PROCEDIMIENTO DE Versión: 02

COMUNICACIÓN INTERNA Y
Fecha de emisión
EXTERNA 10 enero 2023
DOCUMENTO CONTROLADO

1. OBJETIVO
El presente documento tiene como fin definir el método a utilizar para la ejecución del
proceso de comunicación y generar la participación y medios de consulta en todos los
niveles de la empresa y las partes interesadas

2. ALCANCE
Este procedimiento abarca a todo el personal de la empresa y las partes externas
interesadas, incluyendo proveedores, clientes y contratistas.

3. RESPONSABILIDADES
La gerencia tiene la responsabilidad de generar y autorizar los recursos técnicos,
administrativos, humanos y financieros para desarrollar este programa
Quien haga las funciones de responsable del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad
debe ejecutar el programa para darle viabilidad a las comunicaciones que se quieran
trasmitir a los empleados donde su mensaje trate de Salud, bienestar, Seguridad,
Ambiente laboral
Los empleados tienen la responsabilidad de comunicar, recibir, recepcionar, acatar las
comunicaciones emitidas desde Seguridad y Salud en el Trabajo

4. NORMATIVIDAD
Decreto 1072 de 2015.

5. CONDICIONES GENERALES DE OPERACIÓN

Todas las actividades que realice Seguridad y Salud en el Trabajo están dirigidas a
sensibilizar, informar, difundir y divulgar las actividades, la gestión, las políticas, los
documentos y demás
Se involucran a todas las partes interesadas internas y externas como lo son:

 Trabajadores
 Proveedores
 Clientes
 Contratistas

Para tener control y seguimiento de las comunicaciones emitidas por el proceso de

Seguridad y Salud en el Trabajo y de las que el mismo proceso recibe se diligenciara una
matriz donde se controle su emisión o recepción. Por
Es por esto se debe que las comunicaciones en AGENCIA EFE SA pueden surgir desde
dos fuentes (INTERNAS y EXTERNAS) y deben contener los siguientes propósitos:
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 Mensaje a comunicar (Qué)

 Cuando comunicar (tiempo) (Cuando)
 Receptor del mensaje (Para Quien)
 Método de comunicación (Como)
 Emisor del mensaje (Quien)
COMUNICACIÓN INTERNA: Hace referencia a la comunicación emitida desde los
miembros de la organización a los miembros de la organización incluyendo todas las
partes interesadas
En este caso
La comunicación interna puede ser descendente o ascendente a través de los distintos
Procesos de la empresa.
Se relacionan a continuación los canales que posee la empresa para la
información de resoluciones y novedades relacionadas con el Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo:

 Mail
 Circulares informativas
 Charlas pre turno
 Comunicados, actas, memorandos, carteleras, folletos, boletines.
 Capacitaciones
 Inducción
 Tarjetas de reportes de actos y condiciones

La comunicación interna será descendente o ascendente con las siguientes pautas:

 Comunicación Descendente
Esta comunicación surge desde la gerencia o representante legal de la empresa donde
generan las políticas, objetivos, metas y planes del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el trabajo y a través del Encargado de Seguridad y Salud en el Trabajo se van
trasmitiendo a los trabajadores utilizando las herramientas de comunicación seleccionadas
por la empresa.

 Comunicación Ascendente
Los trabajadores y contratistas deben comunicar a sus jefes o encargado del área, o
directamente el responsable del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo o a
su representante cualquier sugerencia o aspecto relevante orientado a la detección de
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peligros y sugerencias para su minimización y control. Los trabajadores deberán utilizar los
canales de comunicación propuestos por la empresa.

6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD RESPONSAB DESCRIPCION TIEMPO

(Qué) LE (Quién) (Cómo) (Duración)

INICIO

1. RECIBIR Consultor Se recibe documentación

INFORMACIÓN / Administrativo entregada por las diferentes Según necesidad
DOCUMENTACIÓN
y Financiero partes interesadas.

Si la documentación
recibida corresponde a
trámites que deba dar el
área de seguridad y salud
en el trabajo, se deberá
transmitir a esta misma.
Consultor Documentación relacionada
2.DIRECCIONAR con la ARL, EPS en casos
DOCUMENTACIÓN Administrativo Según necesidad
de recomendaciones,
y Financiero
calificaciones de origen y
calificación de pérdidas de
capacidad laboral, solicitud
de inspecciones a sitio de
trabajo por parte del
ministerio de trabajo, entre
otros.
Dependiendo de la
necesidad o requerimiento
3.TRAMITAR Consultor se dará respuesta a las
DOCUMENTACIÓN Administrativo comunicaciones recibidas. Según necesidad
y Financiero Se deberá diligencia la
matriz de seguimiento a
comunicaciones.
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ACTIVIDAD RESPONSAB DESCRIPCION TIEMPO

(Qué) LE (Quién) (Cómo) (Duración)

Si la comunicación merece
4.REALIZAR
SEGUIMIENTO una respuesta de la misma,
se deberá realizar el
Consultor seguimiento en la matriz de
Administrativo seguimiento a Según necesidad
y Financiero comunicaciones. En caso
FIN contrario indicar en la matriz
anteriormente mencionada
el cierre del caso.