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CAPACITACIÓN TRD

DISPOSICIONES PARA APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN:

LEY 594 DE 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Art. 24 Obligatoriedad de las TRD. Sera obligatorio para las Entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas TRD.

ACUERDO 039 DE 2002: Por el cual se regula el procedimiento para la

elaboración y aplicación de las TRD en desarrollo del art. 24 de la Ley 594 de

2000.

DIRECCION GENERAL SENA:

RESOLUCIÓN 002626 DE 2005: Por medio de la cual se dispone la aplicación de las Tablas de Retención Documental para las Regionales y Centros de Formación Profesional del SENA.

ART. PRIMERO: Las Tablas de Retención Documental para Regionales y Centros de Formación Profesional aprobadas por eil Comité Nacional de

Administración de Documentos se aplicarán obligatoriamente en todas las

Regionales y Centros de Aprendizaje SENA.

Formación Profesional del Servicio Nacional de

ART. TERCERO: La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

ART. CUARTO: Las transferencias Documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo los procedimientos que para tal fin ha establecido el Archivo General de La Nación.

ART. QUINTO: Los documentos que de acuerdo con la Tabla de Retención Documental tengan como disposición final la eliminación, se consignaran en Acta suscrita por el Jefe de la oficina Productora, el funcionario a cargo de los documentos y el funcionario a cargo del Archivo Central de la Regional, para ser remitidas al Comité Nacional de Administración de Documentos para su estudio y aprobación, a través del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General.

QUE ES UNA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las TRD es un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

QUE ES UNA SERIE?

Una serie es un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Ejemplo: historias laborales, contratos, actas e informes entre otros.

QUE ES UNA SUBSERIE?

Una Subserie es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.

QUE ES UNA TIPOLOGIA DOCUMENTAL?

Tipología Documental es el análisis y estudio de los distintos tipos o clases de documentos generados por una función o trabajo determinado de una oficina o departamento. Son documentos de la misma naturaleza, tienen el mismo modo a transmitir la información y idéntica configuración física; es decir, tienen el mismo soporte, formato y forma.

ARCHIVO DE GESTION: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que las soliciten.

ARCHIVO CENTRAL: en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por los propias oficinas y particulares en general.

DISPOSICION FINAL: La disposición final se refiere

serie Documental, una vez< que ha cumplido los periodos de retención establecidos en las columnas.

al destino que debe darse a cada

CT: quiere decir que la serie documental correspondiente no puede eliminarse nunca y debe ser conservada por siempre en el archivo historico de la institución.

M: es una técnica bastante antigua y que se han desarrollado tecnologías más modernas para la copia y conservación de documentos.

D:

imágenes

digitales para su visualización instantánea desde cualquier equipo de computo.

consiste

en

la

transformación

de

documentos físicos

a

s: significa que una vez que la serie documental ha cumplido su periodo de retención en la etapa del archivo de gestión y del y del archivo central, debe llevarse a cabo un proceso de selección, de acuerdo a unos criterios previamente establecidos, con el fin de que se conserven una muestra significativa para la historia.

E: una vez los documentos han cumplido su tiempo de retención en el archivo de gestión y en el archivo central puede programarse su eliminación siguiendo los procedimientos establecidos para dicho fin.

EJEMPLO:

ENTIDAD REMITENTE

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

UNIDAD ADMINISTRATIVA

GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO

OFICINA PRODUCTORA

AREA DE TESORERIA

SERIE:

CONCILIACIONES

SUBSERIE:

Conciliaciones Bancarias

TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

Conciliaciones Bancarias

Extractos Bancarios

IMPORTANCIA DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Facilitan el manejo de la información.

Racionalización de la producción documental.

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

PASOS PARA APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

1. Ubicar Unidad Administrativa y Unidad Productora

2. Conformar físicamente las respectivas series y subseries documentales de acuerdo a lo establecido en TRD, conformar los expedientes por carpetas teniendo en cuenta tipos documentales conforme a TRD.

3. Ordenar aplicando Principio de Orden Original es decir, se debe tener en cuenta fechas de producción y reflexión de hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema, que a la vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental es decir la ordenación física de los documentos que componen los expedientes y las series

4. Identificar código de serie, subserie y nombre del expediente.

5. Ordenar el expediente con su respectiva serie y subserie, utilizando Sistemas de Ordenación que más se facilite para la búsqueda y recuperación. Entre los cuales están:

Alfanumérico

Alfabético

Cronológico

Geográfico

7. La transferencia documental primaria y secundaria se adelantara según tiempos establecidos en las TRD, siguiendo los procedimientos de limpieza, eliminación de material abrasivo.

de limpieza, eliminación de material abrasivo. VOCABULARIO DIAPOSITIVA ANTERIOR CICLO VITAL: etapas

VOCABULARIO DIAPOSITIVA ANTERIOR

CICLO VITAL: etapas sucesivas por las que atraviesa los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

ARCHIVO DE GESTION O OFICINA: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que las soliciten.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO: en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por los propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE: es aquel al que se transfiere desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

VALORES PRIMARIOS:

V. ADTIVO: que contiene un documento, serie de documentos o grupo de documentos relacionada con el trámite o asunto que motivo su creación y que son importantes para la toma de decisiones y la planeación.

V. JURIDICOS: aquel que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común.

V. LEGAL: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la Ley.

V. FISCAL: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública.

V. CONTABLE: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad.

VALORES SECUNDARIOS: son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como fuente primaria para la historia. Son patrimonio Documental que los creó y los utiliza.

8. Eliminación Documental: Los documentos a eliminar de acuerdo a TRD se picaran y se dejara acta suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, jefe de Archivo y persona jefe del área.

QUE ES UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?

Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas.

TRANSFERENCIA PRIMARIA: es la que se hace entre el archivo de gestión y el archivo central. Cuando las series documentales han cumplido su periodo de retención en el archivo de gestión de la dependencia se prepara la transferencia primaria TRANSFERENCIA SECUNDARIA: la que se lleva a cabo entre el archivo central y el archivo histórico.

Para llevar a cabo esta transferencia es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Revisión de la tabla de retención de la dependencia para confirmar que

es pertinente preparar la transferencia.

2. Preparación física de la documentación:

Los documentos estén organizados cronológicamente o de acuerdo con la organización lógica para dicha serie documental.

El volumen máximo de documentos por expediente oscila entre 180 y 220 documentos siempre y cuando el archivo legajador cierre totalmente.

Retirar ganchos, clips y demás elementos metálicos.

El documento que este impreso en papel termoquímico de fax, debe ser fotocopiado en papel bond

Revisar que la foliación este completa y correcta (lápiz N° 2 o esfero).

Todos los documentos deben ir legajados en tamaño oficio.

Identificar cada caja y carpeta con el rotulo.

Diligenciar el Formato Único de Inventario Documental

Entregar al Archivo Central

Revisión de la transferencia por parte del Archivo Central.

La legalización o validación de la transferencia.

Las transferencias documentales permiten:

- Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

- Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.

- Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.

- Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en

las dependencias e instituciones productoras.

- Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para

el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

- Guardar precaucion al o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

1. Entidad Remitente: Debe colocarse el nombre de la Entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

2. Entidad Productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o produjo los documentos.

3. Unidad Administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

4. Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

5. Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:

transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales.

se

6. Hoja: se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De registrará el total de hojas del inventario.

:

7. Registro de Entrada: Se diligencia solo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotara el número de la transferencia.

8. Número de Orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponden a una unidad documental.

9. Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados.

10. Nombre de la Serie, Subserie o asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias y secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

11. Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondiente al año. En el caso de una sola fecha se anotara esta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotara s.f

12. Unidad de Conservación: Se consignara el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registraran las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.

13. N° de Folios: se anotara el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

14. Soporte: Se utilizara esta columna para anotar los soportes diferentes a papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos(V), casetes(C), soportes electrónicos (CD, DVD) etc.

15. Frecuencia de Consulta: Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles o registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciara especialmente para el inventario de fondos acumulados.

16. Notas o observaciones: Se consignaran los datos que sean relevantes y no se haya registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares,

entre otros. Se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas a cada tipo, ejemplo: una hoja con cinco fotografías sueltas: luego del número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por maquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se les asignara un número de folio y se registrara el numero de paginas que lo componen. Así mismo, se anotara información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores). 17. Elaborado por: Se escribe el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo. 18. Entregado por: Se anotara el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega. 19. Recibido por: Se registra el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

CONCLUCIONES

La elaboración y aplicación de las TRD son de vital importancia, ya que ayuda a mantener los Archivos en el orden adecuado que se facilite el manejo de la información y búsqueda de los documentos.

Los Archivos son importantes por la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones.

Los Archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.

Los Servidores Públicos son los responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Los

Archivos

en

perpetuadora.

una

Entidad

cumplen

una

función

probatoria,

garantizadora

y

PREGUNTAS

ACTIVIDAD

1. Listado de series y subseries con su respectivos tipos documentales a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase del ciclo vital del documento, se denomina:

a. Cuadros de clasificación documental.

b. Formato Único de Inventario documental.

c. Tabla de retención documental.

d. Tabla de valoración documental.

2. La definición conjunto de unidades documentales de carácter homogéneo de acuerdo con las funciones se llama:

a. Asunto

b. Subserie documental.

c. Serie documental

d. Unidad documental

3. Es una subserie de CONTRATOS:

Acta Final

Contrato Orden de Prestación de Servicios Personales

Declaración de Renta

Paz y salvo

4. Las tablas de retención documental son implementadas en :

a. Las oficinas productoras

b. En el archivo central

c. En los fondos acumulados

d. En el área de Subdirección de Despacho

5. Las series, subseries y tipos documentales conforman:

a. Los procesos y procedimientos

b. Las tablas de retención

c. El manual de funciones

d. El organigrama

6. Las transferencias documentales primarias hacen referencia a :

a. La remisión de los documentos del archivo de gestión al archivo histórico

b. La remisión del archivo de las oficinas productoras al archivo central

c. La remisión del archivo central al archivo histórico

d. La remisión del archivo histórico al archivo de gestión

7. Las oficinas productoras deben transferir al archivo central las series y subseries documentales:

a. Cuando la oficina productora lo considere

b. Cuando el Comité de archivo de la entidad lo determine

c. Cuando culmine el tiempo de retención en el archivo de gestión

d. Cuando el jefe o encargado del archivo central lo programe.

8. Los documentos generados de acuerdo con las funciones, procesos y procedimientos , que aún no han culminado el trámite administrativo deben reposar en:

a. En los archivos de gestión

b. En el archivo central.

c. En el archivo histórico

d. Archivo de Control

9. Cuál es la normatividad que hace obligatorio la elaboración y adopción de las

TRD?

10. Con la siguiente información diligencie el siguiente formato:

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Conciliaciones Bancarias

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

Extractos Bancarios

AREA DE TESORERIA

Formato de Inventario de Transferencia Documental

GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO

Formato de Inventario Documental por dependencia

GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO

Conciliaciones Bancarias

CONCILIACIONES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE.

ENTIDAD

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

REMITENTE

UNIDAD

GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO

GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO

ADMINISTRATIVA

OFICINA

AREA DE TESORERIA

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS,

PRODUCTORA

SERIE:

CONCILIACIONES,

TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

SUBSERIE:

Conciliaciones

Serie con unidad documental simple

Bancarias

TIPOLOGIAS

Conciliaciones Bancarias

, Formato de Inventario de Transferencia documental de Inventario Documental por dependencia

DOCUMENTALES