Tema 2: Administración, Naturaleza, Propósito y características

Objetivo

 Enumerar los pasos del proceso administrativo y definir cada uno de ellos.
 Enunciar las funciones fundamentales de la administración gerencial.

Administración, Naturaleza, Propósito y Características

En el tema anterior, se expuso el contenido básico de los administradores y la definición amplia de la

administración. En esta sección, siguiendo la definición de administración, se enumeran y describen las
cinco funciones básicas o actividades que integran el proceso administrativo; cabe mencionar que la
administración por su naturaleza de diseñar y mantener un ambiente, en el que trabajando juntos los
individuos cumplen adecuadamente objetivos específicos, su propósito es aplicarla en todos los niveles de la
organización de cualquier naturaleza que sea, sin excepción alguna.

Proceso Administrativo

A medida que  se avanza en la lectura de esta unidad, se darán cuenta que una útil y clara organización del
conocimiento,  facilita el análisis de la administración, para ello es necesario desglosar estas cinco funciones
gerenciales, que se muestran en el siguiente diagrama:

Las cinco funciones administrativas están bien relacionadas entre sí, son los medios por los cuales un gerente
administra la empresa sea cual fuere el tipo, donde preste sus servicios, y es lo que se llama proceso
administrativo.

Funciones Fundamentales de la Administración Gerencial

Para que a una persona se le considere jefe, gerente o director, el trabajo deberá realizarse mediante el
esfuerzo de los miembros del equipo. La  función esencial del dirigente consistirá en determinar qué trabajo
deberá desempeñar cada uno de los miembros del equipo.

 Se debe señalar, en esta fase inicial,  cuándo y cómo deberá ser hecho el trabajo y qué tarea le corresponde a
cada uno de los miembros. Definirá, además, la carga máxima de trabajo en general. Esto requiere la
facultad de prever hacia el fin determinado o sea la PLANEAR.

 Una vez determinado el curso de acción, el siguiente paso es distribuir cuáles serán las actividades que
corresponden a cada miembro del grupo, al trabajo de distribuir estas actividades y delegar autoridad se le
llama ORGANIZACIÓN.
Después de asignado el trabajo a cada puesto de la organización, este tiene que ser realizado por personas,
quienes deberán ser seleccionadas de acuerdo a su  capacidad en consideración a lo requerido en cada
puesto, a este proceso se le llama INTEGRACION DE PERSONAL.

Para seguir con este proceso que se han contemplado en la planificación y la organización, es necesario que
el gerente tome ciertas medidas, tales como a) establecer la jefatura, b) dar órdenes o instrucciones, c) dictar
medidas disciplinarias y d) definir las comunicaciones administrativas.
A esto es lo que se le llama EJECUCION O DIRECCION, o “poner en marcha”, un trabajo.

Esto implica que tenemos que “verificar” o darle seguimiento lo que se está haciendo,  con el fin de
asegurarnos que el trabajo que están haciendo otros, progrese satisfactoriamente hacia el objetivo
predeterminado. Si el gerente encontrara inconvenientes, al momento de la verificación, tiene la oportunidad
de poner en práctica medidas correctivas y formularse algunas preguntas de acuerdo al objetivo trazado, por
ejemplo ¿Cuál debe ser  la calidad del trabajo?, ¿Qué tan bien se está haciendo? Esta función del dirigente se
llama la función de  CONTROL.

Para un mejor entendimiento de lo descrito antes, veamos en qué consiste cada una de estas funciones.
Según lo anterior, las funciones del proceso administrativo son: 

 Planeación
 Organización
 Integración de personal.  (Esta función es de reciente aplicación, debido a la importancia que tiene el
talento humano dentro de una organización.)
 Dirección y control

Cabe mencionar que planeación y control  tienen una relación muy estrecha, debido a que no se puede
controlar algo que no se ha planeado y no se puede planear sin controlar.

Por medio de la planeación y control  se puede organizar con eficiencia y eficacia. Y han sido de aplicación
por muchos años, a pesar de que existen  diferentes formas de organizar el conocimiento gerencial.

Para complementar y ampliar un poco más tus conocimientos. A modo de resumir las funciones
administrativas ya mencionadas te invito a que las leas a continuación:

1. Planeación y control

Inicialmente, podemos decir que planeación es la acción de seleccionar proyectos y objetivos, así
como las acciones para lograrlos, lo cual requiere toma de decisiones, es decir, la capacidad de elegir
una acción entre varias alternativas; según Robbins/Coulter planeación, es el acto de definir las metas
de la organización, determinar las estrategias para alcanzar y trazar planes para integrar y coordinar
el trabajo de la organización. 

Por otro lado Samuel C. Certo nos dice  que “Es el proceso que se sigue para determinar cómo la
organización puede llegar adonde pretende llegar.”  En cambio, Terry alude a que consiste en,
“Seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades
necesarias para realizar los objetivos organizacionales.”

En conclusión, podemos decir que la planeación y el control tienen una relación muy estrecha,
debido a que no se puede controlar algo que no se ha planeado y no se puede planear sin controlar.

2. Organización
Según Koontz, organización es la estructura intencional formalizada de roles o posiciones. Toda
organización  debe tener su propia estructura formal indicando las actividades que cada subordinado, que
cada persona va a ejecutar. Y Robbins/Coulter mencionan que es el proceso que consiste en crear la
estructura de una organización, es decir, crear las diferentes divisiones o niveles que existen en la
organización.

3. Integración de personal

Integración de personal según Koontz, es cubrir y mantener cubiertas las posiciones en la estructura de la
organización. Esta función es de reciente aplicación, debido a la importancia que tiene el talento humano
dentro de una organización.

Según el reconocido autor Héctor Galindo, “la integración es el proceso por virtud del cual se reúnen las
partes para dar existencia al todo”.

La integración de personal consiste  en ubicar  a la persona idónea en los puestos requeridos en la estructura
organizacional.

4. Dirección y control

La Dirección, según Terry, es “La relación en que una persona o líder influye a otras para trabajar unidas,
espontáneamente, en labores  relacionadas, para llevar a cabo lo que el líder desea”.  Koontz (en la
decimotercera edición) dice que la Dirección es, “El proceso de influir en las personas para que contribuyan
a las metas organizacionales y de grupo.” El control es la retroalimentación de la dirección, ya que la
dirección es la encargada de ejecutar las actividades planeadas.

El control es una función tan importante para un administrador como lo son  todas las anteriores. Koontz nos
dice que la función control es “La medición y corrección del desempeño, para garantizar  que  los objetivos
de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logre”. En cambio Robbins/Coulter, alude a que es
el proceso que consiste en supervisar las actividades para garantizar que se realicen según lo planeado.

Establecer control es muy importante para todo buen administrador, al momento que te desempeñes como un
buen administrador tendrás que aplicar los instrumentos de control tales como: controles financieros,
controles operacionales, o controles administrativos.

A continuación, se presenta el proceso Administrativo desde varios puntos de vista:

 No podemos concluir el tema sin antes mencionar las características de la administración, pues no se puede
hablar de una ciencia sin conocer sus características, Para comprender mejor el estudio de la administración
es necesario que tener en cuenta sus características.

Entre ellas tenemos las siguientes:

 La administración debe tener un objetivo claro e implícito

Tener un objetivo claro e implícito es importante, ya que el éxito del administrador mide el éxito o
fracaso de la empresa por el grado en que se alcanzan los objetivos.  Si la empresa no define sus
objetivos o metas, difícilmente tendrá los resultados deseados y estará desarrollándose sin ninguna
dirección especifica.

 Ejerce influencia sobre el ambiente organizacional, mejora  las actividades y estimula a los
subordinados; cuanto mejor estructurada esté la organización, se definirán las líneas de autoridad y
los subordinados sabrán a quién rendir cuentas.

 La administración debe asociarse a los esfuerzos de un grupo.  

Hay un dicho popular que dice que “la unión hace la fuerza”, por ello, es importante que una empresa
cuente con el esfuerzo de un grupo de trabajadores ya que esta se logra mediante los esfuerzos
colectivos, no individuales.

 Es una actividad diferente

Puede ser estudiada  adquiriendo los conocimientos y destrezas en la aplicación de los mismos.  A
pesar de hacer uso del mismo esquema del proceso administrativo, cada organización es diferente ya
sea en su tamaño, por su giro, rubro o actividad a desempeñar.

 Debe ser ejecutada por los gerentes, miembros del consejo de administración, presidentes y
directores ejecutivos. Es responsabilidad de estos directivos alcanzar las metas propuestas, no solo es
un compromiso de los subordinados, sino de todos.

 Debe realizarse con eficiencia.

 Esta es una característica muy importante ya que al realizar la administración de forma eficiente, las
actividades en la empresa fluyen con precisión, para aplicarla se requiere de conocimientos, aptitudes
y de mucha práctica.

Retroalimentando, recuerda que el proceso administrativo, contiene las siguientes funciones:

La administración es intangible y podría decir que se parece mucho a la luz  que miramos y al aire que sentimos y que
no podemos tocar, en la administración pasa lo mismo porque solo la notamos cuando los resultados obtenidos son
buenos o malos.