PINTOS S.A.

MANUAL PARA LA UTILIZACION DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL.
Este manual tiene como objetivo desarrollar políticas de manejo documental relacionando los temas tratados en un formato de retención documental, esto aplicado a las diferentes dependencias productoras de documentos.

TABLA DE CONTENIDO.
Organigrama Circular Introducción Glosario Manejo, importancia y clases de archivo Ordenación documental Descripción documental Clasificación archivística Depuración Limpieza Foliación Inventario documental Elementos para la organización Muebles utilizados en la labor de archivo Rotulación Formato de tabla de retención documental Instructivo del formato de tabla de retención documental Cuadro de secciones y subsecciones Cuadro de clasificación de series y subseries Presentación total T.R.D. Transferencias documentales Conclusiones Anexos Bibliografía Pág. 3. 4. 5. 6. 8. 10. 15. 17. 20. 23. 25. 29. 31. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 42. 43. 44. 46.

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ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

JUNTA DIRECTIVA.

AUDITORIA

GERENCIA

ASISTENTE DE GERENCIA

DIRECCION DESARROLLO DE PRODUCTO.

DIRECCION DE OPERACIONES

ESCALADO Y PATRONAJE

PLANEACION Y PRODUCCION.

BODEGA DE INSUMOS.

COORDINACION DE SATELITES.

BODEGA PRODUCTO TERMINADO.

AREA DE SUPERVICION Y CORTE

EXTERNOS

PROPIOS.

FACTURACION.

AUXILIARES

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CIRCULAR

Bogotá, 8 de agosto de 2011.

PARA PERSONAL AREA DE ARCHIVO ASUNTO: Dar capacitación sobre el manejo de tabla de retención documental.

Cordial saludo, señores área de archivo les comunicamos la implementación de un formato de tabla de retención documental, la anterior para dar agilidad y certeza a la búsqueda de información, desarrollando esto para cada una de las dependencias u oficios productores de documentación.

Las capacitaciones para el manejo de la tabla de retención documental se hará periódicamente .y se le informara al personal de manera anticipada para su participación.

Gracias por su atención.

CRISTHIAN RAMIREZ Director general.

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5 . Se tiene como objetivo servir de consulta a los funcionarios de archivo de la administración señalar las bases legales. distribución consulta organización.INTRODUCCION El siguiente manual está basado de acuerdo de acuerdo a la reglamentación generada por el AGN sostenidos en la norma N.039 de 2002 la cual regula los procesos de aplicación y elaboración de las tablas de retención documental según el artículo 24 de la ley 594 de 2000. Se quiere dar apoyo a los funcionarios de archivo y productores de documentación en cuanto a facilitar los labora de organización en cuanto a la documentación. recuperación y disposición de los documentos esto hace referencia a la implementación de una TRD instrumento archivístico que identifica de acuerdo a las funciones y procedimientos de cada dependencia. promover la aplicación y la elaboración de los TRD permitir a la administración proporcional un servicio eficaz y diferente la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. pautas y procedimientos para su elaboración. los documentos que produce recibe y debe conservar. El concepto archivo total abarca la gestión documental y comprende los procesos de producción.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas. un informe. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.). manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades. Tema. hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Depuración. Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. materia. en consecuencia. Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados. Grupo asesor de la alta dirección. Conjunto de documentos relativos a un asunto. Gestión Documental. Pieza Documental. un oficio. negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera. tendientes a la planificación. Es análogo a la selección natural. que constituyen una Unidad Archivística. Producción Documental. Ciclo Vital del Documento. Clasificación Documental. responsable de definir las políticas. Asunto. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. cuestión. los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal. motivo. constancias. desde su origen hasta su destino final. un acta. una acción administrativa. Archivo total. Expediente. argumento. Son ejemplos de piezas documentales. etc. entre otros. Asiento.GLOSARIO. Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación . 6 . Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo. Comité de archivo. con el objeto de facilitar su utilización y conservación. sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Informes. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales. Conjunto de piezas o tipos documentales. entre otras: un expediente. Tipo documental. Es decir. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Memorandos o Directivas Presidenciales. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. siguiendo el orden cronológico de entrada. Actas. entre otros. Actas de Sesiones del Congreso. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.Registro de entrada. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador. Puede ser unidad archivística. Valor Secundario. Serie Documental. Valor Primario. Contratos. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo. Unidad documental simple. 7 . por ejemplo: Historias Clínicas. destinatario o beneficiario. Unidad Archivística. Selección Documental. por medio de muestreo. Tablas de Retención. por ejemplo: Circulares. también conocidos como documentos facilitativos. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos. a los involucrados en el asunto. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Subseries Documental. Las Tablas de Retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas.

Es el que establece y aplica los criterios para la producción. El servicio de organización de archivo se brinda y se garantiza en un ciclo de administración documental exitoso y eficaz desarrollado a partir de la elaboración de tablas de retención documental. distribución. conservación y custodia de los documentos en la primera etapa del ciclo documental por parte de cada dependencia. recepción. Las técnicas archivísticas se enfocan hacia la creación de archivo total en las siguientes etapas: ARCHIVO DE GESTION. como instrumento de trabajo archivístico para establecer las etapas y el tratamiento de los documentos desde su creación hasta su eliminación o conservación aplicando metodologías apoyadas en procesos de calidad. El objetivo esencial de los archivos es el de ubicar la documentación organizada a tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso. RECOMENDACIÓN: Es de resaltar que el manejo del archivo de gestión sea regulado periódicamente en cuanto a la documentación acumulada. CLASES DE ARCHIVO. 8 . como fuente de la historia. revisándolo continuamente para hacer una selección de los documentos a depurar y los documentos que serán transferidos al archivo central.MANEJO E IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otros que la soliciten. organización. recoge los documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

debe conservarse permanentemente. Contiene documentación que contiene información sobre acciones pasadas utilizados muy raramente y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico e histórico. La documentación en espera de destrucción se conserva por una parte. custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo. ARCHIVO HISTÓRICO. Esta documentación está ubicada frecuentemente lejos del sitio de trabajo. El Archivo Central se define como una unidad que administra. la ciencia y la cultura. dado el valor que adquiere para la investigación. legal. según las leyes internas de la empresa. permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas. RECOMENDACIÓN: Disposición y organización final de la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos. de acuerdo con los textos legales en vigor. 9 . RECOMENDACIÓN: es recomendable generar una continuidad en cuanto al manejo de la continuación de la segunda fase del ciclo archivístico dado que allí se concentraran los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva. Contiene documentos provenientes de archivos activos por haberse realizados sobre ellos el trabajo. y por otra.ARCHIVO CENTRAL. en otras palabras por valor cultural y patrimonio histórico.

Viajes de Empresa. Montaña. para efectuar tales propósitos. Viajes Nacionales. toponímicos y temáticos) Mixtos o alfanuméricos. Viajes al Extranjero. 10 . quedando de la siguiente forma: 1. consiste en disponer los documentos de forma consecutiva.ORDENACION DOCUMENTAL. El grupo 1 podría subdividirse en un subgrupo 1. 111. Es importante resaltar que el sistema de ordenación está subordinado a las características de cada serie. en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos ( simples y cronológicos) Alfabéticos (onomásticos . progresivamente obedeciendo a la numeración que los identifica. En cuanto a la ordenación documental debe hacerse a partir de las series documentales. Norte. 3. Costa. Ejemplos: NUMÉRICOS: 1. 2. Interior. Si subdividimos el subgrupo 1.1 lo podríamos clasificar en: 110. Ordinal: este sistema de ordenación es quizás el más fácil de aplicar. Este. Ejemplo: GRUPO 1.

historias clínicas. segundo apellido. Oeste Es decir. 2002. José. 1. en este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido. 04. 03 2002. 04. 04. 28. se debe tener en cuenta el año. y el nombre para finalizar. seguido del mes y por último el día. 2. Ejemplo: consecutivo de correspondencia despachada cuya ordenación se puede representar así: 2002. 11 . Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las series. Onomásticos: se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por grandes periodos de tiempo. 03. expedientes académicos de alumnos. Ejemplo: historias laborales. 04. ALFABETICOS: 1. ACOSTA BEJARANO. Pedro. CRONOLÓGICO: Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo a la fecha con que la documentación a sido tramitada. MARTINEZ.112.04. el código 110. Representaría la documentación relativa a: Viajes Nacionales --> Costa --> Norte. 01 2002. 02 2002.

Cesar. Boyacá. Informes. Ejemplo: se ordenaran por nombre de los departamentos las unidades de conservación que contengan los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el ministerio de interior y de justicia a las gobernaciones: Amazonas. este tipo de ordenación puede basarse en el país..TOPONIMICOS (ALFABETICOS GEOGRAFICOS): Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Cauca. Informes de control. TEMATICO: Se ordenan las series y Subseries por el asunto o tema de su contenido. municipio. etc. Órdenes de pago. Arauca. localidad. departamento. 12 . siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajusta a la documentación y necesidades administrativas. Ejemplo: Estadísticas.

permitiendo ubicar físicamente por procedencia y por series documentales. Juan 24345678 ACOSTA ROJAS. Ordinal Cronológico: Aplica este sistema de ordenación también a series documentales cuyas unidades son numéricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones. Este sistema se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están representadas con las letras del alfabeto que identifican a la oficina productora. Ejemplo: los Contratos de Prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista. las cuales se controlan en primer lugar por el número de la unidad documental y después por el cronológico. 24125767 GÓMEZ LÒPEZ.SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS: ALFANUMERICO. como Historias Clínicas y Expedientes Académicos de Alumnos. Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en entidades con un número elevado de empleados o entidades que prestan servicios a números elevados de usuarios. siempre estarán asociados. en este sistema de ordenación. así: 13 . Acuerdos y Decretos). Luis Mario. Guillermo Se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el nombre). Susana 2001 TORRES GODOY. así: 2001 MONROY LOPEZ. seguido de los dígitos de series y subseries. Por ejemplo: en la oficina de Secretaría General: SG-01 Actas SG-01-01 Actas Consejo Directivo SG-02 Acuerdos SG-04 Informes De esta manera se evidencia la ordenación por oficina como la propia serie. los datos no serán separables.

31 0003 2002.0001 2002. 31 0002 2002. 14 . 02. 04. 02 0004 2002. 03. 01. 01.

Estos instrumentos tienen una doble misión que radica en crear un contexto que permita orientar al usuario que ingresa por primera vez a un archivo y facilita la búsqueda a los que ya lo conocen. las cuales son indispensables para una buena descripción de las series documentales. al iniciar el proceso de descripción en un fondo documental. origen funcional. De esta manera el archivista. inventarios. formas e indicando el contenido de las series. y un análisis que permita determinar tanto su valor archivístico como su origen. índices y catálogos. su debida clasificación. producto del análisis y la síntesis. además permiten al archivista conocer el contenido. Estos pasos son importantes porque nos permiten conocer el documento y la institución productora y a la vez determinar las características internas y externas más sobresalientes. fechas extremas. facilitando información como procedencia. debe seguir ciertos pasos primordiales. 15 . todo esto sin depender del archivista. Lo anterior es logrado por el archivista a través de distintos instrumentos descriptivos como guías. catálogos). como la recolección del material. Se deben describir factores internos y externos. formatos. que nos permitirá ver sus partes o propiedades por medio de palabras y términos normalizados. volumen. breve y contener las ideas básicas. cantidad y series que custodia. Podemos especificar descripción como aquel proceso que busca transmitir la información y los rasgos más destacados presentes en un documento a través de una idea general. además de su localización en el espacio físico. Se adoptara una sola política descriptiva para el fondo documental.DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL. Las guías nos permiten describir el fondo a nivel general reflejando sus secciones y temáticas. Es recomendable que para realizar un programa descriptivo debemos tener en Cuenta cuatro elementos fundamentales: La descripción de los documentos debe ser concreta. Se desarrollara el sistema descriptivo de manera que el usuario pueda buscar por si solo la información (ficheros. bases de datos.

lugares. otra casilla para anotar las fechas extremas y finalmente una en donde se indica el número de folios. además permite realizar recuentos del fondo y garantizar la permanencia y recuperación fácil de la organización natural de los documentos a través de la signatura topográfica. onomástico. en ellos se incluyen la procedencia. personas y asuntos que figuren en él. con información substancial exhaustiva. Este instrumento le permite al usuario localizar en forma directa por medio de palabras de personas. Por último se encuentran los catálogos que ponen su aplicación en el contenido del documento a un alto nivel de detalle. o cronológicos entre otros. la signatura que lo ubica en el espacio físico.Los inventarios son instrumentos que se levantan una vez que la documentación está organizada y ordenada. centrándose en la procedencia. tanto de sus caracteres internos como externos. o pieza documental cuyo detalle queda sujeto a la disposición del archivista. normalizar 16 . fechas. por ser un instrumento muy sencillo el cual proporciona información concreta. además de una descripción que puede ser a nivel de fondo. Se compone de un número de orden que indica la cantidad de documentos custodiados por una serie. El índice es un instrumento que brinda información en forma extensa la cual nos permite localizar diversos datos de tipo geográfico. También pretende facilitar la recuperación y el intercambio de información entre archivos. Otro instrumento que está ganando mucha aceptación en el campo archivístico es la Lista de Remisión. Su principal función es comprobar la existencia o ausencia de un documento. la clase y tipo documental. formatos. las fechas. En este instrumento la descripción es pieza por pieza. una casilla para contenido en donde se anota un resumen del documento. serie. junto a una fácil adaptabilidad a cualquier tipo de archivo. la cual consiste en un conjunto de reglas generales encaminadas a asegurar la creación de descriptores coherentes. el origen funcional. apropiados e comprensibles por sí mismas. lugares o temas que lo remitirá a una signatura topográfica. La Lista de Remisión tiene la gran ventaja de ser modificada de acuerdo a las necesidades del fondo o con aquellas características que el archivista desea manifestar. volumen. Otro instrumento descriptivo que ha surgido a nivel mundial es la Norma Internacional General de Descripción Archivística.

La serie es la división de una sección.los encabezamientos autorizados y posibilitar la integración de descriptores de diferentes archivos en un sistema unificado de información. 17 . La sección es la primera división en que se ordena un fondo. El cuadro de clasificación se organiza por fondo. conservar el orden establecido por la persona física o moral que creo los documentos. secciones y series. Se basa en las ordenaciones y rangos administrativos de la institución con base en el organigrama funcional de la misma. El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona. respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo de que provienen y en ese fondo en su lugar de origen. no es posible contar con un organigrama permanente y por ende el cuadro de clasificación se tiene que ir adaptando a los cambios estructurales de la entidad generadora. las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias. es el resultado natural de la actividad que la institución realiza. es decir. CLASIFICACION ARCHIVISTICA. se refieren a un tema específico. llegando hasta su grado inferior. conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo. Debido a que las estructuras administrativas se modifican con el tiempo. que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa reglamentados por la misma norma de procedimiento.

PASOS A SEGUIR: Clasificar los documentos según el Cuadro de Clasificación Documental. Los documentos propios de cada dependencia. Ejemplo: 18 . subseries y tipologías documentales en cada dependencia. siendo una herramienta que permite la codificación e identificación de cada una de las series. se separarán y organizaran según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

material bibliográfico. sobres de correo.Ordenación La ordenación de cada carpeta se hará según sea el caso cronológico o numérico. 19 . Preparación Física Las carpetas deben ir con la documentación completa. MES. Ordenación Numérica se ordenaran en forma numérica ascendente. recortes de prensa. ganchos de grapadora. manuscritos. cinta pegante o elementos que puedan causar deterioro físico. notas marginales. AÑO. Ordenación Cronológica se ubicaran los documentos dentro de la carpeta en forma ascendente por DIA. documentos duplicados. generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado. estar primeramente seleccionadas sin borradores. autoadhesivos. clips. donde el primer número corresponde al primer documento almacenado en la unidad de conservación. formatos sin diligenciar.

eventos. Portafolios de publicidad de empresas privadas (ofreciendo productos. requisitos. Las clases más usuales de documentos depurables son: Formatos en blanco –no utilizados.y que ya se encentran en desuso o desactualizados (de encuestas. de estudios. Circulares. cada oficina y/ o unidad debe tener absoluta claridad respecto a que estos documentos no se registran en la Tabla de Retención Documental (TRD). no se organizan por tanto de la misma 20 . Sólo se debe guardar en el archivo la documentación que: . seminarios.Es necesaria para ser consultada Es recomendable conocer el plazo de retención de los documentos y la necesidad de consulta. Decretos. Copias de normatividad interna y externa (Leyes. para surtir trámites). bienes y servicios). Consultando los auxiliares anualmente se podrá determinar qué documentos pueden destruirse. Resoluciones) si bien es cierto que estos documentos son un apoyo muy valioso para la gestión de muchas unidades pues orientan e informan sobre los procedimientos. Acuerdos. DEPURACIÓN DE DOCUMENTACIÓN VENCIDA Depurar un archivo significa separar la documentación que debe guardarse de la que ya no es necesaria (vencida). "La depuración dentro de la administración documental" determina: esta fase consiste por un lado en seleccionar testimonios documentales que después de su utilidad administrativa reúnan valores que por su carácter pueden considerarse como históricos. La depuración consiste a la vez en seleccionar y destruir determinada documentación". formas de adelantar aspectos de la gestión . congresos.DEPURAR. Siempre y cuando estos documentos son se encuentren asociados a contratos u órdenes contractuales.Legalmente debe preservarse durante determinado tiempo . y del otro. En ese mismo proceso se registra la documentación que quedará en el archivo para que no sea necesario en el futuro volver a revisarla.

Disposición de los documentos depurables: Los documentos carentes de todo valor (depurables) pueden ser objeto de dos acciones: a) Si se encuentran escritos o usados por sus dos caras. Fotocopias de artículos y extractos de libros duplicados varias veces. Asesoría: En razón a la novedad del proceso de organización de archivos de oficina con base en las TRD. que la oficina y/ o unidad se encuentre adelantando el procedimiento de aplicación de TRD. Responsabilidad de efectuar la depuración: Lo normaliza el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación de Colombia y no requiere autorización del Comité de Archivo ni de otra oficina. semestral o anualmente por el jefe y/ o director y el personal de la oficina para seleccionar cuáles de ellos han perdido vigencia y por tanto valor para la consulta y pueden ser destruidos. es imprescindible que las unidades de archivo de sede (División o Sección) asesoren a las oficinas y unidades de la sede en el procedimiento de identificación de documentos depurables. Documentos en borrador cuya versión definitiva se encuentre en alguna (s) de las series de la oficina. se destruirán mediante el picado manual o con máquina en caso de ser ello posible. Documentos de carácter social (invitaciones.manera que los Archivos de Gestión y lo más importante. mensual. Es requisito indispensable para efectuar depuraciones de documentos. b) Si los documentos solo ocupan una cara de la hoja. deben ser revisados periódicamente Ej. tarjetas de felicitación). La Unidad de Archivo de Sede debe identificar las clases de documentos facilitativos y/ o depurables más comunes en las oficinas de la Sede e incluir en sus estadísticas los volúmenes de estos que se identifiquen y traten a lo largo de la aplicación de TRD. pueden utilizarse para impresión de borradores por su cara limpia en las mismas oficinas (como 21 .

estas destrucciones sean asesoradas por la Sección de Archivo a efectos de evitar que erróneamente se eliminen documentos de TRD y garantizar que las oficinas y funcionarios comprendan correctamente cual es el concepto de los documentos facilitativos. DOCUMENTOS FACILITATIVOS. (aislante entre el gancho de cosedora o clip y los documentos). 22 . cajas) en detrimento de mejores condiciones para los documentos de gestión de las unidades y legando un problema de dimensiones exorbitantes a las unidades de archivo. Para este uso se recomienda antes de la reutilización trazar líneas con lápiz o esfero en la cara escrita del documento a efectos de evitar que se confundan con documentos de la unidad u oficina y sean fácilmente identificables como papel de reciclaje. archivadores). Para este control la Unidad Nacional de Archivo enviará el instrumento respectivo. pero si de un control por parte de la misma unidad u oficina. La destrucción de documentos facilitativos o de apoyo no requiere autorización de Comité ni de la Sección de Archivo. Importancia del procedimiento de depuración documental La depuración es un procedimiento indispensable para la racionalización en la conservación de documentos de las oficinas ya que la ausencia histórica de una tradición y disciplina de selección y destrucción de documentos informativos y de mera consulta ha llevado a la recolección de extensos volúmenes de estos documentos. generando gastos innecesarios (carpetas. ocupando valiosos espacios (estanterías. Es conveniente que hasta tanto dicho instrumento no sea definido.papel reciclado) o para elaborar laminas de protección para el grapado de los documentos de gestión.

Eliminación de material metálico Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. mascarilla y guantes. etc. iluminación e higiene. tomos y demás encuadernaciones.LIMPIEZA. . . En su defecto puede emplearse un 23 . telas de algodón. Emplear la aspiradora sólo para las partes externas de los libros. LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACIÓN.Eliminar el material metálico: clips. ganchos de cosedora.Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende: aspiradora. Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación. bayetilla. gorra. sean abordados por profesionales y personal debidamente capacitado en el campo de la conservación del patrimonio. se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación. Por esta razón los custodios del archivo siempre deben conocer el efecto que cualquier sustancia y procedimiento pueden generar sobre los soportes. Estas actividades se inclinan por el control de las cargas de polvo y de contaminantes biológicos que son los causales de un buen número de deterioros en los bienes documentales.El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol.Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes. . utilizar la brocha de cerdas suaves. brochas. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos. materiales de almacenamiento y la salud de los funcionarios. Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente. Se hace necesario que estos temas y las actividades derivadas de ellos. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succión protegida con tela suave. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación. dado que la aplicación de técnicas y productos inadecuados pueden generar un daño mayor sobre los soportes. . las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodón preferiblemente blancas. legajadores.

Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca. 24 . . como barrera entre el material metálico y la documentación.fragmento o trozo de papel.

tomo o legajo. En fondos acumulados. En el caso de series documentales simples (acuerdos. El orden original más común es el orden cronológico. al igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes.FOLIACIÓN Tiene dos objetivos principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). TRD. En fondos acumulados. guías. se foliará la documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos. formatos de control de préstamos. etc. decretos. En el caso de series documentales complejas 25 . Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento. que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. es decir. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua. Requisitos para la foliación: La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. circulares. la foliación es requisito necesario para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundario (archivo central al archivo histórico). La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original. la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios. catálogos).) y controlar la calidad. folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. se hará igualmente depuración. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. legajo. entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística. De otra parte. TVD) y de consulta (inventarios.

6. Esto es lo que se denomina cruce de referencia. sin omitir ni repetir números. investigaciones disciplinarias. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado. C. Se debe numerar de manera consecutiva. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. es decir. 2. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda. textos o numeraciones originales. asunto. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble. en la mayoría de los casos. que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde. fechas y otros datos que se consideren pertinentes. ó bis. cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta). B.(contratos. aún cuando estén plegados. Los planos. por las máquinas reprográficas.. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. 4. y sin alterar membretes. historias laborales. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. dibujos. etc. sellos. 5. pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel. 7. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco. colores. mapas. procesos jurídicos). 3. la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera. 26 . tipo HB ó B. título. Procedimiento para realizar foliaciones: 1. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño.

12. utilizando lápiz de mina negra y blanda. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título. la cantidad de folios o páginas que contiene. negativos o documentos en soportes similares. título. Las radiografías. a ésta se le escribirá su respectivo número de folio. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. asunto y fecha de los mismos. fecha y otros datos que se consideren pertinentes. dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos. título. fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja. asunto. boletines. debe utilizarse pegante libre de ácido). 9. dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad. título. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia. al igual que otras características: tamaño.8. (Para adherir documentos o fotografías a una hoja. periódicos. diapositivas. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja. tipo HB ó B.) que ya vienen empastados. correspondiendo un número para cada una de ellas. color. libros de contabilidad. año y número total de páginas. Los anexos impresos (folletos. título. etc. puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano.) que se encuentren se numerarán como un solo folio. de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja. color. a ésta se le escribirá su respectivo número de folio. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño. fecha y otros datos que se consideren pertinentes. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta. asunto. 11. foliados y/o paginados de fábrica. dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta. deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas. tomos. asunto. 27 . revistas. color. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta. legajos. tamaño. 10.

ésta se anulará con una línea oblicua. 16. Si por el contrario. 28 . La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Históricos. tipo HB o B. se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una. 14. pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta. en caso contrario. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste. disquetes. o para evitar migración de tintas por contacto. cuando haya más de una. evitando tachones.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen. grabados u otros. 17. proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización). No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales. deberá refoliarse toda la unidad de conservación. dibujos. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes. se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condición. protección de fotografías. en el área de notas del instrumento de control o de consulta. se retirarán. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico. cuyos folios estén sueltos y en blanco. Si existen errores en la foliación. videos. La foliación de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda. discos digitales –CD´s-. 15. 18. etc.13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora. 19.

mes y año o solo los años inicial y final de la documentación. De acuerdo con la norma internacional de descripción archivística el inventario debe establecer seis elementos esenciales: 1. esta unidad de medida se utiliza única y exclusivamente cuando no se puede cuantificar el volumen documental del archivo ya sean documentos. o bien para convertir al sistema métrico decima. papel. familia o persona) que ha producido. si el inventario se refiere a todo el fondo o a algunas secciones o solo a las series documentales. compactos. 6. expedientes. 3. las cantidades antes descritas. no es una unidad de medida obligatoria para cuantificar el volumen documental. Para finalizar se deberá indicar cuál es la medida de unidad empleada para cuantificar el volumen documental del archivo ya sean documentos. expedientes y cajas (señalar tipos y medidas de las cajas). catálogos (impresos o en bases de datos). videos. lugares y fechas extremas de su documentación. archiveros o gavetas que integran un archivo. este se refiere al tipo de material empleado para resguardar la información: microfilmes. etc. Titulo: es el nombre del archivo. su historia o la historia del fondo. Además se debe se debe explicar en una presentación o introducción. Volumen y soporte: en cuanto al soporte del documento. Fechas extremas: corresponde a la fecha inicial y final del expediente. fondo o colección. Para el caso de las instituciones se debe registrar el nombre de la entidad que se está describiendo. se puede citar día. esto por ser los más comunes. películas. Signatura/código de referencia: son los códigos asignados a los países para identificarlos en el contexto internacional. 4. 2. cabe resaltar la utilización de la unidad de medida denominada metros lineales de documentación. reunido y conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional. cajas.INVENTARIO DOCUMENTAL. Nivel de descripción: se refiere a la necesidad de indicar que al archivo cuenta con otros instrumentos de descripción como son guías. fotografías. Nombre del productor: es cualquier entidad (institución. 5. Una vez se han desarrollado esta serie de parámetros cabe advertir que la utilidad del inventario es doble: 29 . sección o serie documental.

30 . o baja documental.Informar acerca del documento y la localización del mismo además de ser un instrumento de de control de la documentación. los mismos lineamientos establecen los diferentes tipos de inventarios documentales como los instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo luego que permiten su localización (inventario general). transferencias (inventario de transferencias). Las recientes instrucciones legales en materia de organización de archivo establecen entre otras obligaciones. garantizar la localización y uso de los documentos que integran los archivos a su cargo.

La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados. cada caja tendrá dos fuelles elaborados en el mismo cartón. Elaboradas en cartón corrugado. permiten el ensamblaje sin la utilización de materiales metálicos. . El archivo general de la nación recomienda que estas unidades de conservación no se utilicen solo en el momento de una transferencia sino que su utilización sea la de conservar documentación también en los archivos centrales e históricos. Las unidades de conservación más comunes que se encuentran en los archivos son: paquetes. fuentes de deterioro para la documentación. y/o adhesivos. ancho 40 cts. Se recomienda introducir el número de carpetas necesario de manera que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la verticalidad se recomienda el uso de fuelles de cartón.Tamaño.Materiales. . Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cts. La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.. . recubierto en su cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales. Cada entidad podrá establecer los tamaños de acuerdo con su documentación. Adicionalmente. 1. a-.ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN. carpetas. tomos.5 cts. cintas. El diseño con pliegues y lengüetas que encajan por presión (a manera de caja y espigo). legajos. como cajas y carpetas las cuales tienen la siguiente regulación: Cajas. 31 .Capacidad. 2. cada una de estas unidades de conservación se prepararan de una manera especial para la transferencia documental. y profundidad 12.z.

con los siguientes datos generales: CODIGO (de la entidad) _____________________________ FONDO _________________________________________ SECCION___________________________________________ SUBSECCION_______________________________________ NUMERO DE CARPETAS___________ CAJA N° __________ N° CONSECUTIVO _______________ N° CORRELATIVO _______________ FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________ 32 .Identificación.. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales.

con los siguientes datos: FONDO ________________________________________ SECCION ______________ SUBSECCION____________ SERIE _________________ SUBSERIE________________ N° DE FOLIOS ___________ N° DE CARPETA _________ N° DE CAJA _____________ 33 . o en su defecto. la separación deberá hacerse respetando el contenido de los cuadernos o temas.Material. .Diseño. En lo posible debe mantenerse la unidad del expediente pero cuando este sobrepase los cien folios. Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación. garantizando la adecuada protección de los bordes. Cartulina libre de acidez (neutra).Carpetas . cartulina bond (blanca). . en la esquina superior derecha.Identificación: Se realizará sobre la solapa.

1. Generalmente se utilización carpetas colgantes diseñadas para archivador rodante en las cuales se depositan carpetas tipo “manila o fibra”. Estantería: mueble fijo. los cuales permiten su desplazamiento horizontal. 2.MUEBLES UTILIZADOS EN LA LABOR DE ARCHIVO. 3. 34 . con travesaños y entrepaños desmontables y ajustables unidas entre sí por medio de tornillos. adosado al suelo y/o paredes elaboradas en metal. Archivador vertical: mueble con gavetas expresamente diseñado para colocar en forma ordenada carpetas colgantes que contienen documentos. Archivador rodante: serie de estanterías paralelas entre sí montadas sobre rieles.

Legajar los documentos en la carpeta desde el primer momento que se abren. ya sea vertical u horizontalmente de acuerdo a la orientación de lectura. Rotular la carpeta cuando entre al archivo central 7. pero siempre evitando utilizar el centro de la carpeta que es donde va el rotulo estándar. Depurar el expediente según políticas institucionales: consiste en sacar documentos repetidos o que hayan perdido su vigencia. 4 numeral 7”. Principio de procedencia: se trata de que todos los expedientes o carpetas lleven en el rotulo el nombre de la dependencia productora con el fin de que sean conservados al fondo al que naturalmente pertenecen cuando sean trasladados a cualquier otro archivo. 5. Puede hacerse con rotulo impreso en papel. 6. pegado en las esquinas. Identificar la carpeta con el nombre que aparece en la tabla. Rotular o marcar las carpetas. fotocopia.ROTULACIÓN. 3. las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación “la rotulación de cajas se da con base al acuerdo 042 de 2002. 1. y cubierto con papel contac transparente o con stickers hechos mediante aplicación informática. 4. cajas. 2. 35 . art. Rotulación de ley del legajo interno en el archivo central. foliar según políticas institucionales.

36 .

El segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas para la entidad. Oficina Productora. 37 . una vez finalizados su trámite. Disposición final. emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Es el archivo de las oficinas productoras. a su eliminación. Archivo de Gestión. Código. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Retención. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva. De ser pertinente. Hoja _ /_. resultado de la valoración con miras permanentes. Serie. también se listarán la Subseries correspondientes. Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. selección por muestreo y/o microfilmación. que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Archivo Central. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados. sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCION Entidad Productora. En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja. siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de retención de la entidad. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida en las oficinas. Debe colocarse el nombre completo o Razón social.

CUADRO DE SECCIONES Y SUBSECCIONES: CODIGO SECCION 1 Junta Directiva 2 Gerencia 3 Auditoria 4 Direccion desar Producto SUBSECCION Asistencia de Gerencia Escalado y Patronaje 5 Direccion de Operaciones 38 . En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo. Procedimientos. la ciencia y la tecnología. topográficos. Selección. la ciencia y la cultura. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo. Microfilmación: Técnica que permite. Asimismo. son Patrimonio documental de la sociedad que los produce. legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación. microfilmación y eliminación. los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen. utiliza y conserva para la investigación. temáticos. es decir. estructura. fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Eliminación. entendiéndose este como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos. numéricos. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente. desarrollo. procedimientos y políticas de la entidad productora. cronológicos. convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo.Conservación total. entre otros.

CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES. 1 60 Fichas Tecnicas 1 2 3 70 Indicadores de Gestion 1 80 Memorando 90 Nomina 1 100 Ordenes 1 2 110 Plan de Consigacion 1 120 Proveedores 1 2 130 Solicitudes 1 2 140 Traslados 1 2 *Facturas de Venta *Muestras Fisicas *Porveedores *Satelites *Lista de Precios 10 15 5 10 1 5 *Contrato de Prestamo *Compra *Produccion *Remision por el almacen *Insumos Nacionales e Internacionales *Maquinaria *Insumos *Sesgo *Bodega *Puntos de Venta 1 1 1 1 5 5 5 5 1 5 1 5 39 .

204 Coordinacion de Satelites RETENCION CODIGO SECCION TIPO DOCUMENTOS AG AC 30 Cuenta de Cobro 1 5 1 *Punto de Venta 2 *Produccion Satelite 10 Costos de Produccion 1 5 1 *Control Orden de Compra 20 Control de Descargue 1 5 110 Plan de Consignacion 1 5 1 Remision por el Almacen N°: 02 DE: 02 DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES CT M S E X X X X *Subseries MS series 40 .TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. 203 Produccion CODIGO SECCION TIPO DOCUMENTOS RETENCION AG AC 1 5 N°: 01 DE: DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES CT M S E 70 Indicadores de Gestion 1 *Lista de Precios *Subseries MS series TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. ÁREA DE COORDINACIÓN DE SATÉLITES COD: 204.A OFICINA PRODUCTORA: Cod. ENTIDAD PRODUCTORA: Pintos S. ENTIDAD PRODUCTORA: Pintos S.A OFICINA PRODUCTORA: Cod. ÁREA DE PRODUCCIÓN COD: 203.

ENTIDAD PRODUCTORA: Pintos S. 202 Direccion Desarrollo de Patronaje RETENCION CODIGO SECCION TIPO DOCUMENTOS AG AC 60 Fichas Tecnicas 1 *Muestras Fisicas 1 5 2 *Proveedores 3 *Satelites N°: 01 DE: 01 DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES CT M S E X *Subseries MS series 41 . ÁREA DE DIRECCIÓN DESARROLLO DE PATRONAJE COD: 202. ÁREA DE DIRECCIÓN DE OPERACIONES COD: 206.A OFICINA PRODUCTORA: Cod.A OFICINA PRODUCTORA: Cod. ENTIDAD PRODUCTORA: Pintos S. 206 Direccion de Operación RETENCION CODIGO SECCION TIPO DOCUMENTOS AG AC 40 Devoluciones 1 *Boutiques 1 5 2 *Satelites 3 *Remisiones 50 Facturas 10 15 1 *Factura de Venta 100 Ordenes 1 5 1 *Compra 2 *Produccion 130 Solicitudes 1 5 1 *Sesgo 2 *Insumo 140 Traslados 1 5 1 *Bodega 2 *Puntos de Venta *Subseries MS series N°: 01 DE: 01 DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES CT M S E X X X X X TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras. ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional. El Departamento de Administración de Documentos .Guardar con precaución o definitivamente la documentación.TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES El objetivo de las transferencias documentales es el de consignar los documentos del archivo de gestión al archivo central. custodia. todo esto de aprobación con los plazos establecidos en las tablas de retención documental.Solucionar. Con la ejecución de estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central. . Subseries y unidades documentales.Concentrar la información útil. a nivel físico y funcional. . en las mejores condiciones de conservación.Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.Garantizar el acceso a la información. Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series. consignando las fechas extremas y el número de legajos. . y de este al histórico. . conservación y difusión del patrimonio documental de la institución. Las transferencias documentales nos permiten: .Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.Archivo General en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con las políticas de recuperación. 42 . .

CONCLUSIONES. características generales y la correcta forma de implementar cada uno de los formatos exigidos por ley para el mejoramiento del trabajo en archivo. Siempre y cuando se siguán las reglamentaciones pertinentes es seguro que el trabajo del archivador será mucho mas efectivo y eficiente dado el compromiso adquirido y el grado de responsabilidad que implica esta labor. Además se dejan claros ciertos conceptos importantes en cuanto al manejo de archivo su uso y conservación. Dada la necesidad que tiene la compañía en cuanto al manejo y organización documental se ha generado este manual para lograr así la optimización del proceso documental desde su creación hasta su eliminación o conservación dada la importancia de cada tipo documental. serie y anexos a esta. 43 .

Que según lo previsto en el artículo 19 del Reglamento General de Archivos. El Coordinador del Grupo de Archivo. RESUELVE: PRIMERO: CONFORMACIÓN. expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación mediante Acuerdo N° 07 de junio 29 de 1. Que en relación a lo anteriormente expuesto.994. 44 . quien hará las veces de Secretario del Comité El gerente general El coordinador de la dependencia de archivo y administración Técnicos en organización de archivos Además. CONSIDERANDO Al coordinador de área de archivo le corresponde crear y organizar los órganos de asesoría y coordinación que considere necesarios. creación y fusión de Grupos de Trabajo. la compañía PINTOS S. se hace necesario actualizar su conformación y funcionamiento. podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las reuniones correspondientes. para el desarrollo de las funciones de la Entidad..El Comité de Archivo de la COMPAÑÍA PINTOS S. responsable de definir las políticas. conformado como un grupo asesor de la alta dirección.A. El coordinador general del área de archivo En uso de sus facultades legales y en especial de las que se le confieren. Que dicho Comité. dadas las modificaciones a la estructura orgánica de la Entidad como consecuencia de la eliminación.ACTA DE CREACION DE COMITÉ DE ARCHIVO.A creó y reglamentó el funcionamiento del Comité de Archivo de la Entidad. programas y normas archivísticas de la Entidad. (Agosto de 2011) Por la cual se actualiza y reglamenta el Comité de Archivo de la compañía PINTOS S.A estará conformada por las siguientes dependencias.

Comunicar a los integrantes del Comité las convocatorias a las reuniones del mismo. SECRETARIO DEL COMITÉ. A falta de ésta persona. eliminación. Orientar los procesos de consulta y atención al usuario para garantizar los derechos fundamentales de acceso a los documentos y a la información.SEGUNDO. Tablas de Retención. transferencias. Elaborar las actas de las reuniones efectuadas y someterlas a aprobación del Comité en la siguiente reunión. El Comité se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses y extraordinariamente cuando las necesidades así lo requieran y sea convocado por el Secretario General.. Velar por el cuidado y la conservación de los documentos y actas del Comité 45 . Servir de instrumento de apoyo en la toma de decisiones por parte de los funcionarios encargados del manejo de archivos.Son funciones del Comité de Archivo de la Superintendencia de Sociedades las siguientes: Orientar los procesos administrativos y técnicos relacionados con la administración documental de la Entidad. la persona que el presidente del Comité designe. Aprobar los ajustes y actualizaciones a las tablas de Retención Documental de la Entidad . TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ.. etc. racionalización de la producción de documentos. Coordinar los programas de gestión documental. ejercerá la secretaría. El Comité tendrá un secretario quien será la persona encargada del Grupo de Archivo. REUNIONES.FUNCIONES DEL SECRETARIO. Aprobar los procesos de transferencias documentales primarias y secundarias de los archivos de gestión al archivo central y del archivo central al Archivo General de la nación. Son funciones del secretario: Preparar el temario de las reuniones. Presentar al Comité los informes relacionados con los procesos adelantados en materia de programas de gestión documental. Promover la actualización permanente en todos los procesos relacionados con la administración documental. con la producción y el manejo de la información. CUARTO. valoración de fondos documentales acumulados. ARTÍCULO QUINTO. responsabilidad y manejo de archivos.

SEXTO. COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogotá D. VIGENCIA. C. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. a GERENTE GENERAL GILBERTO MURILLO RAMIREZ Tramite: 000001 Dependencia: 001 46 .

SUBSERIE O ASUNTOS INICIAL FINAL UNIDADES DE CONSERVACION CAJA CARPETA TOMO OTRO NUMERO DE FOLIOS SOPORTE FRECUENCIA DE CONSULTA NOTAS ELABORADO POR: ____________ ENTREGADO POR: ___________ RECIBIDO POR: ____________ CARGO: ____________________ CARGO: ___________________ CARGO: ___________________ FIRMA: ____________________ FIRMA: ____________________ FIRMA: ___________________ LUGAR: _________ FECHA: _____ LUGAR: ______ FECHA: _______ LUGAR: ________ FECHA: ___ 47 .FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL: ____________________ ENTIDAD REMITENTE: ___________________________________________ ENTIDAD PRODUCTORA: _________________________________________ AÑO UNIDAD ADMINISTRATIVA: _______________________________________ OFICINA PRODUCTORA: _________________________________________ OBJETO: ______________________________________________________ REGISTRO DE ENTRADA MES DIA No T FECHAS EXTREMAS NUMERO DE ORDEN GODIGO NOMBRE DE LA SERIE.

FORMULARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMETOS A. DATOS DE LA UNIDAD REMITENTE unidad seccion nombre del responsable telefono coordinado de archivo B. DESCRIPCION DE LA DOCUMENTACION A CUMPLIMENTAR POR LA UNIDAD REMITENTE A CUPLIMENTAR POR EL ARCHIVO GENERAL No ORDEN CODIGO CLASIFICASION DESCRIPCION FECHAS EXTREMAS SIGNATURA OBSERVACIONES JEFE DE LA UNIDAD (FIRMA Y SELLO DE LA UNIDAD REMITENTE) RECIBI: FECHA: (FIRMA Y SELLO DEL ARCHIVO GENERAL) 48 . DATOS ADMINISTRATIVOS numero de unidades transferidas fecha de transferencia (a complementar por el archivo general) codigo de la unidad remitente numero de transferencia numero de registro C.

Manual de Selección Documental. Manuel.G. Archivo General de la Nación de Colombia y Ministerio de Educación y cultura Hacia un diccionario de terminología Archivística. 49 . Documento de Trabajo en desarrollo del Proyecto de Normatividad Básica del Archivo General de la Nación. FUGUERAS. VAZQUEZ.N. ALBERCH I. Normalización de la Gestión Administrativa. A. . "El tratamiento de la documentación activa y semiactiva. . 1992.BIBLIOGRAFIA. .. Santa fe de Bogotá. Santafé de Bogotá. . 2ª edición actualizada. Terminología archivística propuesta por el Grupo Iberoamericano. 1997. Ramón. .

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