Código: FT-SGC-043

MANUAL DE FUNCIONES Versión: 00

Fecha: 16/02/2023

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del Cargo: Administrador de punto de venta
Proceso al que pertenece: Operativo
Cargo del Jefe Inmediato: Director Administrativo
Cargos de Colaboradores Directos: Vendedor de mostrador, Colorista, Cajera
Fecha de Actualización: Febrero del 2023
2. OBJETIVO DEL CARGO
Razón de ser en términos de:
*¿Qué hace?
Planificar, organizar, dirigir y controlar eficientemente los procesos de ventas de su punto o almacen asignado,
*¿Sobre qué?
garantizando la satisfacción del cliente, un adecuado servicio y el posicionamiento en el mercado.
*¿De acuerdo con qué?
*¿Para qué?
3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO
FUNCIONES
Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsabilidad.
Coordinar realizar y preparar los informes de las actividades desarrolladas de a acuerdo con las instrucciones recibidas
Enviar los informes establecidos diariamente tanto físicamente como por correo electrónico dentro de los horarios establecidos.
Responder por el inventario de mercancías y bienes entregados en custodia de acuerdo a inventario de entrega realizado del punto de venta
Aplicar a su labor, los principios de autocontrol, autogestión y autoevaluación, propios del cargo.
Cumplir con la meta de ventas estipulada de acuerdo al plan previamente entregado. Para lo cual tendrá como herramientas la realización de ventas tanto de contado
como a crédito, cumpliendo con el protocolo de seguridad establecido para estas últimas.
Hacer promociones de productos dentro de la zona asignada previamente aprobadas.

Elaborar programación mensual del personal que laborara los días domingos y festivos, cuando se requiera, Dejando copia a su jefe inmediato.
Definir previo acuerdo con su superior la persona que pueda cubrir el desempeño de sus funciones, En caso de ausencia por permisos, licencias y/o calamidad.
Teniendo en cuanta que esta autorización no lo exime de las responsabilidades adquiridas
Mantener un adecuado stock de mercancía de acuerdo a la rotación del inventario de productos. Velando que no se tengan las mercancías que no se necesitan o por el
contrario mercancías que hagan falta para cumplir con el objetivo de ventas.
Revisar personalmente o delegar en alguien. todo ingreso y/o despacho de mercancías del almacén. Teniendo en cuenta estado de las mismas, cantidad y precios
facturados, informando tanto verbalmente como por escrito al transportador de cualquier irregularidad presentada.
Garantizar existencia de todos los insumos necesarios para el buen desempeño de la actividad diaria. Material de empaque, Combustible y mantenimiento de los medios

Realizar inventario parcial diario de por lo menos una de las líneas de productos, orientado a minimizar los errores por cruces de referencia en el momento de facturar.

Realizar inventario parcial diario de por lo menos una de las líneas de productos, orientado a minimizar los errores por cruces de referencia en el momento de facturar.

Dar inducción adecuada al personal nuevo, en cuanto funciones generales y manejo de la biblia de referencias garantizando el éxito en el desempeño de las de las
actividades de estos.
Asistir a las reuniones programadas por la empresa y programar las del personal a su cargo el primer día hábil de la semana, dejando acta escrita de los temas
desarrollados en esta. Enviando copia a gerencia de esta.
Mantener archivo de toda transacción que se realice en el punto de venta, verificando a diario con el sistema que estas le puedan servir como soporte para aclarar
cualquier inconsistencia que se presente.
Realizar todas aquellas funciones que sean impartidas por su jefe inmediato y los demás inherentes a su cargo.
RESPONSABILIDADES DEL COLABORADOR FRENTE AL SG-SST

1. Procurar el cuidado integral de su salud y la de sus compañeros.

2. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
3. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa.
4. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
5. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitación del SG-SST.
6. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
7. Dar respuesta oportuna a todos los requerimientos en seguridad y salud en el trabajo, por los diferentes medios que la empresa cuenta de comunicación.

4. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

¿CON QUIEN? ¿PARA QUÉ? FRECUENCIA
Solicitudes de información para cotizar, reporte de actividades, entrega de informes,
Director Operativo entrega de planes de mejoramiento, evaluación de resultados del proceso de ventas Diario
y reporte de indicadores.
Solicitud de información del cliente para cotizar, análisis de proveedores,
Vendedores Diario
actividades conjuntas de atención al cliente.
Entrega de informes, reporte de actividades, solicitudes administrativas, inscripción
Director Administrativo Diario
de cuentas bancarias.
Evaluación de resultados del proceso, reporte de planes de acción y oportunidades
Gerencia Diario
de mejora.
Entrega de productos suministrados bajo la modalidad del servicio de
Clientes Ocasional
comercialización y ventas.
 Solicitud de cotizaciones, evaluación de proveedores, solicitud de documentación
Proveedores técnica y administrativa, trámite de garantías, devoluciones, reporte y solicitud de Diario
estados de cuenta, negociaciones, gestión de cupos y plazos de pago.

Solicitudes de compra, entrega de información para cotizar, entrega de información

Compras Diario
de clientes y proveedores, actividades conjuntas de operación
5. CONDICIONES DE TRABAJO
ESFUERZOS
Esfuerzo Visual: Esfuerzo Físico:
Bajo Bajo
Medio x Medio x
Alto Alto
Muy Alto Muy Alto
Habilidad Manual:
Bajo
Medio
Alto x
Muy Alto
RIESGOS OCUPACIONALES Y AMBIENTALES
FISICO BIOMECANICO
Disconfort térmico. (temperaturas extremas frio o Manipulación manual de cargas
calor) Movimientos repetitivos
Ruido (de impacto, intermitente y continuo) esfuerzo
Iluminación (Luz visible por exceso o deficiencia) Posturas prolongadas,mantenida,
Vibración (cuerpo entero o segmentaria) forzada,antigravitacionales.
X Esfuerzo vocal X
Presion atmosferica (normal y ajustada)
Radiaciones ionizantes (Rayos X, gamma, Beta y
Alfa)
Radiaciones No ionizantes (laser, ultravioleta,
inflarojos, microondas)

QUIMICO CONDICIONES DE SEGURIDAD

Material particulado Eléctrico(alta y baja tensión estatica)
Fibras Mecánico (elementos de maquinas, herramientas,
Gases y vapores piezas a trabajar, materiales proyectados solidos o
Polvos orgánicos, inorgánicos liquidos)
Líquidos ( nieblas y rocios) Locativo (Sistemas y medios de almacenamientos)
Humos metálicos y no metálicos Superficie de trabajo (Irregularidades, pisos
deslizantes, con diferencia de nivel), condiciones de
orden y aseo (caidas de objetos) X
Tecnólogico (fugas,derrame, explosión o incdio)
Accidente de transito
Público (robos,atracos, atentados de orden público)
Trabajo en alturas.
Espacios confinados.

PSICOSOCIAL BIOLOGICO
Gestión Organizacional (estilo de Virus
mando,pago,contratación, participación,inducción y Hongos
capacitación,bienestar social,evaluación del Parasitos
desempeño,manejo de cambios). Mordeduras
Caracterización de la organización del trabajo Bacterias
(comunicación,tecnología,organización del trabajo, Ricketsias
demandas cualitativas y cuantitativas de la labor). Picaduras
Condiciones de la tarea (Carga mental, contenido Fluidos excrementos
de la tarea,demandas emocionales,sistemas de
control,definición de roles) Caracterización del NATURALES
grupo social del trabajo X X
(relaciones,cohesión,calidad de iteraciones,trabajos
en equipo) Terremotos
Interfase persona tarea (Conocimientos, Sismos
habilidades con relación a la demanda de la Hinundaciones
tarea,iniciativa, autoniomía y Incendios
reconocimiento,identificación de la persona con la Deslizamientos
tarea y la organización).
Jornada de trabajo (Pausas,trabajo
nocturno,rotación,horas extras,descansos).

CON EL FIN DE VELAR POR LA INTEGRIDAD FÍSICA DE LOS TRABAJADORES, NO SE PERMITIRA CUMPLIR CON LAS FUNCIONES SI EL COLABORADOR SE
ENCUENTRA BAJO EL EFECTO DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS O ALCOHOL, DEBIDO A QUE ESTO AUMENTA EL RIESGO EN GRAN MEDIDA PARA EL DESEMPEÑO
DE SUS FUNCIONES.
6. PERFIL DE COMPETENCIAS
COMPETENCIAS TÉCNICAS:
Estudios Básicos: Bachiller Graduado, Capacitación en carrera administrativa certificada. dentro de la compañía

Conocimientos Complementarios: Manejo de excel avanzado y herramientas ofimaticas, Manejo y dominio del sistema HGI
Minimo dos años de experiencia certificada en el área comercial: Asesoría comercial, telemercadeo, atención al
Experiencia Específica Requerida:
cliente.
NIVEL REQUERIDO (A, B, NIVEL REQUERIDO (A, B,
COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES COMPETENCIAS ESPECÍFICAS
C, D) C, D, N/A)

Comunicación B Adaptabilidad al cambio B

Solución de Problemas B Dirección de equipos de trabajo C

Pensamiento estratégico C Capacidad de planificación y organización C
Trabajo en equipo B Autocontrol A
Orientación a resultados B
Enfoque al cliente A
ELABORADO POR: APROBADO POR:

Asesor SIG Gerente General

8. CONSTANCIA DE INDUCCIÓN Y RECIBIDO

Doy fe de que JASPIN S.A.S me ha brindado la inducción general, resolviéndome todas las inquietudes generadas durante este proceso y me ha
entregado fotocopia de este documento.

Nombres y Apellidos
Cédula

Fecha de Inducción

Área

Firma