MACROPROCESO: EVALUACION MV-CI-AI

FECHA VERSIÓN
PROCESO: CONTROL INTERNO
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1. OBJETIVO:
Establecer la metodología para planear, realizar las auditorías internas y hacer seguimiento a
los hallazgos y observaciones, con el fin de conocer la capacidad del Sistema de Gestión
para cumplir con los requisitos, evaluar sus fortalezas, debilidades y detectar oportunidades
para la mejora continua de los procesos.

2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para las etapas de planificación y ejecución de las auditorías
internas, preparación y entrega del informe y seguimiento a los compromisos establecidos en
las auditorías internas de los procesos identificados en el Sistema de Gestión de Calidad y
Modelo Estándar de Control Interno MECI.

La auditoría interna debe tener alcance en tres aspectos básicos de evaluación:

Cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales,

reglamentarias y de autorregulación que le son aplicables.

Estratégico: hace referencia al proceso mediante el cual se evalúa y monitorea el desempeño

de los sistemas gerenciales de la entidad, evaluándose el logro de los objetivos misionales
de la Gobernación de Norte de Santander.

Gestión y Resultados: verifica las actividades relativas al proceso de gestión de la entidad,

con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los
recursos y los controles; de los métodos de medición e información sobre el impacto o efecto
que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadanía o partes interesadas.

3. MARCO LEGAL:

• Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del Estado.
• Ley 489 de 1998 que regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura
y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la
administración pública.
• Ley 872 de 2003 por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva
del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.
• Decreto 1826 de 1994 por el cual se reglamenta parcialmente la ley 87 de 1993.
• Decreto 4110 de 2004 por el cual se adopta la norma técnica de calidad para el Estado
Colombiano NTC GP 1000 de 2004 y su respectivo anexo.
• Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el modelo de control estándar para el Estado
Colombiano.
• NORMA ISO 19011 guía técnica para auditorias de sistemas de gestión de calidad.
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• Normas de auditoría generalmente aceptadas e instrumentos técnicos emitidos por el

DAFP.

4. DEFINICIONES:

 Auditoria: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias

de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en
que se cumplen los criterios de auditoría.

 Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. La persona
asignada para realizar la auditoría interna, no debe tener responsabilidad directa sobre el
proceso a auditar, para asegurar la objetividad de los resultados.

Los auditores en la Gobernación de Norte de Santander deben ser profesionales titulados

con una formación teórica en Sistemas de Calidad bajo la NTC ISO 9001:2000, GP
1000:2004 y MECI así como un curso de Auditores Internos, estos con una duración
mínima de 24 horas además de las certificaciones correspondientes. Los auditores no
pueden auditar su propio trabajo.

El auditor tiene la responsabilidad de realizar las auditorías en las fechas y unidades

programadas, desarrollar las auditorías con objetividad siguiendo las directrices impartidas
por el auditor líder, cumplir con las técnicas establecidas, elaborar los informes de
auditoría y entregarlos oportunamente.

 Auditado: proceso o dependencia que es auditada. Para efectos de este procedimiento,

es la dirección, secretaria, departamento administrativo o dirección administrativa, al cual
se le realiza una auditoría. La(s) persona(s) auditada(s) en dichos procesos o
dependencias deben colaborar en todas las acciones y actividades necesarias para llevar
a cabo la auditoría, proponer y desarrollar actividades para implementar las acciones
correctivas y preventivas resultantes de las no conformidades identificadas en la auditoría,
definir fechas límites para la implantación de estas acciones y verificar la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas

 Acciones correctivas: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una
no conformidad detectada u otra situación indeseable. Es decir la acción correctiva actúa
sobre las causas de no conformidades que han ocurrido. Se toma para prevenir que
vuelva a producirse.

 Acciones preventivas: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de

una no conformidad potencial u otra situación indeseable.

 Ciclo de auditoría: periodo de tiempo en el cual se desarrolla un programa de auditoría.

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 Competencia: atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y

habilidades mejorando continuamente los procesos del SIG.

 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

 Conclusiones de la auditoria: resultado de una auditoria que proporciona el equipo

auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.
Se debe realizar todo el esfuerzo para resolver opiniones divergentes y se registrarán las
diferencias de opinión auditado-auditor. Si hay recomendaciones se hará énfasis en que
estas no obligan el proceso. Criterios de auditoria: conjunto de políticas, procedimientos o
requisitos que se usan como referente frente al cual se compara la evidencia de la
auditoria. Estos criterios incluyen los requisitos reglamentarios.

 Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

 Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados.

 Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

 Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados

planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

 Equipo auditor: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es
necesario, de expertos técnicos.

NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo.

NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formación.

 Evidencia de auditoría: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información

que son pertinentes para los criterios de auditoría. La evidencia de la auditoria puede ser
cuantitativa o cualitativa.

 Experto técnico: persona que aporta experiencia y conocimientos específicos con

respecto a la materia que se vaya a auditar, al equipo auditor.

 Hallazgos de auditoría: resultados de evaluar la evidencia de la auditoria recopilada

frente a los criterios de auditoría. El hallazgo de auditoría puede dar lugar a una
conformidad o una no conformidad de acuerdo con los criterios del plan de auditoría,
pueden además identificar oportunidades de mejora.
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 Mejora continua: acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para
cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

 No conformidad: incumplimiento de un requisito

 Observación: deficiencia encontrada, que no puede ser registrada como no conformidad,

debido a que no incumple con lo estipulado en los documentos, sin embargo hay
evidencia de que algo anda mal. Es una oportunidad de mejora.

 Plan de auditoría: descripción de las actividades y de los detalles acordados de una

auditoría.

 Programa de auditoría: conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo

de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

NOTA Un programa de auditoría incluye todas las actividades necesarias para planificar,
organizar y llevar a cabo las auditorías.

 Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia,

eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos
establecidos.

 Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

• Reunión de apertura: momento inicial de la ejecución de la auditoría de campo en la

cual participan los auditados y los auditores, la cual se realiza para presentar los
participantes, recordar el objeto y alcance de la auditoría, confirmar el plan que se va a
iniciar, determinar la forma de desarrollar la auditoría, confirmar la asignación de recursos
y acordar la reunión de cierre.

• Reunión de cierre: reunión en la que participan los auditados y los auditores una vez
realizada la auditoría en campo, en esta actividad se presenta el informe preliminar de la
auditoría donde se relacionan las observaciones y no conformidades encontradas para
que el responsable del área o proceso auditado defina las acciones correctivas a
implementar. El resumen que se presenta debe contener además del registro del formato
que se tiene para tal fin, las conclusiones favorables y desfavorables.

• Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo

aquello que está bajo consideración.
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• Validación: confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han

cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.

• Verificación: confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han

cumplido los requisitos especificados.

5. REALIZACIÓN:

DOCUMENTO
No. ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
O REGISTRO
Elaborar y aprobar la programación de
Auditorías Internas: Elabore el programa de
auditorías internas a partir del análisis de los
procesos, considerando su estado e importancia. Programa de
Equipo Control
1 Tenga en cuenta los resultados de las auditorias auditoria
Interno
previas y audite todos los procesos por lo menos MV-CI-AI-01
un ciclo de auditoría al año. Esta programación
quedará registrada en el formato programa de
auditorías internas de calidad.
Designación del equipo auditor para el
desarrollo de la Auditoria: designe al equipo
Jefe Oficina Asesora
2 auditor para el desarrollo de la auditoria Memorando
Control Interno.
mediante memorando del jefe de la oficina
asesora de control interno.
Revisar y analizar la documentación
existente: revise y analice la documentación
existente y aprobada, obtenida de la base de
Lista de
datos de los procesos, de acuerdo al tema
Verificación o
3 definido en el programa de auditorías y elaborar Equipo Auditor
Chequeo
lista de verificación que los Documentos
MV-CI-AI-02
suministrados son vigentes, y se audita el ciclo
de gestión del proceso en el formato
denominado lista de verificación.
Elaborar el plan de auditoría: elabore el plan
de auditoría teniendo en: Representante legal,
Plan de
Auditor Líder, Objetivo, Alcance, Marco legal, Jefe oficina Control
4 Auditoría
metodología, tiempo de ejecución, Fecha de Equipo auditor
MV-CI-AI-03
inicio, Fecha de cierre, fecha de comunicación a
Dependencia Auditada.
Revisar, Ajustar y Aprobar Plan de Auditoria: Plan de
5 revise, ajuste y apruebe el Plan de Auditoría, Jefe oficina Control Auditoria
luego presentar al Jefe de la Oficina. MV-CI-AI-03
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Comunicar a la dependencia a auditar:

Oficio
comunique a la dependencia a auditar el
Jefe Oficina Control Remisorio a la
6 proceso que se va a evaluar, el cronograma de
Interno Dependencia a
la auditoria y el equipo o funcionario que
Auditar
realizará la auditoria.
Realizar reunión de apertura: realice reunión
de apertura e ilustre al auditado de manera clara
Jefe oficina Control
y detallada acerca del objetivo, alcance e Acta de reunión
7 Interno
Itinerario de la auditoria. MV-CI-AI-04
Equipo Auditor
Adicionalmente resuelva cualquier inquietud que
en tal sentido tenga el auditado.
Ejecutar la auditoria al proceso programado.
Ejecute la auditoria al proceso programado
(actividad de campo), para obtener pruebas
Conclusiones
tangibles de la implementación y el
8 Equipo Auditor de la Auditoría
funcionamiento del Sistema Integrado de
Gestión y registre los hallazgos. Los resultados
quedan consignados en el formato lista de
verificación.
Realizar la reunión para el consenso de
conclusiones: realice la reunión del equipo
auditor para definir en consenso las Jefe Oficina Control
Informe
conclusiones de la auditoria, consolidando Los Interno
9 Preliminar
informes parciales de cada uno de los auditores,
MV-CI-AI-05
como insumo para el informe final en la reunión Equipo Auditor
de cierre. Ver formato Informe de Auditoría
Interna.
Realizar la reunión de cierre para analizar y
socializar los resultados de la auditoria, Jefe Oficina Control Informe
10 presente las conclusiones del equipo auditor a Interno Socializado
los auditados, la cual debe ser, máxima tres días Equipo Auditor MV-CI-AI-05
después de la actividad anterior.
Elaborar informe de auditoría: elabore el
informe de auditoría teniendo en cuenta los Jefe Oficina Control Informe
11 hallazgos /no conformidades detectadas durante Interno definitivo
la auditoría, efectuar las respectivas Equipo Auditor MV-CI-AI-05
recomendaciones.
Jefe Oficina Control ME-GC-CP-01
Socialización del informe de Auditoría:
Interno Acciones
socialice el informe con Jefe y funcionarios de la
12 Equipo Auditor correctivas y/o
Dependencia Auditada, para su análisis y toma
Dependencia preventivas
de acciones de mejoramiento.
Evaluada adoptadas
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Elaboración y Adopción de Correcciones y

Oficina de Control Planes de
Mejoramiento Continuo – Ver procedimiento
13 Interno/Dependencia mejoramiento”
Elaboración y Seguimiento Planes de
Auditada MV-CI-PM-01
Mejoramiento.

6. FLUJOGRAMA:
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Inicio

1 6 11

Elaborar y aprobar la Comunicar a la dependencia Realizar la reunión de

programación de auditorías a auditar, el proceso que se cierre para analizar los
internas va a evaluar resultados de la auditoria

2 7 11

Designación del equipo Elaborar informe de

Realizar reunión de apertura
auditor auditoría teniendo en
con las personas a auditar
cuenta los hallazgos /no
conformidades detectadas
durante la auditoría
3 8 12

Revisar y analizar la Ejecutar la auditoria al Socialización del Informe

documentación existente y proceso programado de Auditoría con Jefe y
aprobada (actividad de campo), funcionarios de la
Dependencia Auditada

4 9 13

Elaborar el plan de Realizar la reunión del Elaboración y Adopción

auditoría equipo auditor para definir Plan de mejoramiento.
en consenso las
conclusiones de la
auditoria
5

FIN

7. REGISTROS RELACIONADOS:

CÓDIGO NOMBRE
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MV-CI-AI-01 Programa de Auditoría

MV-CI-AI-02 Lista de verificación
MV-CI-AI-03 Plan de Auditoría
MV-CI-AI-04 Acta de apertura y cierre de la Auditoría
MV-CI-AI-05 Informe de auditoría interna

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

María Eugenia Palacios Muñoz

Daniel Alfredo Dallos Luna Eleonora Galán Villamizar

Cargo: Profesional Universitaria – Cargo: Jefe Oficina Asesora Control Cargo:

Profesional Especializado Interno