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Manual de Procedimientos para la Gestión Documental

Ver 2.0 – Noviembre 2009


Identificación.

Emrpesa Viña del Mar


- Empresa 1
- Empresa 2

Unidad de Procesamiento:
- Contraloría General.

Código Manual:
- VIN-SGD-01

Fecha y Versión:
- Noviembre de 2009.
- Ver. 2.0

Encargado:
- Nombre
- Tel:
- E-mail

Supervisor:
Nobre
Tel:
E-mail

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Tabla de Contenido

Identificación. _______________________________________________________ 2

Tabla de Contenido ___________________________________________________ 3

Introducción. ________________________________________________________ 4

Objetivos de los Procedimientos. ________________________________________ 5

Áreas de Aplicación. __________________________________________________ 5

Responsables ________________________________________________________ 6

Políticas de Operación_________________________________________________ 6

Conceptos.__________________________________________________________ 7

Procedimientos.______________________________________________________ 8

1. Descripción de Documentos.
1.1 Nomenclatura 9
1.2 Entradas de Autoridades y campos de Metadatos. 11
1.3 Estructuración de Datos 12

2. Tratamiento de Documentación para Digitalización


2.1 Digitalización de Documentos. 12
2.1.1 Configuración de Equipo. 12
2.1.2 Procedimiento 13
2.1.3 Alcances 13
2.2 Ingresos. 13
2.2.1 Ingreso Uno a Uno 13
2.2.2 Ingreso por Lote mediante WebDAV 13
2.2.3 Como trabajar WebDAV y BD en KnowledgeTree (KT) 14

3. Flujogramas.
3.1 Automatización del Proceso Documental 15
3.2 Digitalización Archivo ya existente. 16
3.3 Archivos de documentos electrónicos. 17

4. Repositorio. 18
4.1 Alcances 21

3
Introducción.

Este Manual de Procedimientos para la Gestión Documental, trata de ser un instrumento de


guía para los colaboradores que desarrollen su labor en el procesamiento de documentos.

Esta compuesto por las directrices y procedimientos que se deben llevar a cabo para el
cumplimiento de los objetivos de los proyectos de Gestión Documental en la Empresa.

Su objetivo general es la definición y detalle de las técnicas y prácticas a utilizar, su área de


aplicación será en las definidas como áreas de documentación y deberán ser seguidas por
todos los colaboradores que interactúen con los documentos de la empresa.

Es de suma importancia que este manual sea revisado y actualizado constantemente


mediante las técnicas se van renovando.

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Objetivos de los Procedimientos.

El objetivo General de este manual de Procedimientos es la definición y detalle de las


técnicas y prácticas a utilizar para un control y difusión Documental acorde a los objetivos
de la Empresa.

Para eso definimos los objetivos específicos en:


- Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
- Simplificar la responsabilidad por fallas o errores.
- Facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su
vigilancia.
- Que tanto los colaboradores como sus jefes conozcan si el trabajo se está
realizando adecuadamente.
- Reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas
adicionales.

Áreas de Aplicación.

Este Manual es aplicable a todas las prácticas que conlleven el trabajo continuo con
Documentación. Entendiéndose documento como el soporte de información relevante para
el trabajo cotidiano, podemos desligar de esto, que el área de aplicación se limitará al
Documento que provenga, sea creado o pueda ser soportado en el formato papel.

Por lo tanto los procedimientos se aplicarán en las actividades que conlleven la utilización
de los Documentos, estas son:
- Creación
o Creación del Documento con los sistemas de gestión que tiene la
Empresa.
- Validación
o El proceso de validación de los datos de los documentos, confirma
correspondencia con la legalidad y correcto procedimiento interno.
- Aprobación
o Es el proceso de afirmación de los datos en los documentos.
- Rechazo
o Es el proceso de rechazo de los datos, este procedimiento concluye con
la devolución de documento para su corrección.
- Consulta
o La consulta es la búsqueda y resultado de esta, sobre información
documental que los colaboradores hagan sobre el Gestor Documental.
- Ingreso
o Ingreso de los Documentos y sus Metadatos al Gestor Documental.
- Depuración

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o Es la Eliminación de los Documentos que ya han terminado con su Ciclo
Vital, o que su después de su digitalización su existencia es inútil como
formato papel.
- Clasificación
o Es la anotación de procedencia y codificación del Documento.
- Indización
o Es la descripción intelectual del Documento, mediante el cual se
obtienen los Metadatos
- y Catalogación
o Descripción Física del documento, se consignan datos de orden material.

Los departamentos incluidos serán:


- Contabilidad
- Remuneraciones
- Servicio a Personas
- Gerencia General
- Contraloría
- Finanzas
- Archivo

Responsables

Los Responsables de la aplicación del procedimiento de Gestión Documental, serán los


involucrados que interactúen con los documentos en las distintas etapas de su producción,
tratamiento y archivo. La especialización de cada colaborador dependerá del nivel de
desarrollo del proceso documental a través de la organización por lo que habrá un solo
departamento encargado de los procedimientos técnicos aplicados en los documentos. Cada
departamento tendrá un encargado de enviar la documentación y los datos asociados a este
a Procesos Técnicos.

Políticas de Operación

• Todo Documento debe ser enviado a Proceso Técnico, vía Gestor Documental.
• Todo encargado de documentación de cada departamento, debe velar por la
fidelidad de los datos entregados y su contraparte documental.
• La automatización del Proceso Documental, no suple la validación o rechazo vía
firma escrita de los documentos.
• La Digitalización de los documentos debe realizarse en la última de las
versiones en papel.
• Cuando se Digitaliza un Documento no se aplica OCR, y la descripción es
solamente mediante Metadatos.
• El OCR se aplica cuando el documento provenga de formatos electrónicos.
• En el caso de nuevas revisiones, rechazos y aprobaciones debe indicarse como
documento actualizado y debe agregarse como nueva versión.

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• Los procesos técnicos de documentación deben estar acorde a la técnica y
normativas archivísticas.
• La descripción de fondos, sub-fondos y relaciones de tipología de documentos
deben ser según la nomenclatura estandarizada.
• Las diferencias sobres nomenclaturas, configuración de Imágenes, configuración
de Scanner y estructura del gestor documental, deben ser aclaradas siguiendo el
Manual de Procedimientos para la Gestión Documental.

Conceptos.

1. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte


material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de su gestión.
2. ARCHIVO CENTRAL (semiactivo, intermedio): Unidad administrativa donde se
agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
3. ARCHIVO DE GESTIÓN (administrativo, activo, de oficina): Comprende toda la
documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por
las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza
para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
4. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina (Archivo de Gestión) y
su conservación temporal (Archivo Central), hasta su eliminación o integración a un
archivo permanente (Archivo Histórico).
5. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se
identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental
(fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la
entidad.
6. COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir
las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
7. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en
cualquiera de sus tres fases con miras a su conservación temporal, permanente o a
su eliminación.
8. PROCESO DOCUMENTAL AUTOMATIZADO: Sistema de direccionamiento de
documentos digitales que mediante un conjunto configurable de reglas y acciones
envía los documentos a través de un proceso definido por el usuario.
9. RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: Es el plazo en términos de tiempo en que los
documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal
como se consigna en la tabla de retención documental.

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10. REPOSITORIO: Depósito o archivo es un sitio centralizado donde se almacena y
mantiene información digital, habitualmente bases de datos o archivos informáticos.
11. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o
Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
12. SUBSERIE: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y
cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie:
CONTRATOS, Subserie: Contratos de Prestación de servicios. Contrato de obra,
etc.
13. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple.
14. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
15. UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está
constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente.
16. VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia
en las diferentes fases del archivo.
17. VALORES PRIMARIOS (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico): Es el
que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador,
destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto.

Existencias.
El repositorio esta compuesto de una serie de Documentos que emanan de las dos empresas
que Operan en Viña del Mar. Estos Documentos son la consecución del trabajo operativo
de las unidades financiera, contable y legal de las empresas las cuales para su validación y
auditoría confluyen en el departamento de Contraloría.

Estos Documentos son:

Facturas

Boletas

Contratos

Finiquitos

Antecedentes de Finiquitos

Liquidaciones

8
Cotizaciones

Asistencias

Certificados

Decretos

Para la seguridad de las operaciones de la Empresa se procede a digitalizar la existencia de


estos documentos que haya en los archivos particulares de los funcionarios y así crear un
repositorio institucional unificado.

Procedimientos.

1. Descripción de Documentos.

1.1 Nomenclatura

La descripción del documento es el primer paso para la confección de una estructura


documental amplia y sin redundancias. La especificación de los documentos debe ser
acorde a los que las normativas estandarizadas en Archivos y Documentalística demandan
de los Centros Documentales o Archivos particulares.

Para cumplir con estos objetivos se utiliza en primer lugar procedimientos Archivísticos en
los documentos físicos, tratando de emular las normas de clasificación de Documentos,
consignadas en Normas Internacionales tales como ISAD(g); siempre teniendo como
principio la adecuación de estas a la realidad de la Empresa y del archivo, para así lograr la
mejor nivelación entre el ordenamiento real de los archivos y el ordenamiento que nos
exigen la norma y especialmente los software de Gestión Archivísticas y Documentales.

La Nomenclatura a utilizar se basa en la reducción de la Jerarquía de los Fondos,


Subfondos, Series y Subseries de los documentos a abreviaciones que nos permitan
interpretar la procedencia de estos de una manera sencilla, las abreviaciones que se utilizan
son:

Abreviaciones:

*FONDOS.

EM1= Empresa 1.

EM2= Empresa 2.

*SUBFONDOS

Subcontratistas:

9
ESC1

ESC2

ESC3

ESC4

ESC5

*SERIES

fac = Factura de Proveedores

bol = Boleta

con = Contratos

fin = Finiquitos

ant = Antecedentes de Finiquitos

liq = Liquidaciones

cot = Cotizaciones

as = Asistencias

cer = Certificados

dec = Decretos

*SUBSERIES

cerEM1 = Certificados Empresa 1.

cerEM2 = Certificados Empresa 2.

CI = Indefinido

PF = Plazo Fijo

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SP = Servicios Profesionales

CP = Contratos Publicitarios y Convenios Comerciales.

La estructura de Nombre termina con la signatura temporal (aaaa_mmm) y un numero


correlativo de siempre tres dígitos (00x)

Ejemplos:

Contrato colaborador Empresa 1 , bajo contrato plazo fijo de Octubre del 2006.

EM1conPF-2006_10-001

Liquidación de Sueldo trabajador de la empresa subcontratista 1, Diciembre del 2008.

ESC1-Liq-2008_12-001

1.2 Entradas de Autoridades y campos de Metadatos.

La correcta búsqueda y resultado que arroje el Gestor Documental, dependen de las


autoridades de Registro y campos de Metadatos que se intenten dar a los documentos, para
esto es necesario identificar los puntos más relevantes de la documentación a ingresar. Los
parámetros que nos entrega la norma son amplios por lo que se han escogido los siguientes.

- Fecha
o Fecha de mayor relevancia en el documento; por ejemplo en los
antecedentes de finiquitos se considera la fecha de liberación del
documento, más que la puesta como finalización de contrato.
o Si en ningún caso se encuentra fecha alguna, deben verificarse Timbres o
aproximaciones derivadas del texto.
- Nombre del Trabajador
o Los Nombres deben ser los consignados en los documentos de personas,
es decir, contratos, finiquitos, antecedentes de finiquitos, liquidaciones y
asistencias.
- Rut
o Los RUT deben ser los consignados en los documentos de personas, es
decir, contratos, finiquitos, antecedentes de finiquitos, liquidaciones y
asistencias.
o Si no se haya en Rut en el encabezado verificar Firmas y/o corroborar
con datos anteriores.

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- Empresa
o El nombre de la empresa que la que depende el documento siempre tiene
que ser consignada en los campos de Metadatos.
o Corresponde al Fondo o SubFondo de donde proviene el documento, por
lo tanto, se hace valer la correspondencia con su proveniencia de
Archivo más que de la autoría del documento.
- Área
o El área debe ser consignada en los documentos de personas, es decir,
contratos, finiquitos, antecedentes de finiquitos, liquidaciones y
asistencias, cuando correspondan.
o En los documentos de Personal de Subcontratistas esta área no
corresponde.
- Contraparte contractual
o La contraparte contractual debe ser consignada en los documentos de
Contrato de Servicios Profesionales, Contratos Publicitarios, Convenios
Comerciales y/o cualquier documento donde el vinculo contractual sea
entre la Empresa y Particulares que emitan facturas, boletas por servicios
etc, y no caigan en la denominación de Colaboradores o Trabajadores.
- Número de Factura
o El número de Factura emitida o recepcionada.
- Número de Decreto
o El número de decreto entregado
- Tipo de Documento
o El tipo de documento debe ser consignado en todos los documentos.
- Palabras Claves
o Texto libre de lenguaje no estructurado que permita agregar datos más
detallados de los documentos, asuntos de decretos, asuntos de contratos,
explicación de anexos, etc.

La obtención de estos metadatos se hace tanto a través de la observación directa del


documento como de las planillas de datos que confeccionan los Departamentos encargados
de entregarlos.

1.3 Estructuración de Datos

La estructuración de los datos obtenidos se deben establecer en Tablas de hojas de Cálculo


o Spreadsheet, para poder importarlos hacia la base de datos establecida, es necesario llevar
este registro externo al Gestor Documental, para generar auditorias de documentación y
llevar una copia de seguridad de los documentos. En ella se deben incluir los datos
anteriormente indicados en el punto 1.2

2. Tratamiento de Documentación para Digitalización

2.1 Digitalización de Documentos.

2.1.1 Configuración de Equipo.

12
La configuración del equipo de digitalización debe ser la siguiente:

Resolución : 200 dpi


Tamaño de Papel : Oficio (8.5x14pul)
Área de Escaneo (Izquierdo) : 0.000 pulgada
(Superior) : 0.000 pulgada
(Ancho) : 8.500 pulgada
(Longitud) : 14.000 pulgada
Tipo de Escaneo : ADF (Lado Frontal)
Modo de Imagen : Color
Blanco/Negro : Advanced DTC
Rotación de Lado Volteado : Libro
Controlador de Imagen : TWAIN 32
Detección Aut o de Tam. : Detección Automática para Tamaño de Página
Sobreescaneado : Habilitar
Elim. de agujero perforado : Con color de fondo
Detección de Alim. Múltiple. : Verificar Grosor (Ultrasónico)
Omitir Página Vacía : Si
Formato de Salida : PDF/A o TIFF, según corresponda.
OCR : No

2.1.2 Procedimiento de Digitalización

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Software: Fujitsu ScandAll Pro
- Se inserta el documento por el Scanner.
- Se verifica que el documento sea por una o dos cara; si es de una escoger en la
configuración del escáner LADO FRONTAL, si es doble cara escoger DUPLEX
- Se ingresa el nombre que le daremos al documento digitalizado, a través de la
ventana de configuración del controlador.
- Se Digitaliza el documento.
- El tratamiento OCR no se realiza inmediatamente. Es recomendable realizarlo
en documentos con alta legibilidad o provenientes de formatos digitales.

2.1.3 Alcances.

- Los lotes de documentos se han de digitalizar todos de una vez cuando son del
mismo tipo.
- Se debe utilizar un software de edición de documentos PDF que permita Dividir
o Unir hojas por separado e individualizar los documentos.
- Se deben Editar los Nombres por lotes de los documentos mediante software de
edición de lotes de documentos PDF.

2.1.4 Procedimiento de Tratamiento de la Imagen.


2.1.4.1 Dividir las Imágenes

Software: PDFSam/ Split and Merge


- Anotar en un editor de texto los
números correspondientes a las
páginas a dividir separados por
una coma (,)
- Seleccionar
Complementos/Dividir en la
ventana derecha de la pantalla
- Añadir el Archivo que
queremos dividir
- Seleccionar Dividir estas
páginas y pegar los números de
pagina que anotamos en el
editor de texto
- Seleccionar la Carpeta de
Destino
- Borrar prefijo predeterminado
por el programa (pdfsam_)
- Ejecutar

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IMPORTANTE: Los Números
deben ser correlativos mientras
los documentos sean de una
sola pagina, cuando aparece un
documento de mas de una
pagina se debe saltar hasta la
ultima pagina de este, ejemplo:
En este caso desde la pagina 77
hasta la 82 es un solo
documento, y la 83 y 84
también, un solo documento,
los demas son documentos de
una sola página, esto quedaría
por lo tanto
73,74,75,76,82,84,85,86,87,88,
89,90

2.1.4.2 Nombrar Archivos

Software: Adobe Bridge


-

2.2 Ingresos.

2.2.1 Ingreso Uno a Uno.

- Se ingresa al Gestor Documental, con el User y Pass entregado.


- Se ubican las carpetas Contenedoras
- Se invidualiza la carpeta que contendrá el documento
- Se sube el documento al Gestor Documental.
- Se ingresa la metadata de este.

2.2.2 Ingreso por Lote mediante WebDAV.

- Mediante Explorador de Windows conectarse a la dirección WebDAV del


Gestor Documental.
- Ingresar User y Pass.
- Se desplegaran las carpetas del Gestor Documental.
- Se ubica la Carpeta contenedora definitiva.
- Se agregan los Documentos.
Para este método de Upload de documentos es necesario modificar la Base de datos. Como
ya tenemos los datos respaldados en una Tabla de Hoja de Calculo, solo tendremos que
importar estos datos a las Tablas correspondientes de datos, cuidando que estos sean
empalmados con los Documentos recién ingresados. Nota: No hacer ningún trabajo sobre
otro documento mientras se hacen trabajos en la base de datos.

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2.2.3 Como trabajar WebDAV y BD en KnowledgeTree (KT)

- Se ingresa a la dirección de WebDAV que nos entrega el Gestor Documental


mediante Explorador Windows.
o Ingresar a Mis Sitios de Red
o Agregar un Sitio de Red
o Elija Otra Ubicación de Red
o Ingrese la Dirección entregada por KT (http://Servidor:80/ktwebdav/)
o Ingrese User y Pass que usa el Gestor
o Copiar y pegar los documentos en sus respectivas carpetas.

- Se Ingresa a la base de Datos (http://servidor/phpmyadmin)


o Se ubica la base de datos del Gestor Documental (DMS)
o Se ubica la tabla de los datos de los Documentos (“documents”)
o Se ubica la tabla que contiene los Metadatos (“document_field_link”)
o Se exportan las tablas a una tabla de hoja de datos (Excel)
o Cotejar el orden de los nuevos documentos en “documents” para
traspasar correctamente los metadatos.
o Se ubican los datos de la columna “metadata_version_id” de la tabla
“documents”, de los documentos recién agregados
o Continuar en “metadata_version_id” de la tabla “document_field_link”
la correlación de datos de los documentos nuevos, y agregar las líneas de
campos en la columna “Field”.
o En “metadata_version_id” de “document_field_link”, filtrar los datos
para posteriormente copiar los datos de cada campo por separado y
pegarlos en una nueva página.
o Agregar a cada hoja los datos de “metadata_version_id” de la tabla
“document_field_link” y los datos de los documentos según
correspondan (ejemplo, pagina de “field” 9 agregar rut de colaboradores)
cuidando que los datos que se ingresen sean correspondientes a los
documentos ingresados.
o Con la orden =buscarv agregar los datos a la hoja original de la tabla
“document_field_link”
o Copiar la hoja original de “document_field_link” y hacer pegado
especial en una nueva tabla, como solo texto sin formato.
o Guardar como archivo CVS
o Importar a la Base de datos; aplicando CSV usando LOAD DATA y
aceptando las formas “Reemplazar los datos de la tabla con los del
archivo” e “Ignore las filas duplicadas”.

2.3

3. Flujogramas.

16
3.1 Automatización del Proceso Documental.

- La documentación es verificada, validada o rechazada y direccionada por el


Gestor Documental mediante su Workflow.
- Al terminar con su flujo y validación, los documentos que correspondan son
impresos y las copias serán enviadas a Servicio de Personas, quien remitirá estas
para su firma a la Notaría o directamente al Colaborador, los otros documentos
que no necesiten firma serán alojados en el Gestor al finalizar el proceso.
- Al obtener las firmas se envía al Departamento Documental para su
digitalización, subida a Intranet y Archivamiento de la copia papel.

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3.2 Digitalización Archivo ya existente.

- Gerencia genera una Solicitud de recopilación de Antecedentes de los


Colaboradores que vana ser Finiquitados que es enviada a Personas.
- Remuneraciones redacta el Antecedente de Finiquito con los cálculos de los
dineros a pagar.
- Remuneraciones envía el documento a Contraloría para ser visado,
- Este Aprueba o Rechaza la documentación la que según la auditoría puede
volver al emisor para su nueva confección en el caso de ser negativa
- De ser aprobada se envía a contabilidad para su ingreso en los libros contables
(SAP) y para dar orden de pago
- Se solicita el pago a Finanzas quien genera un Cheque para adjuntarlo al
documento, este cheque debe ser visado por Contraloría antes de enviarlo a
Servicio de Personas quienes lo Remiten a la Notaria junto al Finiquito
definitivo, desde donde vuelve después de haber sido firmado por el ex –
colaborador, para ser Archivado.

18
- Los Contratos son solicitados por las Gerencias a Contraloría los que aprueban
el proceso
- Se envían los Antecedentes a Remuneraciones que se encargan de redactar el
documento.
- Se envía a Servicio de Personas para la firma del Colaborador.
- Y se Archivan

- Los Decretos Municipales llegan a Gerencia General


- Gerencia los remite a Contraloría
- Se digitalizan y Archivan.
- Los Documentos de Subcontratistas llegan a Contabilidad quienes los remiten a
Contraloría.
- Se Digitalizan y Archivan.

19
3.3 Archivos de documentos electrónicos.

- Los Documentos Digitales son redireccionado al Depto. encargado de la


Digitalización para tratarlo y subirlo a Intranet mediante el Gestor Documental.
Se entiende que estos documentos electrónicos son comprobantes de
transacciones ya validadas (Facturas electrónicas y Boletas electrónicas).
- Se procesan con OCR.
o En Abode Acrobat Professional, ingresar a Documents en el menú
principal
o Acceder a OCR Text Recognition y escoger Recognize text using OCR.
o Editar las preferencias para que queden:
ƒ Primary OCR Language: Spanish
ƒ PDF Output Style: Searchable Image
ƒ Downsample Images: Lowest (600 dpi)

4. Repositorio.

20
El repositorio esta compuesto por los documentos Digitalizados provenientes de los
archivos administrativos históricos; la documentación generada en el workflow de la
Empresa y los Documentos electrónicos que recibe o emiten los departamentos financieros
contables.

Su distribución lógica esta determinada por los Niveles de Procedencia y Pertenencia de los
documentos.

En un primer lugar tenemos las carpetas de las Empresas para las que se generan los
documentos, la carpeta para los decretos Municipales y otra que agrupa a los
Subcontratistas.

Se determinan como Fondos Documentales a esta primera categoría de carpetas, se


continúa con la emulación de las carpetas contenedoras originales. Se denomina SubFondos
al grupo de empresas Subcontratistas que contienen sus propios documentos.

División Fondos:

- Empresa1.
o Contratos

21
ƒ Indefinidos
ƒ Plazo Fijo
ƒ Mantención y Servicios Comerciales
• Contratos de Servicios Profesionales y Artísticos
• Contratos Publicitarios y Convenios Comerciales
o Antecedentes de Finiquitos
ƒ Indefinidos
ƒ Plazo Fijo
o Finiquitos
ƒ Indefinidos
ƒ Plazo Fijo
o Boletas
ƒ Salida de Caja Contratos.
o Otros Documentos

- Empresa 2.
o Contratos
ƒ Indefinidos
ƒ Plazo Fijo
ƒ Mantención y Servicios Comerciales
• Contratos de Servicios Profesionales y Artísticos
• Contratos Publicitarios y Convenios Comerciales
o Antecedentes de Finiquitos
ƒ Indefinidos
ƒ Plazo Fijo
o Finiquitos
ƒ Indefinidos
ƒ Plazo Fijo
o Boletas
ƒ Salida de Caja Contratos.
o Otros Documentos

- Subcontratistas
o Subcontratista 1
ƒ Liquidaciones
ƒ Contratos
ƒ Finiquitos
ƒ Cotizaciones
ƒ Otros
o Subcontratista 2
ƒ Liquidaciones
ƒ Contratos
ƒ Finiquitos
ƒ Cotizaciones
ƒ Otros
o Subcontratista 3

22
ƒ Liquidaciones
ƒ Contratos
ƒ Finiquitos
ƒ Cotizaciones
ƒ Otros
o Subcontratista 4
ƒ Liquidaciones
ƒ Contratos
ƒ Finiquitos
ƒ Cotizaciones
ƒ Otros
o Subcontratista 5
ƒ Liquidaciones
ƒ Contratos
ƒ Finiquitos
ƒ Cotizaciones
ƒ Otros
o Subcontratista 6
ƒ Liquidaciones
ƒ Contratos
ƒ Finiquitos
ƒ Cotizaciones
ƒ Otros

- Decretos
o 1968…
o 2009

4.1 Alcances

- Las Carpetas Plazo Fijo en cualquier punto donde se encuentre, llevan como subcarpetas
los años y los meses, como se consignan en los documentos
- Empresa 1
o Contratos
ƒ Plazo Fijo
• EM1conPF-2005
o EM1conPF-200510

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- Las Carpetas Indefinidos en cualquier punto donde se encuentre, lleva como subcarpeta
los años, como se consignan en los documentos
- Empresa 2
o Finiquitos
ƒ Indefinidos
• EM2finCI-2008

- Las Carpetas de Contratos de Mantención y Comerciales, llevan como subcarpetas los


años y meses, como se consignan en los documentos.
- Empresa 2
o Contratos
ƒ Mantención y Servicios Comerciales
• Contratos de Servicios Profesionales y Artísticos
o 2000
ƒ EM2conSP-200005
• Contratos Publicitarios y Convenios Comerciales
o 2008
ƒ EM2conCP-200806

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