ACTIVIDAD 2 ANALISIS ORGANIZACIONAL

PRESENTADO A:

NANCY ROJAS RICO

POR:

LAURA TRIANA TRIANA

ADRIANA GUASGUITA

LILIAN TRUJILLO

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

GERENCIA ESTRATÉGICA

2.020
La Empresa de Servicios Públicos El Ibal S.A. ESP, en su expansión y
superación busca entrar en un nivel competitivo, el cual la posesione en el
lugar privilegiado que merece cuando se encuentre en su equilibrio, evitando
factores que entorpezcan dicho propósito.

La actividad diaria es sumamente dinámica, lo que obliga a el ibal S.A. ESP a una
permanente revisión interna para estar a tono con su entorno y exigencias para la
ampliación de cobertura y mejoramientos de los servicios. Ese dinamismo se torna
mucho más complejo para la Empresa, si no se organiza dentro de los parámetros
legales e institucionales que debe asumir la estructuración corporativa, que sin
duda le dará más agilidad.

Cuando se habla de organización, se deben examinar muchos conceptos, además

del antes, el ahora y el después, se debe partir de que la organización debe
ubicarse y verse desde su naturaleza, y con esto no me estoy refiriendo al lugar de
origen ni nada de esas cosas, si no a la estructura organizacional como tal, en
donde entra a jugar un papel importante la tarea del Gerente, quien guía tanto
las relaciones laborales como las personales, viendo estas últimas como un factor
determinante en el rendimiento de sus empleados.

EL IBAL S.A ESP cuenta con una planta de personal de 19 empleados,

distribuidos en la gerencia y dos coordinaciones: la Administrativa y la Operativa,
con sus respectivas funciones y cargos asignados.

EL IBAL presenta una organización formal cuando define y plasma sus

cargos en el organigrama, dándole a cada uno de estos un rol y una
funciones a desarrollar, pero de la misma manera que esta surge de forma
natural y necesaria para que exista una organización, se da con ella la
organización informal, en donde se agrupan indistintamente las personas de
acuerdo con sus afines personales e intereses privados sin perder de vista la
autoridad y poder que les da cada cargo.

La determinación de la naturaleza implica examinar que tipo de estructura

organizacional manejamos, una formal o informal, o las dos al mismo tiempo, lo
cual sería muy productivo ya que si aplicamos una netamente formal todo sería
muy rígido e inflexible, mientras que la segunda nos ofrece la opción de manejar
las relaciones interpersonales, claro está que todo en exceso es malo, es decir, sin
pasar de las buenas relaciones interpersonales a la compinchería; ahora viendo
esto desde un punto de vista objetivo y analizándolo en EL IBAL esto no es un
inconveniente, ya que su tamaño permite manejar unas relaciones laborales
bastante amenas, debido a que existe un ambiente de amistad y cercanía entre
todos los niveles de la organización desde la gerencia hasta el nivel operativo,
rompiendo con el esquema planteado en el organigrama pero sin perder los roles
de cada uno como elemento importante del proceso organizacional, lo cual
permite que la información fluya de manera natural y no forzada, además la actitud
del Gerente es bastante dispuesta a escuchar sugerencias y no a generar un
ambiente cerrado e incómodo, de tal manera que esta es una característica a
resaltar en dicha empresa.

De lo anterior podemos rescatar que la toma de decisiones es participativa, si bien

es cierto a cada quien se le exige de acuerdo con el manual de funciones, también
se le da el espacio para aportar a la hora de tomar una decisión, así pues que el
gerente no se inventa nada, todo esta allí consignado y esto le da el respaldo para
exigir el cumplimiento de dichas funciones; del mismo modo se les da cabida en la
toma de decisiones y en este caso EL IBAL ha podido clasificar dos tipos de
decisiones: las técnicas, en donde participa el Coordinador Operativo, el Gerente y
uno de los Operarios, dándole forma así a un comité técnico, con poder de
decisión, esto se hace de ésta manera porque nadie más que el operario es quien
tiene contacto directo con las novedades y puede manifestar tanto las falencias
como las posibles soluciones. A la par se encuentran las decisiones
administrativas, donde entra a participar el comité administrativo conformado por
el Gerente, el Coordinador Administrativo y el Coordinador Operativo.

De tal manera que EL IBAL no es un sistema cerrado, si no por el contrario un

sistema abierto y asequible a cambios si así lo considera necesario, tiene
claro que para brindar unos servicios integrales y de buena calidad debe estar en
constante mejoramiento, atendiendo las quejas, reclamos y sugerencias de
manera eficiente pero también eficaz.

La naturaleza de la empresa exige determinar su división organizacional, es decir,

organizarla en departamentos si su tamaño y demás características ofrecen esa
posibilidad, entendiéndose como departamento el área o división específica de
una organización sobre la que un gerente tiene autoridad para el desempeño de
actividades establecidas.

EL IBAL es una empresa que cuenta con tres niveles jerárquicos, en el primero y a
la cabeza se encuentra el Gerente, luego y a cargo del primer nivel se encuentran
dos Coordinaciones, la Administrativa que a su vez tiene a cargo un último nivel
que son los Auxiliares Administrativos, y la Operativa que al igual que la anterior
tiene a su cargo a las Cuadrillas de Operarios.

Pero también hay que tener en cuenta que es una empresa oficial que no cuenta
con competencia, lo que hace que se genere un ambiente de confianza en que
todo se encuentra en su lugar, a mi parecer deberían de dejar el nombre de
coordinaciones y convertirlas en departamentos mucho mejor estructurados.

Por otro lado esta la opción de crear unos nuevos cargos y con esto se
minimizaran las funciones para algunos cargos ya existentes, claro esta que todo
en términos racionales, es decir como pueda que sea factible económicamente
hablando, pueda que no.

Vale la pena aclarar que todo depende de la cultura organizacional, si existe una
buena comunicación y fluidez de la información, no ha de importar si se aplica uno
u otro tramo. En el caso concreto, EL IBAL maneja más una organización con
tramos estrechos, todos se conocen con todos, pero puede que haya una falencia
y es que se tiende a que un área se involucre demasiado o tome parte activa de
una situación que no le compete; por ello hay delimitar hasta donde va el rango de
acción de determinado cargo y donde comienza el del otro y si fuere necesario
llegar a involucrar a otra área.
El Gerente tiene el poder y autoridad necesaria para manejar la empresa, pero
esto no representa que los demás subordinados no tengan estos dos atributos, los
tienen en menor proporción pero los tienen, lo que hay que saber y tener en
cuenta es el uso que a estos se les da, es decir todo es valido pero sin abusar; un
ejemplo claro de ello es lo que citaba anteriormente respecto a las exigencias y la
autoridad que tiene el Gerente de el IBAL sobre sus empleados, con base en el
manual de funciones; él no puede exigirles lo que ellos no están obligados a
cumplir, de tal manera que se deben tener claras las metas y planes, enfocando
todas las estrategias hacia un horizonte definido, esa es una de las políticas más
claras que maneja el Señor Gerente de la empresa en cuestión.

Por otro lado pero no menos importante se encontró que EL IBAL maneja una
estrategia muy particular de incentivos, por el contrario de lo que muchos creen
que es el método más efectivo, allí se cree que la organización no se presta para
ofrecer incentivos monetarios si no sociales, como por ejemplo el manejo de
permisos a sus empleados, planteamiento de jornadas que permitan la salida más
temprano, teniendo en cuenta que el recurso humano además de trabajar posee
otros compromisos sociales, personales y demás; las capacitaciones son otra
forma de estimulo, claro esta que cada uno en su área en particular. Esta última
podría ser un tanto modificada, ofreciéndoles capacitación en otras aéreas que no
tengan que ver directamente con el cargo, para ofrecerles de esta manera la
participación en otras tareas y poder realizar una rotación o ascenso de acuerdo
con las capacidades y entereza de cada uno, debido a que estos procesos hacen
que el empleado crezca como persona y como profesional y por que no, que sea
allí donde lo haga.

EL IBAL cuenta con unas funciones de Control Interno a cargo del Gerente, lo cual
puede llegar a ser un tanto subjetivo, y con esto no quiero decir que no se esté en
capacidad ni que lo esté haciendo de manera incorrecta, si no que estas funciones
deberían estar designadas a un cargo único, que le permita dedicar mayor tiempo
a evaluar todas y cada una de las áreas de la empresa, desde la Gerencia, la cual
no está exenta de mejoramiento, hasta la operativa, que se sabe que en toda
empresa es una de las áreas que requiere mayor atención, ya que mueve toda la
actividad central de la organización.