CARACTERIZACION DEL PROCESO

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

COORDINADOR SENIOR ADMINISTRATIVO Y DE GESTION HUMANA
LIDER DEL PROCESO
COORDINADOR HSEQ

OBJETIVO DEL PROCESO

Proporcionar personal competente, mediante una selección con base en formación, entrenamiento, habilidades y experiencia, con el propósito de garantizar un servicio de optima calidad y de
satisfacción para nuestros clientes.

Planificar, asignar y controlar los recursos necesarios para el desempeño adecuado de los procesos y generar un mejoramiento continuo en la organización desde la recepcion de informacion.

Establecer el seguimiento a Proveedores y contratistas definiendo los componentes de Seleccion, Evaluacion, reevaluacion y seguimiento al desempeño

ALCANCE

Inicia con la planificación de las actividades administrativas, necesidades de personal, los criterios de manejo de proveedores y contratistas y termina con evaluación de competencias, los
resultados de evaluacion, reevaluacion, desempeño de los mismos.

PARAMETROS DE CONTROL / INDICADORES DE GESTIÓN

OBJETIVO INDICADOR FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE

Mejorar las competencias de nuestros No. Evaluaciones ejecutadas / No. Total de evaluaciones Anual
Evaluación Desempeño Coordinador SR Adm y Gh
colaboradores programadas

Asegurar el cumplimiento del servicio de los

Evaluación de Proveedores Promedio evaluacion de proveedores Anual Coordinador HSEQ
proveedores por medio de la evaluación

DESCRIPCION DEL PROCESO

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDA CLIENTES
P

Planificación estratégica (misión, visión).

Matrices de planificación del sistema de gestión. Planeación de las actividades
Política del sistema de gestión. administrativas y financieras(pagos,
Objetivos y metas del sistema de gestión. suministros y cobros).
Plan de calidad. PLANEAR LAS OPERACIONES Programa de capacitación
Proceso Gerencial. Necesidades de recursos. (Personal, infraestructura, papelería, Perfiles de cargo Gerencia
ADMINISTRATIVAS.
etc.) Organigrama Operativo
PLANIFICAR LAS NECESIDADES
Todos los Procesos. Requisitos y compromisos ambientales Administrativo y
DEL PERSONAL Y NECESIDADES
Financiero
DE COMPRA.
La definicion de las necesidades del proceso, la identificacion
Planeacion y control de las partes
de partes interesadas, la identificacion de Riesgos y
interesadas, los medios de
oportunidades en HSEQ, los medios para la consulta y la
comunicación, los medios para la
participacion, criterios y objetivos en calidad, medio ambiente
consulta y participacion
y SST
H
1. Facturas
1. Clientes
3. Recibos de caja
2. Proveedores
Solicitud de compra, de personal, de equipos, mantenimiento 4. Comprobantes de egreso
Todos los procesos 3,4,5 Organismos de
de equipos, materiales. 5. Documentos de causación
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS. 6. Listado de cartera control tributario
6. Proceso comercial
7. Contratación de personal
ELABORAR Y REVISAR LA
INFORMACIÓN DE COMPRAS Personas contratadas
Solicitud de los recursos necesarios para la ejecución de Contratos del Personal
Proceso misional Procesos interesados
actividades. Afiliaciones a seguridad social
Pólizas firmadas

Registros de selección de
proveedores (documentos del
Proceso HSEQ Procedimiento de selección y evaluación de proveedores. SELECCIÓN DE PROVEEDORES proveedor), los criterios de Procesos interesados
Reevaluacion y seguimiento al
desempeño.

Proceso Administrativo
y Financiero
Perfiles de cargo.
Personal capacitado y con inducción.
Hojas de vida con soportes de experiencia y formación. CONTRATAR Y CAPACITAR AL
Personal contratado y documentos Procesos interesados
Documentación requerida para contratación. PERSONAL
soporte (contratos, hoja de vida).
Programa de capacitaciones.

Los resultados y la efectividad de las

Proceso Administrativo Los canales de comunicación y consulta, los controles y riesgos
CUMPLIMIENTO DE CONTROLES acciones que aporten a la mejora del Procesos interesados
y Financiero en HSEQ, la definicion de las partes interesadas
SG-HSEQ

V
Verificar la eficacia de las Indicador del proceso
Proceso Administrativo
Evaluaciones de Capacitaciones / Inducciones Capacitaciones / Inducción Registros de evaluación de Proceso HSEQ
y Financiero
Evaluación de competencias competencias.

Proceso Administrativo y
Desempeño de Proveedores. Verificar la evaluación de Registro de Evaluación de
Financiero
Procedimiento de Selección y evaluación de Proveedores. Desempeño de Proveedores. Proveedores
Proveedores
Proceso Administrativo
y Financiero.
Proceso HSEQ.
Seguimiento a los controles definidos a los riesgos y Proceso Administrativo y
oportunidades y los reportes de partes interesados en la Verificacion de controles Acciones de mejora del Porceso Financiero
participacion y consulta en HSEQ Gerencia

Análisis y retroalimentación de los indicadores del proceso

administrativo y financiero.
Gerencia, clientes
Revisión y cumplimiento a los requisitos legales. Generación de acciones
internos y externos, Plan de acción correctivas,
Revisión de la Planeación estratégica del área administrativa y correctivas y preventivas y/o Procesos interesados
entes preventivas y/o mejora
financiera. mejora.
gubernamentales.
Revisión por la Dirección.
Resultados de Auditorías.

RECURSOS
INFRAESTRUCTURA RECURSO HUMANO AMBIENTE DE TRABAJO
Coordinador SR Adm y GH Iluminación adecuada, ventilación, espacios para movilidad,
espacios físicos - oficina, medios y ayudas audiovisuales - portátiles, y elementos de
Coordinador HSEQ espacio de atención, Buen trato, responsabilidad, compromiso,
oficina - papelería, impresora, fotocopiadora, teléfono, escritorios, sillas, etc.
Coordinador Financiero respeto.

HSEQ-F-001 Matriz de IPVRDC, F-HSEQ-002 Matriz Aspecto-Impacto, HSEQ-F-132-VS Matriz de

RIESGOS E IMPACTOS Identificación de Riesgo y Oportunidad HSEQ, HSEQ-F-05 Matriz de requisitos legales y de otra
indole HSEQ

REQUISITOS DE NORMA ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 E ISO 45001:2018

HSEQ-F-166 Matriz de requisitos ISO
DOCUMENTOS APLICABLES EN EL PROCESO
La totalidad de los documentos se relacionan y controlan en el Listado Maestro de Documentos
INTERNOS EXTERNOS REGISTROS
Caracterizaciones de los procesos. Hojas de vida personal. Perfiles de cargo.

Procedimiento de selección y evaluación a proveedores. Soportes hojas de vida personal. Evaluación de capacitación.

Programa de Capacitación y Entrenamiento. Documentación Proveedores Evaluación de inducción.

Programa de Inducción / Re inducción. Normatividad legal vigente. Registro de inducción.
Procedimiento para consulta, comunicación y participacion Facturas, remisiones. Evaluación de competencias por cargo.
Formato de Selección y Evaluación a Proveedores.
Evaluación de responsabilidades.
 CONTROL DE CAMBIOS Y ACTUALIZACIONES
Tipo de cambio: Control de cambios C y Actualizaciones A
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Elaboró: Aprobó:
Coordinador HSEQ Gerente
ONES

SOLICITADO POR
No Aplica
No Aplica
No Aplica
No Aplica
Coodindador HSEQ
Aprobó:
Gerente