CAJA GENERAL

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con el

efectivo y los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco.

Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que

se encuentran en a caja.

CAJA MENOR

La caja menor es un fondo en efectivo que se crea en las empresas para manejar pequeños

desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo. Existen multitud de

pagos pequeños que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo

ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que

se encargue de este tipo de pagos, de esta forma aquellas compras o pagos menores, que no sean

representativos, se manejan por este fondo.

El monto del fondo de caja menor depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas

$1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.

Para el manejo de fondo de caja menor ser requiere la implementación de ciertas políticas, como

por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados

pagos sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.

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RECIBOS DE CAJA MENOR: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en

efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un

monto denominado caja menor de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Cuando se gasta el dinero de caja menor, se debe reintegrar el valor de los pagos realizados según

recibos para completar el fondo fijo. Al contabilizar se debita las respectivas cuentas de gastos y se

acredita bancos.

La persona responsable del manejo de caja menor elabora un comprobante denominado reembolso

de caja menor, se elabora un comprobante de pago. Todos estos documentos se deben anexar al

comprobante de diario.

REEMBOLSO DE CAJA MENOR: Las empresas que han creado un fondo de caja menor, una

vez se agotan los recursos o dineros asignados al fondo, el responsable del mismo debe solicitar el

reembolso de caja menor, esto es, solicitar el reembolso de los recursos gastados para recuperar

el monto inicialmente asignado.

Cada empresa define el procedimiento que se ha de seguir para solicitar el reembolso y los formatos

a utilizar, pero básicamente consiste en allegar una relación de los pagos realizados con los fondos

de la caja menor y los respectivos soportes, en los que se incluye fecha, concepto, identificación del

beneficiario del pago, e incluso las cuentas utilizadas en la contabilización.

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Es importante que cada pago, por mínimo que sea, esté soportado con la factura respectiva o el

documento equivalente si fuere el caso, en la que se pueda identificar claramente la persona o

empresa a la que se le realizó del pago, para los asuntos pertinentes como la contabilización y

manejo de los impuestos.

El responsable del fondo de caja menor debe tener un control preciso de los gastos en que incurra,

gastos que por lo general son pequeños puesto que la finalidad de la caja menor es precisamente

encargarse de los pequeños pagos para evitar los procedimientos administrativos que suponen los

pagos elevados, debido que es preciso justificar el reembolso y para ello hay demostrar el en qué

se ha gastado el dinero para lograr su reembolso.

Que es el Arqueo de Caja?

Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto
de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta
cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o
vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Instrucciones para realizar un arqueo de caja

Existen unas hojas de arqueo de caja que se usan una por día, o las que hagan falta, dependiendo
del movimiento que tenga la caja. Se pueden hacer a mano o por un programa informático. Vamos
a verlo mejor a mano, para saber qué hace el ordenador si se lleva por ese sistema. En cualquier
caso, la colaboración de la cajera es insustituible.

En esa hoja, lo primero que debe aparecer es el saldo del día anterior, es decir, con cuánto dinero
empezamos.

A partir de ese momento no pueden ocurrir más que dos cosas: o hay un ingreso o hay una salida.

Un ingreso se produce por una venta al contado, por un pago de una factura de un cliente que tenía
pendiente o por el pago a cuenta de una factura de mercancía que se llevan.

Si es una venta al contado, en la columna de ingresos se pone la cantidad, y en la misma línea, el

concepto, es decir, cobro factura contado número tal.

Si es el cobro de una factura atrasada pendiente, lo mismo, la cantidad en la columna de ingresos,

y en concepto, pago de cliente tal su fractura tal de fecha tal.

Si es el pago a cuenta de una factura pendiente, lo mismo, importe en ingresos, y como concepto,
pago de cliente tal de fractura tal de fecha tal.
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Salidas:

Llevamos dinero al banco para ingresar en cuenta. En la columna salidas se anota el importe, y en
concepto, ingreso en efectivo en c/c banco tal, y se guarda el resguardo.

Pagamos una factura de un gasto, importe a salidas, concepto pago fra Gasolinera Tal fecha tal.
Concepto, pago a proveedor tal su fra tal de fecha tal.
Concepto, pago a cuenta a proveedor tal
Concepto, pago fra transportista tal fra tal fecha tal.

Es decir, Existe una columna con los importes de los ingresos y otra con los de los gastos, y en
ambos casos, en su línea correspondiente, el concepto del movimiento.

Al final del día se suman ambas columnas. El importe de los ingresos se suma con el saldo del día
anterior y se le resta el importe de las salidas, y el resultado es el dinero que tiene que haber en
caja, para empezar el día siguiente.

Puede ocurrir, que por alguna razón se saque provisionalmente un dinero que se va a reintegrar
otra vez. Para que nos cuadre la caja, si este importe está autorizado, se hace un vale, que se
considera dinero hasta que se recupere.

Es importante que todos los movimientos de ingresos y salidas que se anotan en la hoja de arqueo
de caja estén respaldados por el documento correspondiente, como es una copia de la factura
cobrada, el resguardo del ingreso en el banco, una nota de cobro a cuenta... Es decir, contabilidad
necesitará un documento por cada apunte que se haga en el arqueo. Para su archivo y control
posterior.

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