UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA

Documento Código Fecha Revisión

CARACTERIZACIÓN PROCESO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Z-SI-SIG-001 08-10-2021 H
Dependencia Aprobado Pág.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN COORDINADOR SISTEMA INTEGRADO DE 1(6)
GESTIÒN

NOMBRE DEL PROCESO: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

OBJETIVO: Mantener la conformidad del Sistema Integrado de Gestión con respecto a los requisitos adoptados por la institución, a través del
acompañamiento en la implementación de herramientas para la eficacia en la gestión y la mejora continua de los procesos institucionales de
acuerdo a las necesidades y expectativas de la comunidad universitaria y las demás partes interesadas, teniendo en cuenta los lineamientos
ambientales y de seguridad y salud en el trabajo aplicables.
ALCANCE: Desde la planificación de las actividades para el mantenimiento del SIG en todos los procesos de la universidad hasta su evaluación y
mejora continua.
LÍDER DE PROCESO: LIDER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

PH ACTIVIDADES SALIDA RECEPTORES DE LA SALIDA

ENTRADA / INSUMO
VA DEL PROCESO RESULTADO INTERNOS EXTERNOS
Direccionamiento estratégico P Planificación de las actividades que  Plan de acción del Procesos Entes
institucional respondan a los requerimientos proceso institucionales certificadores
Normatividad aplicable a los sistemas normativos del SIG en la institución  Estructura del
MECI sistema de gestión de
Normatividad interna - Conformación de equipos de calidad
Resultados de la revisión por la trabajo  Manual del SIG
dirección - Evaluación de la política integral  Manual de
Informes de auditorías internas y y los objetivos Indicadores.
externas - Responsabilidad de la dirección  Política integral y
Resultados del seguimiento a la - Establecer el plan de trabajo objetivos de gestión
eficacia de las acciones de mejora para la implementación y/o  Mapa de procesos
Cuestiones internas y externas mejoramiento del sistema  Matriz de
integrado de gestión identificación riesgos
- Gestión de los recursos y oportunidades de
- Análisis de contexto proceso
- Identificación de riesgos y  Matriz identificación
oportunidades de riesgos y
- Identificación necesidades y oportunidades
expectativas de las partes contexto estratégico
interesadas  Mapa de trabajo del
proceso
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Solicitudes documentales H  Elaborar y controlar la  Novedades Procesos Entes

Manual de indicadores documentación del sistema documentales institucionales certificadores
Resultados de Auditorías internas integrado de gestión requerida  Listado maestro de
Planes de mejoramiento de los por las normas que lo soportan y documentos
procesos y programas por la institución  Documentos del
Plan de trabajo para la medición,  Acompañamiento a los demás sistema
análisis y mejora sistemas de gestión  Registro de las
Procedimientos del proceso  Controlar los registros del salidas no conformes
sistema integrado de gestión y no conformidades
 Seguimiento a los planes de  Informe de
mejoramiento satisfacción del
 Orientación de lineamientos cliente
para la medición, análisis y  Medición de la política
mejora en los procesos y objetivos de gestión
institucionales  Tratamiento a riesgos
 Medición de la satisfacción del y oportunidades del
cliente proceso
 Identificar las salidas no  Consolidado de
conformes Seguimiento y
 Divulgación, socialización y evaluación a la
capacitación a los procesos mejora continua
sobre los sistemas de gestión
 Acompañamiento a los procesos
y programas
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Planes de mejoramiento de los V  Análisis de datos de la medición  Informes Proceso Estudiantes

procesos de indicadores del proceso y consolidados para la dirección y
Plan de trabajo para la medición, satisfacción del cliente revisión por la planeación Entes
análisis y mejora  Verificación de la eficacia de las dirección certificadores
Informe de revisión por la dirección acciones de mejora  Ruta de mejoramiento
Informe de satisfacción del cliente  Seguimiento a la ejecución del  Documentación del
Resultados de la medición de los plan de acción del proceso y sistema actualizada,
objetivos de gestión planes de trabajo publicada y disponible
Matriz de identificación a riesgos y  Revisión y actualización  Informe de gestión
oportunidades del proceso permanente del listado maestro  Oportunidades de
de documentos mejora a los procesos
 Encuestas de satisfacción del  Matriz de tratamiento
cliente y pertinencia del SIG a riesgos y
 Revisiones eventuales oportunidades del
documentales proceso
 Seguimiento a los riesgos del  Informe revisiones
proceso eventuales
documentales
Informe de satisfacción del cliente A  Definición de acciones de  Plan de Proceso Entes de
Informes de auditorías internas mejoramiento para los hallazgos mejoramiento del dirección y control
Informes de PQRS por procesos que afecten el cumplimiento de los proceso planeación
Informes de salidas no conformes por objetivos del proceso  Mapa de trabajo del Entes
procesos  Elaborar e implementar acciones proceso certificadores
Informe de revisión por la dirección correctivas y de mejora  Plan de acción del
Resultado de los indicadores del  Seguimiento a las acciones proceso actualizado
proceso resultantes de la revisión por la
Resultado de los objetivos de gestión dirección
Resultado de la eficacia de las  Socialización, capacitación y
acciones de mejora acompañamiento a los procesos
Actualización de los estándares  Diseño de herramientas para el
implementados mejoramiento de la gestión
Resultados de la gestión del riesgo
del proceso
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RECURSOS
GESTIÓN DEL CAMBIO Y GESTIÓN DEL
INFRAESTRUCTURA Y CONOCIMIENTO
HUMANOS TECNOLÓGICOS
OTROS
Representante de la Dirección Equipos de cómputo, Instalaciones, equipo de Ver matriz de gestión del cambio
Coordinador del Sistema intranet, internet, oficina Ver matriz de gestión de conocimiento
Integrado de Gestión sistemas de información
Profesionales Universitarios

ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO PARÁMETROS A CONTROLAR POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Ver manual especifico del proceso
RIESGOS
Ver matriz de identificación de riesgos y
oportunidades de contexto estratégico
Ver matriz de tratamiento a riesgos y
oportunidades del proceso
Ver manual especifico del proceso Ver manual especifico del proceso
MÉTODOS DE SEGUIMIENTO MEDICIÓN
Ver manual especifico del proceso Ver manual y fichas de indicadores para:
 Satisfacción del cliente
 Salidas no conformes

REQUISITOS LEGALES Y DEL CLIENTE REQUISITOS SIG

 Ver Normograma
 Ver manual especifico del proceso –
(Necesidades y Expectativas de partes
interesadas)
SGC MECI
4.1 - 4.2 - 4.3 - 4.4 - 4.4.1 - 4.4.2 1. Módulo de control de planeación y gestión
5.1.2 - 5.2 - 5.2.1 - 5.2.2 1.2 componente direccionamiento estratégico
6.1 - 6.1.1 - 6.1.2 - 6.2 - 6.2.1 - 6.2.2 - 6.3 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos
7.1.5 – 7.1.5.1 1.2.4 Indicadores de Gestión
7.1.6 - 7.3
7.5.1 - 7.5.2 - 7.5.3 - 7.5.3.1 -7.5.3.2
8.7 - 8.7.1 - 8.7.2
9.1 - 9.1.1 - 9.1.2 - 9.1.3 - 9.3 - 9.3.1 - 9.3.2 - 9.3.3
10.1 - 10.2 - 10.3

https://ufpso.edu.co/sig/procedimientos_sig
DOCUMENTOS DEL PROCESO
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ASPECTOS – IMPACTOS PELIGROS - RIESGOS

Ver matriz de identificación de aspectos e impactos PELIGROS Y RIESGOS IMPORTANTES:
http://www.ufpso.edu.co/siga/mai.html Químico: Polvo por archivo
Condiciones de Seguridad: Tecnológico por incendio; Orden y Aseo

Aprobado Firma: Nombre: Cargo:

NATALIA RAMÍREZ ARÉVALO LÍDER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

FECHA CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN ACTUALIZÓ

Creación del documento MARYCELA
10-03-2010 A CASTILLA
ANGARITA
Actualización de las actividades claves del proceso MARYCELA
18-08-2011 B CASTILLA
ANGARITA
Se agregó el alcance del proceso y los parámetros de control del proceso. Se YURLEY
05-06-2012 ampliaron los mecanismos de seguimiento y medición. Se cambió el líder del C CONSTANZA
proceso MEDINA CARDENAS
Actualización del objetivo y alcance del proceso. Las actividades de todo el
ciclo PHVA fueron adecuadas según la gestión de acompañamiento del
sistema y su integración con los demás sistemas adoptados. Se eliminaron
las actividades relacionadas con el tratamiento a PQRS porque se YURLEY
18-10-2013 trasladaron al proceso SG. Se actualizaron los parámetros de control y las D CONSTANZA
actividades de seguimiento y medición. Se cambiaron los usuarios externos a MEDINA CARDENAS
las partes interesadas.
Se incluyeron los Peligros-Riesgos y Aspectos-Impacto del proceso.
Actualización de la plantilla del documento.
Se eliminaron todas las actividades relacionadas con la autoevaluación de YURLEY
24/03/2015 programas debido a que dicha responsabilidad se trasladó a la subdirección E CONSTANZA
académica. MEDINA CARDENAS
En el objetivo se eliminan las palabras requerimientos legales y se incluye la YURLEY
22-06-2015 F
palabra gestión CONSTANZA
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Actualización de las entradas, actividades y salidas del proceso en cada uno MEDINA CARDENAS
de los elementos del ciclo PHVA
Actualización de los parámetros de control, se redefinieron los elementos de
seguimiento y medición
En el campo recursos humanos se eliminó el coordinador de autoevaluación
Actualización de las entradas, actividades y salidas del proceso y receptores
de las salidas teniendo en cuenta las nuevas directrices de la norma ISO
9001:2015
Actualización de los requisitos legales y del cliente y requisitos del SIG
YURLEY
Actualización de los recursos, parámetros a controlar, riesgos y métodos de
05-06-2017 G CONSTANZA
seguimiento
MEDINA CARDENAS
Inclusión de los campos gestión del cambio, gestión del conocimiento,
actividades claves, políticas de operación y documentos del proceso
Actualización de términos relacionados con las salidas no conformes y
acciones de mejora
Actualización de las salidas del proceso alineándolas a las políticas de NATALIA RAMÍREZ
08-10-2021 H
operación del mismo. ARÉVALO