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Actividades propuestas
1.Explica con tus palabras las ventajas que tiene la correspondencia frente al uso del
teléfono.
La correspondencia, a diferencia de una comunicación telefónica, deja prueba del
contenido del mensaje, por lo que dicha información puede tener un uso posterior.
Además, la correspondencia posibilita el envío de documentación adjunta de
mayor extensión.
4.Realiza una primera clasificación de los siguientes envíos, según los criterios que
hemos estudiado:
a) Carta certificada de Industrias del Sur enviando un cheque.
b) Solicitud de puesto de trabajo que adjunta currículum vitae.
c) Telegrama de Gal, S.A. notificando datos de su cuenta corriente.
d) Carta a la atención de Antonio Núñez, gerente de la empresa.
e) Carta certificada de Industrias del Sur enviando un cheque: correo certificado.
f)Solicitud de puesto de trabajo que adjunta currículum vitae: documentación personal o
confidencial.
g)Telegrama de Gal, S.A. notificando datos de su cuenta corriente:
documentación personal confidencial y urgente.
h) Carta a la atención de Antonio Núñez, gerente de la empresa: correo
ordinario.
Registro de entrada
Remitente
Nº
Fecha Clase envío Anexos Asunto Dpto. destino
registro
Nombre Localidad
Reciclados Feria de
124 24 sept. Alicante Carta Invitaciones Dirección
Verde, S.A muestras
Publicaciones Suscripción
128 14 oct. A Coruña Publicaciones Revista Comercial
Lastre revista
Pruebas de
Laboratorio Próxima
129 19 oct. Alicante Paquete los carteles Comercial
Fama campaña
publicitarios
Registro de salida
Destinatario
Clase
Nº registro Fecha Anexos Asunto Observaciones
envío
Nombre Dirección
D. Luís Convocatoria de
259 5 oct. Alicante Fax
García entrevista
12.Correos establece unos requisitos para los envíos en cuanto a formato, color del
sobre, tipo de letra, dimensiones y pesos, que se pueden consultar en su web.
Averigua cuáles son.
13.Dimensiones máximas de carta, carta certificada, carta certificada urgente,
notificación, publicorreo, publibuzón, libros y publicaciones periódicas.
Sobre o caja: largo + alto + ancho = 90 cm, sin que la mayor dimensión exceda de 60
cm. Rollo/ tubo: largo + 2 veces el diámetro = 104 cm, sin que la mayor exceda de 90
cm.
2. Dimensiones máximas de carta urgente.
235 x 120 mm. Espesor 10 mm (medidas recomendadas).
3.Condiciones de normalización de carta, tarjeta postal, carta Certificada, carta
certificada urgente, notificación, publicorreo y publibuzón.
Si sus envíos permiten la manipulación automática, se beneficiarán de unas tarifas
más reducidas. Para ello deberán cumplir los requisitos siguientes:
- Formato rectangular. En sobre o en forma de tarjeta.
- Color del sobre: blanco o colores claros (excepto azul).
- Formato de letra: altura de los caracteres entre 2 y 8 mm (evitar superposición o
contacto entre caracteres), fuente de tipos comerciales en uso, evitando fuentes
artísticas, cursiva, subrayados y espesores muy finos o muy gruesos (impresión en
negro o color oscuro, evitando tintas fluorescentes).
- Sobres con ventanilla: las dimensiones de la ventanilla y la holgura interna entre
sobre y carta permitirán, en cualquier caso, la lectura completa del bloque de
dirección.
- Dimensiones: comprendidas entre mínimas de 14 x 9 cm y máximas de 23,5 x
12cm. Espesor máximo 5 mm.
- Peso máximo unitario: 20 gr.
4.Dimensiones máximas. Paquete azul, paquete postal y paq 48, la nueva marca de
Postal Exprés.
- Caja: largo + alto + ancho = 200 cm, sin que la mayor exceda de 100 cm.
- Rollo/ tubo: largo = 100 cm; diámetro = 15 cm.
5.Dimensiones máximas. Paquete internacional económico y paquetería
internacional prisma (EPG). Paquete internacional prioritario.
- Caja: largo + alto + ancho = 200 cm, sin que la mayor exceda de 105 cm.
- Rollo/ tubo: largo = 100 cm; diámetro = 15 cm.
15.Calcula, con ayuda de Internet, las tarifas que se aplicarán a cada uno de los envíos
que se han de gestionar y elige el servicio que resulte más adecuado para cada caso.
Completa la tabla en tu cuaderno.
•
Carta certificada y urgente de 28 gramos de peso, con destino Alemania, con
aviso de recibo y entrega en mano.
•
Paquete con destino Santa Cruz de Tenerife (CP 38009), que tiene que llegar en
48 horas. Mide 25 cm de ancho, 30 de largo y 15 de alto. Pesa 15 kg.
•
Envío de un contrato a Valencia (CP 46018), que requiere garantía de entrega.
Pesa 15 gramos y va en un sobre que mide 14 x 9 cm. Debe estar en su destino
antes de tres días hábiles.
•
Carta ordinaria de cinco páginas en color, escrita desde nuestro ordenador y
con destino Sevilla (CP 41006).
19.Explica con tus palabras en qué consiste, para un técnico en gestión administrativa,
el deber de respetar los criterios de seguridad y confidencialidad de la
correspondencia.
Respetar los criterios de seguridad y confidencialidad de la correspondencia quiere decir
que no se debe leer el contenido de cartas o documentos que, a causa de nuestro
trabajo, no sean de nuestra competencia. El trabajador debe ser especialmente
cuidadoso en documentación de carácter confidencial, ya que un mal uso de la misma
podría ocasionar consecuencias irreparables para terceros.
20.Tras leer el Caso práctico 7, ¿cómo crees que debería proceder la empresa
respecto a la correspondencia postal que reciban sus empleados?
La normativa vigente establece el secreto de los envíos postales y la inviolabilidad de los
mismos. Por ello, hay que tener en cuenta que nunca se debe abrir la correspondencia
personal, debiendo tener cuidado de no perder una carta o entregársela a una persona
distinta de su destinatario. Cuando comprobemos si un envío contiene todos los anexos
que se citan, no debemos leer el contenido de la carta o el de otros documentos.
En lo relativo al posible uso de la dirección postal para recibir correspondencia de
carácter personal, la empresa debe ser consensuar dicho tema con los trabajadores o sus
representantes.
4. ¿Qué datos deben aparecer en los sellos de registro de entrada y en qué parte
del documento se ponen?
8.Explica, ayudándote de un ejemplo, qué ventaja tiene realizar un envío con una
compañía privada de mensajería.
Las compañías privadas ofrecen la ventaja de adaptar su horario de recogida y entrega
al cliente y no tener una franja horaria de reparto específica, como ocurre con Correos.
Facilita que la mercancía sea recogida cuando al destinatario interese y que se
entregue igualmente cuando interese.
9.Para realizar el envío de los siguientes documentos y paquetes, calcula, con ayuda
de Internet, las tarifas y plazos de entrega que se aplicarán a cada uno de los
siguientes envíos y elige el que resulte más adecuado.
• Envío de documentación urgente a un estudio de arquitectura de Barcelona (CP
08014). El sobre mide 30 cm de largo, 25 cm de ancho y 2 cm de alto. Pesa 0,5
kg.
•
La documentación tiene que ser recogida en nuestras oficinas en Barcelona (CP
08021) y entregada hoy.
•
Mensaje urgente de 25 palabras que tiene que ser entregado, con acuse de
recibo, mañana por la mañana en Sydney (Australia).
•
Fardo de catálogos de productos de 16 kg de peso con origen en Madrid (CP
28013) que hay que entregar en Cádiz (CP 11130) antes de las 15 horas de
mañana, a domicilio y con confirmación escrita de la entrega. El fardo es
cuadrado de 25 cm de lado.
Esta práctica final es una continuación de las que se propusieron en las unidades
anteriores y consiste en la realización de algunas de las actividades propias de un
técnico en gestión administrativa encargado del puesto de atención al cliente en la
recepción de una empresa. En concreto, en esta práctica final, tendrás que transmitir,
recepcionar y procesar las comunicaciones internas y externas de la empresa.
Para comenzar, vamos a suponer que acabas de llegar a tu puesto de trabajo por la
mañana y tienes que realizar el tratamiento de la correspondencia y paquetería de
entrada que tienes encima del mostrador de recepción:
•
Un escrito del departamento técnico de nuestra empresa en Frankfurt,
remitido por fax y dirigido al mismo departamento de nuestra sede.
•
Una carta urgente a la atención de Clara Fernández Lagos, directora
general de la empresa.
•
Un paquete de nuestro proveedor Investy S.A., de Madrid, con una
inscripción que pone “muestra comercial”.
•
Una carta del Banco Mediterráneo para Francisca de la Hoz. En nuestra
empresa no trabaja nadie con ese nombre.
•
Una carta de MicroInfo, S.L., de Valladolid, enviando su factura nº
789/00.
•
Una carta del ayuntamiento de nuestra ciudad, adjuntando licencia de
apertura de un nuevo local.
•
Un folleto de publicidad de un nuevo proveedor de Alicante, llamado
Comercial Feria.
Para realizar el tratamiento de la correspondencia de entrada:
1.Determina la correspondencia que debes abrir y la que no. ¿Cómo debes actuar con
la correspondencia que no debes abrir?
Se debe abrir el escrito del departamento técnico, el paquete de Investy S.A, la carta
de MicroInfo, la carta del ayuntamiento y el folleto de publicidad de Comercial Feria.
No se debe abrir la carta urgente a la atención de Clara Fernández Lago y la carta
del Banco Mediterráneo a nombre de Francisca de la Hoz.
La carta urgente debe entregarse sin abrir a Clara Fernández Lago. La carta del
Banco Mediterráneo a nombre de Francisca de la Hoz debe ser devuelta a Correos.