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Libro de Inventarios y Balances
Libro de Inventarios y Balances
Para una mejor ilustración al estudiante, diremos que cada una de las
partes o columnas numeradas entre paréntesis indican:
(1) El encabezamiento
(2) Anotar el código de la cuneta a nivel de dos dígitos.
(3) Anotar el código de la sub-cuenta o divisionaria (si se prescinde de las
divisionarias, servirá para enumerar las unidades, cantidades de cosas o
especies.)
(4) Llamada también gran columna, sirve para colocar los títulos de las cuentas
y sub-cuentas, así como detalles y otras explicaciones.
(5) Columna falsa o accesoria, sirve para anotar los precios o valores unitarios.
(6) Columna destinada al registro de importes parciales o para agrupar
cantidades de una misma cuenta.
(7) Para el registro de cantidades totales.
EL INVENTARIO.- Se llama inventario a la relación detallada y pormenorizada de
los valores, bienes y derechos, así como las obligaciones o deudas que tiene una
empresa al iniciar o finalizar sus operaciones en un periodo contable y que le
permiten determinar con exactitud los rubros que componen su activo y pasivo,
para determinar en un momento dado su situación patrimonial.
El registro en el libro de inventarios y balances de todo lo mencionado en el
párrafo anterior, sirve de base para efectuar el primer asiento en el libro diario,
llamado de APERTURA, sea al iniciar la contabilidad de una empresa o reabrir los
libros después del cierre de las operaciones de un ejercicio.
Como regla fundamental para la apertura de libros se debe citar lo
siguiente:
Que todos los valores activos son deudores del CAPITAL o PATRIMONIO.
Que todos los valores pasivos son acreedores del CAPITAL o
PATRIMONIO.
CLASES DE INVENTARIO.- Los inventarios son físicos y contables. Los primeros
son el resultado de recuento de los bienes o valores objeto de inventario; los
segundos, los que realmente vienen al caso, son los que se practican en libros con
los datos recogidos del inventario físico. Según su naturaleza y/o fecha de
preparación, pueden ser:
a. Inventario inicial o de apertura.- Es aquel, que prepara el comerciante o
empresa al iniciar sus operaciones mercantiles, con la finalidad de conocer
patrimonio con que cuenta al iniciar su primer periodo contable.
Este inventario consta de cuatro partes: EL ACTIVO, que comprende todos
los bienes que posee la empresa y los derechos a su favor: EL PASIVO
comprende las deudas y obligaciones; EL RESUMEN, que es la diferencia
del Activo menos el Pasivo, dando como resultado el patrimonio neto inicial
y; de cuentas que aparecen en el activo y pasivo que se equilibran o
balancean con las cuentas patrimoniales.
Conviene en algunos casos – cuando se trata de sociedades por ejemplo –
agrupar en uno solo el pasivo y el patrimonio, obedeciendo a la ecuación
contable Activo = Pasivo + Patrimonio, como se podrá apreciar en los
ejercicios desarrollados más adelante.
b. Inventario de cierre.- Es el registro que se hace después de un periodo
determinado de actividades – generalmente un año – para determinar el
patrimonio con que cuenta el comerciante o empresa al finalizar el periodo
contable y conocer la utilidad o pérdida obtenida.
En empresas unipersonales, éste inventario, además de las partes
señaladas en el inventario inicial o de apertura, cuenta con otro grupo
denominado COMPARACIÓN, que viene a ser la relación que se establece
entre el patrimonio inicial y el de cierre, lo que determina por si el resultado
del ejercicio. Habrá utilidad cuando el patrimonio de cierre es mayor que el
inicial, caso contrario habrá pérdida.
Al igual que el inventario inicial, en éste podemos agrupar en uno sólo las
cunetas del pasivo y patrimonio, obedeciendo a la ecuación contable
Activo = Pasivo + Patrimonio
c. Inventario de situación.- Se efectúa en cualquier época del año, motivado
por circunstancias especiales, tales como: fusión, transformación o
liquidación de empresas.
PROCEDIMIENTOS PARA REGISTRAR EL INVENTARIO.- El inventario se inicia
anotando en la parte superior del folio que se utiliza, la clase de inventario que
corresponda y la fecha de su realización; ejemplo, si el inventario es inicial, en el
encabezamiento se atonará:
INVENTARIO INICIAL
Al…………… de………………………….. del 2005
Seguidamente se registrará en forma detallada en la cuenta que
corresponda, los bines y valores del activo de acuerdo al grado liquidez
decreciente, precisando luego el total.
A continuación se anotará cada una de las partidas del pasivo de acuerdo a
su grado de exigibilidad decreciente, precisamente luego su total.
Acto seguido, en el patrimonio, las partidas que lo conforman, empezando
por el capital.
En empresas unipersonales, si se tratara del inventario de cierre después
del patrimonio, hay que registrar la comparación, que equivale a establecer la
relación entre el patrimonio inicial y de cierre, hecho que va a representar la
utilidad o pérdida del ejercicio.
Culmina el registro del inventario señalando el lugar, fecha y estampado de
sello y firma tanto del contador como del propietario o representante de la
empresa.
CASOS PARA CONFECCIONAR UN INVENTARIO.- Los casos más comunes
son:
a. Con una cuenta de activo sin pasivo.
b. Con dos o más cuentas de activo y sin pasivo.
c. Con una cuenta de activo y una o más de pasivo.
d. Con varias cuentas de activo y varias cuentas de pasivo.
BALANCE DE INVENTARIO.- Como el inventario general resulta amplio y
especificado, se pierde el aspecto central de su contenido por cuya razón, se hace
necesario resumirlo, a esta forma de presentar el inventario se le conoce con el
nombre de BALANCE o BALANCE DE INVENTARIO. En éstos, se presentan
únicamente los rubros o cuentas y sus cantidades en forma global, facilitando con
ello la visión concreta y clara de las diferentes categorías de bienes, obligaciones
y capital (o patrimonio) de la empresa.
CLASES DE BALANCE DE INVENTARIO.- Al igual que el inventario, el balance
puede ser inicial y de cierre, quedando representados por el resumen del
inventario inicial y de cierre respectivamente.
PARTES QUE COMPRENDEM EL BALANCE DE INVENTARIO.- Tanto el
balance inicial como el de cierre agrupan cuentas de activo y pasivo cuyos totales
deben estar siempre equilibrados – por alguna razón, el término “Balance” se
deriva de “Balanza” -. Esta igualdad se consigue insertando al pasivo patrimonio
inicial o de cierre según se trate de inventario inicial o de cierre.
EL PATRIMONIO.- La empresa para desarrollar sus actividades, necesita tener un
patrimonio propio; es decir, bienes y riquezas que administrar, cambiar o
transformar, según sea su objetivo económico.
El patrimonio de la empresa está constituido por un conjunto de
propiedades, derechos, créditos y obligaciones que asisten a un individuo o
persona jurídica. La persona jurídica siempre tiende a un objetivo determinado y
realiza actos conducentes a mismo; por lo que en términos mercantiles se puede
decir que: Empresa es la reunión de capital y energías con la finalidad de obtener
lucro, a cambio de realizar o prestar un servicio económico.
Siendo diferentes los objetivos que persiguen las empresas, sea
cuantitativa o cualitativamente de acuerdo al índole y magnitud de los fines
propuestos, puede establecerse una agrupación genérica de las diferentes
riquezas y valores que componen el patrimonio.
En primer término encontramos el ACTIVO que es la masa positiva en
donde se consideran los bienes y derechos que posee la empresa. Por otro lado
se encuentra el PASIVO, que es la parte negativa del activo patrimonial en donde
se concentran las deudas y obligaciones a cargo del ente. El pasivo – considerado
estrictamente – constituye la responsabilidad jurídica, suponga o no, una
prestación económica del patrimonio frente a terceros. El valor neto o líquido de la
APORTACIÓN de los propietarios de la empresa se determinan por la diferencia
que – en principio – tiene que existir entre las dos masas.
Definiendo el valor de esta aportación como la diferencia del ACTIVO
menos el PASIVO del negocio, el PATRIMONIO estará representado por la
siguiente ecuación:
ACTIVO – PASIVO = PATRIMONIO o también;
EJERCICIO Nº 1
Datos del comerciante : Samuel de la Fuente M.
Inicio de actividades : 16 de abril de 200X
Aporte inicial : S/. 4,000.00 en efectivo
EJERCICIO Nº 2
Datos del comerciante : Pedro Mendiola Retamozo
Inicio de actividades : 20 de setiembre del 2004
Aportes iniciales : Dinero en efectivo S/. 2,000.00
Muebles y enseres:
2 andamios c/u 1,000.00
4 mostradores c/u 1,500.00
1 calculadora 800.00
1 máquina de escribir 1,200.00
EJERCICIO Nº 3
Datos del comerciante : Rojas S.R.L.
Inicio de actividades : 2 de octubre de 200X
Aportes iniciales : Cta. Cte. Banco de Lima S/. 1,500.00
Para la venta:
20 pares de medias “Rey” c/p 2.50
50 pantalones “Mister” c/u 85.00
100 juegos de ropa interior “L” c/u 8.00
Activos fijos:
2 escritorios de madera c/u 1,500.00
2 sillones giratorios c/u 1,200.00
1 mostrador de madera 1,800.00
Debe lo siguiente:
L/. 156 F. Santé V.8.12.200X 400.00
L/. 130 F. Román V.9.12.200X 600.00
F/. Nº 1166 Tienda Mister S.A. 500.00
EJERCICIO Nº 4
Datos del comerciante : Samuel de la Fuente (final ejercicio Nº 1)
Inicio de actividades : 31 de diciembre de 200X
Aportes iniciales : Dinero en efectivo S/. 1,100.00
Dinero en bancos 1,900.00
Existencias:
200 tazas de loza c/u 6.00
100 platos de loza c/u 6.00
50 fuentes de loza c/u 50.00
12 docenas de cubiertos c/u 18.00
10 cocinas a gas “Triumph” c/u 200.00
Por cobrar:
L/. 330 A. Mey V.6.2.200X+1 200.00
L/. 188 A. Rojas V.2.3.200X+1 400.00
Mobiliario y equipo de oficina:
1 máquina de sumar “Olivetti” 900.00
1 máquina de escribir “Olivetti” 1,000.00
4 andamios de madera c/u 1,400.00
4 mostradores de madera c/u 800.00
Dreprecoación acumulada (200.00)
Debe lo siguiente:
L/. Import Hiraoka V.4.1.200X+1 300.00
Pagaré Bco. Lima V.5.2.200X+1 500.00
EJERCICIO Nº 5
Datos del comerciante : Juan José Tam Salmón
Inicio de actividades : 2 de julio de 200X
Aportes iniciales : En efectivo S/. 4,000.00
Vehículo Datsun, 4 puertas 16’000,000