GESTION

DOCUMENTAL
 Archivo
Conjunto de
documentos, sea cual
fuere su fecha, su
forma y soporte
material acumulados
en un proceso natural
por la empresa y sus
oficinas productoras
de documentos.
 Documento de archivo
Es el registro de información
generada, recibida, almacenada
y comunicada por diferentes
medios que permanece en
estos medios durante su ciclo
vital; es
producida por una persona o
entidad en razón de sus
actividades y debe ser tratada
conforme a
Ejemplos: Expedientes, dictámenes
los principios y procesos
jurídicos, nóminas del personal,
archivísticos.
libros de registro de entrada, actas
municipales, etc.
Documentos de apoyo
Los documentos de apoyo
informativo, son los recogidos
para servir de ayuda a la
gestión administrativa, pero
que no forman parte del
trámite administrativo en
sentido estricto.
Ejemplos: Textos legales, fotocopias de
resoluciones, boletines, catálogos
comerciales, listados de proveedores,
dosieres informativos, revistas, etc.
 Características a asegurar

Autenticidad Integridad Fiabilidad Disponibilidad

El documento
demuestra que Que se puede
es lo que afirma Que se Que refleja de
ser, que se ha encuentra manera exacta y localizar,
producido, completo y sin completa la recuperar,
creado enviado alteraciones ejecución de presentar e
por el productor actividades u interpretar
en el tiempo que operaciones.
ha sido firmado.
Concepto se serie y subserie documental
Archivo General de
la Nación
El Archivo General de la
Nación, es una entidad del
orden nacional adscrita al
Ministerio de Cultura,
encargada de la organización
y dirección del Sistema
Nacional de Archivos - SNA,
de regir la política archivística
en Colombia y de custodiar,
resguardar y proteger el
patrimonio documental del
país y ponerlo al servicio de la
comunidad.
 ¿Qué es un Sistema de
Gestión Documental?
según el Archivo General de la Nación (AGN)
“Es el Instrumento archivístico que formula y
documenta a corto, mediano y largo plazo, el
desarrollo sistemático de los procesos
archivísticos, encaminados a la planificación,
procesamiento, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por una
entidad, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilización y
conservación. Este debe ser aprobado,
publicado, implementado y controlado”
 Como está compuesto un
SGD
Programa de gestión Documental
Comité de Archivo
Cuadros de Clasificación documental
Tablas de Retención Documental
(TRD)
Tablas de Valoración Documental
(TVD)
Manuales de Archivo y
Correspondencia
Que es gestión documental

Conjunto de actividades
administrativas o técnicas, tendientes a
la planificación, manejo y organización
de la documentación recibida por las
organizaciones, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de
facilitar su utilización y conservación
Procesos de la gestión
documental
Planeación

valoración Producción

Preservación a Gestión y
largo plazo trámite

Disposición de
Organización
documentos

Transferencia
PLANEACIÓN
Conjunto de actividades encaminadas a la
planeación, generación y valoración de los
documentos de la entidad, en cumplimiento con el
contexto administrativo, legal, funcional y técnico.
Comprende la creación y diseño de formas,
formularios y documentos, análisis de procesos,
análisis diplomático y su registro en el sistema de
gestión documental.

PRODUCCIÓN
Actividades destinadas al estudio de los
documentos en la forma de producción o
ingreso, formato y estructura, finalidad,
área competente para el trámite, proceso
en que actúa y los resultados esperados.
GESTIÓN Y TRÁMITE
Conjunto de actuaciones necesarias para el
registro, la vinculación a un trámite, la
distribución incluidas las actuaciones o
delegaciones, la descripción (metadatos), la
disponibilidad, recuperación y acceso para
consulta de los documentos, el control y
seguimiento a los trámites que surte el
documento hasta la resolución de los asuntos.
TRANSFERENCIA
Conjunto de operaciones adoptadas por la
entidad para transferir los documentos durante
las fases de archivo, verificando la estructura, la
validación del formato de generación, la
migración, entre otros.

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
Selección de los documentos en cualquier
etapa del archivo, con miras a su
conservación temporal, permanente o a su
eliminación, de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retención documental o en
las tablas de valoración documental.
 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su
preservación en el tiempo, independientemente
de su medio y forma de registro o
almacenamiento.
VALORACIÓN
Proceso permanente y continuo, que inicia
desde la planificación de los documentos y
por medio del cual se determinan sus
valores primarios y secundarios, con el fin
de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo y determinar
su destino final
 Fondo documental

Fondo documental es la agrupación

Fondo es un conjunto de
orgánica de documentos generados
documentos producidos por una
por la empresa en el ejercicio de sus
persona natural o jurídica en
funciones que constituyen la
desarrollo de sus funciones o
expresión del conjunto de las
actividades.
actividades desarrolladas.

Sección es la división mayor dentro

del fondo y conviene que concuerde
con las funciones institucionales. Subsección coincide con las
actividades de cada función.
Se pueden identificar como
dependencias de cada organización
 Series es un conjunto de
Subseries conjunto de unidades
unidades documentales de
documentales que forman parte
estructura y contenido
de una serie, identificadas de
homogéneos, emanados de un
forma separadas de ésta por su
mismo órgano como
contenido y características
consecuencia del ejercicio de sus
específicas.
funciones especificas.

Unidad documental: unión de

documentos en pro de generar
una acción administrativa para
que en su posterior trámite
realice la función con motivo de
su creación.
 Tablas de retención
documental

TRD son listados de series y subseries con

sus correspondientes tipos documentales
las cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital
del documento,
es decir, es el instrumento que plasma los
tipos de documentos que produce y
tramita cada dependencia agrupándolos
técnicamente en series y subseries y
determinando el tiempo en que se
conservan tanto en la dependencia como
en el archivo de la institución

TRD son un soporte metodológico donde se

consignan el tipo de documentos que producen
las entidades, tanto físicos como electrónicos.
 De donde nacen las tablas
de retención documental

El análisis histórico de la producción documental de la institución.

De la estructura orgánico funcional.
De las funciones de cada dependencia.
De la tradición y cultura archivística institucional.
Del análisis normativo aplicable a la institución.
De los cambios internos y externos en la normatividad aplicable a cada
proceso.
De la aplicación de encuestas documentales a nivel de dependencias y
de unidades documentales.
De los requerimientos y recomendaciones impartidos por el AGN-
Archivo General de la Nación.
 Principios básicos
• La elaboración de las Tablas de Retención
Documental debe basarse en la estructura
orgánico-funcional de la entidad productora, con
el fin de identificar las series y subseries
documentales cualquiera sea el soporte de la
información.

• Los períodos de retención y disposición final de la

documentación son fijados en la Tabla de
Retención.

• El tiempo de retención previsto para los

documentos de archivo de oficina y de archivo
central debe estar acorde con las necesidades
administrativas y las disposiciones legales.
 Beneficios de las TRD

Para el Cliente Externo

Garantiza el derecho a la información.

Agilidad en tiempos de respuesta en la prestación del servicio.
Garantiza la seguridad y custodia de la información personal.
Para el Cliente Interno
Determinan el control, acceso, consulta y seguridad a los documentos institucionales.
Determinan los sistemas de ordenación a aplicar en los documentos de archivo.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Agilidad en la recuperación de la información.
Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administración de los
documentos.
Identificar los documentos de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter
pueden eliminarse en el archivo de gestión o central.
Identifican la producción documental de cada dependencia para su correcta
planificación, administración documental, responsabilidad, uso y racionalización en la
producción y custodia.
Elaboración de TRD
Ventanilla única de
correspondencia
La unidad de correspondencia
es la única dependencia
autorizada para la recepción de
documentos, solicitudes y
atención de requerimientos.
Tiene el propósito de
administrar las comunicaciones
contribuyendo a la
normalización de los procesos
de producción, recepción,
distribución, seguimiento,
conservación y consulta de
documentos por parte de la
gestión documental.
 Funciones de la ventanilla
única de correspondencia

Recibir, radicar , direccionar y distribuir las comunicaciones

internas que se generen por parte de la institución y las
externas, en cumplimiento de sus actividades
administrativas y misionales
El objetivo de la unidad de correspondencia es
que hace parte integra de un programa de
gestión documental, permitiendo que el manejo y
flujo de documentos, trabaje de manera más
organizada y coordinada para el buen
desempeño de su función dentro de la normativa
establecida por el AGN, facilitando encontrar y
archivar los documentos e información que se
producen y se reciben en una institución.
 Actividad de repaso de
conceptos y procesos de la
gestión documental

Iniciar
1. Proceso por el cual se asigna un
identificador a un documento y se le
asocia cierta información que se considere
relevante a la hora de ingresar, salir o
moverse entre departamentos en la
organización, tal como la fecha y hora de
recepción.
2. Documentos recogidos
para servir de ayuda a la
gestión administrativa, pero que
no forman parte del trámite
administrativo.
3. Su función es recibir, radicar , direccionar
y distribuir las comunicaciones internas que
se generen por parte de la institución, así
como las externas en cumplimiento de su
función.
4. Es la comunicación que cursa entre las
mismas dependencias o empleados de la
institución que corresponden al desarrollo de
sus funciones asignadas.
5. Son todas aquellas comunicaciones
recibidas o producidas en desarrollo de
las funciones asignadas legalmente a
una entidad, independientemente del
medio utilizado.
6. Es la fuente primaria de información
con todos los rasgos y características
que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.
7. Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas.
8.Curso del documento desde su
producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa
9. Conjunto de acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una
institución, como parte integral de los
procesos archivísticos
10. Acceso a un documento o grupo de
documentos con el fin de conocer la
información que contienen.
11. Conjunto de medidas preventivas o
correctivas, adoptadas para garantizar
la integridad física y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su
contenido
12. Selección de los documentos en cualquier
etapa del ciclo vital, con miras a
su conservación temporal, permanente, o a su
eliminación conforme a lo dispuesto en
las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de
Valoración Documental
13. Mencione los procesos del
programa de gestión documental
14. Comprende toda la documentación que es
sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten.
15. En el que se agrupan documentos
transferidos por los distintos archivos de gestión
de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan
frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general.
16. Es aquél al que se transfieren desde el
archivo central los documentos de archivo de
conservación permanente
17. Generación de documentos de las
instituciones en cumplimiento de sus
funciones.
18. Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que
son remitidos por una persona natural o
jurídica.
19. Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción
en la oficina y su conservación temporal, hasta
su eliminación o integración a un archivo
permanente.
20. Listado de series y sus
correspondientes tipos documentales a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
50%
Texto corto descriptivo
a 2 o 3 líneas
Diferencias entre documento de archivo y de
apoyo
Título
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