Control de inventario

¿Qué es el control de inventario?

El control de inventario engloba un conjunto de procesos y métodos destinados

a supervisar el stock de una compañía. Al conocerse en detalle toda la mercancía
de una empresa, se pueden planificar y organizar mejor sus flujos y operativas.

El control de inventario consiste en conocer el estado de la mercancía de una

compañía, incluyendo materias primas, productos semielaborados y productos
terminados.

Hay empresas que les basta con realizar un control periódico de sus referencias.
No obstante, otras necesitan una gestión del stock mucho más extensa, pues
disponen de procesos de producción, mayor rotación de productos y devoluciones
de los clientes (lo que se conoce como logística inversa). Sea cual sea el caso, el
control de inventario es una actividad clave para lograr una mayor rentabilidad.
¿Por qué hacer un control de inventario?
Lo que se busca verdaderamente con el control de inventario son dos objetivos
básicos: minimizar el coste de almacenaje y prestar un excelente servicio a los
clientes.

Disponer del stock óptimo y mantener el balance correcto de las existencias en

sus almacenes es esencial para la rentabilidad de las compañías. El motivo es que
las roturas de stock podrían provocar demoras y reclamaciones por parte de los
clientes.

Por otra parte, tampoco es deseable que haya un sobrestock, porque acarrea un
coste adicional y la mercancía podría quedar obsoleta.

Subdivisiones del control de inventario

El control de inventario se subdivide en dos tareas principales:

 Gestión de inventarios: Su objetivo es mantener la productividad en el

manejo de las existencias. Es decir, llevar a cabo todas las tareas en el
menor plazo y con el menor esfuerzo posible. Esto se logra, por ejemplo,
usando códigos de barras para identificar rápidamente de forma electrónica
las mercancías almacenadas. Igualmente, parte de estas tareas es la
distribución estratégica de la mercancía, de manera que aquella de mayor
 rotación se encuentre más cerca a la salida del almacén y pueda ser
despachada en menos tiempo.

 Optimización de inventarios: Busca usar de la manera más eficiente los

recursos. Es decir, persigue que los resultados financieros sean los mejores
posibles, reduciendo costes. Esto se consigue, por ejemplo, calculando (en
base a los datos históricos) la cantidad óptima de insumos que deben
solicitarse al proveedor, de manera que no quede un exceso de materia
prima sin utilizar y que se pueda echar a perder.

Tareas en el control de inventarios

El control de inventarios incluye varias tareas como las siguientes:

 Clasificación de inventarios: Se pueden identificar distintas categorías. Por

ejemplo, de acuerdo con la frecuencia de ventas mediante el Análisis ABC.

 Definir máximos y mínimos de stock: En base a la información histórica, la

empresa podría determinar la cantidad mínima y máxima de mercancía que
debería tener disponible para la venta. Esto, para evitar un exceso en
gastos de almacenamiento, pero previendo aumentos inesperados en la
demanda.

 Definir la frecuencia con la que se hará la revisión del inventario: En este

punto, debemos recordar que existen dos métodos:
o Inventario perpetuo: Se hace un registro diario y permanente de las
existencias.
o Inventario periódico: Se determina una frecuencia en la que se
efectúa el conteo de las mercancías, por ejemplo, cada semana.
Entonces, se destina un tiempo de la jornada laboral a esta labor.

Tipos de control de inventario

Como hay una gran variedad de tipos de control de inventario, las empresas
pueden escoger de acuerdo a cuál sistema se adapta mejor a las
necesidades de cada una. Entre los tipos de control de inventario podemos
encontrar las siguientes categorías:
Tipo de control de inventario según su movimiento: En este sistema
de información logística se halla el inventario inicial, que es aquel inventario
que refleja el saldo que se tiene antes de adquirir otros productos, o el
inventario final que se hace al final de un período contable y aporta
información sobre el estado financiero que se tiene para ese momento.

Tipo de control de inventario según su logística: Aquí se encuentran

algunos como el inventario de prevención, que se aplica dependiendo de las
temporadas y requiere mucha mayor preparación para poder anticipar
escenarios; y el inventario en lote, que se pide en grandes cantidades y se
pueden obtener a menor costo.

Tipo de control de inventario según su regularidad: Dentro de

este tipo de control de inventario están los inventarios periódicos, cuyo
conteo suele ser trimestral o anual; y los inventarios perpetuos, cuyo conteo
se realiza diariamente.

Tipo de control de inventario según su forma: Aquí se tienen el

inventario de materias primas, que serán usados para crear productos finales
en la empresa; el inventario de productos en proceso, que se utilizarán para
modificar productos en proceso o productos finales; así como el inventario
de productos terminados, en los que se realiza un conteo de todas las
mercancías disponibles para vender.

Control de inventario en Excel

Como es importante que las empresas utilicen el control de

inventario como sistemas de administración y control, Excel se convierte en
una buena opción para crear plantillas que se adapten al tipo de control de
inventario que se requiera.
Hacer un control de inventario en Excel puede variar de acuerdo con las
necesidades de la empresa. Sin embargo, podemos tomar como  ejemplo de
control de inventario los siguientes pasos: 

1. Crear la hoja de cálculo para el control de inventario en

Excel:

Lo ideal es tener tres hojas diferentes para no confundirlas: una para el

inventario, la siguiente para el ingreso de productos, y la última para los
productos vendidos. A continuación, deberás crear las columnas para las
categorías que consideres necesarias (marca, factura, producto, fecha,
código, cantidad, descripción, entre otras). 

2. Tener un formato adecuado:

Al momento de crear las tablas, debes cliquear en la opción de "la tabla tiene
encabezados" para que cambie de aspecto y tenga el formato correcto.
Recuerda que las tres tablas deben tener el mismo aspecto.

3. Añade los productos y rellena los campos faltantes:

Lo siguiente que se debe hacer es rellenar las casillas de las diferentes

categorías creadas en los documentos, ya sea para la planilla del control de
inventario, la del ingreso de mercancía o la de las ventas que ha realizado la
empresa.

4. Aprovecha las fórmulas de Excel:

Si utilizas las fórmulas de Excel para el control de inventarios, rellenar las

casillas se hará de forma automática, lo que facilitará el trabajo y ahorrarás
tiempo.

Otras herramientas para el control de inventarios

Por suerte para las empresas, existe un amplio espectro de software

gratuitos y pagos que brindan el servicio de control de inventario. Entre
algunos ejemplos de control de inventario se pueden encontrar:

 ABC Inventory: es un software gratuito de sistema de almacenamiento, que

ayuda a la administración del almacén de las empresas. Aunque la interfaz
no es moderna, ofrece funciones más amplias, avanzadas y personalizadas
que la herramienta de Excel para el control de inventarios. 
  Bind ERP: es una herramienta diseñada para que cualquier empresa
(grande o pequeña, nueva o antigua) pueda usarlo de forma sencilla y
práctica. Bind ERP permite calcular el costo real de las inversiones y busca
una mayor rentabilidad para el usuario.

 Crol: es una herramienta para control de inventarios que también posee una

plataforma desde la que se puede tener acceso a diversos datos de la
empresa. Aunque esta se especializa en la gestión del almacenamiento,
también brinda seguimiento de las compras y ventas.

Bibliográfia

https://www.mecalux.es/blog/control-de-inventario#:~:text=El%20control%20de%20inventario
%20consiste,control%20peri%C3%B3dico%20de%20sus%20referencias.

https://www.beetrack.com/es/blog/control-de-inventario

https://economipedia.com/definiciones/control-de-inventario.html

https://www.servientrega.com/wps/portal/noticias-y-promociones/noticias/control-inventarios/!
ut/p/z1/
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