar cada producto el sistema llenará automáticamente la mayoría de
campos disponibles.

En la parte inferior de la pantalla se encuentran los acumulados de impuestos y

valores del documento (IVA, ICA, Valor de Retención en la Fuente etc.).
Ajuste de Inventario
Esta herramienta permite comparar el conteo realizado sobre el inventario físico
con las existencias de productos en el sistema y realizar los ajustes necesarios
para igualar los valores.

Nota: Si se encuentran artículos sobrantes, el sistema puede realizar

Entradas por Ajuste. Si se encuentran artículos faltantes, el sistema puede
realizar Salidas por Ajuste.

Esta pantalla permite:

Por Línea de Producto: Selecciona las líneas de productos que serán

consultadas.
Por Clase de Inventario: Selecciona las clases de inventario cuyos productos
serán consultados.
Mvto Entrada: Selecciona el movimiento con que se registrarán los ajustes de
entrada.
Mvto Salida: Selecciona el movimiento con que se registrarán los ajustes de
salida.
Bodega Inicial: Selecciona la bodega en la cual se está realizando el inventario.
Buscar: Busca productos específicos cuyo conteo desea registrar.
Mostrar los Registros con Filtra los registros que se listan en función de su
diferencia entre la existencia y el inventario.

Ordenes de Producción
Esta opción permite crear Ordenes de Producción de productos con RECETA en
su Unidad de Conteo y Unidad de Compra.

Para crear este documento se requiere:

Bodega: Bodega hacia la cual está dirigida la orden de producción.

Número: El consecutivo con que será registrado el documento actual (Generado
por el sistema). Las ordenes resaltadas en Amarillo son ordenes REGISTRADAS,
pero no EJECUTADAS. Las no resaltadas (Fondo Blanco) son órdenes
EJECUTADAS.
Lista de los productos RECETA y cantidad de producción deseados.
Ejecución de Ordenes de Producción
Los campos Ejecutar Orden, Mvto de Entrada y Mvto de Salida (En la parte inferior
de la pantalla) permiten actualizar el inventario de la bodega una vez se ha
realizado la orden de producción.

Nota: Para ejecutar una Orden de Producción y actualizar el inventario de la

bodega correspondiente:

Active el campo Ejecutar Orden.

Seleccione el tipo de movimiento de entrada del producto final en Movto de
Entrada.
Seleccione el tipo de movimiento de salida para las materias primas en Movto de
Salida.
Presione el botón Grabar.
Una vez completada la operación, el inventario habrá sido actualizado:

Las materias primas utilizadas habrán sido registradas en una Salida del tipo
seleccionado y cantidades proporcionales a la orden de producción.
La producción resultante habrá sido registrada en una Entrada del tipo
seleccionado y cantidad especificada en la orden de producción.