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PRINCIPIOS DE LA

ORGANIZACIÓN
Para empezar, debemos saber que es la organización:

Es un término que se utiliza en diferentes sentidos y campos, por ejemplo, para


referirnos a las actividades que se va a realizar un grupo de personas. Pero a
nosotros nos interesa el significado de esta palabra en términos administrativos. Así,
organización, según la mayoría de los estudiosos de la Administración, es una
estructura formalizada de funciones y puestos diseñados de antemano.

En otras palabras, la organización es el diseño de una estructura formal, en donde


se establecen las funciones a desempeñar y sus relaciones, la jerarquía y los niveles
de autoridad, de acuerdo con las actividades y objetivos de la empresa.

Principios

Los principios deben observarse durante todas y cada una de las etapas del proceso
de organización:

1. De la misión

Todas las actividades deben servir para logar la misión de la organización. Es el


motivo o la razón de ser por parte de una organización, una empresa o una
institución. Este motivo se enfoca en el presente, es decir, es la actividad que
justifica lo que el grupo o el individuo está haciendo en un momento dado.

La misión de una empresa depende de la actividad que la organización realice, así


como del entorno en el que se encuentra y de los recursos de los que dispone. Si
se trata de una empresa, la misión dependerá del tipo de negocio del que se trate,
de las necesidades de la población en ese momento dado y la situación del
mercado.

Por ejemplo: La misión de la tienda APPLE es contribuir a mejorar la vida de


nuestros clientes, modificando sus formas de trabajar, de aprender y de
comunicarse, a través de delicados productos de cómputo personal e innovadores
servicios.
2. Simplificación

Al organizar es necesario tener presente simplificar el trabajo y no complicarlo.

Toda y cada una de las actividades establecidas en la organización deben


relacionarse con los objetivos de la empresa. Es decir, la existencia de una
estructura, función, proceso, procedimiento o puesto solo es justificable para
alcanzar la misión de la organización. Al organizar es necesario tener presente que
la finalidad primordial de la organización es “simplificar el trabajo”

3. Especialización

El trabajo se realizará más fácilmente si se subdivide en actividades específicas. A


mayor especificación mayor eficiencia y destreza.

Este principio postula que el trabajo de una persona o un área de trabajo (operativa
o administrativa) deben limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una
sola actividad. Esto quiere decir, por ejemplo, que en el departamento de finanzas
puede haber secciones donde se calcula la nómina del personal, otra sección donde
se lleva la contabilidad y lo fiscal de la empresa, otra donde se elaboran las facturas
a los clientes y se realizan los pagos a proveedores, etc. Este principio requiere que
si una persona se considera responsable de más de un deber o acción de trabajo
(esto sucede con frecuencia en pequeñas empresas), los deberes deben ser
similares.

4. Jerarquía

Establece que la organización es una jerarquía. En la empresa se deberán definir


claramente los niveles jerárquicos y de autoridad de cada puesto con el fin de
propiciar el orden y la disciplina y evitar las fugas de responsabilidad. Cuando más
clara sean las líneas de autoridad de cada nivel, más eficaz serán las decisiones y
la comunicación organizacional.

Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación


necesaria para lograr los fines de la empresa. La autoridad y la responsabilidad
deben fluir en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el
nivel más bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía y que
es indispensable delimitar y definir claramente los distintos niveles de autoridad y
respetarlos. La autoridad se delega por etapas o niveles jerárquicos dentro de la
empresa, desde el director hasta el último nivel de trabajo, pasando por cada unidad
departamental y empleado que labora en la entidad. La línea de autoridad se
representa de forma descendente en el organigrama, desde el puesto más alto y de
mayor jerarquía hasta el
último nivel o puesto con
menor autoridad dentro de
la empresa. A esta línea de
autoridad se le denomina
“Cadena de Mando”.

5. Paridad de autoridad y responsabilidad

A cada cargo de responsabilidad conferido corresponde el grado de autoridad


necesario para cumplir dicha responsabilidad.

Autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder de esperar obediencia. La


responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad. Según Fayol, se debe
distinguir la autoridad legal inherente a la función y la autoridad personal formada
de la inteligencia, saber y aptitud. Es requisito de un buen jefe unir ambos tipos de
autoridad.

A su vez, la autoridad se acompaña del poder de sanción, el cual tiene su fuente en


el sentimiento de justicia.

6. Unidad de mando

Los subordinados no deberán reportar a más de un superior ya que ocasiona fugas


de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

A cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior. Según el autor "si se
viola esta regla, la autoridad sufre menoscabo, la disciplina queda comprometida, el
orden alterado, la estabilidad amenazada”.

Este principio establece que, al determinar centros de autoridad y decisión para


cada función, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán
reportarse a más de un superior, pues el hecho, de que un empleado reciba ordenes
de 2 o más jefes solo ocasionara fugas de responsabilidad. La duplicidad de mando
es perjudicial ya que el mando de varios jefes origina confusión. Este es uno de los
principios administrativos que se violan con mayor frecuencia en las empresas y es
causa de muchos problemas internos. El empleado que recibe órdenes de varios
jefes, enfrenta problemas como el de saber qué orden seguir, primeramente, como
distribuir su tiempo de modo que no desagrade a ninguno de los jefes y qué hacer
cuando reciba ordenes conflictivas, procedentes de ambos jefes.
En opinión de Fayol, la
dualidad de mando es
extremadamente
frecuente y produce
estragos en las empresas
donde se presenta. Según
su opinión, la causa está
en los hombres mismos,
quienes no soportan la
dualidad de mando.

7. Difusión

La filosofía organizacional y los manuales, procesos y procedimientos deben de


estar a disposición de todos los empleados que tengan relación con los mismos con
el fin de que se propicie la comunicación y la coordinación de las otras áreas.

Todas las estructuras (Organigrama), procesos, reglamentos internos, políticas


internas, lineamientos, sistemas y técnicas implantadas en la empresa deben darse
a conocer a todas las áreas involucradas, con la finalidad de que estos se lleven a
cabo en beneficio del desarrollo de las actividades de la empresa. Se debe
mantener debidamente informado y capacitado al personal de que conozcan la
estructura organizacional de la empresa y así evitar confusiones en sus actividades
y con sus jefes inmediatos.

Como ejemplo tenemos el organigrama de la empresa BIMBO el organigrama es de


las funciones directivas con la que esta empresa.
8. Amplitud o tramo de control

Un directivo no debe ejercer autoridad directa a más de 5 o 6 áreas. La


centralización origina falta de control.

Este principio postula que un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de 5
o 6 áreas o subordinados para asegurar la buena supervisión y el buen desempeño
de los subordinados. Esto también depende del tamaño de la empresa.

Se refiere al número de trabajadores que un gerente puede dirigir de manera eficaz


y eficiente. Esto determina principalmente, el número de niveles y gerentes que una
organización posee.

A medida que más grande sea este tramo de control, más eficaz será la
organización, en términos de costos. No obstante, se puede encontrar que en
ciertos aspectos un tramo de control demasiado amplio afecta el desempeño de los
trabajadores, esto porque los supervisores no poseen tiempo para brindar el
liderazgo y la ayuda que se requieren.

Los tramos de control reducidos, permiten que un gerente pueda mantener un


control estricto. Pero además posee ciertas desventajas, entre las que se pueden
considerar:

 Posee un costo elevado, ya que aumenta los niveles de gerencia,


 Aumentar los niveles de gerencia hace que se disminuya la toma de
decisiones y que la alta gerencia por lo general se aísle.
 Origina que la comunicación vertical se vuelva más compleja dentro de la
organización.
 Fomentan una gran supervisión y desalientan la autonomía y libertad del
trabajador.

Como se puede observar las organizaciones buscan por todos los medios reducir
gastos y costos, apurar el proceso de toma de decisiones, aumentar la flexibilidad,
acercarse más estrechamente con sus clientes y emplear la facilitación. Todo lo
anteriormente mencionado se consigue con tramos de control amplios; pero para
que los gerentes se encuentren seguros que el desempeño de los empleados no se
vea afectado, se puede dar cuenta que las organizaciones invierten en capacitar a
los trabajadores.
9. %De la coordinación

Las áreas y departamentos de la empresa siempre deberán mantenerse en


armonía. La empresa eficiente requiere una estructura organizacional que
propicie la sincronización de procesos.

Todas las funciones deben tener un equilibrio, necesitan apoyarse y combinarse


para obtener resultados positivos.

10. Adecuación

La estructura organizacional requiere adaptarse a las necesidades de la empresa,


y mejorarse. La arquitectura organizacional que es apropiada para una micro
empresa en un momento dado puede no serlo cuando esta crezca. Es indispensable
observar las necesidades de la empresa y efectuar los ajustes para adaptarse al
entorno.
Bibliografía

Administración: gestión organizacional, enfoques y procesos administrativos.


Lourdes Münch. Pearson Educación, México, 2010.

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