Proceso dirección de formación profesional integral

Formato guía de aprendizaje

Identificación de la guia de aprendizaje

 Denominación del programa de formación: técnico en asistencia administrativa

 Código del programa de formación: 134101
 Nombre del proyecto: Desarrollo de acciones de asistencia administrativa en
instituciones educativas articuladas con la media en el municipio de Girardot y su
zona de influencia
 Fase del proyecto: análisis
 Actividad de proyecto: Identificar los procedimientos administrativos y tipos de
clientes de las empresas y organizaciones mediante el uso de herramientas
ofimáticas y análisis de informaciónidentificar los procedimientos administrativos y
tipos de clientes de las empresas y organizaciones mediante el uso de
herramientas ofimáticas y análisis de información.
 Competencia: atender clientes de acuerdo con procedimiento de servicio y
normativa
 Resultados de aprendizaje alcanzar:
 Preparar la participación en las reuniones de la organización, teniendo en cuenta el
objeto, las responsabilidades asignadas y las políticas institucionales.
 Proporcionar diligentemente atención y servicio al cliente, cara a cara, aplicando
actitudes y valores; el protocolo, la etiqueta y las políticas de la organización, de
acuerdo con los estándares de calidad establecidos.
2. PRESENTACION

En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a la empresa para

presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para
poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que
facilita en todo caso los objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado
actual.

De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las
relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre
su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.

UN EVENTO :es una reunión de personas que conlleva un motivo en particular, los
eventos son una herramienta de comunicación debido a que permiten transmitir
información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con
los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas
de promoción y comercialización.
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Leer más: https://neoeventos.es/que-es-un-evento/
3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

EL APRENDIZ DESARROLLARA LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

HACIENDO USO DE:

- Equipos de cómputo con conectividad

- Memoria USB
- Aula asignado por la institución educativa para la ejecución de la formación del
programa

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

El mundo de la organización de los eventos ha evolucionado muchísimo en los últimos

años, hasta el punto de que las clásicas reglas de protocolo y los conocimientos básicos
para llevar a cabo un evento ya no son suficientes para que tenga éxito. Hoy hay que
conocer las nuevas propuestas y actualizar las técnicas y teorías obsoletas antes de
sumergirse en el desafiante mundo de la comunicación, el diseño, las nuevas tecnologías,
la producción o la escenografía.

El objetivo es aprender las pautas imprescindibles para conseguir lo que en estos tiempos
buscan las instituciones, ya sean públicas o privadas, cuando organizan sus eventos para
ello es importante definir que es el protocolo.

PROTOCOLO
El protocolo, en su definición más utilizada, hace referencia a distintas conductas y reglas
que las personas en una determinada sociedad deberán conocer y respetar en ocasiones
específicas, tales como en ámbitos oficiales por una razón en especial o porque posee
algún cargo que requiere de este protocolo.
La palabra protocolo proviene del latín protocollum, el cual ya derivaba de un concepto
griego. En español, el protocolo es un conjunto de reglas o instrucciones a seguir, fijadas
por la ley o la tradición.
Estas conductas o reglas pueden incluir modos de vestirse, buenos modales o incluso,
actitudes. En algunos países, por ejemplo, en aquellos que aún poseen una forma de
gobierno monárquica, deben seguir el protocolo de una manera mucho más estricta a
diferencia de otros.
Fuente: https://concepto.de/protocolo/#ixzz5rooMyL2U GFPI-F-135 V01
 Actividad 1. IDENTIFICACION DE CONOCIMIENTO
En grupo de tres aprendices identificar las características propias de un tipo de
eventopara tener en cuenta en el desarrollo del protocolo.
CLASIFICACION DE EVENTOS
Académicos:
Los eventos académicos son el conjunto de actividades de carácter profesional, artístico o
técnico que implica algún tipo de enseñanza o capacitación, existen diferentes clases de
eventos clases de eventos académicos, entre ellos destacar los siguientes:simposio,
congreso, foro, convención, seminario, taller, debate, panel, mesa redonda.
Leer más: https://maguieventos.blogia.com/2011/061502-eventos-academicos.php

Culturales:
Son aquellos que involucran, como temática principal, alguna rama del arte o los usos y
costumbres de una región. Este tipo de encuentros, abarcan desde una vernissage, de
dos horas de duración para un grupo selecto, hasta un mega festival en conmemoración
de una fecha importante para todo un pueblo, con actividades especiales durante una
semana.

Todo evento cultural, cuenta con una atracción especial que será el motor del encuentro.
Entorno a ella, girarán el resto de las actividades, que pueden incluir gastronomía,
exhibiciones, una feria y otros shows que secunden al plato fuerte
Leer más: https://www.eventbrite.com.ar/blog/antes-del-evento/como-organizar-un-evento-cultural/

Empresariales:
El organizar eventos empresariales es esencial para los negocios hoy en día toda
empresa quiere poder organizar su propio evento y por tanto debe tener la capacidad para
hacerlo, ya sean eventos que impulsen un crecimiento interno, que formen a los
trabajadores, eduquen al público, etc.

Dentro de los tipos de eventos empresariales encontramos conferencias, proyectos

comunitarios o actividades dentro de la empresa, con una finalidad común, reforzar y
conseguir llegar a las metas de la empresa. La mayor parte de los tipos de eventos
empresariales, están enfocados al trabajo, son conocidos por su capacidad de divertir,
entretener e integrar a los asistentes dentro del propio evento.
Leer más:https://neoeventos.es/tipos-de-eventos-empresariales/
http://optimaviajes.com.mx/tipos-de-eventos-empresariales/

Deportivos:
Las empresas se dedican a la organización de eventos deportivos para fortalecer y
mantener la imagen de marca. GFPI-F-135 V01
Leer más: https://www.eventbrite.com.ar/blog/eventos-deportivos/organizacion-de-eventos-
deportivos/
Políticos
Los eventos, esa herramienta de comunicación que a veces se estudia y a veces se crea
a base de improvisación, tienen mucho que decir en el terreno de los partidos políticos.

La importancia de la comunicación y la imagen está en la perfección conseguida en su

planificación y ejecución que, a su vez, va a depender del efecto buscado, pues en suma
van a formar parte de un proceso de comunicación en marcha. Han de estar motivados
por la propia dinámica de la entidad proyectando externamente su imagen y generando a
través de ella credibilidad y confianza (Marín Calahorro, 1997: 13-14).
Leer más: http://politicayprotocolo.com/2017/04/13/eventos-politicos-protocolo-electoral/

Sociales
Un evento social abarca un gran tipo de acontecimientos, y normalmente suelen tener un
carácter no corporativo, como pueden ser las bodas, comuniones, bautizos, aniversarios,
cumpleaños, fiestas privadas, ceremonias, celebraciones… Pero que tengan un carácter
social no significa que no deban cumplir ciertas reglas de protocolo
Leer más: http://tuespaciovende.servisgroup.es/eventos-sociales-protocolo-consejos/

Religiosos
Un evento religioso es un acontecimiento, actividad o fiesta donde se reúnenfamiliares por
convención, con un propósito conmemorativo de algún miembro desu familia.
Leer más: https://prezi.com/rnobyqobrgco/organizacion-de-eventos-religiosos/

OBJETIVOS DE LOS EVENTOS

 Promover la superación de objetivos establecidos.
 Motivar al personal, para conseguir mayor eficiencia laboral.
 Formación de equipos, que peleen por objetivos comunes.
 Hacer anuncios o reconocer una trayectoria determinada.
 Conmemorar aniversarios o efemérides destacadas.
 Dar a conocer nuevos productos o cambios/novedades en los que ya tenemos.
 Mejorar el rendimiento laboral, a través de una mayor vinculación de los
empleados.
 Incentivar las fuerzas de venta.

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO

ORGANIZADORES:
Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la
ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités
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para alcanzar el éxito deseado.

PARTICIPANTES O INVITADOS
• Quien asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzo.

CONFERENCISTAS

Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica.

FASE 2. INTEGRALIDAD DE LA FORMACIÓN

ETAPAS DEL EVENTO

PRE. EVENTO
En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única
del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear
tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste.

DURANTE EL EVENTO
Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente
planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las
etapas anteriores y que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada actividad
que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en su calendarización y al checklist del
evento.
Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación,
para asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.

POST. EVENTO
En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:
1) Las actividades de seguimiento y
2) La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados

ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO

ORGANIGRAMA:
Toda estructura organizacional incluso una con grandes deficiencias, se puede presentar
de una forma gráfica señalando simplemente las relaciones entre los departamentos alo
largo de las líneas principales de autoridad, por tal razón la forma como la organización
describe su estructura en la cual especifica las redes de autoridad y toda aquella
comunicación formal en la organización, se denomina un organigrama. GFPI-F-135 V01

OBJETIVOS DEL EVENTO

  GENERALES: Son aquellos que se fundamenta a partir de un esquema único para
todo el proceso de desarrollo del evento.

 ESPECIFICOS: Son aquellos objetivos aplacibles en la realización y elaboración

creados como base de los generales para la toma de decisiones.

MANUAL DE FUNCIONES
Es un libro que confiere todas las actividades relacionadas con el funcionamiento y
operación del área correspondiente. Este manual documenta los conocimientos,
experiencia y tecnología del área, para hacer frente a sus retos y funciones, con el
propósito de cumplir adecuadamente con su misión.

PROCEDIMIENTOS DE UN EVENTO
 El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen por objeto la
preparación de los recursos que componen el evento.
 Disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se llevará a cabo
el evento
 Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y
al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas
 Retiro de los materiales y elementos utilizados en la reunión
 Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos
establecidos y la eficiencia de las prestaciones

DEFINICION DE LA POBLACION OBJETO

Según términos generales la población objeto se clasifica como el número de personas a

las cuales va dirigida la prestación del servicio o la venta de un producto según el tipo de
necesidades, también conocidas como clientes son uno de los componentes esenciales
en el desarrollo de cada una de las acciones económicas que realiza una organización.

Organización integral de eventos que abarca todas las etapas resultadode la realización
del evento, tales como la organización, variedad de propuestas, producción, armado,
desmontaje y evaluación. (Andrea Salamanca)

ACTIVIDAD 2: IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DEL EVENTO

 Identificar las actividades que se deben tener en cuenta en cada una de las tres
fases identificadas de un evento.
 Presente frente a sus compañeros en el ambiente presencial el desarrollo del
punto anterior y su justificación frente a los objetivos de un evento.
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3.2 . Actividades de transferencia del conocimiento

ACTIVIDAD 3: COMPLETARÍA CONCEPTUALIZACIÓN

COMITES DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Las organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos, por
ejemplo, generalmente se forman comités para organizar eventos.

Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la

planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida, estos son;

 Comité organizador
 Comité de administración
 Comité de relaciones públicas
 Comité de Servicios
 Comité académico
 Comité de secretaría
 Comité de finanzas

Actividad 3 ORIENTACION A LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL:

a. En los grupos conformados en las actividades anteriores deben Identificar las

funciones y responsabilidades de cada uno de los comités mencionados
anteriormente.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

de Evaluación

Evidencias de Identifica lostipos de

conocimiento. eventos y como debe ser
manejados acorde a las
Identificación los diferentes normativas empresariales.
tipos de eventos
Establece la incidencia de
Descripción actividades en las actividades en el
las cada una de las fases de proceso de organización
un evento. de un evento
Identificación de las Aborda procesos de
funciones de cada uno de Actividad 1, 2 y 3
trabajo colaborativo
los comités que hacen parte GFPI-F-135 V01
orientados hacia la
de la organización del construcción colectiva
evento. según los requerimientos
de los contextos sociales y
Evidencias de productivos.
Desempeño:
Aporta elementos en la
Participación activa en el construcción colectiva del
desarrollo de los talleres de conocimiento según la
identificación de tipos de naturaleza del problema
eventos, sus fases y
funciones de los comités de
Propone alternativas
organización del evento creativas, lógicas y
coherentes que posibiliten
Evidencias de Producto: la resolución de problemas
El aprendiz entregara según la demanda del
evidencia de las actividades contexto social y
planteadas en la guía. productivo.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

 Acreditación: Documento que acredita a una persona o empresa para asistir al

evento.
 Aforo; Capacidad de un espacio en número de personas.
 Asistentes: Todas las personas que asistirán y participarán en un evento. Incluye a
la prensa, expositores, ponentes e invitados.
 Atril: Mesa o escritorio sobre el escenario que utiliza el presentador para sostener
documentos y otros materiales que utilizará durante su presentación.
 Auditorio: Un tipo de espacio para eventos orientado para conferencias, conciertos
y otros eventos que requieran de ponentes y audiencia.
 Azafato o azafato de eventos: Personal profesional para atención y apoyo en
diversas áreas de responsabilidad durante un evento como registro, acreditaciones,
atención a los VIPs…
 Break: Término en inglés que se usa para indicar un receso que divide el evento en
dos o más partes. El más común de todos los eventos es el coffee-break.
 Briefing: Documento escrito donde se recopilan los datos necesarios para la
comprensión y desarrollo de lo que pide el cliente.
 Cartel: Tipo de publicidad que consiste en una impresión ya sea en cartón, plástico,
lámina u otro material, con el objetivo de informar sobre el evento.
 Catering: Servicio de suministro de comidas y bebidas en un evento
 Check-list: Lista para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades oGFPI-F-135
recursosV01

con el objetivo de que no se olvide nada.

 DeliveryTeam: Personas encargadas del montaje del evento.
 DMC (Destination Management Company): Empresa que proporcionan servicios
locales en un destino específico satisfaciendo las necesidades de todo tipo de
eventos y susparticipantes. Por ejemplo: traslados y tours locales, subcontratación
de catering, reserva de espacios, permisos…
 Equipo de producción: Grupo de personas que trabajan en conjunto para producir
un evento como técnicos, ayudantes y cualquier otra persona adicional al staff base
que esté involucrada en el evento.
 Escaleta: Timing más preciso y detallado del día del evento y lo que debe ocurrir.
 EventPlanner: Persona que se encarga de planificar todo el evento.
 Hospitalidad: Servicios de acogida, bienvenida, información y familiarización que se
ofrecen a los visitantes que participan en una reunión. Estos servicios son
generalmente proporcionados por una DMC.
 Influencer: Persona que cuenta con cierta credibilidad sobre un tema concreto y
que tiene una gran presencia e influencia en las redes sociales.
 Keynote: Discurso inicial de una presentación o serie de conferencias que apunta
al tema general del que se hablará y que es diseñado para motivar a la audiencia.
 Keynote Speaker: Persona designada a dar el discurso inicial de una presentación
o serie de conferencias.
 Kit de conferencias:Es el nombre dado a la bolsa, carpeta, boli en que se guardan
los documentos pertinentes a la conferencia o evento y que son entregados a los
asistentes (generalmente en el momento del registro).
 Mampara:Pared móvil para adaptar y ambientar los espacios de acuerdo con las
necesidades del evento.
 Mantenedor: Persona que marca el ritmo en un evento según la programación y
mantiene la atención del público.
 Merchandising: Objetos promocionales del evento como camisetas, USB, flyers…
 Plano del evento: Documento que muestra el espacio del salón de eventos
designado para la exposición. También muestra en detalle el espacio que puede
ocupar cada stand, el área de registro, las entradas y salidas, etc.
 Precedencia: Orden que asigna el protocolo a las autoridades, organismos e
instituciones en los actos oficiales.
 Plano del evento: Documento que muestra el espacio del salón de eventos
designado para la exposición. También muestra en detalle el espacio que puede
ocupar cada stand, el área de registro, las entradas y salidas, etc.
 Precedencia: Orden que asigna el protocolo a las autoridades, organismos e
instituciones en los actos oficiales.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
https://neoeventos.es/que-es-un-evento/
https://concepto.de/protocolo/#ixzz5rooMyL2U
GFPI-F-135 V01
https://maguieventos.blogia.com/2011/061502-eventos-academicos.php
https://www.eventbrite.com.ar/blog/antes-del-evento/como-organizar-un-evento-cultural/
https://neoeventos.es/tipos-de-eventos-empresariales/
 http://optimaviajes.com.mx/tipos-de-eventos-empresariales/
https://www.eventbrite.com.ar/blog/eventos-deportivos/organizacion-de-eventos-deportivos/
http://politicayprotocolo.com/2017/04/13/eventos-politicos-protocolo-electoral/
http://tuespaciovende.servisgroup.es/eventos-sociales-protocolo-consejos/
https://prezi.com/rnobyqobrgco/organizacion-de-eventos-religiosos/

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor LUZ ELENA INSTRUCTORA ARTICULACION JUNIO 2019

(es) VELOZA PAEZ CON LA
EDUCACION
MEDIA

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