Desarrollo de la auditoría

EVIDENCIA: AA3-EV2
TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

MEMORANDO
Bogotá, febrero 20 del 2022

Señores
INDUSTRIAS METALICAS ASOCIADAS IMAL S.A
Calle 22B # 127 - 69
Att. Yadira Cepeda
Coordinador de S.I.G
Yadira.cepeda@somosgrupo-a.com
Ciudad

Por medio de la presente le informo que se realizara la auditoría interna de seguimiento,

con el objetivo de verificar y evaluar los procesos, procedimientos y matriz de riesgo del
Sistema de Gestión BASC Versión 5 de 2017. La visita será realizará por un equipo de
dos auditores de calidad en las instalaciones de la empresa.

En caso de tener alguna observación o aclaración, por favor comunicarla al líder de

grupo auditor, antes de 30 del presente mes.

Criterios:

 Norma y estándares internacionales BASC Versión 5 de 2017

 Procedimientos e instructivos del proceso.

Cordialmente,

AUDITOR LIDER BASC

Desarrollo de la auditoría

Contiene Criterios Mínimos de Seguridad

C-TPAT
Versión: 04-2012
ACTA DE REUNIÓN DE
APERTURA DE AUDITORIA Aprobado: Julio 16 de 2012

Página 1 de 5

NOMBRE DE LA
EMPRESA Industrias Metálicas Asociadas IMAL S.A.
DIRECCION Calle 22 B No. 127 - 69
ALCANCE DE LA
AUDITORÍA Exportador e Importador Manufacturero de Ballestas y
Helicoidales en Bogotá D.C., Colombia

LUGAR Y FECHA DE
AUDITORIA Abril 07 y 08 de 2022

Auditar el Sistema de Gestión en Control y Seguridad para evidenciar el

OBJETIVO DE LA estado de conformidad, de cumplimiento y de mejora de acuerdo al criterio
AUDITORÍA: de la auditoría establecido en el programa general de auditorías de IMAL S.A
- Se auditará los procesos productivos y administrativos, así como alrededor
ALCANCE DE LA de la empresa.
AUDITORÍA: .- Se auditará el estado de los hallazgos de la pasada auditoría
CRITERIOS DE LA - Norma y estándares internacionales BASC Versión 5 de 2017
AUDITORÍA: .- procedimientos e instructivos del proceso
La auditoría se llevará a cabo mediante la revisión de documentos,
METODOLOGÍA DE LA entrevistas con el personal y registros, así como la observación de los
AUDITORÍA: procesos.

NOMBRE CARGO FIRMA

REPRESENTANTE DE LA
AUDITOR LIDER DIRECCION
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REVISIÓN DOCUMENTAL DURANTE LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

No Documento Revisado Observaciones del Documento

1 POLÍTICA SISTEMA INTEGRADO DE Código: POL-01; Versión 9; Actualización 22/04/2022
GESTIÓN

2 MATRIZ DE RIEGO DE PROVEEDORES Código: FB-F-036; Versión 3; Actualización 30/08/2021

3 PROCEDIMIENTO PARA LA Código: F 420PD600; Versión 7; Actualización 08/02/2021

INDUCCION, REINDUCCION,
NECESIDADES DE FORMACIÓN,
EVALUACIÓN DE LA EFICACIA Y
MANTENIMIENTO DE LAS
COMPETENCIAS
4 PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD DE Código: 420PD700; Versión 18; Actualización 30/04/2020
IMAL S.A.

5 MANUAL SIG Código: MAN-08;

COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

La auditoría se llevará a cabo mediante la revisión de documentos, entrevistas con el

personal y registros, así como la observación de los procesos.

RECOLECCION Y VERIFICACION

Se debe establecer un formato a manera de lista de verificación (check list) en el que se

tengan en cuenta los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se
define si se cumple a cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado en la
visita de auditoría. Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que
exista una verificación ocular, verbal, documentada, física y escrita.
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NUMERAL REQUISITO PROCESO C NC OM F EVIDENCIA OBJETIVA

1. GESTIÓN ASOCIADO DEL NEGOCIO ESTÁNDAR INTERNACIONALDE IDAD SC 5.0.1

La empresa debe establecer un procedimiento SEGURBA Ventas gestion de asociados de negocio
documentado que defina la metodología para
la selección y revisión periódica de sus
asociados de negocio, conforme a su
capacidad para cumplir los requisitos de
seguridad relacionados a la cadena de
suministro, este debe incluir:
a) El nivel de criticidad con base en la
gestión de riesgos. COMPRAS
b) Evidencia de la certificación BASC VENTAS
(por ejemplo: autenticidad del certificado, COMERCIO
número, vigencia, entre otros) o en caso de no EXTERIOR
contar con esta, mantener evidencia de otras GESTIÓN
certificaciones o iniciativas de seguridad HUMANA
vigentes y reconocidas internacionalmente. En
ESTÁNDAR caso de no contar con certificaciones o
1.
BASC 5.0.1 iniciativas en seguridad acordes con los
servicios prestados, la empresa debe suscribir
acuerdos de seguridad con base en la gestión
de riesgos.
c) Cumplimiento de los acuerdos de
seguridad (auditorías de segunda parte u otro
método de verificación formal); la frecuencia
dependerá del nivel de criticidad. Se debe
gestionar las acciones correctivas
correspondientes para asegurar el seguimiento
a los resultados de dicha verificación. En caso
de que no sea viable formalizar un acuerdo
de seguridad, la empresa debe establecer
controles operacionales que permitan
gestionar los riesgos relacionados.
d) Una lista actualizada de los
asociados de negocio.
1.2 PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS
Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO
1.2.1 El procedimiento para la selección de
los asociados de negocio, debería incluir
criterios de prevención tales como:
a) Conocimiento de sus asociados de
negocio, identidad y legalidad de la empresa
y sus socios.
b) Antecedentes legales, penales y COMPRAS
ESTÁNDAR
1.2.1 financieros. VENTAS
BASC 5.0.1
c) Monitoreo de sus operaciones FINANCIERA
(actividad económica, origen de sus ingresos,
características de sus operaciones, otros
clientes, cumplimiento de contratos y antigüedad
en el mercado).
d) Reporte oportuno a las autoridades
competentes cuando se identifiquen
operaciones sospechosas.
e) Verificación de pertenencia a gremios
o asociaciones.
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GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

Fecha: Abril 7 del 2022 Auditor(Es): Andrea Juliana
Iriarte Rosa  
Jesús Alberto Ortiz Ozuna  

Proceso Auditado: BASC  Auditado(S): Yadira Cepeda 

No.  Evidencias de Criterios de Hallazgos de C  NCM  NCm 

Auditoria  Auditoria  la auditoria 

1.  Procedimiento De  Política de Se evidencia X 

Contratación  contratación  que la
contratación de
los 
funcionarios se
está realizando
acorde. 

2.  Evaluación, Conocimiento y  Se evidencia X 

Conocimientos,  comprensión de la  que un 58% de
Política De Calidad política y objetivos los
Y  Objetivos  de  calidad  funcionarios 
que interactúan
en el proceso
no cuentan 
con el
conocimiento
requerido. 

3.  Procedimiento De Estandarización de Se evidencia la X 

Bienestar Y  Salud los  documentos y  implementación
Ocupacional  referenciados en los  de formatos 
procedimientos  que no se
encuentran
estandarizados
y  adicional no
son
referenciados
en el 
procesamiento
matriz. 

4.  Procedimiento De Estandarización de El X 

Formación  Personal  los  documentos   procedimiento
referenciados en los  se ejecuta de
procedimientos  acuerdo con  lo
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impuesto y sus
documentos
se  encuentran
debidamente
estandarizados
. 

5.  Liquidación Y Revisión de formatos Se evidencia X 

Finalización De  de  retiro e hijas de que no existen
Contratos  vida al  azar y su formatos ni 
debida  entrevistas de
estandarización de  retiro de
calidad  funcionarios
de  acuerdo
con lo
establecido en
el 
procedimiento 

6.  Procesamiento De Revisión de planillas La afiliación de X 

Afiliación  De de  afiliación de los los funcionarios
Personal  últimos  tres meses  se hace a 
tiempo y en los
términos
requeridos. 

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor  

CONCLUSIONES DE AUDITORÍA

 Se debe realizar constantemente los procesos auditados a fin de actualizarlos

cuando se requiera y en busca de moras y optimización del mismo.
 Se requiere que el personal a cargo conozca y comprenda las políticas de calidad y
los objetivos.
 Se requiere actualizar el proceso de bienestar y salud ocupacional de acuerdo a la
No Conformidad Mayor hallada.
 Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la compañía, los
formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y salud
ocupacional.
 Se requiere que el personal que el personal conozca el procedimiento de liquidación
y finalización de contratos, así mismo que las actividades se ejecuten de acuerdo
con lo documentado.
 Implementar las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar con el fin de
subsanar las No Conformidades resultadas de la auditoria.
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REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN DE CIERRE

Memorando reunión de cierre auditoria

Empresa: Industrias Metálicas Asociadas Imal S.A
Nit: 860.001.781-9
Para: Yadira Cepeda
Teléfono: 316 8757885
Cargo: Coordinador SIG
E-mail: Yadira.cepeda©somosgrupo-a.com
De: Andrea Juliana Iriarte Rosa
Fecha: 8 de abril de 2022

Objetivo: Se estableció mediante la auditoría interna de la empresa el estado actual y

la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de “Administración De
Recursos Humanos”, y las mejoras a las que haya lugar.

Alcance: Se revisaron las actividades ejercidas en el proceso de “Administración De

Recursos Humanos” para determinar si van acordes con la norma y los procedimientos
actualmente establecidos y documentados junto con los formatos empleados y políticas
de la compañía que apliquen.

APRENDIZAJE OBTENIDO

Con esta activad, aprendí que, al ejecutar una auditoría interna, todo debe ir
debidamente diligenciado y apoyado en actas o memorandos donde consté las
actividades que se realizó, para posteriormente realiza run análisis del resultado de la
actividad (auditoria). Me pareció que es un mucho más fácil que la actividad anterior,
pues se basa en una lista de chequeo que se realiza de acuerdo a la actividad laboral
de cada empresa y de revisar si cumple son esos requerimientos mínimos, de no ser
así, se hace la anotación y se refleja como una NO CONFORMIDAD y se empieza a
trabajar con un plan de mejora continua para resolver los inconvenientes que se vengan
presentando y ser más eficientes.