ADMINISTRACION Y CONTROL DE INVENTARIOS

ACTIVIDAD 3

EVIDENCIA 3: SISTEMAS DE INVENTARIOS

LEONILDE OLARTE RODRIGUEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

ADMINISTRACION Y CONTROL DE INVENTARIOS
(MODALIDAD VIRTUAL)
N. º DE FICHA 2410561
 INVESTIGACION

PRIMERO IDENTIFICO QUE ES GESTION DE INVENTARIOS

LA GESTIÓN DE INVENTARIOS

es un proceso mediante el cual se realizan diversas acciones para que una empresa pueda
mejorar lo relacionado a la organización, planificación y control de todo su inventario. Para
que una empresa genere máximos dividendos es indispensable que haga uso eficaz de sus
recursos, incluyendo los de su inventario. Los bienes de una empresa están formado por
aquellos elementos materiales que han sido adquiridos por sus dueños, sea para su
procesamiento (materia prima, empaques para embalaje, cajas, etc.), o sea para su
funcionamiento (bienhechurías, terrenos, vehículos, maquinarias, papelería, mobiliario,
equipos y artefactos, entre otros) Estas posesiones deben ser registradas, categorizadas,
ponderadas y administradas detalladamente para tener información precisa en lo que
concierne al activo patrimonial de la organización. Con este registro es posible saber qué
cosas se compran, con qué frecuencia se hacen las reposiciones, la cantidad de insumos en
reserva, entre otros datos.

¿Qué es un inventario?
Un inventario es una relación confiable de todos los elementos obtenidos por la compañía,
que se almacenan a fin de ser empleados en tiempos futuros ya sea en el área de
producción, venta o servicios. La finalidad principal de un inventario es contribuir a la
obtención de utilidades.

Utilidad de los inventarios

* Permiten que la producción y/o actividad se mantenga constante y que no sufra
interrupciones causadas por carencia de insumos.
* Posibilitan la planificación de compras a mayoristas, lo que permite la obtención
de mejores precios por volumen de compra
* Reducen la pérdida por sobrepaso de fecha de caducidad de la existencia en
almacén y por el estancamiento de la misma.
* Disminuyen tiempo de búsqueda, ya que todo es rápidamente ubicable.
TIPOS DE INVENTARIO

Inventario de materias primas.

Está constituido por los elementos base necesarios para la elaboración de los
productos realizados por la empresa. Por ejemplo: los bultos de harina de trigo,
azúcar y mantequilla almacenada por una fábrica de galleta. Estos insumos se mantienen
guardados para utilizarlos cuando se requieran. Al ir utilizándose, se necesitará hacer nuevas
órdenes de solicitud para reponer lo que se empleó.

Inventario en proceso de fabricación.

Son los elementos que se están empleando para la confección de los productos, que aún
están en fase de elaboración sin que se hayan convertido en producto definitivo.

Inventario de productos elaborados

Son aquellas existencias que ya están totalmente procesadas y que están aguardando el
momento de la venta para salir del almacén. Por ejemplo:
* una fábrica de zapatos manufactura una gran cantidad de modelos en diversas tallas para
poder despachar apenas se le haga un pedido

Inventario de materia y dotaciones

Son aquellos insumos que, si bien no son indispensables para la elaboración de los
productos finales de la empresa, operan como material de apoyo en los procesos vinculados
con la producción.

Por ejemplo:
• suministros de oficina, almacén de combustibles, empaques y material de embalar,
utensilios ferreteros, entre otros.

CARACTERÍSTICAS DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS

Requerimientos en cada empresa Cada empresa u organización tiene requerimientos y
ritmos distintos vinculados con el tipo de producto o prestación que realiza. Por eso no puede
haber una sola manera de hacer inventario. Para esto se requiere un análisis minucioso que
abarque la ruta de los consumibles, desde la realización del pedido de la materia prima hasta
la entrega del producto final elaborado. Herramienta de planificación. La gestión de inventario
es una herramienta útil para evitar la improvisación al momento de hacer las compras.
Contempla no solo el registro de bienes adquiridos por la entidad para garantizar su plena
operatividad, sino también contempla la ubicación, la codificación y la descripción de los
artículos, los procesos, los tiempos y los factores involucrados en cada fase. Estas fases
abarcan desde el pedido de materia en bruto hasta el despacho de los productos elaborados
o servicios realizados.

SISTEMATIZACIÓN

La sistematización de estos procedimientos garantiza que se mantenga un flujo eficiente y

dinámico de suministros, y que se lleven a cabo todos los procesos de forma óptima y
oportuna. Asimismo, minimiza los excedentes o déficits de existencia en almacén, que
ocasionarían trastornos en la producción.

¿Cómo se hace una gestión de inventarios?

Lo primero que hay que realizar es una observación detenida de todo lo que hay.
Luego registrar en tiempo real la entrada y salida de cada producto con sus
especificaciones propias.
Al mantener bajo control las variables que intervienen en los procesos operacionales, se
pronostican los costos y se reducen los niveles de incertidumbre ante las oscilaciones del
mercado. Llevar una apropiada gestión de inventario contribuye a la rentabilidad empresarial,
ya que permite identificar y corregir debilidades en el aprovechamiento de los recursos.
MÉTODOS

Existen varios métodos para realizar una gestión de inventario. De hecho, hay incluso
programas de computación que brindan herramientas sencillas y automatizadas para que la
persona encargada pueda realizar esta tarea de manera ágil y rápida.
Sin embargo, toda gestión de inventario parte de unos modelos que sirven de base para su
ejecución. Los modelos sirven para analizar el efecto de diferentes factores del entorno y
permiten prever eventualidades que puedan ocurrir en lo inmediato y a largo plazo.
Actualmente hay muchos programas de computación que se valen de estos modelos para
hacer más fácil la aplicación de las fórmulas, ya que los usuarios solo tienen que introducir
los datos y el sistema hace los cálculos de manera automatizada y veloz. Los dos modelos
principales que se aplican en la gestión de inventarios son: el modelo de Wilson y el modelo
ABC.

EL MODELO DE WILSON

Es también llamado modelo de Pedido Óptimo o modelo EOQ. Se basa en fórmulas

matemáticas para definir las cantidades de pedidos más indicadas que se deben realizar en
la empresa para hacer más eficiente la inversión de activos. Este modelo se puede
implementar en aquellas empresas que cumplan con las siguientes condiciones:

* Que su necesidad de materia prima sea cuantificada en cantidades estables.

* Que sus proveedores hagan los envíos de una forma continua y su precio sea constante.
* Que el flujo de elaboración y despacho de sus productos terminados también se mantenga
invariable.
* Que no presente interrupción en sus existencias. Antes de aplicar el Modelo Wilson, es
necesario determinar ciertas variables:

Q: representa la cantidad de insumos que se van a solicitar por pedido.

q : representa la cantidad de productos hechos por la fábrica que se venden al
año.
g: representa el costo por unidad que implica almacenar los insumos al año.
n: representa la cantidad de pedidos que realizan todos los clientes por año.
k: representa el costo por unidad de la totalidad de los pedidos al año.
Ss: representa la cantidad de unidades que se encuentran en las reservas de seguridad de
la empresa.
D: representa la cantidad de unidades de producto elaborado por la empresa
que demandan los clientes.

Para determinar la cantidad de pedido óptimo se aplican las siguientes fórmulas:

p (D/Q)
Luego:
g( Q/2

El modelo ABC

También llamado el método de 80/20, se fundamenta en el llamado principio de Pareto y se

emplea para clasificar los insumos según la importancia de los mismos.
Este modelo se aplica a productos inventariados que requieren diferentes maneras de
control. En este modelo, cada artículo recibe un tratamiento diferenciado acorde con su
categoría. Inicialmente se debe registrar el costo de cada elemento almacenado y su
frecuencia de consumo. Luego se multiplica la cantidad de insumos consumidos por el costo
de cada unidad y, seguidamente, ordenamos las cifras resultantes en orden creciente. Las
cifras se categorizan como:

A Son aquellos artículos que poseen más valor, bien sea porque son los más utilizados, los
más solicitados por los clientes o los más importantes para la empresa. Para este renglón se
deben implementar rigurosos controles periódicamente supervisados, poniendo especial
atención en la exactitud de los datos asentados. Este segmento amerita mayor inversión de
recursos por ser el más rentable. Esta categoría debe ubicarse en la zona de más fácil
acceso al personal o al público. De ser posible, lo ideal es emplear sistemas automatizados
para hacer el pedido y el despacho de los productos, garantizando su entrada y su salida de
manera rápida y eficiente.
B Son aquellos artículos que poseen valor medio. Para este renglón la rigurosidad se relaja
un poco sin descuidar el chequeo de la existencia. Esta categoría debe ubicarse en la zona
de acceso medio debido a su moderada salida.

C Son los artículos de menos valor. Muchas veces es más el gasto que representan que la
ganancia que aportan a la empresa. No se requiere excesiva precisión en los registros; de
hecho, basta con mantener los artículos en orden. Esta categoría puede ubicarse en
espacios de bajo tránsito debido a su lenta salida. La metodología ABC promueve la
efectividad en depósito, ya que requiere menos tiempo al momento de ubicar los insumos
porque los más solicitados se encuentran agrupados.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que debe hacerse un chequeo cada cierto
tiempo a fin de actualizar el valor de los productos, porque puede que hayan
modificaciones y algunos productos cambien de categoría. Este sistema resulta
especialmente útil al momento de la toma de decisiones.

Ejemplos
* Una empresa de zapatos vende más en los meses de primavera y verano y necesita
incrementar las existencias en esos meses.
* Una farmacéutica se enfrenta ante una etapa de muchos pedidos debido a una epidemia.
* Una empresa cárnica tiene acumulación de stock, lo cual le produce gastos, y tiene que
resolver cómo reducir el almacenaje de esos productos.

LOS SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS

Son sistemas de contabilidad que se utilizan para registrar las cantidades de mercancías
existentes y para establecer el costo de la mercancía vendida. Existen básicamente dos
sistemas para llevar a cabo los registros de inventario

EL SISTEMA PERIÓDICO

En este sistema se realiza el control de inventario cada determinado tiempo o periodo, y para
eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de
inventario disponible en una fecha determinada. Ventaja Para Las Empresas La empresa
solo puede saber tanto el inventario exacto cono el costo de venta, en el momento de hacer
un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puede ser mensual,
semestral o anual.

EL SISTEMA PERPETUO

En este sistema la empresa mantiene un registro continuo de cada artículo del inventario, de
esta forma los registros muestran las mercancías disponibles en todo momento.

Ventajas Para Las Empresas

Este sistema es útil para preparar estados financieros mensuales, trimestrales u otros
estados intermedios. La empresa puede determinar el costo del inventario final y el costo de
las mercancías vendidas directamente de las cuentas, sin tener que hacer un conteo físico
de las mercancías. Proporciona, además, un grado de control más alto que el sistema
periódico, debido a que la información del inventario siempre está actualizada.

1.Caso de Éxito Tecnología para Logística WMS de Red Prairie en PepsiCo

Frito lay por Net logistik
Las ventajas que tiene esta organización al establecer el sistema son:

VENTAJAS
* Eliminar los sistemas manuales.
* Aumentar la productividad.
* Mejorar la exactitud.
* Eficientizar los Procesos de distribución de principio a fin.
* Forma ordenada y control del inventario en tiempo real.
* Velocidad en recibo y despacho en los almacenes para mayor flujo
de producto.
* Rotación perfecta del producto terminado bajo el concepto FEFO.
* Ubicación exacta de la mercancía.
* Situación exacta de logística del lote de mercancía y del flujo de
picking.
RIESGOS:
* Mantener la velocidad del despacho.
* La dificultad para la asimilación del sistema.
Los operadores de este sistema como lo son, Auxiliares de almacén, almacenistas, auxiliares
administrativos, coordinadores del CEDI, así como los transportistas están sujetos a la
organización de este sistema, en donde son comandados por órdenes de ejecución en
tiempo real para hacer más eficiente la logística de la planta, desde la llegada del producto
hasta en cual muelle y que tipo de trasporte lo llevará a su destino. Este sistema traza las
rutas de los almacenistas para que eviten colisiones o la pérdida de tiempo en la maniobra.

2.Caso de éxito Colombina - Distribución Dirigida por Voz – Ego México

La automatización que se logra destacar en este video nos muestra la dimensión que tiene la
aplicación de tecnología a procesos industriales donde depende completamente de la mano
de obra de las personas, y en el que todos los procesos que se involucran dependen única y
exclusivamente de cada persona.
EL alistamiento logra permite la optimización de tiempo, lo que conlleva al aumento de la
producción y costos económicos de esta forma vuelve competente esta industria en el
mercado, ofreciendo así productos a menores costos gracias a los gastos que se ahorran en
la producción y ofreciendo bajos costos en los productos en el mercado comercial , de esta
manera se obtiene una oferta de productos económicos rentables para la compañía, capaces
de competir con cualquier producto de este tipo de mercado, un producto con calidad.

3.El Caso de Éxito de Totto, Cliente de Fortna / Totto, Fortna's Clients

Succesfull Stories Fortna está ayudando a Nalsani S.A. a soportar su rápido crecimiento, a
través del proyecto Tittan, proyecto de implementación de su Centro de Distribución y de sus
nuevas operaciones. Es una solución semiautomatizada con la capacidad de despacho que
permite a Totto el crecimiento de la empresa.
VENTAJAS
Incremento de:

1.Capacidad de despacho 400%

2.Frecuencia de despacho de 1 a 2-3 por semana
3.Confiabilidad de inventarios del 99.8% - 99.9%

4.El Caso de Éxito de Coca-Cola, Cadena de Suministro.

La compañía Coca Cola realiza una Segmentación de clientes por tamaño canal, aplicando
que un mismo modelo de logística de distribución no aplica para todos los clientes, con la
información generada en la captura de la demanda se programa las entregas con un ruteo
dinámico que optimiza diariamente la distancia recorrida y los recursos disponibles de
acuerdo a las órdenes que fueron generadas, de esta manera se busca entregar más
producto mientras se recorre menos kilómetros ,incrementando así la utilización de los
activos y obteniendo costos de distribución óptimos ,una vez programadas las diferentes
rutas se debe definir el patrón de carga para cada una de ellas, de manera que ayude hacer
más eficiente la labor de carga como la de entrega, en este punto el diseño del camión es
clave para garantizar una óptima utilización del activo por lo tanto un buen retorno de la
inversión finalmente luego de implementar el diseño segmentado de la distribución se debe
medir su desempeño para evaluar su funcionamiento, los principales indicadores que son
evaluados son ;cumplimiento perfecto de una orden y costo de distribución por caja, el
cumplimiento paso a paso de este diseño de distribución segmentada debe llevar a Coca
Cola alcanzar los niveles de clase mundial de 99.5% en el cumplimiento prefecto de una
orden que mide la satisfacción del cliente por la entrega total del producto en el tiempo
establecido, Coca Cola tiene una cadena de abastecimiento enfocada en el cliente los temas
claves son exactitud y velocidad donde la exactitud ayuda aumentar el nivel de satisfacción
de cliente y la velocidad genera mayor productividad y una mejor utilización del capital
invertido.
 BIBLIOGRAFIA

Bastidas B., Edwin. Énfasis en logística y cadena de abastecimiento, Guía 11. Facultad de Ingeniería,
2010.

Enciclopedia de negocio para empresas. Recuperado en: es.shopify.com

Apuntes empresariales. Gestión de inventarios y almacenes