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2. PRESENTACIÓN
Bienvenidos a los eventos empresariales: Apreciado aprendiz: En esta guía usted podrá aplicar los
conocimientos y procedimientos enfocados a la planeación, ejecución y evaluación de eventos, así como las
normas de gestión de calidad vigentes para el desarrollo de los mismos. De acuerdo con lo anterior, los eventos
han demostrado ser una herramienta estratégica de comunicación empresarial, que consigue impactos directos
y efectivos con su público objetivo.
“Protocolo es aquella disciplina que con el realismo, técnica y arte determina las estructuras o formas bajo las
cuales se realiza una actividad humana importante. Es todo, porque realmente es el arte y la técnica de la
creación de las formas en las que se realiza la acción del Estado” José Antonio Urbina.
3.1 Actividades de Reflexión inicial: A través de una mesa de discusión se realizan una serie de preguntas a
los aprendices sobre:
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Que conozco? Que me gustaría saber
- ¿Qué es la comunicación?
- ¿Qué es el proceso
administrativo?
- ¿Es importarte el proceso
administrativo?, ¿Por qué lo cree
así?
- ¿Qué es planeación?
- ¿Qué es costumbre?
- ¿Qué es la etiqueta?
- ¿Qué es el protocolo?
- Mencione al menos una diferencia entre etiqueta y protocolo.
- ¿Cómo se debe hacer una presentación correctamente?
- ¿Cómo se debe proyecta una imagen positiva en la empresa?
- ¿Por qué swe dice que el protocolo es una inversión?
- ¿Por qué es importante el protocolo en el mundo de los negocios?
- ¿Por qué en el mundo empresarial debe existir un protocolo?
- ¿Qúe es un anfitrión?
- ¿Cómo se debe saludar al jefe?
- ¿En que momento se usa el tratamiendo de Doctor?
- ¿Qué aspectos son claves en el saludo, título y tratamiento de las personas?
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- ¿ Se tutea o no?
- Como debe ser el contacto físico en el saludo?
Consulte el siguiente libro y realice una conceptualización y análisis: Protocolo y empresa (el ceremonial
corporativo) de la autora Otero Alvarado, María Teresa. 2011; página 46 a la 56.
https://books.google.com.co/books?hl=en&lr=&id=VOUx06RL5yoC&oi=fnd&pg=PA
3&ots=ffn3GwGT6n&sig=rGU3J7wws5XgCqIyMfYgNHONl-
o&redir_esc=y#v=onepage&q&f=false
Consulte el siguiente libro y realice una conceptualización y análisis: Protocolo y empresa (el ceremonial
corporativo) de la autora Otero Alvarado, María Teresa. 2011; página 131 a la 161.
https://books.google.com.co/books?hl=en&lr=&id=VOUx06RL5yoC&oi=fnd&pg=PA
3&ots=ffn3GwGT6n&sig=rGU3J7wws5XgCqIyMfYgNHONl-
o&redir_esc=y#v=onepage&q&f=false
Consulte el siguiente libro y realice una conceptualización y análisis: “Como Organizar eficazmente Conferencias
y Reuniones” Autores: David Seeking y John Farrer 1999. Capitulo 4, 11 y 12.
https://books.google.com.co/books?id=jcYmfO8MFugC&printsec=frontcover&sour
ce=gbs_atb#v=onepage&q&f=false
Consulte el siguiente libro y realice una conceptualización y análisis: Congreso, convenciones y reuniones
(organización y operación de eventos especiales) de la autora Peña Guzmán, Diana. 2004; página 149 a la 156.
Biblioteca CEGAFE
Consulte el siguiente libro y realice una conceptualización y análisis: Planeación y ejecución de eventos
presenciales y en línea de la autora Richero, Alicia. 2007; página 25 a la 58.
Consulte el siguiente libro y realice una conceptualización y análisis: Planeación y ejecución de eventos
presenciales y en línea de la autora Richero, Alicia. 2007; página 94 a la 101.
Dar lectura a la norma Técnica Sectorial NTS-OPC 001. Operación de Congresos, Ferias y Convenciones.
Dar lectura a los requisitos de la norma NCL 21060102. Promover eventos que promuevan las relaciones
empresariales.
- Elaboren una matriz dofa de cada integrante, y una del grupo, teniendo en cuenta el objetivo del grupo.
- Construlla un listado minucioso y organizado de actividades de su evento con su respectivo responsabe tiempo
destinado fecha, hora de inicio y terminación.
- Asigne las actividades a cada fase del evento “ Pre evento, Evento Post Evento”
Actividad procedimental: Elaborar una plantilla con el contenido de las fases de un proceso administrativo:
previsión, planeación y organización de acuerdo con el proceso administrativo y la organización de eventos.
Actividad valorativa – actitudinal: Desarrollar de manera crítica, creativa y responsable el protocolo según
estándares de la organización.
- Subactividad 1: Conceptualizar y analizar el aprendiz realiza de manera individual una consulta sobre:
fluxograma enfocado a organizar un evento desde las cinco líneas de acción enfocadas a la planeación de
un evento, participa en la socialización ante sus compañeros de ficha, utilizando la técnica de conversatorio
y es completado a través de una exposición por parte de la instructora.
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- Subactividad 2: Realizar por parte de los aprendices en equipos de tres la contextualización del fluxograma
a través de una exposición con material suministrado por la instructora (pliegos de papel, periódicos y
marcadores) en donde los aprendices deben ubicar una noticia y posteriormente en ella deben identificar
las cinco líneas de acción del mismo, reconociendo la importancia de la organización en un evento, al igual
que la logística que se necesitó para la realización del mismo.
- Subactividad 4: Establecer por parte de los aprendices en equipos de tres y a través de la estrategia de
comic empleando recursos tecnológicos la identificación de conceptos de logística para y durante la
realización del evento, servicios, inscripciones, reservaciones: pasajes y alojamiento, recepción en
aeropuertos y terminales de transporte, señalización, primeros auxilios y médicos, tipos de participantes de
acuerdo con la clase de evento: conferencistas o ponentes, asistentes, invitados y colaboradores, perfil de
los asistentes a un evento y perfil de un organizador de eventos, plan de contingencia, manual de ceremonial
corporativo
- Subactividad 7: Realizar cuadros comparativos en equipos de trabajo de cinco aprendices con temas tales
como las medidas de seguridad y salud ocupacional: para el personal asistente, las instalaciones y los
equipos audiovisuales de un evento, posteriormente se realizará un simulacro en un auditorio, para afianzar
conceptos.
- Subactividad 8: Socializar los conceptos de presupuesto, estructura del presupuesto, tipos de presupuesto:
ingresos y egreso, proyección presupuestal requerida por comités en la ejecución de un evento, apoyados
en videos de experiencias exitosas y casos reales o vivenciales donde los aprendices puedan identificar la
importancia del mismo y posteriormente desarrollar en equipos de trabajo de máximo tres personas un
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presupuesto real en excel, técnicas que contribuirán a que usted, señor Aprendiz se convierta en
responsable de su propio aprendizaje.
- Subactividad 9: Llevar a cabo por parte de los os aprendices la socialización del diagnóstico enfocado a su
proyecto formativo y empresas, para tal fin realizan el protocolo y la etiqueta completa de un evento y
posteriormente realizaran la evaluación del mismo en donde realizaran la fase de evaluación del evento
(post-evento): análisis y diagnóstico y plan de mejoramiento, mediante un informe ejecutivo y una matriz
DOFA.
- Subactividad 1: Realice equipos de trabajo de tres aprendices, posteriormente efectúe un formato o una
guía con el contenido de las fases de un proceso administrativo: previsión, planeación, organización, de
acuerdo con el proceso administrativo y la organización de eventos, señor Aprendiz conviértase en
responsable de su propio aprendizaje, asuma un papel participativo y colaborativo en su proceso de
formación, tome contacto con su entorno y se comprométase en un proceso de reflexión empleando
tecnologías tics.
- Subactividad 2: Lleve a cabo la elaboración de manera individual de un formato donde se vean relejados
en un caso real de presupuesto en un evento y posteriormente socialícela en plenario a través de un panel
de discusión.
- Subactividad 3: Efectúe la actividad ‘Aprende inglés jugando’ conforma por equipos de trabajo de tres
aprendices, donde pueda poner en práctica los juegos de mesa construidos con anterioridad (lotería,
domino, bingo, parques, escalera y un diccionario de vocabulario técnico en inglés y español).
3.2. Ambiente Requerido: Para desarrollar nuestra guía necesitamos ambiente de aprendizaje, auditorio-SENA,
auditorios, escenarios deportivos y empresa.
3.3. Materiales: Para desarrollar nuestra guía necesitamos hojas papel bond, cinta pegante, marcadores, impresos
(textos) periódicos, documentos, computador, diapositivas, fotografías, videos, montajes audiovisuales, presentaciones
multimedia.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
5. GLOSARIO DE TERMINOS
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Comité: Es un grupo de trabajo que con arreglo a las leyes o reglas de una organización, institución o entidad tienen
establecidas determinadas competencias. Un ejemplo de comité lo constituyen los comités de empresa.
Planeación: La planeación implica crear el futuro desde el presente con una visión prospectiva, es decir como una
prolongación de éste y comprende por lo tanto el establecimiento anticipado de objetivos, políticas, estrategias, reglas,
procedimientos, programas, presupuestos, pronósticos, etc.
Evento: Los eventos son de vital importancia de estos depende que las relaciones con las demás organizaciones
perduren y mejoren cada vez más, un evento, es una actividad especial que se realiza fuera de la rutina, o dentro del
ambiente laboral.
Servicio: Organización y personal destinados a cuidar intereses o satisfacer necesidades del público o de alguna
entidad oficial o privada.
Empresa: Unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines
lucrativos.
Organización de un evento: La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de preparativos,
ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebración del evento. En la mayoría de las
ocasiones, la organización parece que funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de
acuerdo con el programa. La planificación anticipada es la clave para que un evento sea todo un éxito.
Planificar: Implica realizar acciones estableciendo previamente dónde se está, a dónde se quiere llegar y por
qué se quiere llegar allí, es decir, justificando la acción.
Éxito: El éxito de cualquier actividad depende de las personas y de las circunstancias, pero puede afirmarse que
éste se logra cuando se determina, antes de comenzar, a dónde se quiere ir y por qué.
Proceso de planeación: Consiste en seleccionar una meta útil. De esta manera, se identifican los resultados
específicos que se desean obtener, al mismo tiempo que se seleccionan las herramientas y los métodos así como
las actividades para lograr los. A su vez, en el curso de las actividades, se eliminan aquellas que se desvían del
camino trazado y se cambian los métodos cuando se considera que no son efectivos.
Pre-evento: En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la
mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia de
comunicación de éste.
Post-evento: Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluación del
mismo.
Comité: Es un grupo de trabajo que con arreglo a las leyes o reglas de una organización, institución o entidad, tienen
establecidas determinadas competencias. Un ejemplo de comité lo constituyen los comités de empresa.
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Fase: Diferentes actividades a desarrollar, ya que nos permitirá coordinar de manera organizada las tácticas establecidas
y mantener un mayor control dentro del seguimiento.
Recursos: Se denomina recursos a aquellos elementos que aportan algún tipo de beneficio a la sociedad.
Presupuesto: Tiene varios usos, por lo general vinculados al área de las finanzas y la economía. El presupuesto es, en
este sentido, la cantidad de dinero que se estima que será necesaria para hacer frente a ciertos gastos.
Protocolo de un acto: Hace referencia al contenido que habitualmente se sigue en el evento desde que el anfitrión e
invitados de honor ingresan en el salón hasta que lo abandonan. Suele ser el acto central que motiva la invitación y en
el que el anfitrión se dirige a todos para exponerles el motivo de la reunión o celebración, al tiempo que ofrece la palabra
a algunos invitados de honor.
Orden del día: Para el desarrollo del mismo se lee un punto, se desarrolla y luego se continúa con el siguiente. No es
aconsejable leer todo el programa y posteriormente repetir cada numeral en el momento de realizarlo.
La lista de protocolo o precedencia: Menciona primero el cargo y posteriormente el nombre y apellidos de las personas
que integran la mesa de honor, de mayor a menor y por último el anfitrión.
Saludo protocolario: Es importante mantener sobre el atril el saludo protocolario (orden de precedencia y tratamiento
en que deben ser nombradas las personas de la mesa de honor e invitados especiales, al tomar la palabra la máxima
autoridad de la institución), el cual deberá elaborarse previamente verificada la asistencia de las personalidades.
Línea de recepción: Es fundamental que quienes inviten (anfitriones), reciban a los asistentes en la puerta del recinto.
Esto se conoce como línea de recepción y en ella pueden estar cuatro o cinco personas de la organización. Dicha línea
se disuelve una vez llega el personaje principal.
Invitación: Vocablo con origen en el término latino invitatio, es una palabra que refiere al acto y resultado de ser invitado
o de invitar.
Mesa de honor: Debe estar organizada con mucha antelación y mostrar pulcritud, con los implementos necesarios.
6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
PEÑA GUZMÁN, DIANA. 2004; PÁGINA 14 A LA 42.Congreso, convenciones y reuniones (organización y operación de
eventos especiales).
PARKER FOLLETT MARY (1997). Mary Parker Follett Precursora de la administration. Ed. McGraw Hill. México D.F
CHIAVENATO IDALBERTO (2006). Introducción a la teoría general de la administración. Tercera edición. Ed. McGraw
Hill. México D.F
ALICIA RICHERO. - 2a ed. -México: Trillas, 2007 (reimp. 2008). 123 p. ; 24 cm. (Trillas turismo) Bibliografía: p. 115-
118 Incluye índices ISBN 978-968-24-6707-3Planeación y ejecución de eventos presenciales y en línea
RUIZ ACOSTA, María José (1996). Escritura y comunicación social: historia de la comunicación escrita: definición
multidisciplinar de una nueva asignatura. Alfar.
Autor (es) Magda Leany Sierra Gil Instructora Gestión 26 de Mayo de 2017
Administrativa
8. CONTROL DE CAMBIOS
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