CÓDIGO.: CMC–PR–02 V.

00
LOGO DE LA EMRESA PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN Y CONTROL DE CONVOCATORIAS FECHA DE VIGENCIA: 2013-08-27
Página 1 de 7

1. OBJETIVO
Establecer la metodología que se aplica para la búsqueda, elaboración y presentación de convocatorias públicas o privadas que garantice el crecimiento en ventas
de acuerdo a las proyecciones económicas de la empresa.

2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica específicamente para presentarse a todas las convocatorias del sector público y privado en las cuales XXXXXXX LTDA. tenga la
capacidad de ejecución

3. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
La autoridad y la responsabilidad para la presentación de licitaciones está a cargo del Director Comercial.
La responsabilidad por la realización de las diferentes actividades relacionadas con la presentación de licitaciones es del director de proyectos, los ingenieros de
proyectos y la ingeniera operativa.

4. DEFINICIONES - GLOSARIO

APU: Análisis de Precios Unitarios.

Convocatoria Directa: Es todo aquel proceso en el cual el objeto de contratación tiene que ver directamente con la actividad económica de la empresa.
Convocatoria Indirecta: Es todo aquel proceso en el cual el objeto de contratación no tiene relación directa con la actividad de la empresa, pero dentro de
sus requerimientos se encuentran actividades que sí se relacionan.
Convocatoria: Es todo proceso creado con el objetivo de generar un vínculo contractual entre dos entidades, cuyos requerimientos y condiciones generales
son dados a conocer mediante un pliego de condiciones.
Documentación: Toda información solicitada en el pliego de condiciones que no hace parte de la propuesta económica.
Propuesta: Documento que contiene información técnica, presupuesto y cronograma.

5. GENERALIDADES
La periodicidad de la evaluación de convocatorias, realizada por el Director Comercial, será de acuerdo al volumen de convocatorias registradas en la
base de datos y podrá ser programada de un día para otro o el mismo día de acuerdo a las fechas de cierre de los procesos.
 CÓDIGO.: CMC–PR–02 V. 00
LOGO DE LA EMRESA PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN Y CONTROL DE CONVOCATORIAS FECHA DE VIGENCIA: 2013-08-27
Página 2 de 7

6. DESARROLLO DEL PROCESO / METODOLOGÍA

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTO/REGISTRO

INICIO
1. Las convocatorias abiertas se buscan diariamente en los
portales de contratación estatales y privados, teniendo en
1. Buscar cuenta los procesos en los cuales la actividad económica de
convocatorias abiertas la empresa se encuentre dentro del objeto de contratación
Ing. Operativa (Convocatoria Directa) y los procesos que dentro de sus
actividades la contengan (Convocatoria Indirecta).
2. En caso de tratarse de una convocatoria indirecta, los datos 2. Formato de registro de
¿Es una
NO de ésta son registrados y se lleva un seguimiento de la convocatorias indirectas.
convocatoria 2. Hacer Seguimiento.
misma para conocer los resultados del proceso según las
directa?
Ing. Operativa fechas programadas en la convocatoria.
3. Se identifica al ganador de la convocatoria, determinando la
SI ubicación y el contacto para realizar gestión comercial.
6. Filtrar pliegos de 3. Identificar al ganador 4. Se le hace llegar al oferente escogido, una carta de
condiciones de la convocatoria. presentación de la empresa y el portafolio de servicios para
Ing. Operativa Ing. Operativa que sea tenida en cuenta para la posible ejecución del
proyecto.
5. Ver Procedimiento de Cotizaciones. CMC-PR-01
7. Evaluar con-
vocatorias potenciales 4. Enviar carta de 6. De acuerdo a las especificaciones de los pliegos y teniendo 7. F. de convocatorias y
presentación y portafolio. en cuenta los requisitos habilitantes, se hace un filtro de las seguimiento.
Director Comercial
Ing. Operativa posibles convocatorias a presentar, registrando en el
formato de convocatorias y seguimiento, las características
NO fundamentales de la convocatoria, como capacidad jurídica,
¿Es viable? B
técnica y económica exigida. las convocatorias en las cuales
¿Demuestra NO
no se pueda participar serán evaluadas en el comité
SI interés? mensual del proceso de Gestión Comercial para tomar las
8. Registrar SI B respectivas acciones a las que haya lugar.
convocatoria A
7. Una vez registrada la base de datos inicial de convocatorias,
Director Comercial ¿El cliente NO el Director Comercial realiza una evaluación de cada una,
abre
teniendo en cuenta los requisitos específicos y técnicos a
convocatoria?
cumplir, para determinar la presentación a dicha
¿Existen NO SI convocatoria.
dudas C 8. Cada vez que una convocatoria resulte viable, se registra la
técnicas?
A 8. Formato de
información específica en el formato de Información y pre- Información y pre-
SI evaluación, para llevar el control de fechas relevantes del evaluación.
5. Elaborar
Cotización.
proceso de contratación y observaciones generales.
1
 CÓDIGO.: CMC–PR–02 V. 00
LOGO DE LA EMRESA PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN Y CONTROL DE CONVOCATORIAS FECHA DE VIGENCIA: 2013-08-27
Página 3 de 7

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTO/REGISTRO

1 9. Se solicita aclaración verbal o escrita a la entidad

contratante con el fin de tener claridad sobre los productos
y/o servicios objeto de contratación, dentro de los plazos
9. Solicitar establecidos por el proceso. Se deja copia impresa de la
aclaraciones.
solicitud de aclaración y respuesta en la carpeta de
Director Comercial
Convocatorias.
10. La visita es programada de acuerdo a las especificaciones
de la entidad contratante (grupal o individual) y es realizada
¿Se NO por un Ingeniero de Proyectos de la Compañía. En ésta se
solucionaro
n las
verifica la correspondencia entre los requerimientos del
cliente, las condiciones del pliego y las condiciones actuales
SI del sitio de ejecución del contrato. En caso de presentarse
alguna anomalía, el Ingeniero de Proyectos notifica
¿Se NO verbalmente al Director Comercial la situación presentada.
requiere C (Fotos, filmaciones)
visita? 11. Para establecer la propuesta preliminar el ingeniero de
SI proyectos solicita al proceso comercial los precios de los
equipos y productos fabricados por XXXXXX LTDA.., y al
10. Realizar visita.
proceso de compras, los precios de equipos y servicios
Ing. De Proyectos externos. En caso de tratarse de equipos especiales o
montajes especiales, el ingeniero se comunica directamente
con el proveedor. Además, el ingeniero genera las
11. Establecer la especificaciones técnicas, catálogos, fichas técnicas y
C
propuesta preliminar.
demás documentos técnicos que sean requeridos. El
Ing. De Proyectos
Ingeniero deja copia digital de los APU’s de los equipos y
montajes especiales.
12. Evaluar la 14. Modificar 12. La propuesta preliminar es revisada por el Director
propuesta. Propuesta. Comercial, quien realiza una revisión general de los
Director Comercial Ing. De Proyectos requisitos y la forma de evaluación para determinar la
probabilidad de éxito de la propuesta presentada.
13. Se hacen las observaciones que se consideren adecuadas
¿Propuesta NO 13. Realizar para mejorar la presentación tanto técnica como económica
aprobada? Observaciones. de la propuesta.
Director Comercial 14. La propuesta es modificada de acuerdo a las observaciones
SI y enviada nuevamente al Director Comercial para su
2 evaluación.
 CÓDIGO.: CMC–PR–02 V. 00
LOGO DE LA EMRESA PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN Y CONTROL DE CONVOCATORIAS FECHA DE VIGENCIA: 2013-08-27
Página 4 de 7

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTO/REGISTRO

15. Recopilar información 15. La información exigida en el pliego de condiciones es

complementaria. recopilada, revisando que se cumpla con todos los requisitos
Director Comercial en cuando forma y contenido, además se verifica que todos
los documentos vayan firmados por la persona indicada, de
acuerdo a los requerimientos de la convocatoria. La
verificación de los documentos se realiza en el formato de
¿Document NO
os
Información y pre-evaluación, indicando ítem por ítem el
Completos? cumplimiento de cada documento.
16. Teniendo en cuenta las especificaciones de la convocatoria,
SI como número de copias, identificación de folios, y
16. Armar la Propuesta condiciones de entrega (física y/o digital), se procede al
armado de la propuesta para su entrega final.
Director Comercial 17. La propuesta es entregada de acuerdo a los plazos y lugares
establecidos en la convocatoria. Se debe llevar copia de la
carta de presentación de la propuesta para que sea firmado
17. Entregar la
el recibido, con la fecha y hora de entrega.
Propuesta
18. El Cliente realiza una evaluación técnica y económica de la
Director Comercial
propuesta presentada por la empresa. Durante el proceso de
evaluación de la propuesta, el Cliente puede solicitar a
18. Seguimiento a la XXXXXX LTDA. las aclaraciones y explicaciones de tipo
Propuesta técnico, económico y jurídico que considere convenientes
Director Comercial sobre la propuesta presentada. Estas aclaraciones son
respondidas de forma inmediata.
19. Recibido el Informe de evaluación de la propuesta, se hace 19. Formato de
19. Analizar informe de
un análisis detallado del mismo, para determinar si fue Información y pre-
Evaluación.
calificada conforme a lo establecido en los términos de evaluación.
Director Comercial
referencia de la convocatoria.
20. En caso de desacuerdo sustentable en el informe de
evaluación presentado por el cliente, se procede a
¿Se acepta NO 20. Hacer observaciones comunicar las observaciones a las que haya lugar y solicitar
la a la evaluación. nueva evaluación de las propuestas, con los soportes y/o
evaluación? argumentos que sean requeridos.
Director Comercial
SI

3
 CÓDIGO.: CMC–PR–02 V. 00
LOGO DE LA EMRESA PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN Y CONTROL DE CONVOCATORIAS FECHA DE VIGENCIA: 2013-08-27
Página 5 de 7

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCUMENTO/REGISTRO

21. En caso de pérdida de la propuesta, ésta se analiza teniendo

como base el informe de evaluación para identificar errores
¿La NO 21. Analizar la pérdida o aspectos a mejorar para próximas convocatorias. El
propuesta es
de la Propuesta. análisis se realiza en el comité mensual del proceso
aprobada?
Director Comercial comercial.
SI 22. Se identifican los aspectos susceptibles de mejora y se
registran para tomar acciones que conlleven a perfeccionar
22. Identificar aspectos el proceso de presentación a convocatorias, determinando
23. Revisar Minuta del a Mejorar. responsables y fechas de ejecución.
Contrato.
Director Comercial
23. Se realiza una revisión y análisis de la minuta del Contrato
Director Comercial
por parte del Director Comercial y/o abogado de la empresa,
según sea el caso, con el objeto de perfeccionar lo que será
el Contrato definitivo a firmar entre las partes.
24. Legalizar Contrato. B 24. Una vez revisada la minuta del Contrato en su totalidad y
estando de acuerdo las partes con los requisitos
Director Comercial
establecidos en la misma, se procede a legalizar el Contrato
del proyecto a ejecutar, mediante la firma del mismo por las
partes interesadas. Consecutivamente se procede a la
25. Ejecutar el entrega de los documentos restantes, que forman parte del
Proyecto.
Contrato para su completa legalización, como pólizas y
garantías.
25. Ejecutar el proyecto.
26. Liquidar el Contrato. 26. Una vez finalizado el proyecto, se elabora un acta de 26. Actas de entrega.
liquidación del Contrato, en la cual las partes manifiestan su Encuesta de
Director Comercial conformidad en todo sentido, tanto del proyecto ejecutado Satisfacción.
como de los aspectos económicos. Simultáneamente se
B solicita al Cliente una certificación sobre el desarrollo y
cumplimiento del Contrato, lo cual servirá de soporte para
acreditar la experiencia de la empresa en el proyecto
FIN ejecutado. Y se envía copia del acta de Recibido y
Liquidación a la aseguradora con el fin de liberar las pólizas.
Y se realiza la Encuesta de Satisfacción.
 CÓDIGO.: CMC–PR–02 V. 00
LOGO DE LA EMRESA PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN Y CONTROL DE CONVOCATORIAS FECHA DE VIGENCIA: 2013-08-27
Página 6 de 7

7. PUNTOS DE CONTROL
Actividad
¿Qué se controla? ¿Cómo se controla? ¿Quién lo controla? Frecuencia del control Registro - Evidencia
No.
Convocatorias indirectas
Registrando las fechas de cierre de las Ing. Operativa – Formato de Registro
que representen una Cada vez que se haga
2 convocatorias y revisando los ganadores de Director de Convocatorias
posibilidad de negocio para una propuesta
cada una para presentar propuestas. Comercial Indirectas.
la Empresa.
Registrando todas las fechas y características
Formato de
Fechas de visitas, importantes de la convocatoria para tomar
6 Ing. Operativa Cada visita realizada convocatorias y
presentación, cierre decisiones oportunas de acuerdo a los plazos
seguimiento.
establecidos en cada una.
Evaluando cuidadosamente cada uno de los Formato de
La aplicación a las Director Cuando se habrán las
7 requisitos exigidos y revisando la capacidad de convocatorias y
convocatorias Comercial convocatorias
cumplimiento de XXXXXX LTDA. seguimiento.
Verificando que cada una de las respuestas a Medios de
La eficacia de las
las aclaraciones cumplan satisfactoriamente la Director En cada audiencia de comunicación con el
9 aclaraciones entregadas
duda técnica o diferente que se hubiese Comercial aclaraciones cliente (Oficio o
por el cliente.
presentado. correo electrónico)
Verificando que la propuesta contenga todos los
Cumplimiento de la
ítems de acuerdo a los requisitos técnicos, y
propuesta económica con Director Cada vez que se
12 revisando que el formulario de precios no Correo electrónico
aspectos técnicos y Comercial elabore una propuesta
supere el presupuesto oficial y cada ítem sea
económicos.
cobrado en las proporciones adecuadas.
Información y
documentación exigida Revisando cada uno de los documentos de la Formato de
Cada vez que se
15-16 completa y con los propuesta con los requisitos de la convocatoria Ing. Operativa Información y Pre-
elabore una propuesta
requisitos de presentación y descartando cada ítem revisado. evaluación
exigidos en la convocatoria.
Los factores que influyeron Formato de
Revisando el método d evaluación y la Director Cuando no se gane una
21 en la pérdida de la Información y Pre-
puntuación obtenida en cada aspecto. Comercial propuesta
propuesta. evaluación
Director
Verificando las condiciones y términos de
Comercial – Cada vez que se firme Correo / Medio
23 Minuta del contrato contratación de acuerdo a lo estipulado en el
Directora un contrato Escrito
pliego de condiciones.
Administrativa

8. DOCUMENTOS REFERENCIA

Pliegos de condiciones o Términos de Referencia.

Ley 80 de 1993
 CÓDIGO.: CMC–PR–02 V. 00
LOGO DE LA EMRESA PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN Y CONTROL DE CONVOCATORIAS FECHA DE VIGENCIA: 2013-08-27
Página 7 de 7

Registro Único de Proponentes (RUP)

SICE (Sistema de Información de Contratación Estatal)

9. CONTROL DE CAMBIOS

Versión No. Cambios Realizados Fecha

V. 00 Documento Inicial 2013-08-27

10. ANEXOS: N.A.

11. CONTROL DE REGISTROS

Lugar de Recuperación Tiempo de

Nombre Almacenamiento Cargos que consultan Disposición
Almacenamiento retención
Formato de registro de Oficina Director Director Comercial. Archivo Inactivo
Digital/Electrónico 3 años
convocatorias indirectas Comercial Ingeniera Operativa. en medio digital.
Formato de convocatorias y Oficina Director Director Comercial. Archivo Inactivo
Digital/Electrónico 3 años
seguimiento Comercial Ingeniera Operativa. en medio digital.
Formato de Información y Oficina Director Director Comercial. Archivo Inactivo
Digital/Electrónico 3 años
Pre-evaluación Comercial Ingeniera Operativa. en medio digital.

12.

REVISÓ APROBÓ
NOMBRE: Pedro Alberto Morales Pino Juan Felipe Cadavid Villegas
CARGO: Director Comercial Gerente General