CARACTERIZACIÓN PROCESO PLANEACIÓN CÓDIGO:PE-C-GM-001

ESTRATÉGICA FECHA VIGENCIA:

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PROCESO: Planeacion Estrategica SUB PROCESO: Gestión Matriculas

TIPO DE PROCESO:
OBJETIVO DEL SUB PROCESO:
RESPONSABLE DEL SUB Profesional Especializado III
Estrategico
PROCESO: Gestión Matriculas
Gestionar las actividades establecidas por la empresa para la vinculación y creación en la base de datos, de
nuevos usuarios de los servicios de Acueducto y Alcantarillado, cumpliendo con la Normatividad vigente que
le aplica.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE
PLANEAR
Entes Planes de Desarrollo Nacional,
gubernamentales Departamental y Municipal
(Nacional,
Plan de Trabajo o Plan de Acción
departamental, Estatutos y Acuerdos
del Proceso
municipal)
Proceso de
Políticas y Planes de Acción e
Planeación
Junta Directiva Indicativo
Políticas Institucionales para la Estratégica
asignación de viabilidad técnica
Proceso Planeación Direccionamiento Estratégico
del servicio, asignación de DSH Potenciales
Estratégica (Misión, Visión, Políticas del
PLANEACION DEL PROCESO aprobación ADSH y recibo de Suscriptores,
SIG, Objetivos de calidad)
redes hidrosanitarias (ARR) Suscriptores y/o
usuarios
Normatividad vigente
Políticas institucionales para la
creación del nuevo usuario por Todos los procesos
Asignación de recursos
medio de las matriculas
Proceso de Gestión financieros
temporales y/o definitivas.
Financiera

Proceso de Gestión Asignación de personal

Humana
ELABORÓ: REVISÓ Y APROBO:
Equipo de trabajo del proceso Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión
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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE
Proceso Gestión de Asignación de muebles e
Ambiente Físico inmuebles

Proceso Gestión
Tecnológica Equipos tecnológicos

HACER
Normatividad técnica vigente
(RAS)
Entes
gubernamentales Solicitudes de viabilidad
Técnica
Usuarios o
Solicitudes de disponibilidad de
Usuarios o Constructores
servicios hidrosanitarios (DSH), GENERACIÓN DE
Constructores
con el cumplimiento de VIABILIDAD TECNICA, Viabilidad Técnica de
Proceso Gestión
requisitos DISPONIBILIDADES DE Servicios, Disponibilidad de
documental
SERVICIOS servicios (DHS), aprobación de
Solicitudes de aprobación de HIDROSANITARIOS, diseños (ADHS) y/o de recibo de
Diseños de servicios Proceso Producción
APROBACIÓN DE DISEÑOS redes hidrosanitarias (ARR)
hidrosanitarios (ADSH), con el Agua Potable-
Y RECIBO DE REDES HIDRO
cumplimiento de requisitos Gestión Control
SANITARIAS
Pérdidas
Proceso de Solicitudes de recibo de redes
Saneamiento Básico hidrosanitarias (ARR), con los
y Producción de planos de obra construidos
Agua Potable
Conceptos Técnicos de
Acueducto y Alcantarillado
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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE

Solicitud verbal o escrita para

obtener la matricula temporal
y/o definitiva del servicio de
Acueducto y Alcantarillado Visita técnica a terreno

Codificación y asignación
Informes de disponibilidad de número de matrícula definitiva
Usuario y/o
acueducto y/o alcantarillado.
Potencial suscriptor suscriptor.
Actualización de la Base de
Acta de recibo de redes datos de usuarios
Alcaldía y/o Proceso Producción
CREACION DE MATRICULAS
Secretaría de Agua Potable-
Certificación de estratificación y TEMPORALES Y Creación de codificación para la
Planeación Gestión Control
nomenclatura catastral DEFINITIVAS, independización del servicio.
Pérdidas
INDEPENDIZACION DEL
Certificado de uso del suelo SERVICIO DE ACUEDUCTO Y Cancelación de temporalidad, de
Registro de
ALCANTARILLADO acuerdo al cumplimiento de
Instrumentos Proceso de
Certificado de Libertad y requisitos establecidos por la
Públicos Facturación y
Tradición empresa.
Recuado
Estado de cuenta de la Reporte de nuevos usuarios al
matrícula temporal Sistema

Solicitud de Independización

Solicitud de cancelación de la
matrícula termporal
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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE
VERIFICAR Y ACTUAR
Plan de Trabajo o Plan de
Acción del Proceso
Planes de Mejoramiento.
Viabilidad Técnica del Servicio,
Disponibilidad de servicios Resultados de Auditorías
(DHS), aprobación de diseños Internas del SIG.
Procesos Gestión
(ADHS) y/o de recibo de redes
Plan de acción. SEGUIMIENTO Y Estratégica
hidrosanitarias (ARR) Medición y análisis de
VERIFICACIÓN DEL
indicadores de Gestión.
Entes de control PROCESO Proceso Sistema
Visitas técnicas de matriculas
Integrado de Gestión
temporales y/o definitivas, Recomendaciones para la
independizaciones. mejora.

Indicadores de Gestión

CRITERIOS Y METODOS DE CONTROL

DOCUMENTOS ASOCIADOS REGISTROS INDICADORES
Procedimientos
PE-P-GM-001 Procedimiento para el recibo de 1. PE-R-GM-001 Disponibilidades de
redes de servicio hidrosanitario Servicios Hidrosanitarios.
2. PE-R-GM-002 Aprobación de Diseños EFECTIVIDAD EN LA ACTIVIDAD DE
Hidrosanitarios MATRICULAS y/o CUENTA CONTRATO
Instructivos 3. PE-R-GM-003 Acta de Entrega y Recibo de
PE-I-GM-001 Instructivo de solicitud de Redes Hidrosanitarias.
disponibilidades aprobación y entrega de redes 4. PE-R-GM-004 Acta de verificación a
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CRITERIOS Y METODOS DE CONTROL

DOCUMENTOS ASOCIADOS REGISTROS INDICADORES
hidrosanitarias urbanizadores y/o constructores
PE-I-GM-002 Instructivo Matricula Cuenta 5. PE-R-GM-005 Solicitud de la disponibilidad
Contrato servicios hidrosanitarios
6. PE-R-GM-006 Solicitud de matrícula
Otros Documentos temporal y definitiva.
PE-O-GM-001 Bitácora de entrega de planos 7. PE-R-GM-007 Lista de requisitos
aprobados al centro de documentación disponibilidades
PE-O-GM-002 Control de correspondencia 8. PE-R-GM-008 Inscripción de matricula
recibida 9. PE-R-GM-009 Visita preliminar conexión
PE-O-GM-003 Control de correspondencia 10. PE-R-GM-010 Independización de
despachada matrícula.
11. PE-R-GM-011 Solicitud para Matricula
Nueva o Independizacion en vivienda de 1
y 2 Niveles
12. PE-R-GM-012 Visita Seguimiento
13. PE-R-GM-013 Constancia inscripción
matrícula y/o independización
14. PE-R-GM-014 Respuesta Derechos de
Petición Matrículas
15. PE-R-GM-015 Notificación por Aviso
Matrículas
16. PE-R-GM-016 Citación Matrículas
17. PE-R-GM-017 Responsabilidad del usuario
para matrícula del tercer nivel en
condiciones excepcionales
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RECURSOS

RECURSOS REQUISITOS DEL CLIENTE, LEGALES Y NORMATIVOS

NORMATIVIDAD REQUISITOS DE LAS
AMBIENTE DE REQUISITOS DEL
TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA APLICABLE AL NORMAS ISO 9001, IS0
TRABAJO CLIENTE
PROCESO 14001, OHSAS 18001
Oficina. Iluminación Adecuada. Ver Manual del Sistema Ver Nomograma del Ver Matriz de
Equipo de Cómputo. Alta Ventilación. Integrado de Gestión – Proceso GJ-O-001 identificación de requisitos
Inmobiliario. Espacio. normativos (Anexo 3.
Dotación de Oficina Ergonomía. Matriz de identificación de
Línea Telefónica Bajo nivel de ruido. requisitos Manual del SIG)

POLÍTICAS DE OPERACIÓN DEL PROCESO

• Todas las actividades para la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado de acuerdo al Contrato de Condiciones Uniformes (CCU)
Adoptado por la Empresa mediante la Resolución del IBAL No. 00002 de Enero de 2003 (modificación del Contrato de Condiciones Uniformes.

• La numeración asignada a los registros del proceso se identifica de la siguiente manera: Gestión Matriculas 400 al 499

• La atención a los usuarios para los trámites relacionados con viabilidad técnica, disponibilidades, aprobación de diseños y recibo de redes
hidrosanitarias, solicitudes de independizaciones, matriculas temporales y/o definitivas se efectúa de lunes a viernes, de acuerdo al horario de ingreso
de personal externo establecido en la empresa.
• Para dar respuesta a las peticiones relacionadas con servicios hidrosanitarios se solicita a los grupos Técnicos de Acueducto y Alcantarillado los
conceptos técnicos, sobre los cuales se dará respuesta a los usuarios.
• Para dar respuesta a los usuarios relacionada con independizaciones, matriculas temporales y/o definitvas , se solicitara a el Grupo de Control pérdidas
los conceptos del estado de de los medidores.
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN CAMBIO REALIZADO
2018-08-14 00 • Edición inicial del documento, al crease el subproceso Gestión de Matrículas, dentro del
Proceso de Planeación estratégica.
2018-10-01 01 Se incluyen los siguientes formatos: PE-R-GM-014 Respuesta Derechos de Petición
Matrículas, PE-R-GM-015 Notificación por Aviso Matrículas y PE-R-GM-016 Citación
Matrículas
2019-01-17 02 Se incluye el formato PE-R-GM-017 Responsabilidad del usuario para matrícula del tercer
nivel en condiciones excepcionales
2019-02-19 03 Se incluye el documento PE-P-GM-001 Procedimiento para el recibo de redes de servicio
hidrosanitario