PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Y BODEGA. 1.

- OBJETIVOS Establecer la metodología que permita normalizar la cotización y posterior Adquisición de los insumos y servicios necesarios para el desarrollo de los Procesos productivos. Recepcionar, almacenar, manipular, preservar y controlar los insumos Adquiridos y/o proporcionados por el cliente, además de llevar un Inventario físico, valorizado y actualizado. 2.- ALCANCE Este Procedimiento se aplica a toda adquisición de insumos, servicios y la Recepción de ellos en las diferentes bodegas tanto en obras como en oficina central. 3.- DEFINICIONES Insumo: Se refiere a todo material, repuestos, equipo y herramientas. Insumo proporcionado por el cliente: Se refiere a aquellos materiales, repuestos, equipos y herramientas que, de acuerdo a los términos contractuales, el Cliente deba poner a disposición de SOGAR INGENIERIA. Vale pedido/devolución de insumo a Bodega: Documento que especifica el pedido o la devolución a bodega de un insumo. Servicio: Se refiere a la contratación de actividades y/o arriendo de Equipos necesarios para la ejecución de la Obra. Cargo bodega: Ficha personal donde se registran los insumos que están bajo responsabilidad del trabajador. Acta de baja de insumo: Documento que registra el motivo por el que se rebaja uno o más insumos del inventario. Guía de Despacho (GD): Documento legal que especifica y describe los insumos trasladados y recepcionados. Orden de compra (O.C.): Documento comercial destinado a indicar los insumos a comprar y las condiciones comerciales de esta .

ADQUISICIONES..6 4. Evalúa los proveedores y posteriormente Ingresa y modifica la Base de Datos de los mismos.DOCUMENTOS RELACIONADOS 4.3. 5. preservar y controlar los insumos adquiridos por SOGAR INGENIERIA. 5. Guías de Despacho. 4. calidad o ubicación. Emite las Órdenes de Compra a los proveedores favorecidos con la misma. 4. ADQUISICIONES Y BODEGA 6. Requisición solicitud de cotización. Orden de compras.Compra Dirigida: Cuando un insumo o servicio es comprado directamente a un proveedor por razones de costos. 5.7 4. .1. almacenar. Parte de Entrada. 6.1 Del Administrador de Obra.8 4. Vale de Consumo. Ficha de cargos.5. disponibilidad.2 4. 4. y/o proporcionados por el cliente. Aprueba los Pedidos de Materiales que confirman dicho programa. Acta de baja de insumos. sin la debida cotización con sus competidores.DESCRIPCIÓN.RESPONSABILIDADES 5. 4.. Revisa y comprueba que los Pedidos de Materiales estén de acuerdo al Programa de Materiales y si existe stock en bodega. además de llevar un inventario físico. Revisa y modifica el programa de materiales definido en el estudio de la Propuesta.4.9 Facturas. manipular.. Es el responsable de Recepcionar.3 Del Jefe de Bodega.. ocasión. valorizado y actualizado.1 4.2 Del Encargado de Compras o Adquisiciones.

Si se justifica y es factible. .3. 6. 6.. Este programa deberá indicar lo siguiente: .1. o por el Gerente General. .Recepción del Programa de Compras.Los pedidos de Materiales deben realizarse considerando a lo menos dos días para efectuar la compra y uno para el despacho. previa revisión del Ingeniero Visitador y posteriormente lo hace llegar al departamento de Adquisiciones para establecer cuáles serán los materiales por adquirir para la obra en cuestión. el encargado de compras de la obra.Si la compra es gestionada a través de la oficina central.2.1. 1ª copia : Para Bodega. asegurándose de anotar todos los detalles para evitar posibles errores en el pedido.... Este formulario deberá ser confeccionado en original y dos copias.1. El solicitante deberá obtener las firmas de su jefe del área y del Ingeniero Administrador o Gerente General.2.4.2.Identificación de la Obra.6. debidamente escaneado con la firma del Ingeniero Administrador o jefe de terreno. . 2º copia : Para Interesado.Fechas para las cuales requiere los productos..Identificación del insumo ordenado por importancia..2.2.2. El Administrador de obra revisa y modifica el “Programa de Materiales” determinado en el proceso de estudio del proyecto.Precio Unitario de referencia (considerado en la propuesta).1. para el caso de compras generadas en oficina central.1.Cantidad. El encargado de bodega procederá a completar (DOCUMENTO DE SOLICITUD DE MATERIALES) con letra de imprenta. .Identificación de Materiales Críticos. . 6. pedirá muestras de lo solicitado.El pedido de materiales para su compra sólo se realizará si el material solicitado no esta en stock en bodega. 6. 6.1. remitirá el formulario vía mail.Pedidos para compra de Materiales .El Jefe de Adquisiciones o Encargado de Compras sólo recibirá formularios de “Solicitud de pedidos de materiales” que estén debidamente llenados y posteriormente firmados por el administrador de la obra. Con esta información el Jefe o encargado de Adquisiciones procederá a realizar las cotizaciones y compra de Productos e insumos. Este plazo podrá .1. El envío de pedidos vía mail sólo será permitido si tiene como documento adjunto el formulario “Solicitud de Pedido de Materiales”.1. cuya distribución será: Original : Para Adquisiciones. según sea el caso.

1.Plazo y lugar de entrega definido (transporte o retiro) . pernos.Para el caso que las OC deban ser generadas en oficina central.1. Especificaciones Técnicas. la que debe considerar. fierros. . la autorización y firma definitiva de la “Orden de Compra”.Para compra de Materiales que por su naturaleza deban ser validados.3. 6. .Moneda .Descripción del producto a comprar .U.Fecha y Lugar de Entrega del Producto . mallas.3.4. se deberá solicitar Cerificados de Calidad del Producto (por ejemplo.. limpieza.Condiciones de Pago .1.3.Cantidades (entrega total o parcial) .) .Identificación de la Obra . 6.Fecha orden de compra .El Jefe de Adquisiciones. solicitará al Administrador de la Obra el envío del registro de su firma y/o el envío de un documento escrito con el nombre y firma de la persona autorizada para visar los pedidos de la Obra.Centro de Costo.El Jefe o encargado de Adquisiciones solicitará cotizaciones a distintos proveedores del área.Número de Orden de Compra . hormigones).... el Jefe de Adquisiciones.2.Cumplimiento de requerimientos (Calidad.3.1. Gerente General o a quienes ellos designen para este efecto.1. 6. de acuerdo a los requerimientos de compra y posteriormente emite la orden de compra. . 6.Identificación completa del Proveedor .Precio y condiciones de pago. tubos.1.Unidad .Ejecución del proceso de compras 6.5. identificándolos en el registro de proveedores.. (2 o más). 6.modificarse dependiendo del lugar de destino y disponibilidad de entrega por parte del proveedor.. etc.P.3.Cantidad .3.1.3. seguridad.Nº del Formulario Pedido de Materiales . firma la orden de compra del proveedor que ofrezca mejores condiciones de: .El Jefe de Adquisiciones solicitará al Administrador de la obra.Total .

5.1..Stock de productos de los otros proveedores..5.1..4. La que debe ser comparada con el formulario de “Pedido de Materiales”.1. 1ª copia : Departamento de Finanzas.. 2ª copia : Archivo de Adquisiciones. en el caso de la oficina central. las razones que generaron este tipo de compra.1..Serán compras dirigidas.3.Único proveedor en el mercado . .Ocasión de compra. revisa estos tres documentos y si no hay diferencias entre ellos. el Jefe de Administración o quien él designe.1.1. Entonces esa compra será dirigida a un proveedor específico.. En caso de tener diferencias. .2. con la siguiente distribución: Original: Proveedor. o bien la factura es devuelta 6.5.Ubicación geográfica del vehículo de transporte. comparando la “Orden de Compra” con la “Guía de Despacho” o Factura que trae el proveedor. Esta situación será registrada en el formulario “Pedido de materiales" mediante la utilización de un timbre que diga Compra Dirigida. compara la misma con la copia de la orden de compra y solicita se le envíe la guía de despacho del material ingresado. 6. o bien.5. según corresponda. como máximo una vez .1. anotando además. se deberá contrastar las Guías de Despacho de los productos llegados a obra v/s las “Solicitudes de pedido de insumos”.La Orden de Compra se emite en un original y tres copias.1. aquellas compras donde no es posible conseguir otras alternativas.La recepción de los Materiales comprados se hace en bodega. se solicitan las aclaraciones necesarias a bodega.2. de acuerdo al punto 6. aquellas que por factores que se indican a continuación.Costos de transportes. sin la necesidad de tener que respaldar las dos o más cotizaciones referidas en el punto 6..1.Control de las órdenes rezagadas en obra Para controlar que los pedidos solicitados a oficina central hayan sido despachados. entrega la factura para que sea visada por el Ingeniero Administrador o el Jefe de Administración.2.6. la factura es entregada a tesorería para su cancelación. adquisiciones o proveedor.4.3. 3ª copia : Bodega y obra. 6.1.Compras Dirigidas 6.Obtenida la firma.4.Recepción 6. .2. . 6. 6.. deben ser realizadas a un proveedor específico: .1.Horarios.Al momento de recibir la Factura.6.1.

...1. 6. nombre del operador al que se le suministró el insumo. Este último se lo entregará al Pañolero o encargado de bodega...1. se deberá enviar un correo.2.2.2.1. debiendo registrar la cantidad entregada en el mismo vale.6.2. verificando que éste no tenga enmendaduras.2.El Encargado de Bodega verificará cada 14 días corridos. La persona de bodega encargada de despachar el combustible o Lubricante deberá anotar en este vale.2.2. y lo entregará al trabajador que designe para retirarlo.1. Equipo.2.El Jefe de Terreno será el encargado de autorizar al personal que podrá solicitar insumos en bodega de obra.. Para ello.-Para solicitar a bodega la entrega de insumos. la tenencia de equipos y/o herramientas a cargo de los trabajadores. El Jefe de Adquisiciones deberá dar respuesta a este correo.Pedido de Insumos a Bodega 6. éstos últimos deberán firmar en su “Ficha de Cargo” la Recepción del insumo cargado. 6.Los “vales pedido/devolución de insumo” a Bodega enmendados serán anulados por el Pañolero y devueltos al trabajador que lo porta.BODEGA 6.4. Si se detecta la no llegada de algún insumo. . que los equipos y/o herramientas continúan en poder de los trabajadores que lo solicitaron. habiendo sido pedido con la debida antelación.1. indicando además de su descripción.1.2.. informando al Jefe de Bodega o Encargado de Bodega a través de un memorándum que contemple la firma de la persona autorizada.1.Los Jefes de Obra. dirigido al jefe de adquisiciones con copia al jefe de Administración. con copia al Jefe de Administración.El Jefe de Bodega o Encargado de Bodega deberá entregar los talonarios de “vales pedido/devolución insumo” a las personas autorizadas. quien revisará la correcta emisión del vale. ADQUISICIONES Y BODEGA 6.5. para su registro en Bodega.por semana. indicando la fecha de envío del insumo rezagado.. RUT. el personal autorizado por el Jefe de Terreno deberá emitir y firmar un “vale pedido/devolución de insumo”. Patente.7.2. la fecha y el Nº de la solicitud con que fue requerido el insumo.La entrega de Lubricantes y Combustibles se realizará de acuerdo al formato “Entrega de Lubricantes y Combustibles”.1. previo registro y firma de ellos en el formulario “Entrega de Vales de Pedido/Devolución” 6. 6.3. 6. Supervisores y Capataces podrán autorizar por medio de los “vales pedido/devolución de Insumo”. en la “Ficha de Cargo”.1. Quedando registro de esto. 6.

el operador deberá realizar el retiro del combustible o lubricante contra entrega del vale de “entrega de lubricantes y combustibles”.2.En el caso de recibir cantidades menores de insumos. 6.De generarse una devolución.1. 6. vale decir Razón Social o Rut no corresponden a SOGAR INGENIERIA.Duplicado (verde): control de Bodega.2.2.2. Posteriormente anotará en todas las copias de las Guías de Despacho o Facturas del proveedor: . en el computador o archivador manual de “O. cantidad suministrada y fecha cuando se realizó. el Jefe de Bodega o quien él designe. el Jefe o encargado de Bodega procederá a firmar y timbrar la GD o Factura. dejando registrado este evento por escrito en la GD o Factura. Esta GD deberá ser entregada al encargado de bodega para su contabilización y registro. generando así el “parte de entrada”. 6. 6. 6. En ningún caso se recibirá una cantidad mayor a lo especificado en la GD o Factura del proveedor. el Jefe de Bodega. pendientes”. recepcionará los insumos con la GD o Factura del proveedor.Toda vez que se recepcione algún insumo en la obra.2.C..horómetro del equipo. constatará la veracidad de los datos de las Guías de Despacho o Facturas. o bien una estación de servicio autorizada.C. Este vale será confeccionado en duplicado según la siguiente distribución: .2.. a los indicados en la GD. A su vez el proveedor entregará una GD o un comprobante. el Jefe de Bodega o Encargado de Bodega devolverá físicamente al proveedor. lo solicitado y lo contenido en la GD o Factura. 6. 6.. como aceptación de conformidad de acuerdo al formato de timbre indicado.2. que avale el despacho. este debe ser rechazado por el Jefe de Bodega y no permitir la descarga de materiales en obra. o no existe una O. Para esto verificará la existencia de la O. En el caso que el proveedor sea un subcontrato. tipo y calidad).2. que deberá ser firmado.2. realizando en ese acto una revisión física y conteo de lo recibido. procediendo de igual forma a firmar y timbrar la GD o Factura.2.El Jefe o encargado de Bodega ingresará al sistema la Guía de despacho.4. teniendo en cuenta lo solicitado en la O.2..De no existir ninguna diferencia entre lo recepcionado.2..C. o quien éste asigne.2.. el material inapropiado o la cantidad en exceso.2. el Encargado de Bodega deberá dejar constancia escrita en la factura y/o GD del proveedor.Durante la descarga del material.2.Recepción de insumos. acusando la recepción del combustible o lubricante. (cantidad.3..5.6. Si el documento está mal emitido.C.Original (blanco) : interesado .

recepcionada. Sin perjuicio de ello.En caso de que el Encargado de Bodega no tenga claridad respecto al cumplimiento de los requisitos de calidad del insumo que está recepcionando. inflamables o explosivas tomando las medidas de protección determinadas por ley y por las especificaciones del cliente. solicitará asesoría Al asesor o Jefe del departamento de Calidad. el Jefe de Bodega o encargado de bodega generará un “vale de Pedido/Devolución de Insumo” tickeando la palabra Pedido. o donde se atendiendo las características y naturaleza de lo se adoptarán los siguientes criterios: en obra. 6.2. se indica la entrega de certificados. el Jefe de bodega o las instalaciones previstas por la haya convenido el almacenaje. para posteriormente hacerlos llegar al Jefe de Calidad.8. 6. · Separar e identificar los insumos no aptos para ser utilizados en el proceso productivo.C.2. 6. Además el Encargado de Bodega... .3.Una vez recepcionados los insumos Encargado de Bodega.2.2.C. preservación y almacenaje de los insumos proporcionados por éste. el Jefe de Bodega será responsable por la custodia de éstos hasta su retiro desde las instalaciones dispuestas para ello. hora.. para así registrar la salida de Inventario del material..Fecha. solicitará por escrito al Jefe de Oficina Técnica las consideraciones respecto a la manipulación.2..3. 6. Esta salida puede ser registrada mediante un “Vale de Consumo” o Algun comprobante emitido por algún sistema de gestión computarizado. adquirido o arrendado.1. el Encargado de Bodega verificará que éstos lleguen y cumplan las exigencias indicadas en la O. Para ello · Separar e identificar los insumos proporcionados por el cliente.9. Guardando una copia siempre en el archivador “CERTIFICADOS DE CALIDAD” 6. .Almacenamiento.Nº O..2.. 6. (Insumos no conformes) · Separar e identificar las sustancias peligrosas.2.2.Si en la O. Estos insumos no serán ingresados al control de inventario de Obra.7.2. bastando sólo el control mantenido por el Jefe Oficina Técnica. nombre y firma del responsable de la recepción.2.Observaciones en caso que las hubiera. ..Para aquellos materiales descargados directamente en terreno o faena y que no serán almacenados dentro de la bodega.La recepción de insumos proporcionados por el cliente se hará según el detalle indicado en la GD de conducción de éstos insumos. los deberá almacenar en obra para el uso de la Bodega.C.10.

Todo traslado de insumos entre bodegas.Control de inventarios.2. determinarán el stock mínimo de aquellos insumos de mayor rotación o considerados críticos para la obra.2. fichas técnicas.2. deberá efectuarse utilizando GD. . 6. normas.1.5.El Encargado de Bodega deberá mantener un inventario valorizado (cantidad del insumo * precio promedio) en todo momento durante la vigencia de la obra. Estas bodegas secundarias deben llevar un inventario manual con tarjetas de kardex que reflejen la entrada y salidas de los insumos. respaldados con GD o Facturas v/s salidas de materiales y equipos. los nuevos de los reutilizables.2.2.4.La eliminación final de los insumos no aptos y/o vencidos será resuelta por el Ingeniero Administrador antes del término de la obra y por escrito. 6.4. Debiendo ser confeccionadas en quintuplicado según la normativa vigente: .3. “Acta de Baja de insumos” y GD propia.2.Podrán existir bodegas auxiliares según las dimensiones de la obra o del espacio físico donde éste se desarrolla. según las fechas otorgadas por el fabricante como plazo máximo para su uso. · Almacenar de acuerdo a indicaciones de: los fabricantes.El sistema de control de inventarios estará compuesto básicamente de dos datos: ingreso de materiales y equipos. 6.2.El Jefe Oficina Técnica junto al encargado de bodegas. · Identificar y separar materiales vencidos.2.Duplicado Servicio de Impuestos Internos (celeste): Desde bodega ...· Separar e identificar equipos de protección personal respecto al uso.2. etc. el Encargado de Bodega controlará todas las tareas relacionadas con la administración de insumos en las otras bodegas. 6.3. sólo si ello involucra el uso de la vía pública.Original Cliente (Blanco): Su destino es la bodega receptora del insumo.7.5. 6..2. según punto 6. Sin embargo.5. para ello utilizará un software especializado. 6. respaldados con “vales de pedido/devolución de insumo” a Bodega....4. es decir... indicaciones de los profesionales de la obra.2. como herramienta principal en la ejecución de esta función.Traslados a Bodegas Auxiliares y/o Pañoles 6.3.2.2. 6.1. El Encargado de Bodega procederá a solicitar su reposición cuando se alcancen los niveles mínimos permitidos.

5.. . le corresponde a Bodega Central.Devolución de insumos y del acta de baja. La Distribución de talonarios de Guías de despacho.Triplicado Control Tributario (Amarilla): Destino control en carreteras. Esta guía de traslado interna deberá ser confeccionada en tres ejemplares: Original (blanca) : Bodega o Pañol Receptor.6.Los “vales pedido/devolución insumo”. por tanto es imprescindible que las copias celestes del SII sean devueltas en su totalidad. . para su rebaje o reintegro al inventario general de la obra. en caso contrario deberá emitir el formulario “Acta de Baja de Insumo”. . deberá confeccionar un “vale de Pedido/devolución insumo”. deberán ser entregados diariamente a la Bodega Principal.3. el que se presentara al ingeniero Administrador para su aprobación. que haga inviable su uso en obra o que se encuentren vencidos. En caso que el traslado no involucre transitar por vía pública.-En el caso de que el o los insumos. En este caso el insumo será ingresado al inventario por el Encargado de Bodega. . debiendo tickear la palabra Devolución. 1ª Copia (verde) : Devuelta a Bodega o Pañol Emisor.2. acusando recibo de lo indicado en la guía.2.. 6. 6. también se deberá emitir el formulario “Acta de Baja de Insumo”.2. timbrada y firmada acusando recibo de lo indicado en la guía.6. indicando en un memo.6. Guías de “Traslado de Material Interno” recibidos por las bodegas auxiliares. En caso de no ser requerida se archivarán en bodega receptora.2. el Encargado de Bodega verificará la viabilidad de su reutilización o reparación. se deberá realizar utilizando Guías de “Traslado de materiales Interno”. presenten merma o un daño mayor.1. 2ª Copia (rosada) : En talonario para control interno. el que presentará al Ingeniero Administrador para su aprobación y observación de posibles descuentos a quienes resulten responsables del deterioro. la cantidad de guías y sus números.emisora deben ser enviadas por mano o vía correo externo a Contabilidad en Oficina central.-El personal que devuelva insumos desde terreno a bodega. estos serán rebajados o reintegrados en las tarjetas de kardex de cada pañol o bodega secundaria.Quintuplicado control Interno (verde): Debe ser devuelta a la brevedad a la bodega emisora firmada y timbrada. Previo a la entrega. devueltos desde terreno.2. 6. Para los Insumos mantenidos en bodega que presenten un deterioro tal. 6. Obra de procedencia. según se trate de insumos Entregados para su uso o devueltos desde terreno.Cuadruplicado Cobro Ejecutivo Cedible con su Factura (rosada): Queda en poder de la Bodega emisora.

herramientas. regular. En este acto se procede a contabilizar y separa los insumos según su naturaleza ( EPP.2. mangueras.Cierre de bodega de obra. el Subcontratista deberá entregar al Encargado de Bodega.7. .El Administrador de Obra podrá enajenar o dar de baja. uso.8.En caso que un insumo haya sido extraviado por un trabajador. no se deterioren durante el transporte.4.2..4.2.8.1. deberán ser recepcionado por personal del subcontratista. calidad. 6.6. deberá ser ingresado al sistema computacional de bodega disminuyendo el inventario.El formulario “Acta de Baja de Insumo”.2. 6. etc.7.2. 6.3.2.Insumos de los Subcontratistas. malo).. 6.Insumos adquiridos por subcontratistas y que tengan despacho directo a nuestras Obras. acopiándolos en el lugar que se les asigne y entregando una guía de despacho con el detalle del material descargado al Encargado de Bodega. identificando y detallando claramente los insumos devueltos a bodega central. 6.6. 6..Una vez concluida la obra el Encargado de Bodega procederá al cierre de bodega de obra..) y estado (bueno. 6.. los insumos que por su cantidad.2. que recepcionó. El que se presentara al Jefe Administrativo y Administrador de Obra para su firma.1.7. firmando al pie de la misma.2. 6. quien verificará que estos materiales sean los detallados en el Inventario final de la obra.Se efectuara un inventario final valorizado a precio promedio ponderado. debiendo indicar el número de ficha y nombre del trabajador en la casilla de observaciones. en caso que no la tuviera.8.3.2.2..7. reutilización y estado no justifique su devolución a bodega central.El despacho se efectuará con G..7. 6. con el fin de que estos..2. validación y envío a bodega Central. estibar y despachar todos los insumos a bodega central.. 6. se procederá a levantar un acta con la fecha y el detalle de los elementos ingresados..El Jefe de Bodega será responsable de embalar. previa autorización por escrito del Ingeniero Visitador de la obra..2.6. el formulario debe ser aprobado por el Ingeniero Administrador y se deberá entregar una copia al encargado de personal para proceder a evaluar y realizar el descuento correspondiente.D.Al momento de ingresar equipos y/o máquinas a la obra.2. una copia de la GD. donde se detalle el tipo y la cantidad de elementos.7.5. el Encargado de Bodega deberá emitir el formulario “Acta de Baja de Insumo”. un representante del subcontratista y el encargado de bodega de S&P.

10.8.2. 8..REGISTROS 8..Parte de Entrada 8.4. 8.CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Los pedidos de materiales deben ser formulados con un tiempo mínimo como lo establece el numeral 6. 6.Acta de Baja de Insumo 8.Ficha de Cargo. 8.Entrega de Lubricantes y Combustibles .En el momento del retiro de elementos de la obra.8.4.1.6.Entrega de Vales de Pedido/Devolución de Insumos.11..6.7.9.Vale Pedido/Devolución de Insumo 8..2.Orden de Compra 8.Traslado de Material Interno. 8.. 7. con la documentación referente a los elementos ingresados o retirados de la obra.Vale de Consumo 8.El Encargado de Bodega deberá mantener un archivo para los Subcontratistas.. el Subcontratista deberá presentar al Encargado de Bodega la GD con la cual los ingresó y una segunda GD para el retiro indicando el detalle de estos..2.3. Programa de Materiales 8.. Solicitud de Pedido de materiales 8.5...2.1...4.8..3.

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