1.

OBJETIVO Y FRECUENCIA

Establecer lineamientos para la adquisición y control de materia prima, equipos,

insumos, suministros de servicios, etc., que cumplan con las especificaciones
requeridas por la organización. Aplicar cada vez que se requiera realizar una
compra.

2. DEFINICIONES

2.1 Compra Nacional: Cuando se adquiere bienes o servicios en el país.

2.2 Compra Internacional: Cuando se adquiere bienes o servicios fuera del país.

2.3 Insumo: Bien consumible utilizado en la producción de otro bien o servicio.

2.4 Maquilador: Toda actividad concerniente al proceso productivo de una

empresa que se envía a otra diferente para ser llevada a cabo.

2.5 Orden de compra y/o servicio: Documento donde se solicita el pedido de

materia prima, insumos y servicios.

2.6 Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicio.

3. RECURSOS

 Medios de comunicación (email, fax, teléfono, etc.)

 Factura proforma
 Cotización
 Software

4. GENERALIDADES

4.1 SOLICITUD DE COMPRA

4.1.1 Registro: Se debe diligenciar el formato “solicitud de compra (COFO002)”

con el fin de evitar inconvenientes o dudas o mal interpretaciones de lo que el
solicitante requiere. Tener en cuenta que se debe diligenciar con anticipación, con
letra legible, especificando unidad de medida, cantidades requeridas, y modelo de
referencia si es necesario.

4.1.2 Proveedores y Cotizaciones: Todos los proveedores deben estar

aprobados y cumplir con los requisitos establecidos en el procedimiento “selección

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y evaluación de proveedores (COPR001)”. Los proveedores son contactados por
medio del “directorio de proveedores (COFO003)”.

Las cotizaciones son requeridas cuando hay cambio de proveedor, cambio de

especificaciones, cambio de cantidades en compras, productos o servicio nuevos.

4.1.3 Vistos buenos Técnicos: Los Vistos Buenos Técnicos se realizan ya sean
en las órdenes de compra o en copias de especificaciones y muestras que son
anexadas a la orden de compra, se realizan de la siguiente manera;

Director Técnico y Jefe de Producción: Realiza las autorizaciones iníciales

cuando se trata de compras o especificaciones.
Como encargado de la producción realiza los Vistos Buenos técnicos para la
compra de equipos, materiales para las operaciones de mantenimiento de
instalaciones y equipos, nuevos equipos que se usarán en producción.

Jefe de Desarrollo: Realiza las autorizaciones cuando se trate de compras de

insumos, equipos u otro producto que se usará en él desarrollo de un producto
nuevo o reformulación de un producto existente.

Director de Garantía y Control de Calidad: Realiza las autorizaciones sobre la

compras de insumos, productos y servicios de los cuales existan especificaciones
vigentes, muestras o especificaciones que se encuentren en los expedientes
previamente autorizados o en su defecto especificaciones autorizadas por el
Director Técnico.

4.2 GENERALIDADES COMPRAS DE MATERIA PRIMA, INSUMOS, EQUIPOS

4.2.1 Certificados de calidad: Solicitar junto con la “orden de compra

(COFO001)” certificados de calidad, ficha técnica, y/o cualquier otra información
requerida por la Dirección de garantía y Control de calidad.
Si la información requerida no es enviada, la coordinadora de compra es la
encargada de volver a solicitar los documentos y su pronto envió, tomar medidas
para futuras compras si esta situación es concurrente.

4.2.2 Anulación y/o devolución: Cuando se anula y/o se devuelve una “orden de
compra (COFO001)”, debe quedar registro en la solicitud de compra, orden de
compra. Notificarle a los afectados o responsables del producto solicitado sobre
los acontecimientos que generaron la anulación.

4.2.3 Compras Nacionales: La solicitudes de compras nacionales son aprobadas

por los jefes de áreas y los vistos buenos según” vistos buenos técnicos 4.1.3”

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 4.2.4 Compras Internacionales: Las solicitudes de compras internacionales son
emitidas mediante oficio por el Gerente General y el Vo.Bo Técnico es generado
por la Dirección técnica.

Todas las autorizaciones y seguimientos a estas compras se realizan via correo

electrónico por el Coordinador de compras.

Para este proceso se requiere los siguientes documentos:

 Factura proforma del proveedor

 Guía aérea
 Carta autorizando liberación de importación

4.2.5 Compra de equipos y suministros: La compra de equipos debe ser

recibida por la persona que realizo la solicitud de compra y el jefe de proceso
donde se origino la compra, con el equipo debe recibirse el manual de operación
del equipo y toda la información requerida para su funcionamiento.
Cualquier anomalía debe reportarse al coordinador de compras para realizar las
correcciones respectivas.

5. DESCRIPCIÓN

Paso Actividad Responsable

1. SOLICITUD Y COTIZACIONES
Realizar la requisición de compras de suministros y equipos, Todos los
1.1
etc., diligenciar el formato “solicitud de compra (COFO002)”. cargos
1.2 Revisar “solicitud de compra (COFO002)”. Jefe inmediato
Todos los
1.3 Entregar la solicitud revisada, al coordinador de compras.
cargos
Solicitar cotización a proveedores aprobados mínimos dos (2) Coordinador de
1.4
cotizaciones por compra (si estas son requeridas) compras
Verificar y aprobar las cotizaciones, si superan un monto en Gerente /
1.5 dinero que represente altos gastos para la empresa, compras Coordinador de
no eventuales, etc. compras
COMPRA DE MATERIA PRIMA, MATERIAL DE EMPAQUE, INSUMOS,
2.
EQUIPOS, SUMINISTROS, SERVICIOS, ETC.
Generar “orden de compra (COFO001)” del producto o Coordinador de
2.1
servicio. compras
Solicitar el Visto Bueno (Vo.Bo) desde el punto de vista técnico
a las compras de materias primas, material de empaque,
Coordinador de
2.2 insumos que hagan parte de los productos; así como compras
compras
de equipos de producción. Dejar registro del Visto Bueno
Técnico.

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 Solicitar la aprobación al Gerente de la “orden de compra
Coordinador de
2.3 (COFO001)” dependiendo del costo e importancia de la
Compras
compra, dejar registro en el respectivo formato.
Enviar la “orden de compra (COFO001)” al proveedor por
medio de (fax, correo electrónico, personalmente, etc.), dejar
soporte del recibido firmando si es personalmente o
confirmación telefónica, envió de fax o correo electrónico. Coordinador de
2.4
NOTA: Para compras internacionales el proveedor debe enviar una compras
confirmación de pedido o la factura proforma en donde se debe
verificar el ítem, precios, cantidades vs orden de compra. Si es
correcto se acepta para que el proveedor produzca y despache.
Verificar fecha de entrega del producto con el proveedor.
NOTA: Para las compras internacionales cuando el proveedor
despacha debe enviar al correo la factura proforma, certificados de Coordinador de
2.5
análisis y guía aérea para realizar el seguimiento, se debe notificar compras
cualquier anomalía al gerente e informarle cuando la mercancía
llegue.
Coordinador de
2.6 Verificar y rastrear la guía, confirmar el envió del producto.
compras
VERIFICACIÓN DE LAS COMPRAS DE PRODUCTOS, BIENES Y/O
3.
SERVICIOS
Verificar la compra de mercancía, tales como materias primas, Jefe del proceso
material de empaque, equipos, insumos y cualquier otro donde se origino
3.1
material de acuerdo a lo establecido en el procedimiento la solicitud de
“recepción y almacenamiento de mercancía (ADPR001)”. compra
Registrar la evaluación del proveedor una vez recibida la
compra y/o el servicio sea ejecutado, especificando la fecha de
entrega del bien o servicio adquirido, reporte de no Coordinador de
3.2
conformidades y/o inconvenientes presentados en el servicio y compras
el servicio post venta prestado, diligenciar el formato
“evaluación a proveedores (COFO005)”.
Reportar la verificación al coordinador de compra si la compra
fue recibida por otra persona y/o en instalaciones de Persona que
3.3 maquiladores, así mismo se deben reportar los servicios recibió la
ejecutados en las instalaciones que no son responsabilidad del compra
coordinador de compras.
4. CIERRE DE ORDENES DE COMPRA
Imprimir el registro sistemático de la compra del software.
Coordinador de
4.1 Anotar en el registro sistemático, el número de orden de
compras
compra correspondiente a la transacción realizada.
Archivar la “orden de compra (COFO001)”, junto con su
Coordinador de
4.2 registro sistemático y cualquier otro documento que evidencio
compras
la transacción.

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6. REGISTROS

6.1 Solicitud de compras (COFO002).

6.2 Directorio de proveedores (COFO003).
6.3 Orden de compra (COFO001).
6.4 Evaluación a proveedores (COFO006).

7. REFERENCIAS

7.1 Selección y evaluación de proveedores (COPR001).

7.2 Inspección y muestreo de materia prima, empaque (CCPR001).

8. REGISTRO DE APROBACIÓN

ELABORADO REVISADO APROBADO

DIRECTOR DE
ASISTENTE COORDINADOR DE
GARANTIA Y CONTROL
ADMINISTRATIVO COMPRAS
DE CALIDAD
FIRMA Y FECHA: FIRMA Y FECHA: FIRMA Y FECHA:

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

LUDYS ESCORCIA E. MELISA ARIZA. CESAR ALTAMAR

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA CAMBIOS REALIZADOS

1 2019-04-24 Se crea el documento.

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