CÓDIGO GD-PRO-003

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA VERSIÓN 1

FECHA 26/07/2019

Versión Fecha Descripción del Elaboró Revisó Aprobó

cambio
1 26/07/2019 Versión de HSE Responsabl Responsabl
lanzamiento e SST e SST

1. Objeto

Este procedimiento tiene como objeto regular la comunicación de la SST interna entre
los diversos niveles de la organización, la comunicación con los contratistas y visitantes
del lugar, además de documentar, recibir y responder a las comunicaciones de las
partes interesadas externas de.

2. Alcance

Este procedimiento abarca a todo el personal de la organización y las partes

interesadas externas, incluidos los contratistas y visitantes.

3. Desarrollo

3.1. Comunicación Interna

La comunicación interna garantiza que todos los mandos y empleados comprendan el

Sistema de Gestión de SST, conozcan los riesgos para la SST del, así como los
Objetivos del Sistema y puedan contribuir a cumplir la Política de la SST y a la mejora
continua.

Gerencia determina que los circuitos de comunicación entre los diversos niveles de la
empresa serán idénticos a los dibujados por el propio organigrama funcional, tanto en
sentido ascendente como descendente. Asimismo, también deberá estar prevista la
comunicación horizontal, dentro de departamentos y entre departamentos.

La comunicación, además de la definida para la operatividad de cada procedimiento, se

hará por medio de:

§ Tablón de anuncios. El Responsable de la SST debe de mantener con

información de interés sobre la SST y del sector, un tablón de anuncios. El
tablón debe servir además para exponer la Política de la SST y los
Objetivos de la SST, así como comunicados de interés general.
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COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA VERSIÓN 1

FECHA 26/07/2019

§ Entrega de documentación/información del SST: Cuando proceda el

Responsable de la SST, solicitará la firma a los empleados de la entrega
de documentación/información relevante mediante “Entrega de
Documentación/Información del SST.”

§ Reuniones y charlas. Impartidas por el Responsable de la SST, que

convocará a todos los responsables de departamentos y a quien estime
oportuno. También puede convocar reuniones por
 Departamentos. Las reuniones estarán registradas en el formato “Acta de
reunión”. La documentación entregada en las charlas, se archivará como
registro.

§ Recogida de sugerencias. Cada persona es libre de hacer las

sugerencias que crea oportunas, comunicándoselas mediante
“Comunicación de sugerencias” a su responsable directo Éste es
responsable de dar una respuesta a la misma, consultando si es preciso a
su superior, o bien elevando la sugerencia como punto a tratar en una
reunión.

3.2. Comunicación a Contratistas y Visitantes

La comunicación a los contratistas debe ser realizada según el trabajo a desempeñar,

deben ser comunicados los riesgos inherentes al lugar de trabajo y el Plan de
Emergencia de la Organización, antes de la realización de cualquier trabajo en
nuestras instalaciones.

Las comunicaciones a los visitantes se realizarán mediante los tablones de anuncios,

así como las diversas señalizaciones de emergencia que están ubicadas en nuestras
instalaciones.

Se tratará como comunicación externa cualquier solicitud de información por partes de

estos, que no se mencione anteriormente.

3.3. Comunicación Externa

La organización considera comunicación externa a toda aquella información que se

facilita a personas que no pertenezcan a la estructura de la organización o a aquellas
comunicaciones recogidas, documentadas y que han sido respondidas al recibir las
comunicaciones relevantes recibidas tanto de forma verbal, como por escrito.

Estas comunicaciones las pueden realizar las diferentes partes interesadas como
clientes, accionistas, el Ayuntamiento, los proveedores, los organismos públicos,… En
estos casos se archivará la solicitud o documento y la
Contestación a la solicitud.

Si a la organización le requieren partes interesadas externas información acerca de sus

Sistema de la SST, el Responsable de la SST junto a Gerencia tomarán la oportuna
resolución. Dejando constancia de esta comunicación externa si así se hiciera.

4. Responsabilidades
Responsable de la
SST: · Responsable de convocar reuniones.
· Recoger, documentar y responder las comunicaciones
externas e
Internas.
· Responsable del establecimiento de la autoridad, con
Gerencia: la asignación de
Responsabilidades.
· Definición de los circuitos de comunicación.
· Una vez se establezca una sugerencia de algún
Responsable de empleado, se debe de
Departamento: Dar respuesta a la misma.
· Responsable de respetar los circuitos de comunicación
Resto de personal: establecidos
para la operatividad de cada procedimiento.
· Comunicar cualquier sugerencia de la SST.

5. Correspondencia

Norma OHSAS 18001:2007. Apartado 4.4.3. “Comunicación, participación y

consulta”.

6. Anexos

Entrega de Documentación/Información del SST.

Acta de reunión.
Comunicación de sugerencias.
 Capítulo 5. Modelo de Implantación de un Sistema de Gestión dela Seguridady
Salud en el Trabajo ﴾OHSAS 18001:2007﴿
Herramienta de Autoimplantación de Sistemas de Gestión de SST Abril 2011
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