ACTIVIDAD

DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

GUÍA DE APRENDIZAJE No. 1

COMPETENCIA_1

PRODUCIR DOCUMENTOS

RESULTADO_2

REDACTAR DOCUMENTOS

INTEGRANTES:

CAMBAR PUSHAINA LEYDIS PAOLA

MENCO GUERRA DORINA

URBAY CABALLERO EDUAR ALBERTO

APUZHANA MENGUAL MAYLETH YOJANA

PATRICIA ROCHA SIERRA

INSTRUCTOR

SENA

CENTRO INDUSTRIAL Y DE ENERGÍAS ALTERNATIVAS

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA_1803844

MAICAO_2019
Recuerdo y fortalezco conocimientos de ¿cómo redactar?

 TEMA: Documentos de comunicación interna

A. El aviso

B. El memorándum o la nota de régimen interno

C. El informe

D. La convocatoria

E. El acta

Actividades

1. Vuelve a leer el texto de las Figuras 4.3 y 4.4 y después contesta a las siguientes
preguntas:

a) ¿Cuál es la finalidad que tiene un aviso en una empresa?

b) ¿Cuál es la diferencia entre el aviso y la nota interior de régimen interno?

c) ¿Para qué se suele utilizar un informe?

2. Determina y anota en tu cuaderno qué sería necesario que figurara en el informe que
elabora un guardia civil que acude a un accidente de tráfico para que dicho documento se
considerara, en cada caso, descriptivo, valorativo o demostrativo.

3. José Carlos Segura trabaja en el departamento administrativo de una empresa

constructora. Una de sus funciones es la redacción de las convocatorias de juntas de
accionistas de la empresa y de las actas correspondientes a cada una de ellas.

El próximo 15 de febrero a las 10.00 h. se ha convocado una junta ordinaria, cuyo orden del
día se compone de los siguientes puntos:

3.1. Distribución del beneficio obtenido por la empresa en el año anterior, que asciende a
$ 400.000.000
3.2. Peticiones y preguntas.

La junta se celebró con la asistencia del 100 % de los accionistas. En la misma se decidió
por unanimidad que el beneficio se distribuyese ente los socios de forma proporcional al
capital aportado por cada uno de ellos. En el turno de peticiones y preguntas nadie dijo
nada, por lo que dicha reunión concluyó a las 11.00 h.

Elabora tanto la convocatoria de la junta de accionistas como el acta correspondiente.

4. En grupos de varios alumnos, redactad una convocatoria de reunión para debatir el

posible destino de un viaje de fin de curso y los medios de financiación. Una vez realizada
la reunión, cuando se logre un acuerdo, elaborad un acta en la que se resuma dicha reunión
dejando constancia del acuerdo tomado y de las posibles votaciones.

5. ¿Existe alguna relación entre la elaboración de una convocatoria y la de un acta?

6.. ¿Se podría utilizar indistintamente un aviso o una nota interior para comunicar un
mismo asunto? Justifica tu respuesta.

7. Busca en Internet una convocatoria (la de una junta general de accionistas de una
empresa o la de una comunidad de propietarios de viviendas) e identifica las partes que la
componen. Te proporcionamos para ello el siguiente enlace:

www.ocu.org/vivienda-y-energia/comunidad-de-propietarios/modelos/convocatoria-de-
junta-general- ordinaria-y-anexo-de-delegacion-de-voto530754.
 DESARROLLO

1. Vuelve a leer el texto de las Figuras 4.3 y 4.4 y después contesta a las siguientes
preguntas:

a) ¿Cuál es la finalidad que tiene un aviso en una empresa?

La finalidad que tiene un aviso dentro de la empresa es brindar una información clara,
sencilla y homogénea sobre alguna actividad, situación o novedad de suma importancia que
le corresponda conocer o participar a un grupo amplio de personas dentro del ámbito
laboral.

b) ¿Cuál es la diferencia entre el aviso y la nota interior de régimen interno?

La diferencia entre el aviso y el memorándum (Nota interior de régimen interno), es que la

función principal del aviso consiste en notificar sobre alguna situación o novedad que
merezca ser conocida por miembros de una empresa o incluso personas externas a ella; por
otro lado, una nota interior de régimen interno busca transmitir ordenes, recomendaciones,
exponer temas y realizar solicitudes a una o varias personas de a nivel interno de una
organización.

c) ¿Para qué se suele utilizar un informe?

Es un documento cuyo objetivo principal consiste en describir de manera detallada y

ordenada las características, cualidades y el contexto sobre algún hecho. Adicionalmente,
suele emplearse por las organizaciones como un objeto para medir la actividad de algún
empleado, área o la empresa en general, detallando y describiendo mediante capítulos
actividades realizadas y los resultados obtenidos durante algún periodo.
2. Redactar un informe de carácter descriptivo, valorativo y demostrativo.

INFORME ACCIDENTE DE TRANSITO

INFORMACIÓN SOBRE LOS HECHOS

Siendo las 17:40 horas del día lunes 18 de Febrero del año en curso, en la calle 16 con
carrera 17 esquina, se presentó una fuerte colisión entre dos vehículos, dejando como saldo
una víctima fatal identificada con el nombre de Pablo Arturo López Navarro de 33 años de
nacionalidad Venezolana, quien se desempeñaba como chofer de taxi; en el hecho, tres
personas que ocupaban el mismo automóvil resultaron con heridas de consideración y
fueron trasladados inmediatamente al centro asistencial más cercano.

Se logró establecer con los testigos que se encontraban presentes en el lugar de los hechos
que el accidente fue ocasionado por una camioneta de carga tipo Ford 350 que se
desplazaba a alta velocidad en la avenida 17 y al llegar a la intersección con la calle 16, no
realizó el correspondiente pare, embistiendo así a un vehículo menor de marca Renault
color negro y de placa DZ-483B que se movilizaba por está transcurrida vía. Tras la fuerte
colisión el automotor responsable del suceso se dio rápidamente a la huida abandonando la
escena en la que yacían el cuerpo del conductor quien murió de manera inmediata y los tres
ocupantes, que como se mencionó anteriormente fueron trasladados hasta un centro
asistencial donde recibieron la atención médica pertinente.

INVESTIGACIÓN DEL CASO

Durante la investigación, fue necesario recabar evidencia que pudiera constatar los hechos
tal y como fueron narrados por los testigos, por lo cual se procedió a realizar una revisión a
detalle de los videos registrados por las cámaras de seguridad ubicadas en el sector, más
específicamente de las cámaras 054 y 043, de la avenida 17 y calle 16 respectivamente,
esto condujo a identificar en primera instancia a el conductor del vehículo que ocasionó el
accidente, así como confirmar que este cometió una imprudencia grave que costó la vida de
una persona y afectó la integridad de otras tres.
CONCLISIÓN DEL CASO

Una consideración personal a resaltar es que en la vía que se produjo el accidente se hace
necesario la incorporación de reductores de velocidad, de modo los vehículos que por allí
transiten deban obligatoriamente realizar el pare correspondiente evitando así que se
presenten altercados con resultados tan trágicos como los descritos anteriormente.
 3.1 CONVOCATORIA DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA CONSTRUCTORA
MENCO LTDA

De conformidad con lo establecido en el artículo 12 del numeral primero del estatuto de

sociedades de la empresa, el gerente ejecutivo, Ing. Bernardo Polo; convoca a una junta
directiva el día 15 de febrero a las 10.00 h. en primera convocatoria, y a las 10:30 h. en
segunda convocatoria, sita en la sala L3 del primer piso de la CONSTRUCTORA MENCO
LTDA. Con el siguiente:

Orden del día.

1. Oración a Dios
2. Intervención del gerente ejecutivo el Ing. Bernardo Polo
3. Debate sobre la Distribución del beneficio obtenido por la empresa en el año
anterior.
4. Peticiones y preguntas.

En Maicao- La Guajira, 25 de febrero del 2019

Ing. Bernardo Polo, gerente ejecutivo

 3.2 ACTA CORRESPONDIENTE DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA
CONSTRUCTORA MENCO LTDA

En Maicao-la Guajira, en la sala L3 del primer piso de la constructora MENCO LTDA;

convocó a una junta directiva a las 10.00 am del día 15 de febrero del año en curso, se
reúnen.

Gerente ejecutivo, Bernardo Polo

Doctora, María Ochoa

Accionistas de la empresa.

Se lleva a cabo la socialización y debate del siguiente orden establecido:

1. Oración a Dios
2. Intervención del gerente ejecutivo el Ing. Bernardo Polo
3. Debate sobre la Distribución del beneficio obtenido por la empresa en el año
anterior.
4. Peticiones y preguntas.

ACUERDOS

1. Se realizó una oración a Dios en agradecimiento por las metas cumplidas.

2. El gerente realizo una descripción detallada sobre los objetivos y metas propuestas
para el año.
3. En la misma se decidió por unanimidad que el beneficio se distribuyese ente los
socios de forma proporcional al capital aportado por cada uno de ellos.
4. No hubo ningún tipo de preguntas y peticiones por parte de los asistentes.

No habiendo más temas a tratar, la reunión concluyó a las 11.00 h.

 Ing. Bernardo Polo. Gerente ejecutivo

4.1 CONVOCATORIA PARA DEBATIR EL POSIBLE DESTINO DE UN VIAJE DE

FIN DE CURSO Y LOS MEDIOS DE FINANCIACIÓN

Por la cual se convoca a todos los aprendices del Centro Industrial de Energías Alternativas
SENA a una reunión que se llevará a cabo el día viernes 2 de marzo, a las 09:00 h. en
primera convocatoria, 09:30 h. en segunda convocatoria, en el auditorio del ente educativo
con el siguiente:

ORDEN DEL DÍA

1. Oración a Dios.

2. Debate sobre elección del destino.

3. Determinar los medios de financiación para el viaje.

4. Peticiones y preguntas.

En Maicao-La Guajira, a 26 de Febrero de 2019

Marta Galue

Vocera Bienestar SENA

4.1 ACTA CORRESPONDIENTE AL DEBATE DE UN VIAJE DE FIN DE CURSO Y
LOS MEDIOS DE FINANCIACIÓN

En Maicao-La Guajira, a las 09:00 h. del día 2 de marzo de 2019 en el auditorio del Centro
Industrial de Energías Alternativas SENA, se reúne:

Marta Galue, Vocera.

Patricia Rocha, Instructora programa Asistencia Administrativa.

Se procedió a debatir y socializar el siguiente orden del día:

1. Oración a Dios.

2. Debate sobre elección del destino.

3. Determinar los medios de financiación para el viaje.

4. Peticiones y preguntas.

ACUERDOS

1. Se realizó oración a Dios en agradecimiento a las bendiciones recibidas.

2. Se eligió el destino a visitar para despedida de curso, siendo este Medellín-Antioquia.

3. Se determinaron los medios de financiación para realizar el viaje.

4. Ninguno de los asistentes participó en la sesión de peticiones y preguntas.

Sin más temas por debatir, se levantó la sesión siendo las 10:30 horas.

Marta Galue, Vocera Bienestar SENA

 5. ¿Existe alguna relación entre la elaboración de una convocatoria y la de un acta?

Si existe una estrecha relación entre una convocatoria y un acta, porque para elaborar el
acta primero se debe realizar convocatoria junto con los puntos que se pretenden debatir
durante la reunión. Ahora bien, el acta se elabora al finalizar dicho encuentro e indica los
resultados de la reunión y si se ejecutaron exitosamente los puntos pre-establecidos durante
la convocatoria.

6.. ¿Se podría utilizar indistintamente un aviso o una nota interior para comunicar un
mismo asunto? Justifica tu respuesta.

Si se puede, puesto que ambos son documentos comunicativos de carácter informativo, y

pueden ser utilizados para notificar novedades e incluso transmitir ordenes en su mensaje.

Fecha en que se genera la convocatoria.

Aquí figuran la fecha, lugar y hora en

que se celebrará la Junta.

Este espacio corresponde a los puntos a

tratar o debatir en la Junta, se debe
indicar como Orden del día.

Finalmente se puede observar la firma de

la persona, el cargo que ocupa y el
departamento que convoca a la reunión.