CAPACITACIÓN

ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
 GESTIÓN DOCUMNETAL
Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
 MARCO NORMATIVO
• Constitución Política de Colombia.
• Ley 594 del 2000
• Decreto 1080 de 2015
 • Registro de información producida o recibida por
una persona o entidad en razón a sus actividades o
funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o
legal, valor científico, económico, histórico o
cultural y debe ser objeto de conservación.
¿QUE ES
UN
DOCUMEN
TO DE
ARCHIVO?
Son documentos generados por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de la
producción documental de la oficina en sí
misma y que sirven como su nombre lo dice
para el apoyo de la gestión y el cumplimiento de
sus funciones.

Son documentos necesarios para el

funcionamiento de la entidad y que por su
contenido informativo y testimonial, garantizan
el conocimiento de las funciones y actividades
del mismo, aún después de su desaparición, por
lo cual facilita la reconstrucción de la historia
institucional.
 •Es un listado de series y subseries con sus correspondientes
tipos documentales a los cuales se les asigna un tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos,
Proceso mediante el cual la documentación producida por las
oficinas es clasificada, ordenada y ubicada de acuerdo a lo
TABLAS DE establecido en la tabla de retención documental.

RETENCIÓ
N
DOCUMEN
TAL
 Serie
Conjunto de unidades documentales de estructura y Subserie
contenido homogéneos, emanados de un mismo Conjunto de unidades documentales que forman parte de
órgano o sujeto productor como consecuencia del una serie.
ejercicio de sus funciones específicas.
 Tipo documental
Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categoría diplomática.
 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
• Representa las etapas o fases sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en la oficina hasta su disposición final (Microfilmación,
digitalización, conservación permanente, selección o eliminación).
 ARCHIVO DE GESTION
• Es el archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite en busca de
solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por
las mismas dependencias u otras que las soliciten.
 ARCHIVO CENTRAL
• Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de una entidad bien sea pública o privada.
 ARCHIVO HISTORICO
• Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de
gestión, que por decisión del correspondiente Comité de Archivos, debe conservarse
permanentemente.
 PROCESOS ARCHIVISTICOS
• Los procesos archivísticos están ligados a un plan de gestión documental, el cual
establece los siguientes procedimientos : la producción o recepción, la distribución, la
consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
 PRODUCCIÓN DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS DOCUMENTOS
• La Producción Documental • Conjunto de operaciones de
comprende los aspectos de origen, verificación y control que una
creación y diseño de formatos y institución debe realizar para la
documentos, conforme al admisión de los documentos que
desarrollo de las funciones propias son remitidos por una persona
de cada entidad o dependencia. natural o jurídica.
 DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
• La distribución se relaciona con
el flujo de los documentos al
interior y al exterior de la
entidad. Sin interesar el medio
de distribución de
los documentos, se debe contar
con mecanismos de control y
verificación de recepción y
envío de los mismos.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
La organización de los archivos es dada de acuerdo con
las series y subseries registradas en la tabla de retención
documental, dentro de cada serie, los documentos que la
conforman deberán ser agrupados obedeciendo el
principio de orden original es decir, teniendo en cuenta la
fecha de producción, las carpetas o expedientes se
construyen en la dependencia o área que tiene la
competencia específica en relación con el tema de un
mismo asunto, no obstante es posible la intervención de
diferentes grupos de trabajo. Sin embargo, los
expedientes objeto de transferencia obedecen a los
registrados exclusivamente en la TRD de cada área de
trabajo.
 CLASIFICACIÓN ORDENACIÓN DESCRIPCIÓN
Diferenciar y separar los Ordenar los documentos de Identificar o rotular cada unidad
documentos de archivo que archivo de acuerdo con el tema de conservación utilizando el
forman parte de un trámite en series y subseries teniendo rotulo de carpeta (PP-GA-02
administrativo de aquellos como base la Tabla de Rótulo de Carpetas) el cual
documentos de apoyo o Retención Documental del área debe estar completamente
informativos. correspondiente. diligenciado
.
 CONSULTA Y
FOLIACIÓN PRESTAMO RECUPERACIÓN Y
DISPOSIÓN FINAL
La foliación es un proceso que
Es el acceso a un documento o Decisión resultante de la
debe realizarse utilizando lápiz
grupo de documentos con el fin de valoración hecha en cualquier
de mina negra en el extremo
conocer la información que etapa del ciclo vital de
superior derecho en sentido
contiene. La consulta garantiza el los documentos, registrada en las
lectura.
derecho que tienen los clientes tablas de retención y/o tablas de
Expediente simple: la foliación
internos y externos de acceder a la valoración documental, con miras
va de 1 a 200 folios, ejemplo
información que se encuentra en a su conversación total o
Expediente compuesto: se
los documentos de archivo y eliminación
realiza la foliación consecutiva
también de obtener copias, si son
ejemplo: contratos, convenios
necesarias.
entre otros.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN ROTULACIÓN DE CAJAS Y
CARPETAS
Cuerpo que contiene un conjunto
Consiste en elaborar y pegar rótulos en las
de documentos de tal forma que
distintas carpetas y cajas de la DCSI
garantice su preservación e
identificación
 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Proceso de descripción de la información contenida en los archivos y fondos documentales, con el fin
de garantizar de forma precisa la recuperación y el acceso a la información y su consulta.
 FORMATOS
• MECURIO / SIGAR / DOCUMENTOS CONTROLADOS / FORMATOS TRANSVERSALES
 FORMATOS
• MECURIO / SIGAR / DOCUMENTOS CONTROLADOS / FORMATOS
TRANSVERSALES / APOYO / ADMINISTRATIVA / FORMATOS
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