1 OBJETIVO

Establecer un procedimiento para el manejo de las acciones correctivas y preventivas (bien sea
reales o potenciales) con el fin de determinar las causas reales y los correspondientes planes
de acción a implementar para corregirlas o prevenirlas

2 ALCANCE

Aplica para todas las acciones correctivas y preventivas reales o potenciales que se generen o
puedan generar en la implementación y sostenimiento del Sistema de Gestión de seguridad y
salud en el trabajo NOMBRE DE LA EMPRESA

3 DEFINICIONES

 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

 No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Ejemplo: los definidos por el cliente,
los legales o reglamentarios, y los definidos por la organización.
 No conformidad real: incumplimiento de un requisito definido por el sistema, que ocurre
durante el proceso.
 No conformidad Potencial: No conformidad que puede presentarse en el futuro, por el
incumplimiento de un requisito definido por el sistema, que puede llegar a ocurrir durante
el proceso
 Producto no conforme: es un producto que no cumple con alguna de las
características definidas en el plan de Inspección, y por lo tanto debe ser controlado e
identificado para evitar su uso o entrega intencional.
 Acción preventiva: Acción encaminada para eliminar las causas de no conformidades
potenciales con el fin de prevenir su ocurrencia.
 Acción correctiva: Acción encaminada para eliminar las causas reales de una no
conformidad detectada, con el fin de prevenir su recurrencia.
 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad.

4 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

La empresa, identifica las acciones correctivas y preventivas, analiza la causa y define los
planes de acción necesarios para asegurar la mejora continua en todos sus procesos, las
cuales son registradas en el formato Registro de Mejora.
Las acciones correctivas se generen producto de:
DOCUMENTO DILIGENCIADO PRODUCTO DE
Registro de Mejora  Auditorías Internas y Externas
 Quejas y Reclamos del Cliente
 Incumplimiento a los documentos del
Sistema de Gestión
 Resultados de Análisis de Objetivos,
Metas, Indicadores.
 Incumplimiento de Requisitos legales,
reglamentarios y contractuales
 Simulacros
 Inspecciones de Seguridad

Investigación de Incidentes y Accidentes  Reporte Investigación de Accidente

Las acciones preventivas se generan producto de:

DOCUMENTO PRODUCTO DE
DILIGENCIADO
 Análisis de cargos, funciones y responsabilidades
 Revisión Gerencial
 Inspecciones Gerenciales
 Revisión de documentos y análisis de información del
Sistema de Gestión
Registro de Mejora
 Cambios organizacionales de la Empresa
 Sugerencias de Clientes internos y externos.
 Oportunidades de mejora detectadas en auditorias
 Estudios realizados a la compañía tales como:
ocupacionales, puestos de trabajo, entre otros

4.1 Acciones de Corrección: para las acciones correctivas y preventivas en salud y seguridad
para el trabajo es necesario realizar la evaluación del riesgo de la acción a implementar
conforme a la Identificación de Peligros, valoración del riesgo y determinación de controles.
4.2 Generación del Registros de Mejora: Cuando se genera el registro de acuerdo con el
numeral 4.3, quien lo genere debe solicitar a encargado del SG_SST el número consecutivo del
registro, posteriormente debe enviarlo al responsable del proceso donde se detectó la No
conformidad con copia al encargado del SG_SST para su archivo y registro en el Control de
Acciones Correctivas y Preventivas.
4.2.1 Archivo y Control de Registros De Mejora: El encargado del SG_SST, registrará el
registro de Mejora en el control y lo archiva en la carpeta de Acción Correctiva o Preventiva.
El responsable de proceso donde se generó el registro de Mejora tiene el original hasta que
realice el diagnóstico de las causas reales y defina los planes de acción correspondientes.
4.3 Diagnóstico y Análisis de Causas Reales: Para el análisis de causas se recomienda
utilizar cualquiera de las siguientes herramientas:
 7 Ms a través del diagrama a través del diagrama de Causa Efecto (Anexo 1)
 Cinco Porque (Anexo 1)
De acuerdo con los resultados del análisis de causas, se establecerán planes de acción,
siempre y cuando la compañía pueda tener el control de ellas y esté en condiciones de
implementar considerando los recursos disponibles (humano, económico, infraestructura entre
otros.)
4.4 Planes de Acción: Los planes de acción de un Registro de Mejora deben ser propuestos
por el responsable del proceso en un plazo máximo de 15 días posteriores a la entrega del
registro, momento en el cual debe enviarlo a quien genera el registro de mejora, para la
verificación de la eficacia del análisis de causas y de los planes de acción propuestos, con
copia al encargado del SG- SST
Notas:
 Se tiene como plazo máximo para la entrega del diagnóstico y los planes de acción 15
días calendario a partir de la recepción del registro de Mejora.
 Las acciones tomadas deberán ser revisadas y analizadas para la Identificación de
Peligros, valoración del riesgo y determinación de controles, para la valoración del riesgo
de estas cuando aplique.

4.4.1 Seguimiento a la entrega del Diagnóstico y los planes de acción: Si terminado el

tiempo para realizar el análisis de causas y definición de los planes de acción, 15 días
calendario, contados a partir de la fecha de entrega, el responsable del área no los ha
entregado a quien generó el Registro de Mejora, de manera injustificada, este debe comunicar
al jefe inmediato del área, la situación, para que haga seguimiento a la definición de los planes
de acción y se cumpla con el procedimiento. Ampliándose el plazo 15 días más.
Si después de transcurrido este nuevo plazo, quien generó el Registro no recibe respuesta,
debe comunicar al encargado del SG_SST quien enviara correo al responsable, para obtener
respuesta. Ampliando el plazo por 5 días hábiles más
4.4.2 Verificación de la eficacia del Diagnóstico y de los Planes de Acción: Quien genera
el registro de Mejora dentro NOMBRE DE LA EMPRESA, debe verificar que el diagnostico
establezca las causas reales de la No conformidad con el fin de garantizar la corrección al
problema real que genera esta situación y de esta manera no se repita.
De la misma forma se evaluará la eficacia de los planes de acción propuestos para corregir la
No conformidad.
Cuando la persona que genera el Registro de Mejora considera no tener la idoneidad para
verificar la eficacia del diagnóstico y de los planes de acción consultará con el encargado del
SG_SST quien hará esta verificación.
Una vez verificada la eficacia, se hará seguimiento a la ejecución de los planes de acción de
acuerdo con las fechas establecidas
Si el análisis de Causas no es eficaz, quien generó el registro o quien realice la verificación
comunicara al responsable del área sus observaciones y lo guiara en el establecimiento de las
causas y los planes de acción.
4.4.3 Cierre de Registros de Mejora: Este cierre se realizará evidenciando el cumplimiento de
los planes de acción y los resultados de este, se deben adjuntar registros que garanticen su
ejecución.
Los registros de Mejora que se cierren deberán ser entregados a encargado del SG_SST quien
hará el registro en el Control de registros de Mejora.
Cuando los registros de Mejora sean generados por Auditorías Internas las acciones se deben
tomar sin demora injustificada de acuerdo con el plan de acción propuesto.
4.4.4 Seguimiento a los Registro de Mejora: Quien genera el registro de Mejora es el
principal responsable e interesado en el cumplimiento de estos planes, ya que de ello depende
que su proceso no se vea afectado, sin embargo, el encargado del SG_SST hará el
seguimiento a las áreas responsables de dar respuesta a estos, para que se cumplan con los
tiempos y la ejecución de los planes de acción.
El encargado del SG_SST hará seguimiento a los generadores de los registros de Mejora,
quienes deben monitorear el cumplimiento de los planes de acción y del cierre de los registros
de mejora.
4.5 Costeo de los Registros de Mejora: Los registros de Mejora deben ser costeados y
analizado el costo de implementación de los planes de acción.
4.6 Análisis Estadístico: el encargado del SG_SST realizará análisis estadísticos de todos los
registros de Mejora generados en la organización y entregará un trimestral a la gerencia.

5 TABLA DE REGISTROS

LUGAR DE
ARCHIVO Y
LISTADO DE TITULO DILIGENCIADO DESTINATARIO
TIEMPO
REGISTROS POR
MÍNIMO DE
CÓDIGO
 RETENCIÓN

6 ANEXOS

6.1 ANEXO A

La técnica de los 5 Porqué es un método basado en realizar preguntas para explorar las
relaciones de causa-efecto que generan un problema en particular. El objetivo final de los 5
Porqué es determinar la causa raíz de un defecto o problema.
Esta técnica se utilizó por primera vez en Toyota durante la evolución de sus metodologías de
fabricación, que luego culminarían en el Toyota Producción System (TPS). Esta técnica se usa
actualmente en muchos ámbitos, y también se utiliza dentro de Six Sigma.
Ejemplo
El siguiente ejemplo sencillo nos muestra el uso de este método. Partimos de un postulado:
Mi auto no arranca. (el problema)
¿Por qué no arranca? Porque la batería está muerta.
¿Por qué la batería está muerta? Porque el alternador no funciona.
¿Por qué el alternador no funciona? Porque se rompió la cinta.
¿Por qué se rompió la cinta? Porque el alternador está fuera de su tiempo útil de vida y no fue
reemplazado.
¿Por qué no fue reemplazado? Porque no estoy manteniendo mi auto de acuerdo con las
recomendaciones del fabricante.
Evidentemente, este ejemplo podría seguirse más aún, con más preguntas. Esto sería correcto,
ya que el "cinco" en la técnica de los "Cinco Porqué" no es fijo, sino más bien una incitación a
hacer varias iteraciones para encontrar la causa raíz.

6.2 ANEXO B

7 Metodología diagrama causa-efecto

8 Diagrama de Causa Efecto (Ishikawa)

El Diagrama de Causa y Efecto es un instrumento eficaz para el análisis de las diferentes

causas que ocasionan el problema. Su ventaja consiste en el poder visualizar las diferentes
cadenas Causa y Efecto, que pueden estar presentes en un problema, facilitando los estudios
posteriores de evaluación del grado de aporte de cada una de estas causas.
Construcción del diagrama de Causa y Efecto.
El Diagrama de Causa y Efecto es un gráfico con la siguiente información:
• Efecto: El problema que se pretende diagnosticar
• Causas: Las causas que posiblemente producen la situación que se estudia.
• Un eje horizontal conocido como espina central o línea principal.
El tema central que se estudia se ubica en uno de los extremos del eje horizontal. Este tema se
sugiere encerrase con un ovalo. Es frecuente que este ovalo se dibuje en el extremo derecho
de la espina central.

Líneas o flechas inclinadas que llegan al eje principal. Estas representan los grupos de causas
primarias en que se clasifican las posibles causas del problema en estudio.
• A las flechas inclinadas o de causas primarias llegan otras de menor tamaño que representan
las causas que afectan a cada una de las causas primarias. Estas se conocen como causas
secundarias.
Estructura de un diagrama de Causa y Efecto.
Líneas o flechas inclinadas que llegan al eje principal. Estas representan los grupos de causas
primarias en que se clasifican las posibles causas del problema en estudio.

Las posibles causas son analizadas a través del método de las 7M, las cuales son descritas a
continuación:
 Determinar las causas de mayor importancia: Cuando el Diagrama ya esté finalizado, los
participantes pueden discutirlo, analizarlo y, si se requiere, realizarle modificaciones. La
discusión está dirigida a identificar la(s) causa(s) más probable(s), y los planes de acción
sobre dichas causas. En la metodología que utiliza la empresa se debe establecer junto con
el dueño del proceso y las personas implicadas en el análisis un orden de importancia a las
causas analizadas, para luego priorizarlas y establecer el plan de acción acorde a esa
jerarquización.

9 Formato para el registro de acciones preventivas y correctivas.

REGISTROS DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

N° de registro

Descripción de la no conformidad encontrada:

Determinación de las causas que originaron la no conformidad:

Sección: _____________
Sección, Actividad, Tarea, en la cual se
detectó la no conformidad:
Actividad: -_
 Tarea:

CLASIFICACIÓN DE LA ACCIÓN A EJECUTAR

ACCIÓN PREVENTIVA ACCIÓN CORRECTIVA

Descripción de la Acción Preventiva: Descripción de la Acción Correctiva:

Responsable de la ejecución, área, cargo: Responsable de la ejecución, área, cargo:

Fecha de ejecución: Fecha de ejecución:

Fecha de verificación de cumplimiento del Fecha de verificación de cumplimiento del plan

plan de acción: de acción:

Eficiencia de los resultados obtenidos: Eficiencia de los resultados obtenidos:

Acción concluida: ___ Acción concluida: ___

Acción no concluida: ___ Acción no concluida: ___

Observaciones: Observaciones:

CONTROL DE DOCUMENTO
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
NOMBRE
CARGO Asesoría en SST Administración/ Representante Legal
Responsable del
SGSST
FECHA

FIRMA
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
00 CREACIÓN DEL DOCUMENTO