PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO

EMMA ROCIO ALVARADO

KAREN JULIETH BELLO

NICOLE TATIANA CASTAÑEDA GUZMAN

Aprendices ficha 2141243

CARMEN ROSA DIAZ

Instructora

Servicio Nacional de Aprendizaje –

SENA Tecnólogo en Gestión Documental

Bogotá D.C.

2020-2021
 CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN…........................................................03
2. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD……….,.04
2.1. MISIÓN…..................................................................04
2.2. VISIÓN…...................................................................04
2.3. OBJETIVOS…...........................................................05
3. MARCO NORMATIVO…................................................06
4. DESCRIPCIÓN DEL ESTADO FÍSICO Y ORGANIZACIONAL DE LA
DOCUMENTACIÓN…....................................................07
5. METODOLOGÍA A DESARROLLAR….........................09
6. SEGUIMIENTO Y CONTROL …………………………...
7. CUADRO DE PRESUPUESTO………………………….
8. CRONOGRAMA…………………………………………..
9. BIBLIOGRAFÍA…………………………………………...
 1. INTRODUCCIÓN

Este documento tiene como finalidad adquirir conocimientos acerca de cómo

realizar un Plan Archivístico Integral, el cual debemos de tener un fondo o conjunto
de documentos sin ningún criterio archivístico del Sena en la área de la Regional
Distrito Capital Sede Álamos. En este documento también nos da a conocer el Plan
de Archivos con el fin de establecer y organizar el fondo acumulado.

Realizaremos una estrategia donde se puedan implementar procesos archivísticos,

para realizar una identificación, valoración, organización, clasificación, Ordenación
y descripción documental.

El SENA, procura seguir el cumplimiento a las políticas archivísticas dadas por el

Archivo General de la Nación y con el fin de llevar una buena gestión documental al
archivo del Sena de la Sede Álamos, la cual su importancia es realizar una buena
planeación estratégica en los archivos según su orden normativo, administrativo.
 2. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD

El SENA nació durante el gobierno de la Junta Militar, posterior a la renuncia del

General Gustavo Rojas Pinilla, mediante el Decreto‐Ley 118 del 21 de junio de
1957. Su función, definida en el Decreto 164 del 6 de agosto de 1957, es brindar
formación profesional a trabajadores, jóvenes y adultos de la industria, el comercio,
el campo, la minería y la ganadería. Su creador fue Rodolfo Martínez Tono.

2.1 MISIÓN

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA está encargado de cumplir la función que

le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los
trabajadores colombianos; ofreciendo y ejecutando la formación profesional integral,
para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que
contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país.

2.2. VISIÓN

En el 2020, el SENA será una Entidad de clase mundial en formación profesional

integral y en el uso y apropiación de tecnología e innovación al servicio de personas
y empresas; habrá contribuido decisivamente a incrementar la competitividad de
Colombia a través de:

*Aportes relevantes a la productividad de las empresas.

*Contribución a la efectiva generación de empleo y la superación de la pobreza.
*Aporte de fuerza laboral innovadora a las empresas y las regiones.
*Integralidad de sus egresados y su vocación de servicio.
*Calidad y estándares internacionales de su formación profesional integral.
*Incorporación de las últimas tecnologías en las empresas y en la formación
profesional integral.
*Estrecha relación con el sector educativo (media y superior). Excelencia en la
gestión de sus recursos (humanos, físicos, tecnológicos y financieros).
 3. OBJETIVOS

2.3 OBJETIVO GENERAL

Organizar el fondo acumuladodel SENA Regional Distrito Capital Sede Alamos de

acuerdo con el diagnóstico realizado el pasado mes de mayo y las normativas
vigentes

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

● Implementar el plan archivístico integral donde se evidencien las

metodologías, cronogramas, presupuesto y posibles soluciones.

● Identificar y conocer las unidades administrativas de la gestión documental

● Identificar las necesidades del personal como, materiales, insumos, equipos e

instalaciones de la Sede Álamos del Sena.

● Implementar la elaboración de los procesos archivísticos

(clasificación,ordenación, descripción, valoración documental y depuración).

● Realizar un Inventario Documental en su estado original, para precisar cómo

y en qué estado se encuentra el fondo acumulado.

● Identificar y evaluar los riesgos de los aspectos técnicos que puedan afectar
la permanencia y acceso a la información en los documentos electrónicos
 4. MARCO NORMATIVO

Decreto 1080 del 2015

ARTÍCULO 2.8.7.3.2. ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO

INTEGRAL. El plan de trabajo archivístico integral será elaborado teniendo en
cuenta la estructura orgánico-funcional de las entidades de que trata el artículo
"ámbito de aplicación de la reglamentación del proceso de entrega y/o transferencia
de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen privaticen o
liquiden" <2.8.7.1.2> del presente decreto que se liquiden, fusionen, trasladen
algunas funciones a otras entidades o se privaticen, casos en los cuales los
procesos archivísticos de clasificación, ordenación y descripción, se llevarán a cabo
teniendo en cuenta el siguiente procedimiento:

1. Inventario documental. Se elaborará el inventario del fondo documental, el cual

deberá hacerse de conformidad con el artículo "inventario documental para entrega
y/o transferencia de archivos" <2.8.7.2.8> del presente decreto en formato
electrónico que facilite su incorporación a una base de datos acorde con las normas
de descripción archivísticas.

2. Valoración documental. Se deberá adelantar un proceso de valoración de sus

fondos acumulados antes de efectuar la transferencia, previo a lo cual se levantarán
las diferentes estructuras orgánicas según los periodos que resulten de la historia
institucional, para facilitar la organización de los archivos.

3. Eliminación de documentos. Como resultado del proceso de valoración

documental, se deberá aprobar por el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo o el Comité Interno de Archivo de la respectiva Entidad, la eliminación
de los documentos de conformidad con las normas expedidas por el Archivo
General de la Nación y las tablas de retención y/o valoración documental.

4. Entrega y/o transferencia y recepción. Los documentos y archivos se entregarán,

recepcionarán y/o transferirán debidamente organizados y almacenados en
unidades de conservación apropiadas; así mismo se suscribirá un acta por los
funcionarios de las entidades involucradas, indicando el lugar y fecha en que se
realiza, así como el nombre y cargo de quienes participan en ella.
ARTÍCULO 2.8.7.3.3. APROBACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO
INTEGRAL. El plan de trabajo archivístico integral deberá ser aprobado por el
Comité de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo de las entidades
involucradas, de forma que se garantice la adecuada entrega y recibo de los
documentos y archivos, sin afectar los derechos de los ciudadanos.

Acuerdo 002 de 2004

ARTÍCULO TERCERO.- ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS

Para la preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos
obtenidos en la primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el fin de
establecer las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e
instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma que permita determinar los
tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto correspondiente.

En la organización documental se observarán los principios y procesos archivísticos

relacionados a continuación:

Clasificación. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del

organismo u organismos productores.

Ordenación. Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en

cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los
documentos al interior de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos,
libros, entre otros), correspondientes a las diferentes unidades administrativas.

Descripción. Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario

documental adoptado por el Archivo General de la Nación, incluyendo además, la
documentación afectada biológicamente.
 5. DESCRIPCIÓN DEL ESTADO FÍSICO Y ORGANIZACIONAL DE
LA DOCUMENTACIÓN

El archivo del SENA regional distrital se encuentra ubicado en la sede Álamos en la

carrera 89ª Nº 64C-33 que es un edificio que cuenta con 2 pisos y únicamente el
primer piso es para el archivo,cuenta también con un área total de 2557 metros
cuadrados,y el área destinada al archivo es de 588 metros cuadrados.

Dicho archivo está administrado por la jefe de archivo o funcionaria responsable

Maria Nelly Moreno que tiene 20 años de experiencia con la entidad los cuales 10
años de estos en dicho cargo.Dentro de sus funciones están el Estudiar y aprobar
los proyectos que surjan para el mejoramiento de los procesos de gestión
documental en la entidad,evaluar,aprobar las herramientas archivísticas y custodia
de los documentos según el tiempo de retención establecido.

De acuerdo con la información reunida en la elaboración del diagnóstico,se hallaron

los aspectos críticos relacionados con el estado de los fondos documentales y
depósitos que los contiene,con la finalidad precisar los factores que afectan el
desarrollo de las funciones llevadas a cabo en el SENA regional distrital sede
Álamos que ponen en riesgo la preservación de los documentos y por lo tanto puede
significar pérdida de información relevante.

Se observa que por razones de reubicación de espacios o por carencia de los

mismos se ubica parte de la documentación en el piso, lo cual acarrea el riesgo de
pérdidas por deterioro causado por agentes externos como la humedad,que parte
de la documentación existe una gran afectación por insectos y esto afectan de
manera directa la preservación de la información en este tipo de
soporte(Papel).También presencia de hongos y de roedores.Dichas condiciones
indican la necesidad de una intervención urgente en las medidas correspondientes
para estos casos y mantenimientos de las instalaciones de áreas de archivo que
cumplan con lo requerido por el AGN.
 6. METODOLOGÍA A DESARROLLAR

De acuerdo con la información obtenida en el diagnóstico,se plantearon los

objetivos y aspectos críticos a tratar, con el fin de identificar posibles riesgos que
puedan afectar el desarrollo de las funciones del SENA regional distrital sede
Alamos.

Al identificar dichas falencias surge nuestra intención de desarrollar una estrategia

enfocada en la organización,conservación y disposición final del fondo acumulado a
través de procesos archivísticos tales como la clasificación,la
ordenación,descripción y valoración documental.

Según el acuerdo 002 del 2004 al implementar los procesos archivísticos

anteriormente mencionados se deben desarrollar las siguientes actividades:

*Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo).

*Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo

testigo.

*Foliación y retiro del material abrasivo.

*Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y Cajas.

*Elaboración de un Cuadro de Clasificación sobre el cual debe basarse el inventario.

Cabe mencionar que dentro del acuerdo menciona que también se debe proceder a
identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y
técnicos) e identificar los valores secundarios (Históricos, científicos y culturales),
que posea la documentación.Esta valoración dará como resultado, el
establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final los cuales
quedarán plasmados en la Tabla de Valoración Documental.
CUADRO DE PRESUPUESTO

Material Costo

Mesa de trabajo $369.000

Guantes $49.900 por 100 unidades

Tapabocas $15.990 por 50 unidades

Batas $57.600 cada una

Jabón Antibacterial $47.000 por 4 litros

Gel Antibacterial $15.000 por 480 ML

Suero Fisiológico $3.000 por 5000 ML

Borrador $6.700 por 10 unidades

Lápices $10.000 por 10 unidades

Cinta Mágica $11.250 por 3 unidades

Alcohol $25.990 por 3800 ML

Estantería metálica $357.000

Computadores portátiles $1.815.000 cada uno

Carpetas cuadro aletas $288.000 por 120 unidades

Cajas X100 $500.000 por 200 cajas,

$2.500 unidad

Cajas X200 $620.000 por 200 cajas,

$3.100 unidad

Cajas X300 $940.000 por 200 cajas, $4.700

unidad

Contratación de servicios
de fumigación

Arreglos locativos (Humedad)

Nómina personal de archivo

Carpeta colgante en Yute $2.900 unidad

Carpetas 4 Aletas desacificadas $2590 unidad

Ganchos plásticos $12.100 por 20 unidades

Saca ganchos $2.500 unidad

Sillas

Legajos
 CRONOGRAMA

11. BIBLIOGRAFÍA

https://www.sena.edu.co/es-co/transparencia/Documents/plan_institucional_archivos
_pinar_v1.pdf

https://www.sena.edu.co/es-co/transparencia/PLAN_INSTITUCIONAL_DE/plan_insti
tucional_de_archivos_de_la_entidad_PINAR_2021.pdf

https://es.calameo.com/read/00488895640cc660f313a

https://normograma.sena.edu.co/normograma/docs/decreto_1080_2015_pr014.htm

https://es.calameo.com/read/00467156652d4077cf0cf

https://www.sena.edu.co/es-co/transparencia/Documents/programa_gestion_docum
ental_v02.pdf

https://www.sena.edu.co/es-co/transparencia/Documents/plan_institucional_archivos
_pinar_v1.pdf

https://www.sena.edu.co/es-co/transparencia/Documents/uvplan_conservacion_doc
umental

https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-002-de-2014-2/