Documentación Adminstrativa y Empresarial LIBRO 2

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PREFACIO
La Unidad Didáctica es de naturaleza teórico y práctica, puesto que prepara al
Documentación Administrativa y Empresarial
alumno para desempeñarse y progresar en las técnicas de manejo y redacción de

diferentes documentos que son utilizados en las diversas empresas. Como
profesional en la actividad secretarial, desarrolla un conjunto de destrezas
relacionadas con la redacción y el manejo de las diferentes estructuras que tienen
los documentos empresariales y comerciales, sean estas actas, contratos,
dictámenes, directivas, resoluciones, currículos, hojas de vida, programa de
actividades, trípticos, convenios, estatutos, reglamentos, ayudas memoria, notas de
prensa. Este valor agregado profundiza al alumno en aspectos directamente
relacionados con la redacción empresarial, tan importante para cualquier
profesional del área administrativa de las empresas privadas y públicas.
COMPETENCIA
“Redactar diferentes documentos que son utilizados en las diversas empresas,
desarrollar un conjunto de destrezas relacionadas con la redacción y manejo de las
diferentes estructuras que tienen los documentos empresariales y comerciales, sean
estos actas, contratos, dictámenes, directivas, resoluciones, currículos, hojas de vida,
programa de actividades, trípticos, convenios, estatutos, reglamentos, ayudas
memoria, notas de prensa”,
UNIDAD 1.- Documentación Administrativa

• TEMA 1. - Historia y concepto del Comercio
• TEMA 2. - Ciclo vital del documento.
• TEMA 3. - Confección de documentos.
• TEMA 4. - Diseñar y normalizar los documentos
UNIDAD 2.- Archivar y transferencia de Archivos
• TEMA 1. - Historia y concepto del Archivo

• TEMA 2. - Gestión de los documentos.
• TEMA 3. - La Documentación Administrativa
• TEMA 4. - El Archivo Digital.
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Unidad de Aprendizaje 1 Documentación Administrativa
PRESENTACIÓN Y CONTEXTUALIZACIÓN
Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los
actos administrativos. Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de
constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un
instrumento de comunicación. Un acto administrativo es cualquier declaración de conocimiento,
voluntad o deseo emitida por un órgano o unidad administrativa con arreglo al Derecho
Administrativo.
COMPETENCIA
“Redactar diferentes documentos que son utilizados en las diversas empresas. Como
profesional, desarrollar un conjunto de destrezas relacionadas con la redacción y manejo
de las diferentes estructuras que tienen los documentos empresariales y comerciales”
Documentación Administrativa
CAPACIDADES
• Debe haber congruencia entre lo expresado en el texto y la direccionalidad que se le
quería dar a éste.
• Debe existir coherencia entre las diferentes partes del texto, así como entre lo
expresado en éste y su manera de ser y de pensar.
• La información presentada es suficiente en cantidad y, a su juicio, de que en ella no
hay excesos ni carencias; de que lo escrito es adecuado y comprensible para la
mayoría del público al cual está siendo dirigido y de que su redacción es
suficientemente fluida, armónica y elegante.
• Los elementos del lenguaje son empleados de manera apropiada, si el léxico o las
palabras usadas son las más indicadas, tomando en cuenta su adecuación, precisión y
familiaridad.
• La construcción de las oraciones respeta el uso de las reglas sintácticas comúnmente
aceptadas las reglas ortográficas y de acentuación, la lógica de la argumentación, etc.,
son apropiadas.
ACTITUDES
• Escribir debe constituir una tarea que no requiere demasiado tiempo y que demanda
un enorme esfuerzo. No adolecer de marcada falta de comprensibilidad y de
coherencia.
• Eficientes al escribir, debe justificar cualquier esfuerzo que se haga para contribuir y
promover el desarrollo de personas que escriban con comprensibilidad, coherencia,
atractivo,
• armonía y elegancia, y que, además, escriban a una velocidad razonable y con el
menor esfuerzo posible
La Unidad de Aprendizaje 01:

DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Comprende el desarrollo de los siguientes temas:
 TEMA 1. - Historia y concepto del Comercio

 TEMA 2. - Ciclo vital del documento.
 TEMA 3. - Confección de documentos.
 TEMA 4. - Diseñar y normalizar los documentos
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TEMA 1. - Documentación Administrativa
TEMA 2. - Ciclo vital del documento.

TEMA 3. - Confección de documentos.
TEMA 4. - Diseñar y normalizar los documentos
Unidad de Aprendizaje 1
EVOLUCIÓN DEL COMERCIO
EL COMERCIO ANTIGUO
El origen del comercio antiguo se remota a la era
prehistórica y termina aproximadamente en el año
1,000 AC, cuando los Griegos comienzan a ejercer su
influencia en el Mediterráneo. Los mercados
comenzaron a desarrollarse en lugares donde
prevalecía la paz y la seguridad y donde se podía
intercambiar libremente lo que se producía. Se han
encontrado indicios que justifican la existencia de
mercados muy antiguos y en diversos grados de
desarrollo en China, Fenicia, Egipto e incluso en África
y América. Dentro de los pueblos más destacados se
encuentran los fenicios, los griegos y los romanos.
LOS FENICIOS.
Desde los puntos de vista de colonización, navegación y expansión
comercial los fenicios se destacaron entre otras razas. Al principio
los fenicios desarrollaron sus mercados en el Mediterráneo llevando
consigo productos elaborados de oro, plata, hierro, cristal, marfil y
madera, pescado salado, textiles y otros que su industria incipiente
les podía proporcionar.
Estos artículos los dejaban en las costas como regalo con el propósito
de estimular a los nativos para que comerciaran con ellos. Los
nativos, al ver que estos regalos se repetían con frecuencia, optaron
por reciprocar a los fenicios, dejando en su lugar otros artículos de
extracción, especialmente frutas, comestibles y minerales. De esta
forma se comenzó el intercambio comercial.
En las postrimerías de su efervescencia comercial llegaron a traficar
con esclavos, los que compraban o secuestraban. El verdadero aporte
de los fenicios al comercio es la expansión que estos le dieron.
EL COMERCIO GRIEGO:
La era del Comercio griego comienza con la caída de Fenicia en el año 1000 AC. y
termina en el año 200 AC., teniendo por consiguiente una duración de 800 años. Al
desaparecer Fenicia como la potencia de mayor ascendencia en el Mediterráneo, Grecia
asume el liderato político, social y económico en esta región. Aunque los griegos
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consideraban la actividad comercial como necesaria y esencial para el desarrollo y el

bienestar de la comunidad, la estimaban igualmente como una función
de segunda importancia económica para la vida cotidiana del pueblo.
Por tal razón, tomaron las debidas precauciones para supervisar y
regular toda actividad comercial, de suerte que se
controlara las ganancias pecuniarias y el pueblo fuera
el que se beneficiara. En el período Griego existían
ciudades de grandes proporciones que facilitaron el
desarrollo del comercio tanto local como
internacional. En las ciudades de la antigua Grecia, el
comercio se efectuaba en centros de mercadeo
debidamente organizados y supervisados por las
autoridades públicas.
Los centros establecidos en las ciudades de Rodas y Mileto
eran los más importantes. La ciudad de Rodas sobresalió por
haber adoptado normas comerciales de carácter
progresivo, por la promulgación de leyes marítimas que se consideran como las bases
actuales de las leyes de navegación internacional. Cada ciudad Griega tenía un lugar de
mercadeo, conocido por el nombre de AGORA.
Allí se realizaban las transacciones comerciales y la gente se reunía para celebrar actos
cívicos, políticos, judiciales y festivos. Había dos clases de AGORA; una para las ventas
al detal (detalle) y otra para las ventas al por mayor.
El control de las AGORAS lo tenían los gobiernos de las ciudades, quienes a su vez
delegaban esta responsabilidad a las juntas especiales de mercadeo que se organizaban
por ley para ese fin.
La principal aportación que hicieron los griegos al comercio fue su organización.
COMERCIO ROMANO.
La época del comercio romano cubre un periodo de siete siglos, desde el año 200 AC.
hasta el 500 DC.,
cuando sucumbe el
imperio romano. Los
romanos se
distinguieron como
soldados,
conquistadores,
organizadores y
administradores
públicos, pero nunca
como comerciantes.
Se aseguraron de
mantener libre el
comercio internacional
mediante su norma de Pax Romana (paz por la fuerza) que obligaron a los piratas que
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navegaban por el Mediterráneo y a los saqueadores que operaban en tierra firme a reducir
drásticamente sus operaciones. TEMA 2. - Ciclo vital del documento.
Los mercados específicos en donde se intercambiabanTEMA productos existían en Roma
3. - Confección desde
de documentos.
tiempos remotos. A tales lugares se les daba el nombre de FORA, que significa sitio de
reunión. El mercado principal de Roma era elTEMA
Foro 4. - Diseñar y normalizar los documentos
Romano.
Con el propósito de atender las necesidades del floreciente comercio en la ciudad de
Roma, el gobierno construyó pequeños lugares de mercadeo que se llamaron FORA y
que se utilizaban para la venta de ganado, cerdos, pescado, carnes y vegetales.
El sector mercantil se desarrolló en gran escala en la época de los romanos.
El Estado asumió el poder exclusivo de crear y controlar los mercados con el propósito
de que las transacciones comerciales estuvieran debidamente reglamentadas. Los
mercados eran establecidos por las autoridades públicas para el beneficio del pueblo y las
disposiciones legales se redactaban para asegurar que el consumidor pudiera conseguir lo
que necesitaba al precio justo y razonable. Años más tarde durante el imperio, los
mercados libres comenzaron a identificarse como sistemas monopolísticos, condición que
desagradó mucho al pueblo.
Los romanos pueden ser considerados como los padres del derecho comercial.
EL COMERCIO MEDIEVAL.
La era del Comercio Medieval comienza con la caída del Imperio Romano, en el año 476,
y termina aproximadamente en el 1500, poco después que Cristóbal Colón descubrió el
Nuevo Mundo. Fue una época de desajustes y ajustes cívicos, de guerras sangrientas, de
descubrimientos y de
conquistas. Se
establecieron sistemas
feudales y la Iglesia
Católica asume el
liderato político, social
y económico de
Europa. Todo esto
trajo como
consecuencia una gran
variedad de
innovaciones y
adaptaciones a la técnica de compra-venta, aunque muchos de los principios de los
griegos y romanos se siguieron observando.
Uno de los primeros esfuerzos que realizaron los germanos fue el de buscar todos los
medios posibles para fortalecer la industria y el comercio por considerar que la
prosperidad y la seguridad del pueblo dependían del éxito operativo de estos sectores
económicos. A tal efecto establecieron, como primer orden, un sistema de pesas y
medidas, promulgaron leyes para castigar a toda persona que se encontrara culpable de
ejercer prácticas ilícitas en el comercio y la industria y redujeron los arbitrios y
contribuciones.
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LOS FRANCOS.
Aunque la economía se debilitó por las continuas luchas internas y las guerras civiles
entre los diversos grupos que gobernaban, así como por la inseguridad de la época, la
conquista de Italia por los Lombardos
en el año 568 y la ascendencia de los
Francos en la Europa Occidental
dieron nuevamente cierta estabilidad
al comercio.
El comercio internacional se debilitó
considerablemente cuando los
sarracenos conquistaron a Persia,
Siria, y España en el siglo VIII, y al
controlar las aguas del Mediterráneo.
La situación se empeoró por las continuas invasiones de los vikingos. Estos incidentes
contribuyeron a la sustitución del comercio internacional por una economía rural-agraria
en que los artículos se producían y consumían localmente, y sin gran interés de venderse
fuera de los lugares de producción. Los reyes Francos comenzaron en el siglo IX la
práctica de crear legalmente y controlar los mercados donde los compradores y
vendedores podían realizar transacciones semanal y anualmente. Este paso significativo,
copiado del sistema jurídico romano, establece la prerrogativa del Estado para crear
centros comerciales, y fue el inicio del capitalismo europeo.
EL FEUDALISMO.
Las grandes estancias

rurales que existían durante
la época romana
continuaron aumentando y
eventualmente se
identificaron como la forma
de organización dominante
dentro de la economía
agraria europea. El proceso
de crear grandes estancias
fue igualmente estimulado
por los reyes, quienes
otorgaban considerables
extensiones de tierras y
otros favores a personas que
pudieran proporcionarles
asistencia militar. El feudalismo contribuyó muy poco al desarrollo del comercio y llega
a su máxima etapa de desarrollo en el siglo XIII. Después comienza gradualmente a
decaer.
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EL DESARROLLO DE LAS CIUDADES.

Según desaparecía el sistema feudal, se desarrollaban nuevas ciudades.
Cada ciudad contaba con sus respectivas flotas marítimas, y sus comerciantes más
prominentes controlaban el gobierno
y las finanzas.
Las ciudades germanas formaron
una asociación comercial
denominada Liga Ansiática que
controlaba el comercio internacional
en la parte norte de Europa.
Las ciudades medievales eran
primordialmente centros industriales
y comerciales que proveían para las
necesidades de la comunidad local y
zonas limítrofes. Los comerciantes extranjeros que iban a las ciudades a vender,
frecuentemente tenían que pagar impuestos especiales al gobierno.
LAS FERIAS COMERCIALES.
Aunque el control del Mediterráneo por los sarracenos, junto con la inseguridad y los
desórdenes internos, había casi paralizado el comercio, la necesidad por comerciar a
niveles locales e internacionales se intensificaba. Las ferias anuales, que originalmente se
celebraban por
disposiciones de las
iglesias y los
monasterios durante días
festivos religiosos,
pronto se desarrollaron
en centros de mercadeo
al por mayor en donde
los comerciantes
extranjeros podían
disponer de la mercancía
que llevaban desde
diversos lugares de
Europa y Asia.
Fue durante la
celebración de estas
ferias que se comenzaron a utilizar las letras de cambio y los pagarés comerciales.
En las ferias se comenzó, por primera vez, a comprar y vender pólizas de seguros
marítimos para asegurar al beneficiario contra la pérdida y destrucción de la mercancía
que estaba en tránsito. Otra práctica utilizada en las ferias era la de vender mediante
muestras y especificaciones, productos que estaban almacenados en otros lugares con el
propósito de economizar en los costos de transporte.
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Ciclo de vida de un documento comercial
A continuación, te presentamos los pasos del ciclo de vida de un documento comercial y

las características de cada uno:
 Creación
 Archivo y protección
 Utilización
 Transferencia
 Eliminación
1) Creación: Este paso se compone exclusivamente de la creación del documento

oficial en cuestión. En la mayoría de los casos se suelen realizar por medio de
computadoras o equipos electrónicos. Y sus características esenciales dependerán de
su intención y objetivos.
2) Archivo y protección: Una vez que se termina con la creación del documento oficial,
es sumamente importante el tener el debido cuidado con el archivado y protección
del mismo. Antiguamente, este tipo de documentos se guardaban en archiveros
específicamente diseñados para protegerlos; en la actualidad, se manejan con cada
vez mayor frecuencia los archivos en equipos electrónicos, como lo son memorias y
computadoras; o bien, en la nube.
3) Utilización: El siguiente paso de ciclo de vida de un documento comercial es la
utilización del mismo; siendo este el paso que le otorga su razón de ser. En específico,
el empleo del documento oficial se encuentra estrechamente relacionado con sus
características, temática, entre otros elementos.
4) Transferencia: Conforme pasa el tiempo, los documentos comerciales tornan a
volverse inactivos; pues dejan de cumplir las funciones para las cuales fueron
ideados. Es ahí que necesitan moverse o
transferirse. Así mismo, se pueden transferir al
ser empleados por otra instancia o persona.
5) Eliminación: Finalmente, se llega al último
paso del ciclo de vida de un documento
comercial. Una vez que alcanza un alto nivel
de inactividad, y dejando de cumplir
totalmente con las funciones gracias a las
cuales fue concebido, el documento comercial
pasa a eliminarse.
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La documentación en la organización
Existen diferentes tipos de documentos
para ser usados en la Organización, TEMA 3. - Confección de documentos.
algunos son para registrar la parte
administrativa, otros, lo referente a la TEMA 4. - Diseñar y normalizar los documentos
prestación del servicio. Unidad de Aprendizaje 1
A continuación vamos a ver algunos de

los documentos más importantes que se
utilizan en las organizaciones, así como
sus normas para la creación, sus usos, y
su distribución:
Circular.
Normas:
1) Será emitida y firmada por el personal directivo. Las normas e instrucciones que
se establezcan a través de
ella, tendrán carácter de
obligatoriedad para todo
el personal.
2) Cuando se trate de
instrucciones
temporales, la respectiva
Circular deberá indicar el
período de vigencia
establecido. De no ser
factible dicha indicación,
se anulará
oportunamente mediante
la emisión de una
Circular que haga
referencia a la Circular
que se anula.
3) Cada Supervisor debe comunicar y tratar el contenido de las circulares con el
personal a su cargo. Asimismo, son responsables por la supervisión en cuanto a
su cumplimiento y por el control de archivos de las mismas.
Usos:
1) Dictar instrucciones de carácter permanente o temporal para todo el personal.
2) Hacer del conocimiento del personal las políticas adoptadas por la presidencia.
3) Establecer cambios parciales o generales en la estructura organizativa.
Distribución:
• Original: Area emisora.
• Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e información
y utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y observación de sus
subordinados.
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Notificación.
Normas:
1) La comunicación establecida a través de la Notificación, tendrá carácter
obligatorio para todo el personal o para quien expresamente se indique en
la misma.
2) Será emitida por Personal Directivo y Supervisores.
Usos:
1) Informaciones recibidas por otros institutos gubernamentales.

2) Decretos o resoluciones del Ejecutivo Nacional.
3) Noticias e informaciones de interés para la Organización.
4) Aspectos de carácter preventivo sobre asuntos administrativos, operativos,
legales y otros.
5) Nombramientos de funcionarios.
Distribución:
• Original: Area emisora.

• Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e
información y utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y
observación de sus subordinados.
Manuales, procedimientos e instructivos.
Normas:
1) Serán producidos por un Asesor de Calidad o cualquier otro, previa autorización
del Personal Directivo.
2) Las políticas y normas contenidas en las circulares, se tendrá como fundamento
para realizar los ajustes operativos de los sistemas vigentes o la emisión de nuevos
manuales en los casos que así se requieran.
3) Cada supervisor que reciba un
Manual, Instructivo o
Procedimiento, deberá dar a
conocer y comentar con su
personal asignado el contenido
de dicho instrumento.
4) Las observaciones producidas
por la aplicación de los
mismos, deben ser dirigidas por
escrito al Asesor de Calidad o
ente emisor.
5) Deben ser mantenidos bajo la
custodia y responsabilidad de los Supervisores a quienes se les entregan dichos
instrumentos.
6) Deben ser de libre consulta para el personal bajo su adscripción que lo requiera.
7) El responsable de la custodia de los manuales debe mantenerlos.
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Actualizados, de acuerdo a las modificaciones, agregados o sustituciones que

oportunamente se hagan. TEMA 2. - Ciclo vital del documento.
Usos: TEMA 3. - Confección de documentos.
1) Procedimientos, normas, relacionadas con el yárea
TEMA 4. - Diseñar de prestación
normalizar de
los documentos
servicios de la Organización, los cuales deben serUnidadformardeparte de la 1
Aprendizaje
documentación de la misma.
2) Resaltar aspectos de carácter preventivo, correctivo sobre asuntos
administrativos, operativos, legales y otros del área en cuestión.
Distribución:
• Original: área emisora.
• Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e
información y utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y
observación de sus subordinados.
Memorando.
Normas:
1. Tienen carácter de comunicación formal entre una Línea de mando a
otra; en consecuencia, serán emitidos por los Supervisores o
representantes de la Línea.
2. Toda respuesta a un Memorando, previamente cursado, deberá
referirse a la codificación del Memorando que se va a contestar.
Usos:
1. Instruir o informar dentro del área de actividades de cada funcionario sobre
actividades específicas, de acuerdo a las atribuciones señaladas a cada quien y dentro
de las normas y disposiciones vigentes sobre la materia.
2. Llamar la atención o poner sobre aviso al personal en las diferentes materias
originadas por las actividades normales.
3. Servir de recordatorio de asuntos previamente tratados entre las partes interesadas.
4. Cualquier información de la que se desee dejar constancia escrita.
Distribución:
Entre las partes.

Elementos esenciales de un documento.
Vamos en este apartado a enumerar el
mínimo de elementos que debe contener
un documento, ya sea para registrar la
parte administrativa, como lo referente a
la prestación del servicio:
a. Índice o Sumario.
Contenido del documento a
presentar expresado en términos
de descripción -títulos- y número
de la página.
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b. Introducción: Breve descripción sobre el contenido del documento. Debe indicar

claramente el tema a tratar (objetivo), así como también, a quien está dirigido y
en qué forma está estructurada. Puede hacer mención a antecedentes, así como
también, reseñar el aporte -valor agregado- o contribución, a que se llegará con la
presentación de dicho documento.
c. Fuentes bibliográficas o Referencias.
d. Contenido de todas aquellas citas bibliográficas las cuales sustentaron la
elaboración del documento. Debe mencionar: autor, título, lugar, año.
e. En la bibliografía se registrarán las obras que tratan el tema, implícita o
explícitamente, no es recomendable citar obras de cultura general, como
enciclopedias, diccionarios, etc.
f. Desarrollo.
g. Desarrollo del documento.
h. Conclusión.
i. Resultado al cual se pudo llegar con el desarrollo del tema presentado.
j. Anexos.
k. Contendrán todos aquellos instrumentos, gráficos, cuadros, actividades, etc., los
cuales sustentaron la elaboración del documento y que ilustran el mismo.
l. Registro de Documentación
Una vez visto los documentos a utilizar, es necesario codificarlos y registrarlos para poder
archivar y llevar el Control de los mismos.
Existen diferentes formas para registrar la documentación, vamos a ver una la cual podría
ser la adoptada de la forma en la que se expone, o bien podría ser modificada a su
conveniencia.
Vamos a ver sus pasos mediante una ejemplificación que ayudará a exponer el método de
registro:
1. Establezca una codificación que se adapte a su Organización. Puede elegir según
la Estructura Organizativa de su Empresa, o bien de los servicios prestados.
El código para la unidad podría ser el formado por tres dígitos, tres letras, o la
combinación de letras, dígitos y caracteres especiales. Lo importante es que relacione a
la unidad organizativa y que se tenga cuidado en no repetir el código.
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Unidad Có4ll&o
Presidencia. PRE
Cobranzas COB
Compras COM
Ciudad CAL
Soporte STE
Desarrollo DES
Recursos Humanos RHH
Mercadeo MER
Servicio 1 SE1
Servicio 2 SE2
2. Forme una codificación para los tipos de documentos. Podría ser la mostrada en
la Tabla.
Código Descripción
CAR Carta
CIR Circular
COT Cotización
FAX Facsímile
FAC Factura
FOR Formulario
INS Instructivo
MAN Manual
MEM Memorando
NIE N ata de Entrega
NOT Notificación
O/C Orden de Compra
OIP Orden de Pago
PPT Pre supuesto
PRO Procedimiento
TAB Tabla
Tabla: Tipos de documentos
3. Relacione en una Tabla las dos codificaciones, es decir, escriba el código de la

Tabla l, seguido el código de la Tabla, seguido el correlativo, seguido una breve
descripción. Puede agregar fecha de actualización y ubicación.
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Veamos la tabla resultante.
Área Documento Correlativo Descripción Fecha
CAL MAN 01 Manual de Organización 01/02/19
CAL MAN 02 Manual de Oficina 02/03/19
RHH FOR 01 Oferta de Empleo 03/02/19
RHH FOR 02 Contrato de Servicio 04/02/19
SEl O/P 01 OIP pala Consultores 25/04/19

Tabla: Registro de documentos
De la Tabla podemos decir: que la Organización tiene un formulario para selección de

personal denominado: "Oferta de Empleo", el código resultante' seria: RHHFOROl que
se elaboró el 03/02/19.
Puede que al principio el código sea nemotécnico, pero dependiendo de la estructura
pudiera no ser el caso. No se preocupe si al principio el resultado del código es un poco
complicado, de seguro al término de unos días ya se habrá acostumbrado.
Una última recomendación, el registro y actualización de la documentación debe ser
llevada por una unidad o persona que tenga acceso tanto a las relaciones internas como
externas de la Organización.
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La Redacción General
Para algunos quizá una secretaria es una simple transcriptora de lo que otros le dictan,
reduciéndose, por tanto, su cometido y participación en este tema al cuidado de la forma
de lo escrito, no siendo necesario que entre en cuestiones de redacción o contenido. Como
se verá más adelante, esto no es así. En determinadas circunstancias, y en función de su
valía y competencia, la secretaria puede recibir la indicación del jefe(a) de redactar ciertos
textos que, por su propia naturaleza, no es necesario que éste elabore personalmente.
En cualquier caso, es cierto
que en toda comunicación
escrita se debe prestar atención
a dos aspectos: la forma y el
fondo. Por tanto, una
secretaria, como transcriptora última de los textos del despacho, tiene que procurar que
la redacción definitiva de éstos sea impecable. La presentación de un escrito se refiere a
su apariencia externa. Esta incluye varias cuestiones: la calidad del papel y del sobre que
se utilicen; la distribución del texto en la hoja, con especial atención a su
división en párrafos y apartados bien definidos, y a los márgenes; la
pulcritud y limpieza general del conjunto, sin borrones o
tachaduras, etc.
No debe olvidarse que el cuidado de la imagen
profesional del jefe, en particular, y de la
empresa en general, exige que el aspecto
formal de las comunicaciones
escritas presente un óptimo nivel de
calidad, cuya consecución es
competencia directa de una
secretaria. Como hemos dicho
anteriormente, una secretaria tiene
también que saber redactar un texto o, por
lo menos, corregir los que el jefe le facilite
para su preparación definitiva en limpio. La
realización de ambas tareas no será posible en toda su extensión si una secretaria no
cuenta con la adecuada formación en materia ortográfica y gramatical. En este sentido,
hay que afirmar que el conocimiento de las reglas del idioma y la lectura son los medios
que nos permiten redactar correctamente.
La habilidad redaccional se va perfilando con el tiempo y la experiencia, pero es necesario
conocer desde un principio aquellas normas estilística s de carácter general que serán de
gran ayuda para mejorar la calidad de nuestras comunicaciones escritas.
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Es un hecho cierto que cada persona tiene su propio estilo al escribir -bueno o malo-, que
es preciso mejorar y potenciar en la medida de lo posible. Sin
embargo, para muchos expertos el mejor estilo es no tener estilo,
es decir, hay que intentar que nuestra forma de escribir sea lo más
natural y sencilla posible -que no pobre o vulgar-, de modo que el
lector se concentre únicamente en lo que es verdaderamente
importan-te en una redacción: el contenido.
Es importante señalar que la construcción de la frase en
castellano es bastante libre, ya que no se encuentra sometida
necesariamente a reglas fijas e inamovibles. Como es natural,
se deben respetar las reglas de construcción sintáctica, aunque
muchas veces se da prioridad a otros criterios al ordenar las palabras: el interés
psicológico, la claridad, el énfasis, la amenidad, etc.
En cualquier caso, veamos la construcción sintáctica que ordena de forma lógica los
elementos de la oración:
Como se recordará, el complemento directo
es el que recibe la acción del verbo, mientras
que el indirecto es el que expresa el fin, daño
o provecho de la acción verbal. El respeto a
los principios sintácticos impide, en cualquier caso, que el verbo vaya colocado al final
de la frase. Asimismo, por lo que se refiere a los otros dos elementos de la frase, sujeto y
complemento, el que tenga más interés debe preceder al otro, que irá colocado al final de
la oración. Por otra parte, con objeto de evitar frases extrañas, no deben separarse los
complementos del vocablo al que complementan: La mariposa volaba sobre las flores del
jardín, cerca de la fuente de la entrada con las alas desplegadas.
El orden lógico de las palabras exige
que lo que se quiera transmitir se
exprese según su importancia entre
dos o más frases, teniendo en cuenta
que, en la oración compuesta, la
proposición principal precede a la
subordinada.
Vamos a ver a continuación una
serie de normas prácticas de
redacción que debe conocer y
emplear una secretaria.
• Claridad y precisión: estos dos requisitos son de extraordinaria importancia
cuando se redacta un texto. Se debe emplear un léxico simple y directo, y una
sintaxis correcta, que estén al alcance de una cultura media. Es aconsejable evitar
el uso de términos ambiguos, muy técnicos o enrevesados. Tampoco debe
abusarse del uso de frases hechas o de palabras que han perdido su sentido por el
mal empleo que se hace de ellas. Además, la claridad exige que las palabras y las
frases de un texto se presten a una sola interpretación, tratando de que si una
palabra tiene dos sentidos se use siempre el mismo sentido.
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Téngase en cuenta que redactar con precisión obliga a no entrar en cuestiones que
distraigan del contenido del texto; además, se TEMA debe intentar ser lo
2. - Ciclo más
vital delconcreto
documento.
posible en los detalles que se faciliten al hilo del argumento.
• Concisión: la cualidad estilística que describe este sustantivo femenino es "la
brevedad y economía de medios en TEMA 4. - Diseñar
el modo y normalizar
de expresar los documentos
un concepto con
exactitud". Una persona que redacta de forma concisa emplea las palabras justas 1
Unidad de Aprendizaje
y necesarias para expresar lo que quiere decir. Una secretaria deberá evitar la
redacción de textos innecesariamente largos, ya que éstos suelen pecar de
imprecisión y vaguedad. La concisión no supone escribir de forma telegráfica o
incompleta, sino, por el contrario, hace referencia a un estilo denso y pleno de
sentido. A este respecto, deberá evitarse la repetición de palabras o conceptos
innecesarios, y las explicaciones inútiles o redundantes. Por último, hay que
intentar expresar cada idea en una oración mediante el uso de frases cortas; por
encima de cuarenta palabras es difícil recordar el sentido exacto de la frase.
• Vocabulario adecuado: ya hemos hablado del léxico que es conveniente emplear
al redactar un texto para contribuir a su claridad y comprensión. En cualquier caso,
hay que añadir que el vocabulario que se use en un escrito debe ajustarse al tema
tratado en éste y al destinatario de la misiva. Como es natural, las expresiones
soeces, obscenas y malsonantes deben ser evitadas de todo punto. Una carta puede
ser dura en su contenido y exquisita en su forma; la educación y las buenas
maneras no están reñidas con la firmeza, y no deben dejarse nunca a un lado.
Una labor importante: saber redactar correctamente
En resumen, un léxico adecuado es el que prefiere la palabra corta a la larga; la simple a

la compuesta; la concreta a la abstracta y la castellana a la extranjera. Asimismo, no es
menos cierto que una de las formas de lograr que nuestros escritos tengan variedad y
armonía consiste en alternar frases largas y cortas, y en variar la construcción de las
mismas, para evitar la monotonía en el relato. Por último, hay que ser consciente de que
aun cumpliendo todas las reglas gramaticales y sintácticas es posible escribir mal. Y ello
por una cuestión de estilo, o más concretamente, de mal estilo. Así, una frase puede ser
impecable desde un punto de vista gramatical y no obstante deberá escribirse de otra
manera.
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La Redacción Comercial
Los conocimientos básicos que se estudiaron anteriormente sobre ortografía, gramática,

construcción de frases y vocabulario tienen una finalidad concreta: enseñar a redactar
correctamente. Sin esta formación elemental es
prácticamente imposible que una secretaria de
dirección pueda llevar a cabo adecuadamente
este tipo de tareas, porque carecería de la
mínima preparación requerida.
La correspondencia comercial sigue siendo
uno de los principales medios de comunicación
entre empresas, o entre éstas y el resto de los
agentes económicos y sociales, aunque no el
único ni el único ni el más importante, como ocurría hasta hace relativamente poco
tiempo. Actualmente nos encontramos inmersos en la era de la revolución de las
telecomunicaciones, lo que sin duda va a modificar nuestros hábitos y actitudes tanto en
el ámbito personal como en el profesional.
En cualquier caso, la comunicación escrita está extraordinariamente asentada en la vida
mercantil, y no es previsible que disminuya su importancia, o que aun desaparezca, a
corto o medio plazo. Por tanto, una
secretaria deberá dominar la confección de
una carta comercial en todos sus extremos:
presentación, estilo de redacción y soporte
físico de la carta (tipo de sobre y papel).
Como en los demás aspectos del trabajo de
oficina en los que interviene la secretaria,
es posible que la empresa en la que ésta
preste sus servicios tenga su manera propia
de redactar los textos de tipo comercial, es
decir, que exista una especie de «libro de
estilo».
A este respecto, hay que decir que es muy frecuente que la redacción de la
correspondencia comercial se haga de forma bastante despersonalizada; en la práctica
esto se traduce en la utilización de modelos de carta casi totalmente estandarizados, en
los que sólo se tiene que cambiar alguna palabra o frase, en función del receptor de la
misiva. Puede parecer algo exagerado, pero es más habitual de lo que se cree.
Por consiguiente, se deberá huir en lo posible de un estilo des personalizado a la hora de
redactar una carta comercial, aunque es evidente, como veremos a continuación, que
siempre se recurre a determinados giros idiomáticos que han sido consagrados por el uso.
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La redacción de una comunicación escrita de carácter comercial debe reflejar el estilo de

su autor, respetando siempre una serie de normas básicas de redacción,
TEMA 2. - Ciclo no por
vital delcapricho,
documento.
sino porque está en juego la imagen de la
empresa o el éxito de una determinada operación TEMA 3. - Confección de documentos.
comercial.
Seguidamente se analizarán con cierto detalle Unidad de Aprendizaje 1
las distintas partes de las que se compone una
misiva de carácter comercial, haciendo hincapié
en su disposición y organización y en las reglas
de redacción que se suelen emplear más
habitualmente
Las partes principales en que
podemos dividir una carta comercial
son las siguientes:
En determinadas circunstancias se
incorporan otras partes adicionales,
si se considera oportuno:
El Membrete - La Fecha - Saludos
MEMBRETE
Es el nombre o título de una persona, oficina o corporación, estampado en la parte
superior del papel de escribir; suele ir colocado en la parte central o en la parte superior
izquierda. También es usual que algunos de los datos de que consta el membrete se
coloquen en el centro de la parte inferior de la hoja. Como vemos, lo normal es que el
papel de cartas de una empresa tenga impreso el membrete, en uno o varios colores,
siendo normal incluir el anagrama o logotipo de la empresa. El membrete contiene una
serie de datos importantes referentes a la empresa que envía la carta: nombre, dirección,
código postal, teléfono, fax, número de identificación fiscal (NIF), dirección de correo
electrónico (e-mail), etc.
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LA FECHA
Debe indicar el día, mes y año en que se escribe la carta, y se coloca en la parte superior
derecha, dos o tres líneas bajo el
membrete.
Delante de la fecha, y separada por una
coma, se escribe la localidad del
remitente, si no figura ya en el
membrete.
El día y el año se escriben con números;
el mes, en letras, mayúsculas o
minúsculas, con preferencia por estas
últimas. La partícula «de» que va colocada entre el día y el mes, y entre éste y el año, es
de carácter opcional: puede suprimirle si se desea.
• Lima. 30 de mayo del 2013
• 30 de mayo de 2013
• 30 de mayo 2013
EL DESTINATARIO
El nombre y la dirección del destinatario van colocados en la parte izquierda del papel,
debajo del membrete, inmediatamente después de la fecha; asimismo, como veremos a
continuación, estos datos se escriben debajo o sobre la referencia y/o el asunto, cuando
se incluyen en la carta.
Debajo del nombre se debe hacer constar el cargo que ocupa el destinatario de la carta,
siempre y cuando conozcamos este dato. Igualmente, escribiremos los títulos honoríficos
u otro tipo de dignidades, si los hubiere. Ejemplo:
Excmo. Sr. D. Ricardo Álvarez de Sotomayor.
Pte. del Consejo de Administración.
Si el destinatario de nuestra carta se
encuentra en la misma localidad, podemos
escribir «CIUDAD» en lugar de escribir de nuevo
el nombre de ésta. Por otra parte, cuando se dirige
una carta a poblaciones que no son capitales de
provincia, figurará en primer lugar el
nombre de la localidad de que se trate y
seguidamente se escribirá entre paréntesis la
provincia a la que aquélla pertenece.
Asimismo, en la correspondencia
internacional el nombre del país figurará
entre paréntesis.
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El saludo o encabezamiento
El redactor de una carta comercial suele escribir TEMA 2. - Ciclo vital del documento.
una frase de cortesía dirigida al destinatario antes TEMA 3. - Confección de documentos.
de pasar a exponer el motivo de la comunicación.
El saludo se escribe en el margen izquierdo, Unidad de Aprendizaje 1
algunas líneas debajo de la dirección.
Generalmente, consiste en una frase corta, de dos
o tres palabras, de tipo genérico y estandarizado.
Veamos algunas de las fórmulas más empleadas;
Como podemos observar, deben evitarse las

expresiones de familiaridad excesiva y las
demasiado rebuscadas o rimbombantes. En
efecto, digamos que no es normal emplear
saludos como, por ejemplo, «Querido cliente" o
«Querido amigo", salvo que exista una relación
de amistad o formen parte de la estrategia
comercial de la empresa. Finalmente, el
encabezamiento de una carta dirigida a
personalidades del Estado u otras dignidades es mucho más formal y protocolario:
La introducción
Es una frase que se escribe debajo del saludo y que
precede al cuerpo de la carta, es decir, a su
contenido. Para introducir este tipo de
correspondencia comercial se suele recurrir a frases
hechas, que están redactadas de forma cortés y
respetuosa, sea cual sea el
motivo por el que nos
dirigimos al receptor de la
misma. Vamos a ver a
continuación varias
maneras de introducir el cuerpo de una carta, teniendo
en cuenta, no obstante, que a veces es posible prescindir
de ella:
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El cuerpo
Es la parte más importante de las que se compone una carta comercial y, como es lógico,
la de mayor extensión. En el cuerpo de la carta se debe exponer de forma clara, concisa
y, a ser posible, breve el motivo concreto
que la origina; el contenido concreto de la
carta, es decir, el asunto que se quiere dar a
conocer al destinatario del escrito ocupa lo
que denominamos el cuerpo de la carta.
El contenido de la carta deberá exponerse en
párrafos cortos, separados con punto y
aparte y por un espacio en blanco; además,
se deja a criterio del redactor, a efectos
estilísticos, la posibilidad de que vayan
precedidos o no de sangría, es decir, que empiece un renglón más adentro que los otros.
Por otra parte, hay que señalar que lo más frecuente es que en una carta comercial se trate
un solo asunto nada más. Si son varios, la exposición debe seguir un orden lógico, dejando
lo menos importante para el final. Así, es posible que la carta haga referencia a asuntos
tratados con anterioridad, bien para confirmarlos o para anularlos; asimismo es habitual
que se aproveche para insistir en algún aspecto que no quedó suficientemente claro, o
para añadir datos de interés, etc. Si el objeto de la carta es reclamar una cantidad que debe
ser abonada por el destinatario, es preciso destacarla escribiéndola primero con
mayúsculas, y en negrita, y después en forma numérica; otra forma consiste en subrayar
la cantidad o en colocarla fuera del margen.
Ejemplos:
• Le recuerdo que a la firma del contrato deberá hacer efectiva la cantidad de CIN-
CUENTA MIL SOLES (S/ 50.000), en concepto de ...
• Con fecha 19 de junio de 2014 deberá abonar la cantidad de: soles 50.000
(cincuenta mil) en concepto……
A modo de resumen, vamos a insistir en los aspectos de estilo más importantes que una
secretaria eficiente deberá tomar en consideración cuando redacte una carta comercial:
 El estilo de redacción debe ser claro y directo, pero siempre dentro de los límites
de la cortesía y la educación.
 La redacción tiene que ser ágil y concisa. De lo contrario corremos el peligro de
cansar o confundir al lector de nuestro escrito. Asimismo, deben evitarse las
expresiones rebuscadas o que se presten a doble sentido; las que provienen de una
jerga o argot determinado; las frases vulgares o malsonantes, etc.
 Hay que evitar la introducción de frases o palabras innecesarias o superfluas, cuya
supresión no alterará en modo alguno el sentido del texto.
 Es preferible la forma positiva a la negativa en la exposición del asunto que
estamos tratando.
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La despedida
TEMA 2. - Ciclo
Una vez concluida la exposición de la carta, debemos despedimos vital del adocumento.
de la persona la que
nos hemos dirigido con una breve frase de cortesía. TEMA 3. - Confección de documentos.
A continuación, figuran las fórmulas tradicionales
TEMA 4.de- Diseñar
despedida más empleadas
y normalizar en la
los documentos
correspondencia comercial: Unidad de Aprendizaje 1
Con frecuencia alguna de estas frases pueden ir precedidas por otra que enlaza con el
último párrafo, que suele emplearse para solicitar respuesta, pedir disculpas, etc.:
La firma
Es un requisito indispensable que una carta comercial vaya firmada por su autor o por una
persona debidamente autorizada, como ahora veremos. La firma consta del nombre y
apellido de una persona y sirve para dar autenticidad a la carta, para aprobar su contenido,
o para obligarse a lo que en ella se dice; y deberá ir
acompañada de la correspondiente rúbrica. La firma
se coloca varios espacios en blanco debajo de la
despedida, en el margen derecho de la hoja. Va
acompañada de lo que se llama la antefirma: esta
palabra denomina el empleo, cargo o representación
del firmante de la carta y se escribe antes de la firma. Generalmente, la antefirma va
escrita a máquina o se estampa en el documento con un sello.
Por lo que respecta al orden de colocación
del nombre y del cargo del firmante de la
carta, digamos que dependerá de lo que se
considere más oportuno; hay quien da
preferencia al nombre, que aparece escrito
con mayúsculas, mientras que otros dan mayor relevancia al cargo que se desempeña.
Como se dijo anteriormente, en algunas ocasiones la carta irá firmada por una persona
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expresamente autorizada para hacerlo en nombre de otra. En estos casos, se tiene que
indicar esta contingencia por medio de las siguientes abreviaturas, que se colocarán
delante de la firma:
Veamos algunos ejemplos de firma:
Por último, hay que señalar que la firma se
estampa entre el cargo y el nombre.
Cuando se analizaron las distintas partes de una
carta comercial, se hizo mención a las referencias,
que sirven para facilitar las labores de archivo y
clasificación de la carta. Las referencias suelen colocarse en el margen superior izquierdo,
después del membrete; a veces suele venir ya impresa una casilla destinada al efecto,
precedida por las siguientes abreviaturas:
-s/ref.; n/ref.; s/escrito; n/escrito.
Las referencias incluyen un número de código de archivo, el cual puede ir precedido, si
se quiere, por varios caracteres de tipo alfabético que indican la persona que dictó la carta
y la persona, la secretaria, que la transcribió.
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Redacción de los Modelos y Formularios

Modelo Circular
Se denomina circular a "cada una de las cartas o avisos iguales dirigidos a diversas
personas para darles conocimiento de alguna cosa». Es un escrito que se emplea para
informar de asuntos de interés general, o de alcance más limitado: cambio de dirección,
disolución de una firma, ofertas de productos, cierre temporal por vacaciones, etc.
La característica principal de las circulares estriba en que su contenido es idéntico para
todos los destinatarios de la misma. El estilo de redacción, de carácter privado, intenta
imitar al de una carta ordinaria. Por lo que se refiere a la extensión de este tipo de misiva
comercial, hay que señalar que puede ser muy breve, o bien extenderse en dos o más
páginas. Por último, debe tenerse en cuenta que las circulares pueden enviarse en sobre
abierto, franqueadas como impresos, o en sobre cerrado, franqueadas como una carta
ordinaria.
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Modelo Certificado
Las empresas suelen expedir este tipo de escrito, que acredita el contenido de lo que se
expone, a petición de personas que pertenecen o han pertenecido a la plantilla de la
empresa.
Por lo general, el contenido de un certificado de empresa hace referencia al puesto
desempeñado, al tiempo de prestación de servicios, al comportamiento profesional
mostrado, etc.
La redacción de un certificado sigue habitualmente un formato fijo, como vemos a
continuación:
a) Encabezado: con el nombre, apellidos y cargo de la persona que firma el
certificado.
b) CERTIFICA(O): esta palabra sirve para introducir, en párrafo aparte, el cuerpo
del texto, es decir, el contenido que se certifica. Además, se hace constar a
instancia de quién se hace.
A continuación, se menciona el lugar y la fecha de expedición del documento.
Finalmente figurará la firma del certificante y el sello de la empresa. No obstante, si se
trata de certificar un acuerdo adoptado en Consejo de Administración o en Junta General,
habrá que incluir el visto bueno (V° B°) de su presidente.
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NOTA INTERIOR
TEMA
Las empresas emplean constantemente este tipo de notas para2.su- comunicación
Ciclo vital del interna.
documento.
Estas notas constan de los siguientes apartados: TEMA 3. - Confección de documentos.
a) El membrete de la empresa, ya impreso
TEMAen 4. el- Diseñar
papel. y normalizar los documentos
b) La referencia, al objeto de su clasificación y archivo. Unidad de Aprendizaje 1
c) La fecha.
d) El asunto, que resume de forma telegráfica el contenido de la nota.
e) La mención de la persona que envía la nota y del destinatario de la misma.
f) El texto.
Asimismo, se adjuntan otros modelos de redacción de carta comercial.
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Unidad de Aprendizaje 2 Archivar y transferencia de Archivos
INTRODUCCIÓN
Presentación y contextualización
Existen diferentes tipos de documentos para ser usados en la Organización, algunos son
para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la prestación del servicio.
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A continuación vamos a ver algunos de los documentos más importantes que se utilizan
en las organizaciones, así como sus normas para la creación, sus usos, y su distribución.
Competencia
Archivar los documentos con los procedimientos, normas, relacionadas con el área de
prestación de servicios de la Organización, los cuales deben ser formar parte de la
documentación de la misma y resaltar aspectos de carácter preventivo, correctivo sobre
asuntos administrativos, operativos, legales y otros del área en cuestión.
Capacidades
Capacidad de manejar objetos y artículos con cuidado, ya que algunos pueden

ser viejos o frágiles.
Conocimientos de informática para utilizar bases de datos a la hora de almacenar
información.
La capacidad de utilizar Internet, ya que ahora una gran cantidad de los
materiales de los archivos están disponibles en línea.
Puede que se tenga que trabajar en espacios con polvo o estrechos, así como
transportar materiales pesados.
Actitudes
Habilidades de comunicación, para supervisar al personal.

Un método de trabajo lógico, para la identificación y ordenamiento de archivos.
Iniciativa, para encontrar maneras de hacer más accesible la información a los
usuarios.
Honradez, ya que algunos documentos son confidenciales.
UNIDAD 2.- ARCHIVAR Y TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS
La Unidad de Aprendizaje 2 comprende el desarrollo de los siguientes temas:

TEMA 1. - Historia y concepto del Archivo
TEMA 2. - Gestión de los documentos.
TEMA 3. - La Documentación Administrativa
TEMA 4. - El archivo digital. :
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Archivar y transferencia de Archivos Unidad de Aprendizaje 2
HISTORIA DEL ARCHIVO
El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social

de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los
primeros archivos aparecen con los
primeros Imperios. Eran una
herramienta de control de la población
y de la riqueza. Desde las monarquías
surgidas en el Asia Anterior hasta el
Bajo Imperio Romano, pasando por
las civilizaciones egipcia y griega, se
tiene constancia de la existencia de
archivos y de fondos organizados.
Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de control de
las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de
propiedad). También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas)
y mucha documentación privada.
Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la
existencia de archivos en la antigüedad: archivos reales, de los templos e incluso
bancarios. Las excavaciones de Ugarit son las únicas que han dejado constancia de la
organización de los fondos.
El reparto de la documentación en las
salas es buen ejemplo del respeto y
conservación de los archivos bajo una
clasificación rigurosa. Pero
desconocemos su clasificación original y
por tanto los criterios empleados.
En total se han excavado cerca de
400.000 tablillas de arcilla. Los Sumerios, los Arcadios y los Babilonios escribían sobre
ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se escribía estando blandas.
Escribían con un punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía
sobre madera, marfil y pieles.
Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escrivas. Eran una clase dirigente que
se originan en el servicio a los templos. En Ur, el archivero era además inspector de
canales.
Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una
climatización adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías de obra
recubiertas de asfalto.
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También se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas de madera, cestas

de paja, jarras de arcilla.
Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían utilizarlo sus
productores y los oficiales de la administración con autorización previa.
Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de arcilla. Se
encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones mercantiles, estatutos de
gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su entorno.
En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus, el primer archivero del
que tenemos noticia.
EGIPTO Y EL ARCHIVO
En Egipto, es básico el archivo, porque no

se sostiene si no se pueden registrar las
propiedades y la producción. Después de
cada inundación que sufría el río Nilo, había
que reconstruir las propiedades.
El factor que hace que los archivos en
Egipto sean abundantes es la materia
escrita. Escriben sobre papiro. Tiene
desventajas porque es frágil. Pero entre las
ventajas, es que es barato. Es un material
fácil de escribir en tinta. Se escribe con
pinceles hechos en junco. Se puede guardar
en forma de rollos y se puede tener gran cantidad de documentos en poco espacio.
También emplean trozos de cerámica o tablillas de arcilla sobre todo para la
correspondencia diplomática.
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EL USO DEL ARCHIVO EN GRECIA
Las fuentes que poseemos sobre los archivos griegos son indirectas: los historiadores, las
inscripciones epigráficas y los restos arqueológicos. La conquista violenta que sufrieron
ha hecho que se pierdan fuentes importantes para su historia.
En Grecia, se encuentran archivos
idénticos a los egipcios. Son de tablillas de
arcilla con documentación económica.
Cuando se organiza el Estado en Atenas,
no hay archivos, pero hay hombres
memoria. Daban fe de lo que se trataba en
el Consejo. En el siglo V Antes de Cristo,
aparece el archivo escrito. Se emplea el
papiro empleado en Egipto, tablillas de
madera, para documentos de uso frecuente. Se emplea la piedra de mármol cuando se
quiere que los documentos sean conocidos por todos y el pergamino.
ROMA Y EL ARCHIVO
En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se
empleaban cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las
ceratas se usaban para documentación que no se quería conservar indefinidamente.
Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el
archivo del tesoro (Aerarium). Estaba situado en el templo de
Saturno. Recogía toda la documentación económica de la
República y los comentarios de los cuestores, además de las
sentencias del Senado. También había archivos especializados
como el de los Tribunos de la Plebe. Estaba en el
Templo de Ceres. Era independiente, porque no se
fiaban de los Senadores. Pensaban que podían
destruirse los registros electorales y las resoluciones
favorables a la Plebe. También existía el archivo de
los Censores en el Templo de las Ninfas. Se
conservaban los registros de los cabezas de familia.
También existía el archivo de los Pontífices. Recogía toda la documentación necesaria
para la elaboración del calendario. Además, en este archivo se recogían todas las fórmulas
sagradas que se utilizaban en los sacrificios y los informes que los Pontífices redactaban
sobre los problemas legales.
LA EDAD MEDIA EN EL USO DEL ARCHIVO
Con los bárbaros, llega la disolución de las estructuras administrativas del

Imperio Romano y se destruyen los archivos. El derecho germano se va
superponiendo al romano. En el siglo VI, el pergamino sustituye al papiro
como medio de escritura. El pergamino es caro, y por lo tanto encarece
los documentos. Entre los siglos VI y XIII, apenas se escribe. La lengua
en la que se escribe, también hace costosos los documentos. El documento
se convierte en un objeto sagrado. De la letra romana se derivan letras
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distintas, hasta que en el siglo XI aparece la letra carolina. Se produce una caída del
documento escrito, debido en parte al descenso del nivel cultural.
En el siglo XII se recupera el derecho romano y el procedimiento administrativo
inherente. Se introduce una clasificación sistemática y una clasificación cronológica y se
comienzan a conservar en legajos.
Entre los siglos XIII y XIV se comienzan a crear archivos de entes locales, archivos
eclesiásticos con una red estructurada y organizada y archivos privados.
EL ARCHIVO EN EL ANTIGUO REGIMEN
En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija. Recuperan
documentos de manos privadas y buscan lugares
seguros para depositar el archivo. Nombran
archiveros casi profesionales. El primer archivo
serio, se lo debemos a Maximiliano I de
Habsburgo. Quería centralizarlo en Innsbruck.
Los Reyes Católicos ordenan la concentración
de sus archivos en la Chancillería de Valladolid.
A partir del siglo XVI aparece el concepto de
archivo de Estado. Se caracterizan estos archivos
por la concentración de todos los fondos
documentales dispersos. España fue la pionera en la creación de este tipo de archivos.
EL ARCHIVO EN EL SIGLO XIX
Con la Revolución francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25 de junio de

1794 se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce
el derecho a la consulta de los documentos públicos. Este derecho, se reconoce en España
en 1844. El Archivo Nacional de España se crea en 1868. Se crean las Escuelas de
Archivística y se inicia la publicación periódica de los documentos más importantes de
los archivos.
Napoleón pretendió concentrar en París
los archivos de los diversos países
europeos. En el siglo XIX, se empiezan a
depositar en los archivos soportes
distintos del papel, como la fotografía o
la microforma. Se empiezan a conceder
los archivos como fuente de poder,
sustanciados sobre los conceptos de los
derechos del Estado sobre los
documentos públicos, la estructuración
de sus fondos y la concepción del archivo
como territorio infranqueable.
Durante el siglo XIX se inicia el período de desarrollo archivístico que configura la
archivística como una disciplina creciente y cuyas necesidades de partida fueron las
siguientes: concentrar la documentación de las entidades desaparecidas y concebir un
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sistema global de organización de los fondos documentales. Se crean grandes depósitos

documentales para concentrar fondos.
SIGLO XX. ARCHIVOS INTERMEDIOS
En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no

tienen valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. En su
primera mitad se caracteriza por la consolidación de los avances experimentados y una
producción profesional más abundante. La archivística se debate entre lo decimonónico
y la modernidad. En los países desarrollados aumenta la sensibilidad social por los
archivos. La Profesión continua sin despegarse de su adscripción a la documentación
histórica.
Crecen los archivos privados por
la creación de las distintas Leyes
de Archivos. Un carácter
importante de los archivos en el
siglo XX, es el carácter que le da
la legislación. Identifica que es
un documento de archivo. Las
necesidades de la administración
obligan a la profesión a
replantearse sus presupuestos, ya
que abarcan desde las oficinas
hasta la conservación definitiva.
Otra cosa importante es la creación de redes y de sistemas de archivos. Una red, es un
conjunto de instituciones archivísticas que tienen un convenio entre sí. Para que haya una
red, tiene que haber un acto jurídico para que el archivo se comprometa a participar. Un
sistema de archivo es un conjunto de elementos que componen la política archivística de
un país determinado. Tiene que haber una Ley de Archivos y una red de archivos y unas
prácticas archivísticas comunes. También componen el sistema de archivos el personal y
los archivos.
La Segunda Guerra Mundial marca el despegue de la archivística por la necesidad de
investigar y difundir el conocimiento y la expansión de la democracia como modelo de
organización social. Por ello la archivística y los profesionales varían considerablemente.
La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo de las nuevas necesidades y el
campo de actuación de la archivística se ha extendido al de la Administración. La
ampliación del mundo archivístico ha llevado a la participación del mundo profesional y
las nuevas tecnologías han abierto campos inéditos como el audiovisual y la informática.
Las necesidades informativas y el derecho al libre acceso han creado el campo del derecho
y ha dado lugar a un nuevo concepto sobre usuarios. El mundo archivístico desborda el
ámbito nacional y trasciendo a lo universal.
Hasta el comienzo del siglo XX, los archivos estaban aislados porque funcionaban por
libre. Con la llegada del siglo XX, se acaba el aislamiento de los archivos, ya que se creen
redes de cooperación y sistemas de archivos.
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REGISTROS Y ARCHIVOS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
EL ARCHIVO:
a) Concepto de archivo:
La palabra archivo, del latín
archivium, presenta tres acepciones
distintas de acuerdo con el
Diccionario de la Real Academia de
la Lengua Española.:
Local en el que se custodian
documentos públicos o particulares
(lo que significa la existencia de
archivos no sólo oficial sino
también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el
mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).
La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio
Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella
institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir,
utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le cumplimiento
de los fines anteriormente mencionados.
También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misión
consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.
Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo
lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible
cuando sea necesario.
El material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas archivadores tipo 21 guías
etc.
b) Funciones del archivo:
La principal función del archivo
consiste en la conservación de
documentos ya que la Ley obliga
a ello estableciendo unos plazos
mínimos de conservación, durante
los cuales puede ser requerida su
presentación. Estos documentos
se conservarán debidamente
ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el
funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se
encuentra rápidamente 10 que se busca. Otra función del archivo es la de ser un centro
activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya
archivados. Además, sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las
actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el
organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerla.
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c) Clases de archivos:
Según el grado o frecuencia de utilización:
• Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la
entidad o de consulta frecuente.
• Semiactivos: contienen documentos
provenientes de archivos activos por
haberse realizado sobre ellos el
trabajo concreto.
• Inactivos: recoge los documentos que
sabiendo perdido todo su valor
operativo y funcional, conservan
valor histórico, político, o
documental.
Según el lugar de emplazamiento:
• Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es
consultado por distintos departamentos.
• Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la
entidad.
Estos a su vez pueden ser:
• Departamentales o por secciones. - en el propio
departamento por ser utilizado constantemente por este.
• Personales. - de cada puesto de trabajo para que pueda
ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con
ellos.
Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se
complementan entre sí.
1. El archivo de gestión:
Es el archivo realizado directamente por el empleado o funcionario en su puesto de
trabajo. El número de consultas de este archivo es muy amplio y los documentos
archivados pueden provenir de otros organismos departamentos o bien has sido
entregados directamente por los interesados.
El funcionario es el responsable directo
de su archivo, debe clasificar los
documentos y mantenerlos en el archivo
el tiempo estrictamente necesario fijado
por la entidad o el que resulte
imprescindible para realizar sobre el
documento las operaciones oportunas.
Sólo deberán estar por tanto los
documentos en poder del funcionario el
tiempo oportuno, sin que sirva el archivo como lugar permanente de almacenamiento,
debiéndose enviar los documentos. a otros puestos de trabajo para que siga su tramitación
o bien
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2. A los archivos semiactivos de los departamentos si se ha terminado el trabajo

sobre éstos.
El archivo de gestión debe estar perfectamente ordenado para facilitar
la rapidez de actuación y la perfecta localización del documento.
3. Conservación de la información:
Conservar la documentación transferida, custodiarla en las mejores
condiciones de seguridad y orden adecuado se
fundamentan en dos principios básicos:
Adopción de medidas para asegurar la perdurabilidad
material de los documentos:
Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo, (estado
de edificios, instalaciones eléctricas, estanterías, etc.)
Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro,
destrucción o desaparición de los documentos: control de humedad,
incendio, robo, etc.
Restauración de documentos deteriorados.
Reproducción de la documentación más representativa.
Aplicación de los criterios y métodos de organización documental (clasificación y
ordenación) según las normas de la teoría archivística. Realmente solo existe archivo
cuando hay una organización, de otro modo se trata de un conjunto almacenado de
papeles.
El registro:
a) Concepto de registro:
Encontramos para este término dos acepciones:
• Lugar. - donde se centraliza la entrada y/o salida
de documentos.
• Libros u otros medios. - donde será anotada y
referida toda la documentación de entrada y/o
salida que tiene lugar.
La finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos los
documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad.
b) Clases de registros:
• Registro general: Es el registro de la
correspondencia. Consiste en anotar toda
comunicación tanto de entrada como de salida
que se establezca con el exterior, puede ser de dos
tipos:
• Registro general de entrada: Se hará el
correspondiente asiento de todo escrito que se
reciba, y se pueden utilizar dos procedimientos:
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o De registro único: un libro para los diferentes departamentos de un mismo

órgano.
o De registro múltiple: un libro por cada departamento de la misma entidad
que reciba correspondencia.
• Registro general de salida: Se anotará la salida de los escritos y comunicaciones
oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares. Pueden utilizarse
procedimiento de registro único ò múltiple.
• Registro auxiliar: los órganos administrativos podrán crear
en las unidades administrativas correspondientes de su
propia organización otros registros con el fin de
facilitar la presentación de escritos y
comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares
del registro general, al que comunicarán toda
anotación que efectúen.
• Registro de archivo: Para inscribir todos aquellos
documentos que han sido archivados.
Contenido de los registros:
• Numero de inscripción. (Orden temporal de recepción.) Epígrafe expresivo de la
naturaleza del documento.
• Identificación del interesado.
Derecho de acceso:
• El acceso de documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las
personas estará reservado a éstas, que, en el supuesto de observar que tales datos
figuren incompletos o inexactos podrán exigir que sean rectificados o
completados, salvo que figuren en expediente caducados por el transcurso del
tiempo.
• El acceso podrá ser denegado por razones de interés público, por intereses terceros
más dignos, o porque lo disponga la Ley.
c) Funciones:
Todo documento que entre o que salga de la Administración deberá ser registrado para
que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente la
función de facilitar la localización de un determinado escrito o documento además de:
• Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la
entidad en cuestión.
• Conocer el destino final de un documento (sí ha sido destruido o
archivado).
• Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o
escrito.
• Conocer los datos más significativos de un documento sin
necesidad de consultarlo directamente ya que el registro
queda anotado éstos.
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Gestión de documentos
Reducir costes es una práctica integrada en el ADN de toda empresa. Hoy

en día tenemos que luchar por ser cada vez más competitivos. Aligerar los
procesos, apostar por la innovación, la optimización de los recursos y el uso
de las TICs (Tecnologías de la información y comunicación), son algunos
de los puntos clave que conforman el índice del manual del empresario.
Una aplicación de las TICs al mundo de la empresa es la gestión de
documentos, que reduce costes y tiempo.
Una empresa maneja un gran número de documentos, los cuales
pasan de un departamento a otro según sean requeridos o se guardan
si es necesario para poder rescatarlos cuando convenga. Por tanto, tener un orden de
clasificación es de vital importancia. Estos documentos se acumulan cada vez más,
ocupando un espacio y haciendo de las labores de archivo una tarea rudimentaria.
Demasiado papel que podría reducirse con la informatización, beneficiando al medio
ambiente y a la propia empresa.
La solución viene de la mano de las TICs, evolucionemos e informaticemos el papeleo de
la empresa. Una buena gestión de documentos va a hacernos ahorrar en costes y riesgos
de almacenamiento de los mismos, además de facilitar la transmisión y el uso de la
información.
Veamos más a fondo en qué consiste esta gestión de documentos.
La gestión documental consiste en externalizar las tareas asociadas a los documentos de
la empresa. Una compañía especializada en gestión de documentos va a ser la encargada
de ellas.
¿Qué servicios ofrece una empresa dedicada a la gestión de documentos?
En primer lugar, libera espacio de tus estanterías. Custodia en
sus almacenes todos esos documentos que no se necesitan a
diario pero que se deben guardar. Que un día los necesitas,
puedes disponer de ellos sin problema. Son clasificados de
forma que, en caso de requerirse, se encuentren con
facilidad.
Otra ventaja es la digitalización de los
documentos que uno mismo crea preciso y su
introducción en la base de datos de la compañía
especializada, desde donde poder disponer de los
archivos en cualquier momento y con gran facilidad
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(clasificados por diferentes campos) desde cualquier terminal autorizado y trabajar con
ellos con mayor rapidez.
Otro servicio que ofrecen las compañías de gestión
documental, es la destrucción segura de los documentos
que ya no se necesitan. Puede parecer una tarea simple,
pero si liberas espacio estás reduciendo costes y de esto se
trata.
En definitiva, sumarse al carro de la gestión de documentos

es apostar por aligerar los procesos. En la actualidad, cada
vez cobra más importancia porque las compañías se están
dando cuenta que para sobrevivir a la feroz competencia no
solo hay que innovar en el producto o servicio final sino
también en su propia estructura para ser más eficientes.
LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO:
Físico (manual)
Los elementos constitutivos de un archivo físico son dos: el conjunto de documentos y el
conjunto de relaciones que median
entre ellos. El sitio de un documento
de archivo está en el seno de un
proceso funcional, del cual es un
elemento, por mínimo que sea.
Nunca se ha de concebir como un
elemento aislado, siempre posee un
carácter unitario que sólo se hace
claro cuando ha conservado el puesto
que le corresponde dentro del conjunto de los demás documentos que lo acompañan.
La organización del archivo de forma no informatizada conlleva una serie de tareas
concatenadas que podemos definir en tres apartados:
1) Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases o agregados
documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.
2) Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas
mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para
cada caso.
3) Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la
estructuración dada al fondo.
La clasificación consistirá en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo
mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo
con los principios de procedencia y orden original.
Tres son los elementos que podemos considerar en la clasificación de los documentos: las
acciones a que éstos se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce
y los asuntos o materias sobre las que versan:
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 Las acciones. Toda organización o entidad es creada con unos

fines, para lo cual se dota de unas atribuciones o
competencias suficientes como para lograr los
fines.
 La estructura orgánica. Cualquier entidad
necesita asimismo una organización para
conseguir sus fines, es decir, una
estructura organizativa que le
permita un funcionamiento
idóneo.
 Los asuntos o materias. Este es
un elemento que no deriva
directamente de la entidad sino de
la percepción que se tenga de la
misma, esto es, de los asuntos o
materias que cada cual crea observar
tanto en sus actividades como en su organización.
A la hora de organizar un archivo, se pueden establecer tres tipos de clasificación:
a. La clasificación funcional:
Las funciones de la entidad que genera o ha generado el fondo de
archivo son los elementos tomados en consideración para
clasificar los documentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar,
agruparemos la documentación de acuerdo con las actividades
de las que son resultado. Una vez agrupada toda la
documentación en series, éstas deben ser reunidas bajo
clases más amplias que recojan todas las actividades
emparentadas por ser fruto de una misma función.
En el desarrollo de un cuadro de clasificación, las funciones deberán tomarse en
cuenta al establecer clases, series o agrupaciones documentales, de acuerdo con
un esquema piramidal o jerarquizado de las mismas. Podrán establecerse las clases
o clasificaciones principales o más amplias sobre la base de las acciones, las
secundarias sobre la base de las funciones, y las clases elementales o series
documentales deberán comprender los expedientes y otras agrupaciones de
documentos resultado de cada actividad.
b. La clasificación orgánica: En este sistema las series se agrupan de acuerdo con las
diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad,
reproduciendo sus servicios,
secciones, unidades… Los
expedientes se agrupan según la
actividad de la que son resultado.
Sólo a partir de este nivel es posible
establecer una clasificación
orgánica, la cual se realizará
jerárquica mente desde las
unidades administrativas básicas
hasta las divisiones más amplias.
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c. Clasificación por materias: Este tipo de clasificación es el resultado del análisis

del contenido de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que
versan.
La elección del sistema de clasificación más apropiado de entre los tres que hemos
expuesto depende de varios aspectos o exigencias del trabajo archivístico:
• Debe ser un sistema lo más estable posible, de modo que la clasificación dada el
fondo perdure en el tiempo.
• Debe ser objetivo, es decir, que la clasificación no dependa tanto de la percepción
que la persona encargada de archivo pueda tener cuanto de aspectos inequívocos.
• Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los
documentos, del proceso administrativo del cual son resultado.
La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se completa con la
disposición de los distintos elementos, esto es, la ordenación. Es una tarea material
consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido
de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números...
La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos,
los expedientes, las series, etc.
Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes, siguiendo la lógica de su
tramitación que, por lo general, coincide con su secuencia cronológica. Los expedientes,
a su vez, se ordenan dentro de las series siguiendo la misma lógica. Por su parte, las series
y las demás agrupaciones documentales se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía,
comenzando por las principales y terminando con las accesorias, aunque no siempre es
posible establecerla objetivamente.
Los métodos de ordenación dependen del criterio establecido: pueden ser las letras del
abecedario, las fechas de los documentos, la secuencia de los números, o la combinación
de varios de ellos como es el caso alfanumérico
La instalación de los documentos en el depósito es una tarea íntimamente relacionada con
la organización de fondos y consiste en la ubicación física de todo fondo mediante
unidades de instalación, ya sean cajas, legajos, o libros. Las cajas y los legajos son
agrupaciones de expedientes, en forma de paquetes o protegidos por un envase, así
ubicados en las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia
a los agentes nocivos.
Antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, procede identificarlo a fin
de saber cuál es su ubicación física, para ellos se le otorga una signatura que haga
referencia a la unidad de instalación que lo contiene y a su orden dentro de ésta.
La instalación de cajas, legajos y libros puede hacerse según dos métodos:
1) Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito, estableciendo
espacios reservados para las secciones, subsecciones, series, etc.
2) El sistema de numeración continua, el más indicado para todo archivo en
crecimiento, numera las unidades de instalación mediante dígitos arábigos desde
el uno en adelante.
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LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
CONCEPTO
Los documentos administrativos se
definen como el soporte material por el
que se materializan los actos
administrativos. Cumple por tanto dos
funciones; por un lado, es un instrumento
de constatación que permite comprobar el
desarrollo de una actuación
administrativa y por otro es un
instrumento de comunicación. Un acto
administrativo es cualquier declaración de conocimiento, voluntad o deseo emitida por
un órgano o unidad administrativa con arreglo al Derecho Administrativo.
Entre algunos de los documentos administrativos tenemos:
El ACTA
Documento de carácter oficial que declara la condición legal de una persona o institución,
como el acta de diputado que reciben los parlamentarios electos en algunos países. Acta,
documento que recoge los puntos discutidos y los acuerdos adoptados en una reunión de
una asamblea u órgano colegiado para darles validez, como las reuniones de un
Parlamento, Ayuntamiento, comunidad de vecinos, etc. Las Actas de una reunión
científica, conferencia, congreso o jornadas, recogen un resumen de los trabajos
presentados y, a veces, el contenido de los mismos. Acta Única Europea, uno de los
tratados internacionales que definen la organización y funcionamiento de la Unión
Europea. El Acta puede referirse a un acuerdo comercial anti-falsificación, un acuerdo
internacional para la protección de la propiedad intelectual, etc.
EL CONTRATO
Un contrato, en términos generales, es definido como un acuerdo privado, oral o escrito,
entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento
pueden ser exigidas. Es un acuerdo de voluntades que genera derechos y obligaciones
para las partes. Por ello se señala que habrá contrato cuando varias partes se ponen de
acuerdo sobre una manifestación de voluntad destinada a reglar sus derechos.
Doctrinariamente, ha sido definido como un negocio jurídico bilateral o multilateral,
porque intervienen dos o más personas (a diferencia de los actos jurídicos unilaterales en
que interviene una sola persona), y que tiene por finalidad crear derechos y obligaciones
(a diferencia de otros actos jurídicos que están destinados a modificar o extinguir derechos
y obligaciones, como las convenciones).
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También se denomina contrato el documento que recoge las condiciones de dicho acto
jurídico. En el Derecho romano clásico, a su vez, el contrato se refiere a la concreta
situación de estar ligadas las partes por un vínculo jurídico que crea
derechos y obligaciones. No se refiere al acto jurídico mediante el
cual las partes contraen dichos derechos, sino a lo contratado
(contractus, lo contraído), la relación jurídica que ha
quedado indisolublemente constituida mediante la
convención generadora. Las partes en un contrato son
personas físicas o jurídicas. En un contrato hay dos
polos o extremos de la relación jurídica obligacional,
cada polo puede estar constituido por más de una
persona revistiendo la calidad de parte. El contrato, en
general, tiene una connotación patrimonial, y forma
parte de la categoría más amplia de los negocios
jurídicos. La función del contrato es originar efectos
jurídicos. En cada país puede existir un concepto de
contrato diferente, y esa divergencia tiene que ver con la
realidad socio-cultural y jurídica de cada país (existen
ordenamientos en que el contrato no se limita al campo de los derechos patrimoniales
únicamente, sino que abarca también derechos de familia como, por ejemplo, los países
en los que el matrimonio es considerado un contrato).
Concepto legal de contrato
La mayoría de los Códigos civiles contienen una definición de “contrato”. Muchos de
ellos, siguen los lineamientos del Código civil francés, que expresa que “El contrato es la
convención por la cual una o más personas se
obligan, con otra u otras, a dar, hacer, o no hacer
alguna cosa”.El Código civil alemán prescribe que
“para la formación de un negocio obligacional por
actos jurídicos, como para toda modificación del
contenido de un negocio obligacional se exige un
contrato celebrado entre las partes, salvo que la ley
disponga de otro modo”. Mientras el Código civil
suizo señala que “hay contrato si las partes
manifiestan de una manera concordante su voluntad recíproca; esta manifestación puede
ser expresa o tácita”.El Código Civil soviético solo expresaba que “Los actos jurídicos,
esto es, los actos que tienden a establecer, modificar o extinguir relaciones de Derecho
Civil, pueden ser unilaterales o bilaterales (contratos)”.-
EL DICTAMEN
El latín dictamen, un dictamen es un juicio
desarrollado o comunicado respecto a alguna
cuestión. El término no tiene una utilización
demasiado frecuente en el lenguaje cotidiano,
sino que está más asociado al ámbito judicial o
legislativo. El dictamen, por lo tanto, puede ser
una sentencia de carácter judicial que pronuncia
un tribunal o un juez. De este modo, se da por
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finalizado una causa o un litigio. Lo que hace el dictamen es reconocer el derecho de

alguno de los intervinientes en el proceso, estableciendo la obligación a la otra parte de
aceptar la resolución y respetarla. En el caso del derecho penal, el dictamen establece la
condena o brinda la absolución al acusado. Si éste es encontrado culpable, el dictamen
establece el castigo adecuado según lo tipificado por la ley.
El dictamen, por lo tanto, puede ser condenatorio (el juez acepta las pretensiones de quien
demanda) o absolutorio (el juez otorga la razón al acusado). Otra clasificación habla de
dictamen firme (no acepta la interposición de recursos) y dictamen recurrible (es posible
la interposición de recursos). Por ejemplo: “Esta tarde se conocerá el dictamen del caso
que conmovió al país y que podría llevar al empresario a prisión”, “Tras escuchar el
dictamen, los familiares de la víctima desataron su furia y estallaron contra el tribunal”,
“El dictamen conformó a ambas partes”. En el ámbito legislativo, un dictamen es un
documento estudiado, discutido, votado y aceptado por la mayoría de los integrantes de
una comisión. Se trata, por lo tanto, de un acto legislativo constitutivo que certifica el
cumplimiento de un requisito de trámite procesal.
LA DIRECTIVA
ETIMOLOGÍA. Deriva del latín directus, participio pasivo e dirigere (dirigir). Adjetivo:
"recto, derecho".
CONCEPTO. Es un dispositivo legal, de
carácter interno, que emiten las
dependencias administrativas, a
través de sus autoridades
superiores, con la intención de
normar y orientar a las personas
en un determinado asunto.
FUNCIÓN. Este documento permite a las
autoridades dictar normas,
disposiciones y órdenes de carácter general. Les facilita difundir y
orientar la aplicación de leyes, decretos, reglamentos, estatutos, etc.
Sirve, también, para prescribir y canalizar el comportamiento o procedimiento que las
personas y dependencias subordinadas deben seguir en determinadas situaciones.
Generalmente la directiva complementa o precisa, en forma minuciosa, disposiciones
contenidas en un reglamente o una resolución.
La Directiva puede servir, por ejemplo, en los siguientes casos:
• Normar reuniones y actividades de diversos tipos que puedan surgir
en una institución.
• Fijar procedimientos de trámite documentario.
• Dictar disposiciones sobre asistencia, permisos y licencias del
personal.
• Dar normas para la conservación de muebles e inmuebles.
• Establecer pautas para el refrigerio.
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RESOLUCIÓN
La resolución administrativa consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un
servicio público que tiene carácter general, obligatorio y
permanente, y se refiere al ámbito de competencia del
servicio. Las resoluciones se dictan para cumplir las
funciones que la ley encomienda a cada servicio público.
En cuanto a su ámbito material, la resolución alcanza a
todo aquello que complemente, desarrolle o detalle a la ley
en la esfera de competencia del servicio público. En cuanto
al territorio, las resoluciones pueden tener alcance nacional
o local, tratándose de servicios descentralizados. Las
resoluciones tienen un enorme impacto en la actividad
económica y social, pues tienen un grado de flexibilidad,
oportunidad e información que la ley no puede tener, y en ese sentido la complementan.
CURRÍCULO
Currículum vítae (CV) es el conjunto de experiencias (educacionales, laborales y
vivenciales) de una persona. Se aplica comúnmente en la búsqueda de empleo. En la
mayoría de los casos su presentación en forma de documento es requisito indispensable
para solicitar empleo. Es un término de origen
latino que en español significa carrera de la
vida,1 es por analogía y contraposición a cursus
honorum, la carrera profesional de los
magistrados romanos. Por simplificación se usa
el término currículum, mientras que en
ocasiones se puede encontrar curriculum vitae et
studiorum (carrera de vida y estudios). Hoja de
vida es la forma en la que se conoce al
Currículum Vitae en determinadas regiones,
especialmente de Latinoamérica. Esta
diferenciación es puramente denominativa, ya
que a nivel formal y de contenidos, la hoja de
vida es exactamente igual al currículum vitae. Así pues, las diferencias que puedan existir
en el contenido se deben únicamente a la diferenciación geográfica, ya que en
determinados países es costumbre incluir una información en la hoja de vida y no otra.
HOJA DE VIDA
La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su
capacitación profesional y de su experiencia laboral. De su
correcta elaboración y presentación, dependerá el éxito en
su búsqueda de empleo. El objetivo principal de la misma
será presentar a su potencial empleador información sobre
usted mismo, que posibilite una entrevista posterior.
Por norma general una hoja de vida debe contener
• Datos personales: Nombre y apellidos, lugar y fecha
de nacimiento, estado civil, dirección personal, número de
teléfono de contacto, dirección de correo electrónico, etc.
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• Formación académica: Estudios que has realizado, indicando fechas, centro, y

lugar donde han sido realizados.
• Experiencia profesional: Experiencia laboral relacionada con los estudios
universitarios o que puedan ser de interés para la empresa que desea contratarte.
No olvides señalar las fechas, la empresa dónde trabajaste y las funciones y tareas
llevadas a cabo.
• Idiomas: En este apartado mencionarás los idiomas que conoces y tu nivel. Indica
también si has obtenido algún título reconocido que acredite tus conocimientos.
• Computación: Señala aquellos conocimientos de software que poseas: sistemas
operativos, procesadores de texto, hojas de cálculo, bases de datos, diseño gráfico,
internet, etc.
• En algunos países, además, es costumbre incluir también las referencias dentro de
la hoja de vida
Programa de actividades
Se puede definir que el programa de actividades de una organización es:
1) Proyecto o planificación ordenada de las distintas partes o actividades que componen
una cosa que se va a realizar: programa de actividades.
2) Exposición o declaración previa de las cosas que se harán en una determinada
materia: programa electoral.
3) Sistema y distribución de las materias que forman una asignatura o un curso escolar:
programa escolar. temario.
4) Anuncio o exposición de los distintos puntos o partes que componen una celebración
o un espectáculo: programa de fiestas.
5) Escrito en el que figura este proyecto, esta exposición, este sistema de distribución y
este anuncio.
6) Emisión independiente y con un tema propio que retransmite una cadena de radio o
de televisión: la televisión ofrece programas informativos, culturales, deportivos y
de ocio.
7) Conjunto de operaciones que realizan algunas máquinas: programa de lavado
automático.
8) Conjunto de instrucciones detalladas y codificadas que se dan a un ordenador para
que realice o ejecute determinadas operaciones: un programa de tratamiento de
textos.
TRÍPTICO
En publicidad y artes gráficas, un tríptico es un folleto informativo doblado en tres partes,
por lo regular es del tamaño de una hoja
de papel tamaño carta, contiene la
información del evento e institución que
lo organiza y las fechas, en la cara, en
las tres del centro de la hoja vienen los
invitados especiales, el contenido de
conferencias, horarios, ponentes,
recesos, datos de la inauguración y
clausura, en la parte posterior se dejan
los datos para inscripción e informes. Su nombre deriva, por extensión, de los trípticos
artísticos.
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Características generales
La disposición de la información suele ser la siguiente:
En la portada se coloca el eslogan o frase de la campaña, así como el logotipo
identificativo de la empresa. En el interior se despliega el argumento de ventas
exponiendo ventajas competitivas del producto o servicio, generalmente, apoyadas por
fotografías o gráficos. El juego de tres láminas que se van desplegando permite ir
exponiendo los argumentos en un orden determinado de modo que vaya creciendo el
interés del cliente. Por último, la contraportada se reserva para colocar el logotipo de la
empresa y datos de utilidad como localización, teléfono de contacto, etc...
CONVENIO:
Se conoce como convenio al contrato, convención o acuerdo que se desarrolla en función
de un asunto específico. Por citar algunos ejemplos: “El club argentino anunció la firma
de un convenio con una universidad europea para la formación de juveniles”, “La empresa
me envió a Brasil para cerrar un convenio de exportación”, “El convenio fue ratificado
por ambas partes tras una reunión que se prolongó por más de dos horas”. La expresión
“convenio colectivo”, por su parte, identifica al acuerdo que vincula a quienes representan
a los trabajadores con los empresarios y que sirve para regular las condiciones de trabajo.
Por medio de estos convenios, los sindicatos y las organizaciones empresarias fijan
diferentes derechos y obligaciones en el marco de la relación laboral.
Los convenios pueden ser valorados
como contratos, normativas o una
combinación de ambos. Entre las
condiciones que contemplan los
convenios colectivos, se encuentran la
duración de la jornada laboral, los
salarios, las vacaciones y las licencias.
Cabe destacar que el convenio colectivo
se hace extensivo para todos los
empleados del rubro en cuestión (una
empresa o un sector en general), sin
importar si están, o no, afiliados al sindicato que logró el acuerdo. Lo habitual es que el
convenio colectivo establezca condiciones mínimas y que después cada empleado se
encargue de mejorar sus beneficios en sus contratos individuales. Esto quiere decir que el
convenio colectivo puede fijar un salario mínimo de 1.000 soles, por ejemplo, y que luego
un trabajador acuerde una remuneración de 1.500 soles con la compañía.
ESTATUTO
La palabra estatuto puede referirse a una variedad de clases de estatutos cuyo rasgo común
es que regulan las relaciones de ciertas personas que tienen en común la pertenencia a un
territorio o sociedad. Por lo general, los estatutos son una forma de derecho propio. Un
segundo significado es el proveniente de los países anglosajones, donde “Estatute”
significa Ley aprobada por el Parlamento.
Normas generales
Un ejemplo, en España, es el del Estatuto de los Trabajadores, que es el nombre que recibe
la ley que regula las relaciones laborales y derechos sindicales (formalmente, la Ley es
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un Real Decreto Legislativo). También en España, se pueden mencionar a los Estatutos

de Autonomía, que son las normas que regulan las competencias de cada Comunidad
Autónoma (existe un estatuto para cada comunidad). En este caso, el nombre estatuto
implica que se trata de una norma especial, en la cual hay un sistema de aprobación
especial conjunta entre el parlamento autonómico y del estado.
REGLAMENTO
Un reglamento es un conjunto ordenado y coherente de preceptos o normas que regirán
el trabajo en una empresa, en una organización, la convivencia en un edificio de
apartamentos, en una comunidad, un deporte, entre otras alternativas.
De alguna manera y para ponerlo en palabras más
sencillas, el reglamento contiene una serie de
indicaciones que son las que nos dicen la manera
en la cual debe llevarse a cabo una actividad o
cómo uno debe moverse en tal o cual contexto.
Cabe destacarse que el reglamento está
conformado por una serie de reglas que deben ser
observadas y respetadas por quienes integran la
organización, empresa, o practican el deporte en
cuestión, según corresponda. El reglamento y sus
reglas nacerán de la discusión en común entre
quienes tengan la potestad de discutir el contenido
del reglamento y serán el resultado de un acuerdo, que una vez que esté vigente, sí o sí,
deberá ser respetado.
Aquella persona que no respete un reglamento deberá atenerse a las consecuencias que
generalmente tiene su inobservancia y que habitualmente implica la imposición de una
pena o de un castigo. Por
ejemplo, volviendo al ejemplo
del deporte, en el fútbol está
prohibido por reglamento que un
jugador pase el balón con sus
manos, por lo cual si eso sucede
será sancionado por el árbitro,
que es el profesional que se
encarga de hacer cumplir el
reglamento. En tanto, a
instancias del Derecho, un
reglamento es una fuente de derecho, que forma parte integrante del ordenamiento
jurídico de un país y que consiste en la disposición administrativa para desarrollar una ley
o norma. Al reglamento se lo considera a nivel nación como una norma jurídica,
subordinada a la ley, de alcance general, y que es dictado a través de la administración
pública para regular su actividad y cualquier otra cuestión inherente a la misma.
Generalmente, la aprobación del reglamento es una función que le corresponde al Poder
Ejecutivo, aunque, también existen algunos órganos estatales que disponen de esa
facultad. Entre los sinónimos de uso más extendido para esta referencia se destacan los
de código y de estatuto, que muchas veces son empleados indistintamente.
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AYUDA MEMORIA
Es, tal como lo indica su nombre, un recurso mnemotécnico que sirve para recordar algún
hecho o evento. Generalmente se trata de un documento que contiene un pequeño
resumen sobre los acuerdos y medidas que se tomaron en alguna reunión o evento en
específico. Gracias a él se puede tener un panorama general de lo sucedido, aunque
también se puede utilizar como un recordatorio para retomar alguna discusión. En este
sentido, una ayuda memoria no tiene una extensión establecida ya que responde a
distintos contextos e intereses. Este recurso la mayoría de las veces es utilizada en
congresos y juntas administrativas. Es importante mencionar que el texto que se redacte
como una ayuda memoria debe ser objetivo, directo y breve gracias a que únicamente
funciona como un recordatorio o resumen de algo que ya sucedió. Por lo tanto, conviene
incluir en un texto como este a los participantes y las resoluciones que se tomaron.
Modelo de Ayuda Memoria
Un modelo de ayuda memoria deberá contener por lo menos los siguientes apartados:
• Una introducción y antecedentes.
• Una descripción general del evento.
• Objetivos y finalidades de la reunión.
• Participantes o asistentes.
• Organización general.
• Difusión y convocatoria.
• Descripción de la problemática.
• Características de la discusión.
• Acuerdos, sugerencias e ideas tratadas.
• Objetivos y aspiraciones grupales.
• Metodología de trabajo.
• Temática a tratar o posibles problemáticas futuras.
• Cierre y conclusiones.
NOTA DE PRENSA
Es una comunicación escrita dirigida a los miembros de los medios de comunicación con
el propósito de anunciar algo de interés
periodístico. Normalmente, se envía por correo
electrónico a redactores de los periódicos, revistas,
emisoras de radio, estaciones de televisión, así
como a medios online y a bloggers. El uso de notas
de prensa es común en el ámbito de las relaciones
públicas (RRPP). Por lo general, el objetivo es
atraer la atención de los medios de comunicación
para que puedan optar para su publicación o
difusión. Un comunicado de prensa puede anunciar
una serie de noticias, tales como eventos
programados, promociones personales, premios, nuevos productos y servicios, ventas y
otros datos financieros, logros, etc. El objetivo final de un comunicado de prensa no es
un periodista ni un medio, sino la audiencia que éste tiene a través de ellos. Para conseguir
su publicación, el comunicado debe adecuarse a estructuras comunicativas y a las rutinas
profesionales de los periodistas, como son los criterios de noticiabilidad.
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Los archivos digitales cuentan con algunas ventajas frente a los archivos en papel,
resaltando que aún existen organizaciones que no han implementado estas nuevas
tecnologías en sus procesos administrativos y que, además, temen perder los registros en
papel que podrían ser indispensables para efectos legales. Es ante este panorama que
queremos explicarte qué es y por qué es importante conocer lo relacionado al archivo
digital.
¿Qué es un archivo digital?
Un archivo digital o fichero, es el conjunto de toda la

información binaria almacenada en un formato digital, bien sea
en PDF, DOC, JPG, GIF, etc., que puede ser guardada y vista
por medio de una computadora o aparato electrónico. Estos
están formados por caracteres y la cantidad de los mismos define
el tamaño de cada archivo.
Una vez vemos nuestros archivos en formato digital, empezamos a apreciar realmente las
ventajas de esta forma de almacenamiento.
Veamos ahora, cuáles son las ventajas del archivo digital.
Normalización de archivos:
Los archivos en formato digital logran crear una base de
datos organizada y homogénea de todos los documentos
que se producen y que entran en nuestra empresa. Ejemplo:
Facturas, remisiones, comprobantes de gastos, de ingresos,
contratos, soportes de los mismos, etc. Pese a que cada uno
de los documentos anteriormente descritos son diferentes
en su naturaleza, con el archivo digital se logra un registro
digital único y categorizado.
Debido a lo anterior es posible establecer un sistema de
archivo normalizado, en el que es posible acceder a la
información con diferentes preferencias de búsqueda, de
manera sencilla y sin buscar en archivadores.
Ahorro de espacio y recursos:
Según el criterio y necesidades de cada compañía se puede
transformar todo el archivo físico a digital, incluso aquellos
documentos que tengan obligaciones legales, siempre y
cuando la digitalización sea certificada y validada con los
instrumentos archivísticos adecuados. Si la empresa decide
implementar el archivo digital, el volumen de espacio que
nos ahorraríamos es apreciable. Además de lo anterior, el
ahorro en costos de impresión, papel y mobiliario es también
notable.
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Ahorro en tiempo:
El trabajo del área de archivística exige una alta
productividad por parte de los encargados. Imaginemos
que debemos encontrar un documento urgente que la junta
está necesitando para tomar una decisión importante y el
documento fue removido de su lugar de archivo con
anterioridad por otra área de la empresa; La búsqueda del
mismo, la urgencia de esta labor y los contratiempos que
debemos enfrentar para resolverlo nos generan no solo
costos económicos sino reprocesos innecesarios
Eliminación de riesgos legales:
Con la eliminación del riesgo de perder los documentos
ya estamos haciendo la mayor parte del trabajo para
protegernos de multas o contratiempos con las
autoridades competentes. Por otro lado, estamos seguros
contra catástrofes o accidentes. No olvidemos que las
copias de seguridad hacen parte del proceso de
transformación del archivo físico a digital
Integración con el área contable:

Con esta implementación contamos con la posibilidad de
consultar los documentos en pantalla e incluso
contabilizarlos de la misma manera.
Sostenibilidad ambiental:
La sostenibilidad ambiental en las empresas, además de ser
un principio esencial, es también un elemento para
posicionar la marca y mantener una excelente imagen en
el mercado empresarial.
No olvidemos que los archivos digitales no están conformados únicamente por los
documentos que fueron convertidos del papel, también existen los documentos que nacen
de manera digital. Por supuesto que en ambos casos se debe generar una estructura
organizativa y coherente con los requerimientos de la compañía y sus diferentes procesos.
Para finalizar, es imprescindible revisar los requisitos mínimos que debemos cumplir para
realizar el proceso de migración de un archivo a otro y los requisitos para generar los
archivos digitales desde su nacimiento, así como es de suma importancia consultar un
servicio especializado que nos oriente, se haga cargo de la implementación, capacitación
del personal encargado y demás actividades necesarias para la buena custodia de nuestra
información.
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Documentos vitales:
Acá encontramos los documentos de constitución, los títulos de
propiedad, las escrituras, los estados financieros, entre otros.
Documentos importantes:
Las facturas, los registros de compras, correspondencia, registros
de bancos, y documentos relacionados con las actividades
comerciales de la empresa.
Documentos útiles:
Memorandos, normas legales, informes, recibos, cualquier
documento que se utilice temporalmente y después de algunas
semanas o hasta un año de la fecha en la que fueron elaborados
Documentos no esenciales:
Afiches, formatos, anuncios y todos los que puedan ser destruidos
luego de usarlos y que no requieren de ser archivados.
Los clasificadores son esenciales a la hora de custodiar y mantener ordenados nuestros

documentos. Gracias a estos podremos encontrar con más facilidad lo que estamos
buscando. En otras palabras, son una práctica manera de mantener ordenado el archivo y
evitar traspapelarlo y perderlo.
Dicho brevemente, la elección del sistema de clasificación debe ser el
apropiado. Por lo tanto, debemos tener en cuenta que este sistema
debe ser estable, de modo que esta clasificación se prolongue en
el tiempo, debe ser objetivo, es decir, que no dependa de la
percepción de los encargados, evitando que esto se preste
para equivocaciones o errores, y por último debe basarse en
el criterio que sale de la naturaleza misma de los documentos
o del proceso administrativo en el cual fueron originados.
Aspectos básicos de la clasificación de archivo
La clasificación de archivo corresponde a la necesidad de las
empresas de proporcionar una estructura lógica que permita facilidades para acceder a los
documentos. Esta clasificación está enfocada en el objetivo primordial de la rápida
ubicación de dichos documentos. Antes de continuar, es de vital importancia reconocer
la clasificación tanto para los archivos físicos como para los archivos digitales.
La organización de un archivo conlleva una serie de tareas que, aunque estén relacionadas
de maneras muy cercanas es importante diferenciar.
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A continuación, veremos los elementos de los que se compone la organización de

archivos:
Cuadro de clasificación:
Se elabora un cuadro de clasificación donde se tienen
en cuenta todos los tipos de documentos, y donde se
pueda ver la estructura de cada archivo. Los dos
grandes grupos que conforman el archivo, son:
Las secciones: Se trata de la división que se establece
partiendo de las actividades desarrolladas: Contable,
fiscal, mercantil, de auditoria, etc., y dentro de cada
una de estas, las siguientes:
Las series documentales: Es el conjunto de
documentos producidos del resultado de un mismo
proceso administrativo, es decir, que se agrupan
primero por áreas y después por tipo de documento.
La ordenación:
Una vez definidos los documentos de una serie
documental se emplea el criterio adecuado para cada
tipo de documento. Esta labor se complementa con la
clasificación, ordenando los documentos de manera:
cronológica, alfabética, numérica, etc.
La instalación física o digital:

Se instala el archivo físico en los estantes, cajas, etc.,
donde podremos buscarlos con su código de archivo. En
cuanto al archivo digital, solo basta con ubicar los
archivos dentro de las carpetas creadas con anterioridad.
Otras apreciaciones de la clasificación de archivo

La clasificación de archivo debe tener unas reglas que permitan que las personas que
conozcan estas reglas puedan acceder a los documentos de la manera más rápida posible,
que es para lo que creamos precisamente la organización del archivo.
Dentro de la clasificación debemos tener en cuenta
que existen: los archivos inactivos, que corresponde
a los que están guardados durante varios años;
archivo histórico, donde encontramos los archivos
que hacen parte de la constitución o memoria de la
compañía; y los archivos activos o de gestión, que
son los que seguimos usando con frecuencia y tienen
uso en las actividades administrativas de la empresa.
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Dentro de la clasificación por valor, encontramos las siguientes:

Conoce los lineamientos para la clasificación de archivos
La clasificación de archivo es un verdadero desafío para cualquier empresa, sobre todo
para aquellas que cuentan con un archivo digital. Esta clasificación depende de los
documentos que se pretenden ordenar y
categorizar; No es lo mismo un memorando
que una factura o que un libro contable.
Para hablar de clasificación debemos tener
claro que este procedimiento sigue los
lineamientos para la organización y
descripción de los archivos de las
dependencias o entidades de la
Administración Pública, el cual define al
cuadro de clasificación archivística como el “instrumento técnico que refleja la estructura
de un archivo con base en las atribuciones o funciones de cada dependencia y entidad”
Beneficios de la clasificación de archivos
• Brindar una estructura lógica que represente la documentación elaborada o
recibida en el ejercicio de las funciones de una dependencia o entidad.
• Facilitar su localización, es decir, acceder de manera rápida a los documentos
contenidos en el archivo documental.
• Hacer de fácil acceso cada documento para su eficaz manejo y control.
Ahora bien, la estructura del cuadro general de clasificación archivística será jerárquica
y obedecerá a los conceptos básicos de fondo, sección y serie. Lo anterior establece un
principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales
que conforman el archivo de una organización.
Fondo:
Conjunto de documentos independientes de su tipo documental y soporte, producidos
orgánicamente y utilizados por una persona física, familia o entidad.
Sección:
Acá encontramos la subdivisión del fondo, consistente en las divisiones administrativas
del ente público que lo origina y cuando no es posible con agrupaciones geográficas,
cronológicas, funcionales o similares del propio ente.
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Serie:
Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivos conservados formando
una unidad como resultado de una misma acumulación del mismo proceso archivístico o
de la misma actividad o como consecuencia de cualquier otra forma derivada de su
producción, recepción o utilización. La serie también es llamada: serie documental.
Unidad de documentación compuesta (expediente):
Unidad de documentos reunidos por el empresario para su uso corriente o durante el
proceso de organización archivística. El expediente es la unidad básica de la serie.
Unidad de documentación simple (documento de archivo):
La unidad archivística más pequeña, intelectualmente indivisible. Ejemplo: Un informe,
una carta, una fotografía, etc.
Principio para la elaboración del cuadro general de clasificación

En la elaboración del cuadro general de clasificación archivística es requisito previo e
indispensable contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del
organismo que genera los documentos de archivo, además de esto se debe considerar:
• Los instrumentos jurídicos de organización y de normatividad de la empresa.
• Los esquemas de clasificación existentes.
• Los recursos con que se cuenta.
Con base a la estructura archivística del fondo, sección y serie como niveles básicos y
sucesivos de la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, la
metodología se plantea a partir de un fondo específico y tiene los siguientes principios:
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Delimitación:
El objetivo del cuadro es determinar la clasificación del fondo, es decir, de los
documentos de cualquier tipo y época, conservados o reunidos en el ejercicio de las
atribuciones o funciones de una empresa.
Unicidad:
Los límites de tiempo y la edad de los documentos no definen la estructura del archivo ni
rompen la unidad de fondo. El cuadro se hace para clasificar todos los documentos de
archivo independientemente de su fecha de creación o recepción.
Estabilidad:
El cuadro debe basarse en las funciones de la organización, cuya permanencia garantice
una clasificación segura.
Simplificación:
El cuadro debe ser universal y flexible, de tal modo que sea adoptado en todos los
supuestos posibles.
Las empresas necesitan de sistemas más sofisticados para la clasificación de documentos.
Hoy existen programas o software capaces de gestionar, organizar o distribuir cualquier
tipo de archivo. En el mercado encontramos software que nos facilitan este proceso, así
como empresas especializadas en gestión documental dispuestas a brindarnos todo el
soporte necesario para su implementación
Documento Electrónico (informatizado)
La principal estructura que se utiliza para almacenar los datos en dispositivos de

almacenamiento son los ficheros electrónicos, cuya organización se basa en la de los
ficheros manuales.
Un fichero es un conjunto de información sobre un mismo tema y organizada de forma
que permita el acceso. Se compone de registros. Existen dos clases de ficheros:
1) Permanentes: son los que contienen información relevante para el programa.
Existen tres clases de ficheros permanentes:
• Fichero maestro: contiene los datos indispensables para el funcionamiento de una
aplicación determinada y muestra el estado actual de la misma, por ejemplo, el
catálogo de una biblioteca.
• Fichero constante: contiene un tipo de datos de carácter fijo, por ejemplo, un
fichero que contuviese un alista de autoridades.
• Fichero histórico: es el fichero donde van los registros eliminados del fichero
maestro.
2) Temporales: contienen información relevante para determinado programa, pero
no para la aplicación en su conjunto. Sus datos proceden de los ficheros
permanentes, como, por ejemplo: una consulta. Existen dos tipos de ficheros
temporales:
• Intermedios: son los que almacenan resultados de un programa que han de ser
utilizados por otro programa en una misma aplicación.
• De resultados, en los que se almacenan ficheros elaborados que se destinan a un
dispositivo de salida (impresora, etc.)
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