ACTIVIDAD DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

GUIA APRENDIZAJE No.1

COMPETENCIA
PRODUCIR DOCUMENTOS

RESULTADO_1
REDACTAR DOCUMENTOS

INTEGRANTES:
RITA ORTIZ OJEDA

INSTRUCTOR
PATRICIA ROCHA SIERRA

SENA
CENTRO INDUSTRIAL Y DE ENERGIAS ALTERNATIVAS
TECNICO ASISTENCIA EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS (1819963)
SEDE MAICAO
 tema documentos de comunicación interna
A. El aviso
B. El memorándum o la nota de régimen interno
C. El informe
E. La convocatoria
F. El acta

Actividades
1) Vuelve a leer el texto de las Figuras 4.3 y 4.4 y después contesta a las siguientes
preguntas:

a) ¿Cuál es la finalidad que tiene un aviso en una empresa?

b) ¿Cuál es la diferencia entre el aviso y la nota interior de régimen interno?
c) ¿Para qué se suele utilizar un informe?

2) Determina y anota en tu cuaderno qué sería necesario que figurara en el informe

que elabora un guardia civil que acude a un accidente de tráfico para que dicho
documento se considerara, en cada caso, descriptivo, valorativo o demostrativo.

3) José Carlos Segura trabaja en el departamento administrativo de una empresa

constructora. Una de sus funciones es la redacción de las convocatorias de juntas de
accionistas de la empresa y de las actas correspondientes a cada una de ellas.
El próximo 15 de febrero a las 10.00 h. se ha convocado una junta ordinaria, cuyo
orden del día se compone de los siguientes puntos:
-1 Distribución del beneficio obtenido por la empresa en el año anterior, que asciende
a $ 400.000.000
-2 Peticiones y preguntas.

La junta se celebró con la asistencia del 100 % de los accionistas. En la misma se

decidió por unanimidad que el beneficio se distribuyese ente los socios de forma
proporcional al capital aportado por cada uno de ellos. En el turno de peticiones y
preguntas nadie dijo nada, por lo que dicha reunión concluyó a las 11.00 h.

Elabora tanto la convocatoria de la junta de accionistas como el acta correspondiente.

4) En grupos de varios alumnos, redactad una convocatoria de reunión para debatir el

posible destino de un viaje de fin de curso y los medios de financiación. Una vez
realizada la reunión, cuando se logre un acuerdo, elaborad un acta en la que se resuma
dicha reunión dejando constancia del acuerdo tomado y de las posibles votaciones.

5) ¿Existe alguna relación entre la elaboración de una convocatoria y la de un acta?

6) ¿Se podría utilizar indistintamente un aviso o una nota interior para comunicar un
mismo asunto? Justifica tu respuesta.

7) Busca en Internet una convocatoria (la de una junta general de accionistas de una
empresa o la de una comunidad de propietarios de viviendas) e identifica las partes
que la componen. Te proporcionamos para ello el siguiente enlace:

www.ocu.org/vivienda-y-energia/comunidad-de-pro- pietarios/modelos/convocatoria-
de-junta-general- ordinaria-y-anexo-de-delegacion-de-voto530754.
 DESARROLLO

1) Figuras 4.3 y 4.4

a) Finalidad del aviso

Informar de una forma sencilla, un evento, actividad o reunión.

b) Diferencia entre aviso y memorando

La diferencia radica, en que el aviso está diseñado para informar a un gran número de
personas, en cambio el memorando o nota de régimen interno va dirigido a individuos
o grupos específicos.

c) Para que se suele utilizar un informe

Existen tres tipos de informes, el descriptivo o expositivo, el valorativo y el
demostrativo; estos se utilizan para arrojar consolidados de información sobre una
actividad, proceso o gestión.

2) Redactar un informe descriptivo, valorativo y demostrativo

TRÁNSITO MUNICIPAL DE MAICAO

ACCIDENTE DE TRÁNSITO

Maicao, La Guajira, 15 de febrero de 2018

Elaborado por: Radamel Falcao García, Oficial de tránsito

Localización del accidente

El día viernes 15 de febrero del presente año, aproximadamente las 17:30 h ocurrió el
siniestro entre un automóvil tipo sedán y vehículo de transporte publico taxi; en la
esquina de la dirección calle 6 con Carrera 13.

Datos de los conductores y vehículos involucrados en el accidente

Nombre: Carlos Bacca

CC: 56.789.098
Vehículo: Automóvil tipo sedán, Toyota corola
Placa: DLU00

Nombre: Teófilo Gutiérrez

CC: 78.456.003
Vehículo: Taxi; chery sedan
Placa: PUB11

Descripción del accidente

El vehículo tipo sedán de placas DLU00, transitaba, en dirección norte a sur por la
calle 6, por su parte el taxi de placas PUB11, circulaba de este a oeste por la carrera
13, según versiones de los testigos este último obvio la señal de transito pare, lo cual
ocasiono la coalición.

Por otro lado, según la versión del taxista el vehículo tipo sedán, iba con exceso de
velocidad, y cuando él llego al cruce por la distancia a la que estaba pensó que podía
pasar.

El único ocupante del vehículo tipo sedán, no pudo dar declaraciones dado que fue
trasladado inmediatamente al centro médico más cercano.

Análisis de la escena del accidente

 Corroborando el dato de los testigos, se evidencia la existencia de la señal de

transito pare, en dirección de este a oeste dispuesto en la carrera 13;
 Por la disposición en la que quedaron los vehículos y por las muescas dejadas
por el impacto en el fuselaje de los autos, se determina que el taxi choco al
vehículo particular, por el costado derecho de este último.
 Las marcas dejadas por las llantas del vehículo particular a priori son casi
nulas, lo que indica que el mismo no iba a una velocidad excesiva
Conclusiones y recomendaciones

 A la espera de los resultados que arrojaran los peritos, a priori se determina

que accidente fue provocado por la infracción del conductor del taxi, el cual
paso por alto el pare.
 Se recomienda a los galenos, realizar pruebas de sangre a ambos conductores
para determinar si estaban o no bajo la influencia de sustancias alucinógenas o
alcohol.

_________________________________
Radamel Falcao García
Agente de transito

3) Convocatoria y acta
 CONVOCATORIA DE LA JUNTA DE ACCIONISTAS CONSTRUCTORA
M&M

De conformidad, con lo establecido en el contrato de asociación, José Carlos Segura

como responsable de esta función procede a convocar a la junta de accionistas, que se
celebrara el próximo 28 de febrero del 2015 a las 08:00 am, en las oficina de gerencia
general con el siguiente

ORDEN DEL DÍA

1. Distribución del beneficio obtenido por la empresa en el año anterior, que

asciende a $ 400.000.000
2. Peticiones y preguntas.

En Maicao a los 25 días de febrero del 2019

 ________________________________
JOSÉ CARLOS SEGURA
Secretario ejecutivo
Gerencia general

REUNIÓN JUNTA DIRECTIVA CONSTRUCTORA M&M

ACTA 001

FECHA: Maicao, La Guajira, 15 de febrero de 2019

HORA: de las 10:00 am a las 03:00 pm

LUGAR: Constructora M&M, sala de eventos

ASISTENTES: Eduardo José Henríquez, Gerente General

Rita Ortiz Ojeda, Accionista
Reyes Cotes Iguaran, Accionista
Delia romero Hernández, Accionista
José Carlos Segura, Secretario Ejecutivo

ORDEN DEL DÍA:

1. Distribución del beneficio obtenido por la empresa en el año anterior, que

asciende a $ 400.000.000
2. Peticiones y preguntas.

DESARROLLO:

1. Distribución de los beneficios

Evidenciando que todos los accionistas y el gerente general, se encuentran reunidos
se da por completado el quorum y se procede a dar inicio a la reunión.

El gerente general, por medio de una presentación audio visual demostró a los
accionistas, el rendimiento obtenido en la vigencia del año anterior y luego de
deducciones, los beneficios netos fueron de cuatrocientos millones de pesos
$400.000.000.

Como se dispone en el contrato de la asociación M&M Ltda. Se deposita el 25% a

cada uno de los accionistas, es decir cien millones de pesos $100.000.000 a cada uno
y el 25% restante es reinvertido en la constructora.

2. Peticiones y preguntas

La accionista Reyes Cotes Iguaran, pregunta en que se invertirán los cien millones
restantes correspondientes al 25% de los beneficios.

El gerente General Eduardo Henríquez Rhenal, responde: Sera invertido según lo

dispuesto en el plan estratégico, numeral plan de adquisiciones, compra de
maquinaria para la construcción.

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizara en las instalaciones de la

constructora M&M, sala de eventos, el 15 de julio de 2019, a partir de las 08:00 am.

Eduardo Henríquez Rhenal

Gerente general
Rita Ortiz Ojeda
Accionista

Reyes
Accionista

Delia
Accionista
 CONVOCATORIA GRUPO DE ESTUDIO ASISTENCIA EN LA
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Haciendo uso de mis funciones como tutor de grupo, yo Eduardo José Henríquez
Rhenal me permito convocarlos, a una reunión para debatir una posible integración al
finalizar el proceso de formación.

ORDEN DEL DÍA

1. Propuesta de posibles destinos y los presupuestos asociados a cada uno de

ellos
2. Fuentes de financiamiento
3. Peticiones y preguntas.

En Maicao a los 25 días de febrero del 2019

________________________________
EDUARDO HENRÍQUEZ RHENAL
 Tutor
Asistencia en organización de archivo

REUNIÓN GRUPO DE ESTUDIO ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVO

ACTA 001

FECHA: Maicao, La Guajira, 25 de febrero de 2019

HORA: de las 02:00 pm a las 03:00 pm

LUGAR: Alcaldía de Maicao, Oficina de archivo

ASISTENTES: Eduardo José Henríquez, Tutor

Rita Ortiz Ojeda, estudiante
Reyes cotes Iguaran, estudiante
Delia romero Hernández, estudiante

ORDEN DEL DÍA:

a. Propuesta de posibles destinos y los presupuestos asociados a cada uno de

ellos
b. Fuentes de financiamiento
c. Peticiones y preguntas.

DESARROLLO:

a. Propuesta posibles destinos y presupuestos

Evidenciando que todos los invitados se encuentran reunidos, se da por completado el
quorum y se procede a dar inicio a la reunión.

El tutor, Eduardo Henríquez, propone tres lugares en donde se puede realizar la

posible integración al final del curso; estos lugares son Mayapo con un presupuesto
por persona de $70.000 por persona, Masiruma con un presupuesto de $120.000 por
persona y el rodadero en Santa Marta, $160.000 por persona.

Se hace un consenso entre los participantes y con una votación de 3 votos Masiruma,
1 voto el rodadero y con 0 votos Mayapo.

b. Fuentes de financiamiento

Dado que la elección del destino fue Masiruma, se debe recolectar por cada persona
$120.000, en ese caso el plan de recolección de fondos es el siguente:

RECURSOS DE
PARTICIPANTES RECURSOS PROPIOS
ACTIVIDADES
MAR ABR MAY JUN TOTA
MESES BOLIS FRICHIE TOTAL
L
Eduardo Henríquez 20.000 20.000 20.000 20.000 80.000 20.000 20.000 120.000
Rita Ortiz Ojeda 20.000 20.000 20.000 20.000 80.000 20.000 20.000 120.000
Reyes Cotes Iguaran 20.000 20.000 20.000 20.000 80.000 20.000 20.000 120.000
Delia Romero
20.000 20.000 20.000 20.000 80.000 20.000 20.000 120.00
Hernández

Peticiones y preguntas
La estudiante Rita Ortiz Ojeda, formula la siguiente pregunta: ¿se pueden llevar
acompañantes?

A lo que responde el tutor Eduardo Henríquez Rhenal, si siempre y cuando los

viáticos de esta persona sean de fondos propios.

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizara en las instalaciones de la

alcaldía de Maicao, oficina de archivo, el 15 de junio de 2019, a partir de las 03:00
pm.

Eduardo Henríquez Rhenal

Gerente general

Rita Ortiz Ojeda

Accionista

Reyes Cotes Iguaran

Accionista

Delia Romero Hernández

Accionista

5. RELACIÓN ENTRE CONVOCATORIA Y ACTA

La relación existente entre la convocatoria y el acta es que hacen parte de un mismo

proceso, es decir, la convocatoria pone en contexto los temas que se van a desarrollar
en la reunión a posteriori, para que los asistentes e invitados lleguen preparados para
el desarrollo de la misma, y en el acta se reflejan los resultados y compromisos de esa
reunión.

6. AVISO O UNA NOTA INTERIOR PARA COMUNICAR UN MISMO

ASUNTO

En nuestra opinión y según las definiciones de cada una de estas herramientas, no se

pueden utilizar para un mismo fin, y nos explicamos; El aviso es una forma de
informar a un gran número de individuos sobre un evento o actividad de forma breve,
por lo que no sería de utilidad para comunicar una orden, exponer temas o hacer
recomendaciones, dado que su desarrollo sería más específico y más extenso,
cuestiones que encajarían mejor en una nota interna o memorando.
7. Busca en internet una convocatoria e identifica las partes que la componen.