SEMANA 3:

“GESTIO DOCUMENTAL Y ADMINISTRACION DE ARCHIVOS”

PRESENTADO POR:
KATHERINE JINNETH BERNAL GOMEZ

PRESENTADO A:
JOSE GIOVANNI ARANGO MORALES
TUTOR VIRTUAL

POLITECNICO MAYOR
ESPACIO VIRTUAL DE APRENDIZAJE ¨EVA¨
2020
 ACTIVIDAD 3

1.  Responda las siguientes preguntas:

1.- ¿Con qué propósito se archiva?

El propósito de archivar está básicamente en mantener los documentos de una empresa u
organización en orden que sirven para hacer investigaciones de sucesos ocurridos en el
pasado y así poder tomar decisiones en el presente. Es decir la buena organización de los
documentos permite la información oportuna y precisa.

2.- Elabore una definición de archivo.

Es la agrupación de documentos con fines históricos que comprende información relevante
de una empresa u organización y que se archivan de acuerdo a su normatividad requerida.

3.- Establezca diferencias entre archivo y archivar.

DIFERENCIAS
ARCHIVO ARCHIVAR
- Es un conjunto organizado de - Es la Acción, y la actividad de guardar
documentos que recibe y produce un documentos, textos o cualquier otro tipo
individuo o una organización, de información en un archivo, o en su
entidad, como consecuencia de la defecto en un archivador.
actividad que lleva a cabo dentro de
la misma. - Es la aplicación de normas técnicas y
legales en la ejecución metodológica de
- Se refiere a la parte material o física una serie de procesos. ACCIÓN.
organizada, ESPACIO –
MATERIAL.

4.- ¿Qué importancia tiene el archivo en una organización?

La importancia está en dos razones la primera: Por imperativo legal: el art. 30 del Código
de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generan
derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la
obligación aunque cese la actividad empresarial. Y la segunda razón esa dado a su interés
propio; la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman
en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.
 5.-  Explique en forma breve los diferentes tipos de archivo.
TIPO DE
ARCHIVO DESCRIPCIÓN
Las carpetas se colocan boca arriba donde se pueda ver el nombre de los
Vertical documentos en cada pestaña y se van archivando una detrás de la otra.
Las carpetas se colocan una al lado de la otra, de acuerdo al tipo de
Lateral información. Manejando secciones para cada una.
Se archivan uno sobre otro, los documentos que se manejan en este tipo de
Horizontal archivo son transitorios.
Los documentos que se manejan en este archivo son consultados de
Activo manera frecuente debido a la vigencia que el archivo tiene.
Aquí se almacenan los documentos que han cumplido su ciclo al finalizar
Semiactivo el año fiscal, y que se requieren para verificar info.
Inactivo Aquí se colocan los archivos de uso poco frecuente.

6.- ¿De qué depende que un archivo preste un buen servicio al usuario?
Depende de la buena organización y el manejo que se le da al mismo, es decir, la manera en
la que se guardan y conservan los documentos, si se sigue la norma que se requiere para la
gestión documental el archivo será muy útil, por eso piden en las empresas una persona con
conocimientos de archivo para poder cumplir e propósito de formar un archivo de manera
correcta.

 2.   En el siguiente cuadro haga una breve descripción de los tipos de ordenación de
los documentos de archivo.
TIPOS DE ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

- ORDENACIÓN CRONOLÓGICA: Según la fecha, los documentos se suceden hasta

la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.
- ORDENACIÓN ALFABÉTICA: Según el nombre, referente principal los apellidos de
una persona o la razón social de una empresa.
- ORDENACIÓN NUMÉRICA: Según el código, permiten identificar inequívocamente
un documento concreto.
- ORDENACIÓN GEOGRÁFICA O TOPOGRÁFICA: Según la división territorial o
geográfica, en función de su situación en una zona o territorio.
- ORDENACIÓN POR MATERIAS: Según la temática, un sistema adecuado para
ordenar estudios, informes, dossiers y memorias técnicas.
 
3.  Realice las siguientes ordenaciones siguiendo las indicaciones para su clasificación

A.  Organizar y archivar por el sistema numérico los siguientes documentos, partiendo de la
codificación de cada dependencia.  Recuerde que en la carpeta solo se escribe el número o
código y que para su consulta debe manejar una lista o tarjetero  alfabético con su
correspondiente codificación el cual debe estar guardado en otro lugar y bajo seguridad.

LISTA O TARJETERO

1.  DEPARTAMENTO FINANCIERO

  1.1  Estados Financieros

            1.1.1  Balance General

    1.1.2  Estado de Resultados (P Y G)

     1.2  Libros Auxiliares

              1.2.1  Bancos

               1.2.2  Caja

               1.2.3  Clientes

1.3  Libros de contabilidad

                1.3.1  Diario

                1.3.2  Inventario y Balances

1.3.3  Libros Principales T

                1.3.4  Mayor

 1. GERENCIA

1.1 Comunicaciones

                        1.1.1 Circular general para todo el personal

                        1.1.2 Acta Junta Directiva

1.2 Proyectos

1.2.1 De Gestión

1.2.2 De obra

1. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

1.1 Comunicaciones

                        1.1.1 Circulares

                                    1.1.1.1 Para Clientes

                                    1.1.1.2 Para Proveedores

                 1.1.2 Informes

                                    1.1.2.1 Informe Ejecutivo de Actividades

                                    1.1.2.2 Informe Final de Ejecución

           1.2 Presupuesto año vigente

1. DESARROLLO HUMANO

1.1 Proceso de reclutamiento de personal

                        1.1.1 Hojas de vida

                                    1.1.1.1 Juan Diego García P

                                    1.1.1.2 Patricia Arango López

                                    1.1.1.3 Paola Gómez Arcila

                        1.2.1 Entrevista Laboral

                                    1.2.2.1 Juan Diego García P.

                                    1.2.2.2 Paola Gómez Arcila

                        1.3.1 Contrato de Trabajo

                                    1.3.3.1 Paola Gómez Arcila

1. DEPARTAMENTO FINANCIERO

1.1 Estados Financieros

                        1.1.1 Balance General

                        1.1.2 Estado de Resultados (P Y G)

            1.2 Libros de contabilidad

                        1.2.1 Libros Principales

                         1.2.2 Inventario y Balances

                         1.2.3 Diario

                         1.2.4 Mayor

              1.3 Libros Auxiliares

                        1.3.1 Bancos

                         1.3.2 Caja

                         1.3.3 Clientes

 4. Archivar por el sistema alfanumérico, nombres de personas naturales y jurídicas:

 A la empresa ASOCIADOS Ltda., ingresaron al archivo los siguientes CLIENTES durante

el mes anterior, (recuerde marcar la gaveta, el índice y utilizar guías).  Aplique las reglas
del diccionario como se indica en el documento “REGLAS PARA ARCHIVAR
ALFABÉTICAMENTE NOMBRES DE PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS”.  Se
recomienda primero ordenar los nombres aplicando las reglas, es decir, si es persona
natural invertir el nombre iniciando por el primer apellido; si es empresa, dejar el nombre
tal como ha sido registrado en la Cámara de Comercio, igual aplique las reglas, o sea,
cuando llevan artículos, abreviaturas, números, otros).

ACADEMIA de Baile Gloria

AGUDELO AGUILAR, Carlos M.
Ana María Palacio de Ortiz (S.A.)
Ana María Palacio de Ortiz (S.C.A)
CLÍNICA León XIII
DROGAS la Rebaja
DROGUERÍA Súper
EL COLOMBIANO
EL PORTAL
FUNERARIA Medellín S.A.
INSTITUTO Técnico Nueva Era
LA CASA de la Moda
LONJA Propiedad Raíz
ZAPATA, Luis Alfonso
NOTARÍA 20
NOTARÍA Décima
GAVIRIA, Omar Albeiro
GAVIRIA HENAO, Omar Albeiro
BEDOYA G, Sandra M.
BEDOYA GAVIRIA, Sandra Milena
SENA
5.  En el siguiente Link encontrará un archivo en PDF sobre “LOS SISTEMAS
INTEGRADOS DE ARCHIVO”, usted debe leerlo y realizar un ensayo de mínimo
una página sobre él.

SISTEMAS INTEGRADOS DE ARCHIVOS EL PRESENTE Y MAÑANA DE LA

GESTIÓN DOCUMENTAL
Día a Día en las organizaciones se genera una infinidad de documentos que requieren de un
tratamiento que permita su preservación y conservación, se hace necesario con el incremento del
flujo de información que cada vez es más de tipo electrónico implementar un sistema que permita
un adecuado manejo de estos archivos, por ende, se ha ido creando diversos softwares que se
adaptan de acuerdo al tipo de documentos.

Inicialmente se tiene que en los sistemas integrados no solamente manejan documentos virtuales o
electrónicos, inicialmente se analizan los mismos y de acuerdo a los sistemas documentales se
comienza con la implementación de la sistematización, es así como si se ve una organización como
el caso de las oficinas de súper notariado, en las cuales reposan los documentos que tiene que ver
con la tenencia de las tierras, predios, casas, etc., se manejan documentos que tienen hasta más de
cien años de antigüedad los cuales se empiezan a implementar la sistematización lo cual permite
incrementar la eficiencia de los procesos ya que se facilita su almacenaje, estado de conservación,
ya que el igual que un inventario en una empresa el sistema integrado permite saber que
documentos se tienen y su estado. El proceso de sistematizar los documentos permite además de
conservar en si el documento físico, pero va más allá permite preservar su información, su
contenido para el caso se precia la manera como se almacenas los documentos en una hemeroteca la
cual preserva la memoria cultural, histórica, etc. de un pueblo al narrar los hechos que ocurrieron en
un momento determinado, que si no fuera por este tipo de procesos de sistematización se perderían,
incrementando el saber humano.

Para lograr la implementación de un sistema integrado de archivos se hace necesario una

investigación exhaustiva de lo que se va a sistematizar puesto que, aunque existen ya muchos
modelos, cada sistema presenta características que los individualizan y es ahí en donde entra en
juego la experiencia de los diseñadores del software para dar una asignación específica a cada uno
de los documentos, otro factor prioritario es el usuario, es decir quién va a usar el sistema y que
dependen del administrador del mismo, puesto que cada usuario puede tener acceso a los
documentos y debe permitir una vez haya hecho uso de los mismos su devolución al área que
pertenecen, por otra parte y hacia futuro se hace necesario implementar el sistema integrado de
archivos en la nube puesto que al mantener los documentos e incluso el mismo sistemas en si
permite maximizar el aprovechamiento de la información.

Los sistemas integrados de archivos se hacen necesarios para poder administrar los diversos
documentos con una mayor eficiencia permitiendo su preservación y administración en el tiempo,
permitiendo un adecuado uso por parte de los usuarios eso si manteniendo los parámetros de gestión
de archivos.