TRAMITE DOCUMENTARIO Y GESTION DE

ARCHIVOS DIGITALIZADOS

LA GESTION DOCUMENTAL

JORGE LUIS MAYOR SANCHEZ

Abogado por la Pontificia Universidad Católica del Perú
Doctorando en Derecho del Trabajo por la Universidad de Salamanca –
España
Maestría con mención en Derecho Procesal por la Escuela de Postgrado
de la Pontificia Universidad Católica del Perú
Maestría con en Política Jurisdiccional por la Escuela de Postgrado de la
Pontificia Universidad Católica del Perú
Maestría en Derecho de la Empresa con mención en Gestión Empresarial
por la Escuela de Postgrado de la Pontificia Universidad Católica del Perú

Ciudad de Ayacucho, sábado 21 de agosto de 2021

GESTIÓN
DOCUMENTAL
Conjunto actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la
documentación producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su
destino final con el objeto de facilitar su
utilización y Conservación.
 PRINCIPIOS GENERALES
DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA

Finalidad de los Importancia de

los Archivos Responsabilidad
Archivo
Disponer de la Administración son Los servidores
Documentación soporte fundamental públicos son
 ORGANIZADA en la toma de responsables de la
 Con miras a la decisiones y organización,
RECUPERACIÓN cumplida su vigencia conservación, uso
para su USO admon.su valor es y manejo de los
ADMINISTRA- patrimonial y documentos.
Cultural.
TIVO
 PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Los principios que rigen la organización de los
fondos documentales:

 PROCEDENCIA • ORDEN ORIGINAL

Cada documento debe Es mantener el orden
conservarse en el fondo interno de cada fondo
documental al que manteniendo la
naturalmente estructura que tuvo
pertenece. durante el servicio activo.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO
Documentación Documentación Documentación
Activa Semi-activa Inactiva

Valores Valores
Primarios secundarios

Administrativo Histórico
Legal Cultural
Fiscal Investigación
Contable Científico
Técnico
 Definiciones del
Valor Primario

 Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera

y segunda fases del Ciclo Vital, es decir, durante la
tramitación, la vigencia y el plazo precaucional.

 Mientras sirven a la Institución, por ende este valor es

transitorio.
 Aspectos o Facetas del
Valor Primario

Administrativo Legal Contable

Es análogo al valor Todo doc. tiene un Existe en los
Legal, pero solo para valor Legal: documentos que
el ámbito interno de • Los doc. que expresan un
la Institución. Poseen afecten a la movimiento de
éste valor mientras organización en Dinero.
sustentan esos su orden
derechos y general.
obligaciones. • Los doc.
testimoniales.
• De contratos.
 SISTEMA NACIONAL DE
INFORMACIÓN
Lo integran:
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
• LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES
OFICIALES EN LOS NIVELES (Territorial)

CUALES SON SUS FUNCIONES

• BUSCAR LA MODERNIZACIÓN Y
HOMOGENIZACIÓN METODOLÓGICA EN
LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA
(COOPERACIÓN E INTEGRACIÓN).
 CATEGORIZACION DE LOS
ARCHIVOS
LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN:

• ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN:

• NACIONAL
• DEPARTAMENTAL
• DISTRITAL
• METROPOLITANO
• MUNICIPAL
• LOCAL
• Archivos de nuevas entidades creadas por Ley.
• Archivos indígenas según la disposición de la LEY.
 CONTROL DE LA SALIDA
DE DOCUMENTOS

• CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE LOS

DOCUMENTOS.

• L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS CASOS:

• MOTIVOS LEGALES
• PROCESOS TÉCNICOS
• EXPOSICIONES CULTURALES
 ORGANIZACIÓN DE
HISTORIAS LABORALES
• Los documentos ordenados atendiendo a la
secuencia de su producción.

• Los documentos de cada HL deberán estar

colocados en unidades de conservación adecuadas
(carpetas) individuales, de manera que al revisar el
expediente, el primer documento sea el que refleje la
fecha más antigua. Teniendo en cuenta que una
carpeta no tendrá mas de 200 folios.
 FASES ORGANIZACIÓN

 Identificación fondos 
Identificación de Temas o Asuntos
Documentales  Valoración Documental
 Estructura Orgánico-funcional  Selección
 Agrupaciones Documentales  Inventario

UNIDAD DE UNIDAD DE UNIDAD DE CONTROL

ALISTAMIENTO DIGITACIÓN DOCUMENTAL
TERMINADO FINAL
PREPARACIÓN FISICA DE LA ORGANIZACIÓN
DOCUMENTACIÓN FÍSICA

 Ingreso de  Revisión de los

 Limpieza Procesos
los datos
 Ordenamiento documental desarrollados
 Foliación es a las en las fases
 Almacenamient Bases de anteriores.
o Datos.
PROCESOS TÉCNICOS
 ESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOS

• DEPOSITOS PARA
ALMACENAMIENTO
• Independencia, funcional, orgánica o
de responsabilidades.
• Funcional
• Eficiente,eficaz y económico
• Seguro
 ESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOS
CONDICIONES AMBIENTALES
• Lugar seco y clima medio. Alejado de la
humedad y del calor, HUMEDAD
RELATIVA DE 50 A 60%.
• Control de la luz solar. Evitar daños por
decoloración y envejecimiento.(LUZ
ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS,
FLUORESCENTE FRÍA)
• Equidistante a la Secretaría.
 ESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOS

• CONDICIONES ESTRUCTURALES
• DENTRO DE LA SECRETARIA
• ACCESORIOS ADICIONALES (rejillas)

• CONDICIONES FUNCIONALES
 ESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOS

• MOBILIARIO, MATERIALES Y
EQUIPO.
 SERVICIOS
CAPACITACIÓN CONSULTA

REPROGRAFIA
 Almacenamiento,
Custodia y
conservación
de la
documentación
Semi e Inactiva

Consulta
de las
Bases de datos

Custodia y
conservación
Consulta y
de los Acervos Consulta y préstamo de
Administrativos préstamo Documentos
en Archivo del Archivo del Archivo
Inactivo Semiactivo
de Gestión
 SERVICIO DE PRESTAMO

• GENERALIDADES DEL SERVICIO

• USUARIOS
• SOLICITUDES
• CONTROLES DE PRESTAMO

• OTROS MANEJOS
• MANEJO DE DEPOSITOS EN SITUACIONES
DE EMERGENCIA.
 MUCHAS GRACIAS

JORGE LUIS MAYOR SANCHEZ

Abogado por la Pontificia Universidad Católica
del Perú

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Email: jorgeluismayorsanchez@gmail.com