ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE

INFORMACION DE CONTROL DE RADICACION PARA LA COMPAÑÍA VCO

S.A

JOHN ALEXANDER CALDERON CRUZ

NATALIA LUCIA CAMARGO AMADO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL BARRANQUILLA
BOGOTA - BUCARAMANGA
2020
 LEVANTAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA EN
DESARROLLO

JOHN ALEXANDER CALDERON CRUZ

NATALIA LUCIA CAMARGO AMADO

INSTRUCTOR:
RAFAEL ALEXANDER SALTARIN TEJERA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL BARRANQUILLA
BOGOTA - BUCARAMANGA
2020

2
3
MAPA DE PROCESOS VCO S.A............................................................................................................4
CARACTERIZACIÓN PROCESO 1..........................................................................................................5
MACROPROCESO DE (PROCESO GERENCIAL) PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO........5
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO 1..................................................................................................6
CARACTERIZACIÓN PROCESO 2..........................................................................................................7
MACROPROCESO DE (PROCESOS OPERATIVOS) PROCESO GESTIÓN COMERCIAL Y TÉCNICA........7
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO 2..................................................................................................8
CARACTERIZACIÓN PROCESO 3..........................................................................................................9
MACROPROCESO DE (PROCESO DE APOYO) PROCESO GESTIÓN FINANCIERA, TALENTO
HUMANO, FACTURACIÓN, RADICACIÓN Y GLOSAS........................................................................9
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO 3................................................................................................11

4
 MAPA DE PROCESOS VCO S.A

PROCESO GERENCIAL

DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO

GESTIÓN GESTIÓN
COMERCIAL PROCESO OPERATIVO TÉCNICA
CLIENTES Y PARTES
CLIENTES Y PARTES
INTERESADAS
INTERESADAS
(SERVICIO/PRODU
(REQUISITO Y
CTO
ESPECTATIVAS)
SATISFACCIÓN)
GESTIÓN GESTIÓN DE
ADMINISTRATIVA TALENTO
Y FINANCIERA HUMANO

PROCESO APOYO

FACTURACIÓN, RADICACIÓN Y
GLOSAS

PUNTO CRÍTICO A MEJORAR

5
 CARACTERIZACIÓN PROCESO 1
MACROPROCESO DE (PROCESO GERENCIAL) PROCESO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Administrar el sistema de gestión de calidad de la empresa para genera un

OBJETIVO
adecuado control de cuentas médicas.
Aplicar para la dirección de todos los procesos que permiten el desarrollo
ALCANCE
adecuado de los informes estadísticos mensuales
RESPONSABLE Área Gerencial
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
Abarca todos los
Informes
Obligaciones procesos relacionados Todas las
Área Gerencial mensuales
anteriores con auditoría y dependencias
estadísticos
consultoría
https://www.vco.com.co/sistema-de-gestion-de-calidad/
RECURSOS DOCUMENTOS REGISTROS REQUISITOS SEGUIMIENTO
Todo
Registros mensualmente
Sistemas de
corporativos, Normas de se hace
información, red,
Factura, cuentas certificaciones gestión de seguimiento a
Intranet, aula virtual,
de cobros, pagos. bancarias, calidad ISO cada proceso y
software, hardware,
parafiscales, RUT, 9001-2000 se evalúa
Access,Siapinc,SAP.
RIPS rendimientos
corporativos
MEDICIÓN
FRECUENCIA
INDICADOR FORMULA METAS
MEDICIÓN
sumatoria ( fecha
Oportunidad de
creación y fecha Mensual 100%
radicación
de radicación

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO 1

DIRECCIONAMIENTO
ÁREA GERENCIAL
ESTRATÉGICO

OBLIGACIONES
ANTERIORES

6
 ABARCA TODOS LOS
PROCEDIMIENTOS
ANTERIORES

INFORMES
MENSUALES
ESTADÍSTICOS

FIRMAS NOTIFICACIONES
MODIFICACIONES

ACEPTACIÓN Y
CONCLUSIÓN

CARACTERIZACIÓN PROCESO 2
MACROPROCESO DE (PROCESOS OPERATIVOS) PROCESO GESTIÓN
COMERCIAL Y TÉCNICA
Buscar el seguimiento de convocatorias y procesos de licitación y presentación
OBJETIVO de propuestas. Además se encarga de planificar, ejecutar y controlar la ejecución
de proyectos.
Con la búsqueda de licitaciones y nuevas propuestas se logra el crecimiento
ALCANCE corporativo. Lograr control y ejecutar los proyectos para la presentación de
propuestas a las respectivas EPS.
RESPONSABLE Área comercial y Técnica.
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS

7
 Estrategias
de aumento
Asesoría en las
de ganar las
Oportunidad de propuestas de
licitaciones
Área comercial y nuevos clientes, nuevas licitaciones. Clientes
en nuevas
Técnica peticiones quedas y Proyectos satisfechos
EPS y
reclamos comerciales para las
soluciones de
nuevas EPS
queja o
reclamo
https://www.vco.com.co/sistema-de-gestion-de-calidad/
RECURSOS DOCUMENTOS REGISTROS REQUISITOS SEGUIMIENTO
Base de datos
clientes,
Disponibilidad capacitación
presupuestal, del personal. Interpretación
"Facturas de ventas
Asesores registro de pagos Proyectos con los clientes
(hoja de negocios,
comerciales, sistemas efectivos, listado presentados. en sus
manifiesto,
de información, red, EPS que requieren Ejecución de necesidades
documentación,
Intranet, aula virtual, asesoría en propuestas. específicas.
certificado, manual de
software, hardware, facturación. Desarrollo de Controles
garantías,
Access,Siapinc,SAP. Control de actividades. radicaciones
contrataciones."
proyectos Normas de mensuales
presentados. gestión de
calidad ISO
9001-2000
MEDICIÓN
FRECUENCIA
INDICADOR FORMULA METAS
MEDICIÓN
Actividades externas Actividades
realizadas en el mes
propuestas/actividades
(actividades
planeadas. Reclamos Mensual 100%
propuestas/actividades
planeadas) e índice de mes actual / reclamos
reclamos en el mes mes anterior

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO 2

INICIO

RECEPCIÓN DEL CLIENTE (EPS)

ATENCIÓN Y ASESORÍA

REGIMIENTO AL CLIENTE
 REALIZAR COTIZACIÓN

ACEPTACIÓN DEL PROYECTO

FIRMA DEL CONTRATO

SALIDA

CARACTERIZACIÓN PROCESO 3
MACROPROCESO DE (PROCESO DE APOYO) PROCESO GESTIÓN
FINANCIERA, TALENTO HUMANO, FACTURACIÓN, RADICACIÓN Y
GLOSAS
OBJETIVO Lograr el soporte a los procesos operativos y facilitar su ejecución.
Por medio de informes contables, control de radicaciones, facturación y respuestas de glosas,
ALCANCE
mantener un índice alto en la satisfacción del cliente.
RESPONSABLE Área Financiera, Talento Humano, Facturación, Radicación y Glosas.
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
Clientes de las respectivas Proyectos presentados y Causación, presentación Estado de resultados y Clientes

9

EPS
RECURSOS
Auxiliares administrativos,
contables, facturadores,
armadores, revisores,
Gestores, Asesores
comerciales, sistemas de
información, red, Intranet,
aula virtual, software,
hardware, Access, siapinc,
SAP.
INDICADOR
Capital de trabajo (activo
corriente - pasivo
corriente)
- Prueba acida ((activo
corriente-
inventarios)/pasivo
corriente)
- Rotación de inventarios
( Costo de Mercancías
vendidas/inventario
promedio)
- rotación de cartera
(ventas a crédito/
promedio Cuentas por
cobrar)
- Endeudamiento Total
(pasivo total/ activo total)
- Margen bruto de utilidad
(ventas- costo de
ventas/ventas
totales)
Margen neto de utilidad
10
y firmas de proyectos.
Liquidación de balance general. Pago
servicios con proveedores. impuestos. Elaboración y de nómina, seguridad
Hoja de negocios conciliación de nómina, social, parafiscales y
Novedades de Nomina. seguridad social, prestaciones
Selección y contratación parafiscales y policiales. Control
de personal. prestaciones sociales. permisos, horas
Firma de contratos. Solicitudes de permisos. extras. Entrega de
satisfechos (EPS)
Facturación de Solicitud medida para dotaciones a personal.
prestaciones Armado dotaciones. Manejo de Por medio del SAP y
de cuentas personal. Control de ACCESS se controla los
Radicación de cuentas facturación, radicación y procesos de
medicas Respuesta de respuesta de glosa facturación radicación
Glosas mensual , de acuerdo y respuesta glosa en
con los controles las EPS
sistemáticos
https://www.vco.com.co/sistema-de-gestion-de-calidad/
DOCUMENTOS REGISTROS REQUISITOS SEGUIMIENTO
Concientizar a los
líderes de cada área "Seguimiento de
de la importancia de cada líder en sus
entregar la respectivos
Facturas de compra y información al área procesos.
servicios con proveedores contable, financiera y Facturas de
Registros de cuentas por
Extractos bancarios cuentas médicas en compras de
pagar. Registro de pagos
Hoja de negocios las fechas estipuladas. bienes y
efectivos. Registro de
Facturas de venta servicios no sean
pago nomina a personal.
Cuadres de caja diario entregadas
Registro de entrega de Verificar estado de
Novedades de nómina en los tiempos
dotaciones resultados y balance
RUT estipulados o
trimestralmente. general
Certificado de existencia y nunca lleguen a
Registro diario de mensualmente.
representación contabilidad
facturación radicación y Normas de gestión de
Legal. Formatos permisos, Liquidez.
respuesta glosa en la calidad ISO 9001-2000
horas extras. Formularios Controlar cada
área respectiva Llevar el control de
Access. Cuentas de cobro, proceso
RIPS. facturación, radicación operativo para
y respuesta glosa de cumplir con las
manera eficaz y metas
efectiva Ley 100 y propuestas."
decreto 1479
MEDICIÓN
FORMULA FRECUENCIA MEDICIÓN METAS
Activo corriente - pasivo Quincenal y Mensual 100%
corriente
activo corriente-
inventarios/pasivo
corriente
Costo de Mercancías
vendidas/inventario
promedio
ventas a crédito/
promedio Cuentas por
cobrar
pasivo total/ activo total
ventas- costo de
ventas/ventas
totales
ventas-gastos
operacionales,
incluyendo impuestos)
Facturación facturada al
mes Cantidad de
cuentas de cobro
radicadas al mes
 (ventas-gastos
operacionales,
incluyendo impuestos) Cantidad de respuestas de
promedio facturación glosas mensuales por Ruta
mensual radicación específica"
mensual
Respuesta glosa"

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO 3

INICIO

GESTIÓN FINANCIERA, TALENTO HUMANO,

FACTURACIÓN, RADICACIÓN Y GLOSAS

CLASIFICACIÓN

VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS,
11 FUENTES, SOPORTES, FORMATOS,
LISTADOS, REPORTES Y CONTROLES
12