9.

- ¿Con qué sistema se suelen ordenar los expedientes de

clientes y proveedores?
¿Cuáles son sus ventajas e inconvenientes?

Sistema de ordenación numérico. Este sistema de ordenación es muy

útil para archivar documentos que contienen una identificación
numérica con importancia en el documento. Si hay que utilizar un índice
auxiliar, se dificultan y se complican las posteriores búsquedas.
Las principales ventajas del sistema numérico es que se evitan
duplicidades, se puede archivar sin ningún tipo de problemas un número
ilimitado de documentos y, si uno se extravía, es fácil localizar su falta.
Como principales inconvenientes, el sistema de ordenación numérico
dificulta intercalar documentos y, en algunos casos, obliga a crear
listados auxiliares sobre los que basar la localización de estos.

13.- Ordena los siguientes códigos de expedientes según el

sistema de clasificación más oportuno y justifícalo: H/1342;
C/4202; A/0764; B/2349; S/2310; D/3421; C/2317; F/1092;
V/4213; H/0134; V/3217; F/1231; D/6532; A/2312; B/3215;
S/0012.

Al ser códigos formados por cifras y letras, se utilizaría un sistema de

clasificación alfanumérico: A/0764; A/2312; B/2349; B/3215; C/2317;
C/4202; D/3421; D/6532; F/1092; F/1231; H/0134; H/1342; S/0012;
S/2310; V/3217; V/4213.

18.- ¿Qué ventajas presenta el archivo informático frente al

archivo tradicionalde papel? Justifica tu respuesta con un
ejemplo.

El archivo informático de información tiene una serie de ventajas frente

al uso del papel:
Los sistemas informáticos de archivo poseen motores de búsqueda muy
poderosos, que facilitan la localización de información de una forma más
rápida que en los archivos tradicionales.
El archivo informático no ocupa tanto espacio físico como el archivo en
papel de documentos escritos, ahorrando también en costes y recursos
para la empresa.
El archivo en formato papel obliga a estar presente físicamente en el
archivo para consultar cualquier información. Sin embargo, gracias a
Internet, el archivo informático permite la consulta de información en
cualquier momento y lugar.

19.- ¿Es lo mismo una base de datos que un sistema de gestión

de bases de datos? ¿Qué relación existe entre ambos?

Una base de datos es un tipo de archivo informático que contiene datos

agrupados y organizados siguiendo una forma lógica.
Un sistema de gestión de bases de datos es un programa informático
capaz de gestionar el acceso, la consulta y la eliminación de los datos
alojados y organizados en una base de datos.
 Mientras que una base de datos es un archivo donde se almacenan datos
informáticos, un sistema de gestión de bases de datos es un programa
informático que sirve para sacar información de una base de datos,
gestionando los datos contenidos en ella.

21.- ¿Crees que es necesario tener más cuidado con la protección

de datos electrónicos que con los datos soportados en papel?
Razona la respuesta en tu cuaderno.

Sí, porque son más fácilmente copiables, reproducibles y modificables.

Dichos cambios pueden provocar efectos muy importantes en terceras
personas.

COMPRUEBA TU APRENDIZAJE

7.- Completa en tu cuaderno estas frases sobre las reglas básicas

para desarrollar la función de archivo:

a) Es necesario ......... cualquier ……...... o ………….. de documentación en

un registro auxiliar.
b) La ...... de documentos en ...... facilita la localización de los documentos.
c) Señales visuales como ......, ...... o ...... facilitan la ...... de
documentación.

a) Es necesario registrar cualquier entrada o salida de documentación en

un registro auxiliar.
b) La agrupación de documentos en expedientes facilita la localización de
los documentos.
c) Señales visuales como etiquetas de colores, separadores o adhesivos
en los lomos facilitan la localización de documentación.

9.- Ordena alfabéticamente las fichas personales de estos

trabajadores. Los nombres y apellidos son los siguientes: De la
Fuente Marín, Manuel; Alcaraz Muñoz, José; Van Dyck Júcar, María;
Alcaide Aliaga, Antonio; Martín de Escobar Jaime, Carla.

Alcaide Aliaga, Antonio; Alcaraz Muñoz, José; de la Fuente Martín,

Manuel; Martín de Escobar Jaime, Carla; Van Dyck Jucar, María.

11.- ¿Qué es el almacenamiento de datos «en la nube»? ¿Cómo

funciona? ¿Qué ventajas tiene? ¿Actualmente utilizas alguno?
¿Cuáles son sus características?

- El almacenamiento en la nube está basado en redes de computadoras y

en el alojamiento de los datos en espacios de almacenamiento virtuales
aportados por los servidores de empresas proveedoras especializadas en
la prestación de dichos servicios. Los datos archivados en dichos
servidores son almacenados, administrados y respaldados de forma
remota y puestos a disposición de los usuarios a través de Internet.
- La utilización empresarial de sistemas de almacenamiento en la nube
proporciona múltiples ventajas:
- Proporcionan una capacidad de almacenamiento casi ilimitada,
personalizable y modulable en función de los requerimientos de la
empresa cliente.
- Los archivos o documentos almacenados quedan accesibles a los
usuarios del servicio de forma permanente, en cualquier dispositivo con
conexión a Internet, independientemente de su localización física o del
dispositivo utilizado para acceder a ellos.
- Permiten pagar solo por lo que la empresa requiera en cada momento.

12.- Justifica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas:

a) Para facilitar la operatividad del archivo se deben evitar los procesos
periódicos de purga y destrucción de documentos.
b) No se deben hacer copias de seguridad de toda la documentación
archivada.
c) No se debe aplicar un exceso de celo al guardar documentos que están
siendo utilizados.
d) La labor de archivo debe realizarse de forma periódica, evitando
acumular excesiva documentación sin archivar.

a) Falsa. Las purgas facilitan la operatividad del archivo.

b) Verdadera. Solo deben hacerse copias de seguridad de determinados
documentos.
c) Verdadera. Hay que priorizar la ordenación de la documentación frente
a su uso empresarial.
d) Verdadera. El archivo periódico evita la pérdida de documentación.