TEMA 5: Tratamiento DeLa Correspondencia Y La Paquetería

1. Explica con tus palabras las principales ventajas que tiene el uso de la correspondencia frente al
teléfono .

La correspondencia como es un mensaje escrito, deja constancia o prueba del mensaje. Puede servir
el mensaje o documento en un futuro útil.

2. Si la recepción de una empresa está gestionada por un equipo de varias personas debido al
volumen de correspondencia que maneja, ¿debería la empresa establecer procedimientos claros
y sistemáticos para la realización de dicha labor? Justifica tu respuesta.

Sí, ya que hay bastantes trabajadores, si necesitan ver los procedimientos deben ser claros, para que
los trabajadores puedan entenderlos y deben mantener un orden para no provocar mal entendido. En
el proceso ya que hay varias personas gestionando, lo que deben mantener un orden y deben
comprenderse.

5. Explica cómo una correcta recepción y clasificación de la correspondencia de entrada puede

contribuir a agilizar las funciones de la empresa.

Si una mala gestión puede haber errores en ele envío es necesario tener una buena gestión para que
no haya mal entendidos con la documentación y llegue a su destinatario adecuadamente.

6. Realiza la primera clasificación de los envíos que se detallan a continuación, siguiendo el criterio
estudiado:

A. Carta certificada de Industrias del Sur, con la que se envía un cheque.

Correo Certificado.
B. Solicitud de puesto de trabajo en la que se adjunta curriculum vitae.
Documentación Personal.
C. Telegrama de Gal, S. A. para notificar datos de su cuenta corriente.
Documentación ordinario o personal.
D. Carta a la atención de Antonio Núñez, gerente de la empresa.
Correo confidencial.
E. Carta remitida por el Banco Mediterráneo en la que se adjunta el recibo justificativo del
cargo en cuenta del impuesto de bienes inmuebles.
Correo Ordinario.

8. ¿Qué información de utilidad para la empresa proporciona el registro de salida de

correspondencia?

Fecha de envío de la correspondencia, datos del destinatario, anexos incluidos y asunto del
que trata la correspondencia enviada y el registro de correspondencia, ayuda a controlar toda
información
.
9. ¿Qué comprobación de la correspondencia de salida debe realizarse antes de depositarla en las
bandejas de salida?

Si esta firmada y registrada correctamente.

10. Justifica si esta afirmación es verdadera o falsa: «Tanto el registro de entrada de

correspondencia y paquetería como el de salida tienen un formato preestablecido que debe seguirse
obligatoriamente en cualquier empresa».

La afirmación es verdadera, ya que ambos siguen una serie de pasos obligatorios para llegar a su
cometido.
Así siguen la elaboración, recogida, registro, envío.

TEMA 6: ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

1. ¿Por qué una empresa necesita almacenar documentos? ¿Se aconseja guardar todos o solo
algunos? Responde razonadamente en tu cuaderno.
Porque todos los días se producen y recibe gran cantidad de documentos. En ellos hay multitud de
datos que, correctamente tratados, ordenados y clasificados. Pueden aportar información válida para
una correcta toma de decisiones.

La ley obliga a conservar determinada documentación surgida de la actividad y establece, con

carácter general, un periodo de conservación de seis años desde su elaboración.

2. ¿Qué beneficios obtiene una empresa que archiva siempre de una determinada forma, aplicando
las mismas reglas y procedimientos para todos sus documentos?

Guardar y conservar correctamente los documentos para evitar la pérdida o extravío de información.
Permite la fácil y rápida localización.
Controla la documentación que entra y sale de la empresa.

3. La forma en la que guardas los apuntes y las anotaciones de clase ¿cumple con las reglas
básicas del archivo? ¿Cuáles cumples y cuáles no?
Sí, se puede localizar rápidamente el archivo. No, dejo constancia de entrada o salida de
documentación, no acúmulo archivos pendientes. Sí, diferencio lo útil de lo poco relevante,
documentos, tengo señales visuales para localización de archivos, sí están seguros invisibles para la
búsqueda posterior.
7. Responde en tu cuaderno de forma razonada:

A. ¿Qué sistema de gestión de archivo es más adecuado para una empresa que necesita
disponer de acceso inmediato al original de un determinado documento?
Gestión centralizada hay un responsable que se encarga de la clasificación y ordenación de los
archivos y por lo tanto tienes un archivo original inmediato.
B. ¿Y para aquellas que no pueden permitirse una alta inversión en espacios y equipos de
archivo?
Descentralizada, porque tiene una reducción de costes derivados del mantenimiento y de grandes
instalaciones de archivo.
8. Ordena alfabéticamente los expedientes de estos trabajadores:
• Bueno Martagón , Juan Manuel
• Cañete Rodríguez, Carla
• Del Val Ramírez, Lucas
• Lora Del Campo, María
• Pérez-Márquez Díaz, Antonio
• Ros Arias, Sergio
• Rosales Muñiz, Marta
• Ros Mira, Rebeca
• Van Basten, Klaus
• Von Krüger, Matt

9. ¿Con qué sistema se suelen ordenar los expedientes de clientes y proveedores? ¿Cuáles son sus
ventajas e inconvenientes?

Mediante el sistema numérico, muy útil para archivar documentos que contienen una identificación
numérica con importancia en el documento. Si hay que utilizar un índice auxiliar, se dificultan y se
complican las posteriores búsquedas. Las principales ventajas del sistema numérico es que se evitan
duplicidades, se puede archivar sin ningún tipo de problemas un número ilimitado de documentos y,
si un documento se extravía, es fácil localizar su falta. Como principales inconvenientes, el sistema
de ordenación numérica dificulta intercalar documentos y, en algunos casos, obliga a crear listados
auxiliares sobre los cuales basar la localización de documentos.

11. ¿En qué casos es aconsejable el sistema de clasificación geográfico? Explica sus normas
básicas y cita des ejemplos.

Este sistema es adecuado para empresas comerciales que desarrollan su actividad en

múltiples zonas o regiones, como empresas multinacionales o de transporte de mercancías. Al
establecer un sistema de clasificación geográfico se suele utilizar un sistema de clasificación
descendente, en el cual los documentos van siendo clasificados y
subclasificados en países, regiones, provincias, poblaciones, distritos, barrios, calles, etc. Este
método se suele combinar con otros sistemas de clasificación, como el alfabético. Entre las ventajas
de este sistema se encuentra su flexibilidad, ya que permite intercalar subdivisiones, aunque no es
recomendable para archivos con mucha documentación. El alumno citará dos ejemplos basados, por
ejemplo, en una búsqueda en Internet.

12. Ordena estas facturas según el método más conveniente:

Factura n° 2319, de 325€, a nombre de Juan Miguel Sierra.

Factura n° 2341, de 750€, a nombre de Eloísa Marin Martín.
Factura n° 2346, de 400€, a nombre de Calzados Alicia Torres.
Factura n° 2354, de 500€, a nombre de Rosa María Bueno.
Factura n° 2380, de 850€, a nombre de Carlos Hernández.