PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Y BODEGA. 1.

- OBJETIVOS Establecer la metodología que permita normalizar la cotización y posterior Adquisición de los insumos y servicios necesarios para el desarrollo de los Procesos productivos. Recepcionar, almacenar, manipular, preservar y controlar los insumos Adquiridos y/o proporcionados por el cliente, además de llevar un Inventario físico, valorizado y actualizado. 2.- ALCANCE Este Procedimiento se aplica a toda adquisición de insumos, servicios y la Recepción de ellos en las diferentes bodegas tanto en obras como en oficina central. 3.- DEFINICIONES Insumo: Se refiere a todo material, repuestos, equipo y herramientas. Insumo proporcionado por el cliente: Se refiere a aquellos materiales, repuestos, equipos y herramientas que, de acuerdo a los términos contractuales, el Cliente deba poner a disposición de SOGAR INGENIERIA. Vale pedido/devolución de insumo a Bodega: Documento que especifica el pedido o la devolución a bodega de un insumo. Servicio: Se refiere a la contratación de actividades y/o arriendo de Equipos necesarios para la ejecución de la Obra. Cargo bodega: Ficha personal donde se registran los insumos que están bajo responsabilidad del trabajador. Acta de baja de insumo: Documento que registra el motivo por el que se rebaja uno o más insumos del inventario. Guía de Despacho (GD): Documento legal que especifica y describe los insumos trasladados y recepcionados. Orden de compra (O.C.): Documento comercial destinado a indicar los insumos a comprar y las condiciones comerciales de esta .

preservar y controlar los insumos adquiridos por SOGAR INGENIERIA. Requisición solicitud de cotización. además de llevar un inventario físico..DOCUMENTOS RELACIONADOS 4.7 4. . Aprueba los Pedidos de Materiales que confirman dicho programa.2 4. calidad o ubicación..8 4.RESPONSABILIDADES 5.1. disponibilidad.DESCRIPCIÓN. ocasión. Emite las Órdenes de Compra a los proveedores favorecidos con la misma. 6.3 Del Jefe de Bodega.3.5. manipular.. Guías de Despacho.ADQUISICIONES.9 Facturas. Vale de Consumo. Revisa y modifica el programa de materiales definido en el estudio de la Propuesta. almacenar. y/o proporcionados por el cliente. Orden de compras.2 Del Encargado de Compras o Adquisiciones. 4. 4..4. 4. valorizado y actualizado.1 4. 5. Es el responsable de Recepcionar. Acta de baja de insumos. 5.6 4. 4. Parte de Entrada. Ficha de cargos. sin la debida cotización con sus competidores.Compra Dirigida: Cuando un insumo o servicio es comprado directamente a un proveedor por razones de costos. 5. Evalúa los proveedores y posteriormente Ingresa y modifica la Base de Datos de los mismos.1 Del Administrador de Obra. Revisa y comprueba que los Pedidos de Materiales estén de acuerdo al Programa de Materiales y si existe stock en bodega. ADQUISICIONES Y BODEGA 6.

.. 6. .Recepción del Programa de Compras. El encargado de bodega procederá a completar (DOCUMENTO DE SOLICITUD DE MATERIALES) con letra de imprenta. o por el Gerente General.. 6. para el caso de compras generadas en oficina central. El solicitante deberá obtener las firmas de su jefe del área y del Ingeniero Administrador o Gerente General. .2. 6. Este formulario deberá ser confeccionado en original y dos copias. .1. Este plazo podrá .2..1.1.6. 2º copia : Para Interesado. 6. según sea el caso.Cantidad.3.El Jefe de Adquisiciones o Encargado de Compras sólo recibirá formularios de “Solicitud de pedidos de materiales” que estén debidamente llenados y posteriormente firmados por el administrador de la obra.Identificación de la Obra.El pedido de materiales para su compra sólo se realizará si el material solicitado no esta en stock en bodega.1.Pedidos para compra de Materiales . pedirá muestras de lo solicitado.Identificación de Materiales Críticos.Los pedidos de Materiales deben realizarse considerando a lo menos dos días para efectuar la compra y uno para el despacho. El Administrador de obra revisa y modifica el “Programa de Materiales” determinado en el proceso de estudio del proyecto.1. Si se justifica y es factible. 1ª copia : Para Bodega. 6.1. asegurándose de anotar todos los detalles para evitar posibles errores en el pedido.Precio Unitario de referencia (considerado en la propuesta).Identificación del insumo ordenado por importancia. remitirá el formulario vía mail. El envío de pedidos vía mail sólo será permitido si tiene como documento adjunto el formulario “Solicitud de Pedido de Materiales”. cuya distribución será: Original : Para Adquisiciones.2. debidamente escaneado con la firma del Ingeniero Administrador o jefe de terreno.. ..Fechas para las cuales requiere los productos.2.Si la compra es gestionada a través de la oficina central. Con esta información el Jefe o encargado de Adquisiciones procederá a realizar las cotizaciones y compra de Productos e insumos.4.2.2. Este programa deberá indicar lo siguiente: .. el encargado de compras de la obra.1. previa revisión del Ingeniero Visitador y posteriormente lo hace llegar al departamento de Adquisiciones para establecer cuáles serán los materiales por adquirir para la obra en cuestión.1.

Cantidades (entrega total o parcial) .El Jefe o encargado de Adquisiciones solicitará cotizaciones a distintos proveedores del área.1. hormigones). seguridad.3.Centro de Costo.Para el caso que las OC deban ser generadas en oficina central.1..U. 6.. el Jefe de Adquisiciones. fierros.3.Fecha y Lugar de Entrega del Producto .Condiciones de Pago . solicitará al Administrador de la Obra el envío del registro de su firma y/o el envío de un documento escrito con el nombre y firma de la persona autorizada para visar los pedidos de la Obra.Nº del Formulario Pedido de Materiales . 6. mallas.5.4. de acuerdo a los requerimientos de compra y posteriormente emite la orden de compra.3.Moneda .Total .3. limpieza.Identificación de la Obra .3. 6. firma la orden de compra del proveedor que ofrezca mejores condiciones de: .2. . la que debe considerar. .3.1. identificándolos en el registro de proveedores.Cantidad .1.Descripción del producto a comprar . (2 o más).. Gerente General o a quienes ellos designen para este efecto.Precio y condiciones de pago.Identificación completa del Proveedor .3. se deberá solicitar Cerificados de Calidad del Producto (por ejemplo.1..modificarse dependiendo del lugar de destino y disponibilidad de entrega por parte del proveedor.1.Fecha orden de compra .1. la autorización y firma definitiva de la “Orden de Compra”. 6.) .Unidad .El Jefe de Adquisiciones solicitará al Administrador de la obra.Cumplimiento de requerimientos (Calidad.Para compra de Materiales que por su naturaleza deban ser validados.P. etc.Ejecución del proceso de compras 6.Número de Orden de Compra . tubos..Plazo y lugar de entrega definido (transporte o retiro) . Especificaciones Técnicas. . pernos. 6..El Jefe de Adquisiciones.

5.. Esta situación será registrada en el formulario “Pedido de materiales" mediante la utilización de un timbre que diga Compra Dirigida.Costos de transportes.1.2.1. con la siguiente distribución: Original: Proveedor. 6.4. comparando la “Orden de Compra” con la “Guía de Despacho” o Factura que trae el proveedor.1.1. o bien. La que debe ser comparada con el formulario de “Pedido de Materiales”.2. deben ser realizadas a un proveedor específico: . 3ª copia : Bodega y obra. aquellas compras donde no es posible conseguir otras alternativas.1.. 2ª copia : Archivo de Adquisiciones.1.1. de acuerdo al punto 6.2.1. 6. Entonces esa compra será dirigida a un proveedor específico. en el caso de la oficina central. 6. .3.. entrega la factura para que sea visada por el Ingeniero Administrador o el Jefe de Administración.. se solicitan las aclaraciones necesarias a bodega. adquisiciones o proveedor..2. 1ª copia : Departamento de Finanzas. 6.Ubicación geográfica del vehículo de transporte..Único proveedor en el mercado . o bien la factura es devuelta 6.Stock de productos de los otros proveedores.Recepción 6. . anotando además.Compras Dirigidas 6. aquellas que por factores que se indican a continuación.3. sin la necesidad de tener que respaldar las dos o más cotizaciones referidas en el punto 6. el Jefe de Administración o quien él designe. revisa estos tres documentos y si no hay diferencias entre ellos.La recepción de los Materiales comprados se hace en bodega. las razones que generaron este tipo de compra.Control de las órdenes rezagadas en obra Para controlar que los pedidos solicitados a oficina central hayan sido despachados..Horarios.5.. .1.Al momento de recibir la Factura. como máximo una vez .Serán compras dirigidas.6.1.1.Obtenida la firma. se deberá contrastar las Guías de Despacho de los productos llegados a obra v/s las “Solicitudes de pedido de insumos”.4. la factura es entregada a tesorería para su cancelación.5. según corresponda.1.Ocasión de compra. En caso de tener diferencias. compara la misma con la copia de la orden de compra y solicita se le envíe la guía de despacho del material ingresado. .5.La Orden de Compra se emite en un original y tres copias.4.6.

6..2. Este último se lo entregará al Pañolero o encargado de bodega. previo registro y firma de ellos en el formulario “Entrega de Vales de Pedido/Devolución” 6.Los Jefes de Obra. 6. El Jefe de Adquisiciones deberá dar respuesta a este correo.2.1. éstos últimos deberán firmar en su “Ficha de Cargo” la Recepción del insumo cargado.1. 6. la tenencia de equipos y/o herramientas a cargo de los trabajadores.1. Equipo. el personal autorizado por el Jefe de Terreno deberá emitir y firmar un “vale pedido/devolución de insumo”.1.2.2. dirigido al jefe de adquisiciones con copia al jefe de Administración. para su registro en Bodega. Quedando registro de esto..Pedido de Insumos a Bodega 6.1. indicando además de su descripción. Patente.5. nombre del operador al que se le suministró el insumo.2.. Para ello. la fecha y el Nº de la solicitud con que fue requerido el insumo.1. ADQUISICIONES Y BODEGA 6. informando al Jefe de Bodega o Encargado de Bodega a través de un memorándum que contemple la firma de la persona autorizada.1. . La persona de bodega encargada de despachar el combustible o Lubricante deberá anotar en este vale. indicando la fecha de envío del insumo rezagado.7. 6.1. habiendo sido pedido con la debida antelación.2. verificando que éste no tenga enmendaduras.. debiendo registrar la cantidad entregada en el mismo vale. en la “Ficha de Cargo”. con copia al Jefe de Administración. Supervisores y Capataces podrán autorizar por medio de los “vales pedido/devolución de Insumo”.-Para solicitar a bodega la entrega de insumos. quien revisará la correcta emisión del vale.4.El Jefe de Terreno será el encargado de autorizar al personal que podrá solicitar insumos en bodega de obra.La entrega de Lubricantes y Combustibles se realizará de acuerdo al formato “Entrega de Lubricantes y Combustibles”..Los “vales pedido/devolución de insumo” a Bodega enmendados serán anulados por el Pañolero y devueltos al trabajador que lo porta.2. RUT.1. se deberá enviar un correo. y lo entregará al trabajador que designe para retirarlo..El Encargado de Bodega verificará cada 14 días corridos. que los equipos y/o herramientas continúan en poder de los trabajadores que lo solicitaron.2.3..BODEGA 6.2. Si se detecta la no llegada de algún insumo. 6. 6.por semana.El Jefe de Bodega o Encargado de Bodega deberá entregar los talonarios de “vales pedido/devolución insumo” a las personas autorizadas.2..

Toda vez que se recepcione algún insumo en la obra. constatará la veracidad de los datos de las Guías de Despacho o Facturas.2.De no existir ninguna diferencia entre lo recepcionado.3. o bien una estación de servicio autorizada. 6.5. tipo y calidad).. teniendo en cuenta lo solicitado en la O. En ningún caso se recibirá una cantidad mayor a lo especificado en la GD o Factura del proveedor. 6. el Jefe de Bodega o quien él designe.2. 6.Durante la descarga del material. o quien éste asigne.C. 6.. el operador deberá realizar el retiro del combustible o lubricante contra entrega del vale de “entrega de lubricantes y combustibles”. Esta GD deberá ser entregada al encargado de bodega para su contabilización y registro.. lo solicitado y lo contenido en la GD o Factura.C.2.2. como aceptación de conformidad de acuerdo al formato de timbre indicado. que avale el despacho.4. Posteriormente anotará en todas las copias de las Guías de Despacho o Facturas del proveedor: .2. el Jefe o encargado de Bodega procederá a firmar y timbrar la GD o Factura. el Jefe de Bodega.2. En el caso que el proveedor sea un subcontrato. realizando en ese acto una revisión física y conteo de lo recibido. cantidad suministrada y fecha cuando se realizó. el Jefe de Bodega o Encargado de Bodega devolverá físicamente al proveedor.2. (cantidad.2.2.. el material inapropiado o la cantidad en exceso.2.2.2. 6. A su vez el proveedor entregará una GD o un comprobante..El Jefe o encargado de Bodega ingresará al sistema la Guía de despacho.Recepción de insumos. 6.Duplicado (verde): control de Bodega.6.. a los indicados en la GD.C. vale decir Razón Social o Rut no corresponden a SOGAR INGENIERIA. pendientes”. acusando la recepción del combustible o lubricante. o no existe una O.. este debe ser rechazado por el Jefe de Bodega y no permitir la descarga de materiales en obra. dejando registrado este evento por escrito en la GD o Factura. el Encargado de Bodega deberá dejar constancia escrita en la factura y/o GD del proveedor.De generarse una devolución.2. procediendo de igual forma a firmar y timbrar la GD o Factura. 6.1. Si el documento está mal emitido.Original (blanco) : interesado .horómetro del equipo.2. que deberá ser firmado.C. en el computador o archivador manual de “O. Para esto verificará la existencia de la O.En el caso de recibir cantidades menores de insumos. Este vale será confeccionado en duplicado según la siguiente distribución: .2. generando así el “parte de entrada”. recepcionará los insumos con la GD o Factura del proveedor.

.3.2. el Jefe de Bodega será responsable por la custodia de éstos hasta su retiro desde las instalaciones dispuestas para ello. para posteriormente hacerlos llegar al Jefe de Calidad.8.. o donde se atendiendo las características y naturaleza de lo se adoptarán los siguientes criterios: en obra. (Insumos no conformes) · Separar e identificar las sustancias peligrosas.2. inflamables o explosivas tomando las medidas de protección determinadas por ley y por las especificaciones del cliente. el Jefe de bodega o las instalaciones previstas por la haya convenido el almacenaje.C. .Fecha.2.. 6. adquirido o arrendado. hora.9. .2. solicitará por escrito al Jefe de Oficina Técnica las consideraciones respecto a la manipulación. Esta salida puede ser registrada mediante un “Vale de Consumo” o Algun comprobante emitido por algún sistema de gestión computarizado. el Jefe de Bodega o encargado de bodega generará un “vale de Pedido/Devolución de Insumo” tickeando la palabra Pedido.. Guardando una copia siempre en el archivador “CERTIFICADOS DE CALIDAD” 6.Una vez recepcionados los insumos Encargado de Bodega. Estos insumos no serán ingresados al control de inventario de Obra.Si en la O. se indica la entrega de certificados. Sin perjuicio de ello. para así registrar la salida de Inventario del material.. nombre y firma del responsable de la recepción. .2. el Encargado de Bodega verificará que éstos lleguen y cumplan las exigencias indicadas en la O.7.La recepción de insumos proporcionados por el cliente se hará según el detalle indicado en la GD de conducción de éstos insumos.3.Almacenamiento...2.Para aquellos materiales descargados directamente en terreno o faena y que no serán almacenados dentro de la bodega. · Separar e identificar los insumos no aptos para ser utilizados en el proceso productivo.Nº O. 6. recepcionada.1.2. solicitará asesoría Al asesor o Jefe del departamento de Calidad.Observaciones en caso que las hubiera.10. Además el Encargado de Bodega. Para ello · Separar e identificar los insumos proporcionados por el cliente.2. bastando sólo el control mantenido por el Jefe Oficina Técnica. preservación y almacenaje de los insumos proporcionados por éste.C.En caso de que el Encargado de Bodega no tenga claridad respecto al cumplimiento de los requisitos de calidad del insumo que está recepcionando. 6.2. 6.2.. 6.C. los deberá almacenar en obra para el uso de la Bodega.

2.2.Original Cliente (Blanco): Su destino es la bodega receptora del insumo.3.3. Debiendo ser confeccionadas en quintuplicado según la normativa vigente: . · Identificar y separar materiales vencidos.2...El Encargado de Bodega deberá mantener un inventario valorizado (cantidad del insumo * precio promedio) en todo momento durante la vigencia de la obra. 6.. el Encargado de Bodega controlará todas las tareas relacionadas con la administración de insumos en las otras bodegas.2. deberá efectuarse utilizando GD.2.Podrán existir bodegas auxiliares según las dimensiones de la obra o del espacio físico donde éste se desarrolla.Control de inventarios.3. Sin embargo. El Encargado de Bodega procederá a solicitar su reposición cuando se alcancen los niveles mínimos permitidos.2. según las fechas otorgadas por el fabricante como plazo máximo para su uso. los nuevos de los reutilizables. etc.. normas. . respaldados con GD o Facturas v/s salidas de materiales y equipos.5.2.2.1. para ello utilizará un software especializado.Duplicado Servicio de Impuestos Internos (celeste): Desde bodega .4. respaldados con “vales de pedido/devolución de insumo” a Bodega. 6. fichas técnicas. como herramienta principal en la ejecución de esta función.. determinarán el stock mínimo de aquellos insumos de mayor rotación o considerados críticos para la obra.2.· Separar e identificar equipos de protección personal respecto al uso. Estas bodegas secundarias deben llevar un inventario manual con tarjetas de kardex que reflejen la entrada y salidas de los insumos. según punto 6.7. es decir. “Acta de Baja de insumos” y GD propia.. 6.1.5. 6.5.Traslados a Bodegas Auxiliares y/o Pañoles 6.El Jefe Oficina Técnica junto al encargado de bodegas.La eliminación final de los insumos no aptos y/o vencidos será resuelta por el Ingeniero Administrador antes del término de la obra y por escrito. 6.2.4.2.El sistema de control de inventarios estará compuesto básicamente de dos datos: ingreso de materiales y equipos. indicaciones de los profesionales de la obra. 6. 6.2.Todo traslado de insumos entre bodegas..2. · Almacenar de acuerdo a indicaciones de: los fabricantes. sólo si ello involucra el uso de la vía pública..4.

6. 6. . debiendo tickear la palabra Devolución.-En el caso de que el o los insumos. deberán ser entregados diariamente a la Bodega Principal. . 1ª Copia (verde) : Devuelta a Bodega o Pañol Emisor. timbrada y firmada acusando recibo de lo indicado en la guía. deberá confeccionar un “vale de Pedido/devolución insumo”. Guías de “Traslado de Material Interno” recibidos por las bodegas auxiliares.2. indicando en un memo. . La Distribución de talonarios de Guías de despacho. En caso de no ser requerida se archivarán en bodega receptora. En este caso el insumo será ingresado al inventario por el Encargado de Bodega. para su rebaje o reintegro al inventario general de la obra. el que presentará al Ingeniero Administrador para su aprobación y observación de posibles descuentos a quienes resulten responsables del deterioro. según se trate de insumos Entregados para su uso o devueltos desde terreno. 6. .6.1.2.3. el que se presentara al ingeniero Administrador para su aprobación.Quintuplicado control Interno (verde): Debe ser devuelta a la brevedad a la bodega emisora firmada y timbrada. le corresponde a Bodega Central.5.6. el Encargado de Bodega verificará la viabilidad de su reutilización o reparación. se deberá realizar utilizando Guías de “Traslado de materiales Interno”. en caso contrario deberá emitir el formulario “Acta de Baja de Insumo”.Los “vales pedido/devolución insumo”.2..Triplicado Control Tributario (Amarilla): Destino control en carreteras.-El personal que devuelva insumos desde terreno a bodega.6. Obra de procedencia. 6. Para los Insumos mantenidos en bodega que presenten un deterioro tal. devueltos desde terreno. acusando recibo de lo indicado en la guía.2. Previo a la entrega. también se deberá emitir el formulario “Acta de Baja de Insumo”. Esta guía de traslado interna deberá ser confeccionada en tres ejemplares: Original (blanca) : Bodega o Pañol Receptor. presenten merma o un daño mayor. que haga inviable su uso en obra o que se encuentren vencidos.emisora deben ser enviadas por mano o vía correo externo a Contabilidad en Oficina central.. 2ª Copia (rosada) : En talonario para control interno. En caso que el traslado no involucre transitar por vía pública. por tanto es imprescindible que las copias celestes del SII sean devueltas en su totalidad.Devolución de insumos y del acta de baja. estos serán rebajados o reintegrados en las tarjetas de kardex de cada pañol o bodega secundaria.Cuadruplicado Cobro Ejecutivo Cedible con su Factura (rosada): Queda en poder de la Bodega emisora.2. la cantidad de guías y sus números.

.2.2. 6. 6.4.7. en caso que no la tuviera. 6. 6. 6. el Subcontratista deberá entregar al Encargado de Bodega.En caso que un insumo haya sido extraviado por un trabajador.2.7... el formulario debe ser aprobado por el Ingeniero Administrador y se deberá entregar una copia al encargado de personal para proceder a evaluar y realizar el descuento correspondiente. deberán ser recepcionado por personal del subcontratista.2.2. debiendo indicar el número de ficha y nombre del trabajador en la casilla de observaciones. 6. el Encargado de Bodega deberá emitir el formulario “Acta de Baja de Insumo”.7.2.. 6. donde se detalle el tipo y la cantidad de elementos. calidad.) y estado (bueno. etc.2.6..Se efectuara un inventario final valorizado a precio promedio ponderado.6. no se deterioren durante el transporte. malo). quien verificará que estos materiales sean los detallados en el Inventario final de la obra. los insumos que por su cantidad.2.4. se procederá a levantar un acta con la fecha y el detalle de los elementos ingresados.Al momento de ingresar equipos y/o máquinas a la obra. identificando y detallando claramente los insumos devueltos a bodega central. un representante del subcontratista y el encargado de bodega de S&P. uso. que recepcionó.2.7.El Administrador de Obra podrá enajenar o dar de baja.8. reutilización y estado no justifique su devolución a bodega central.El formulario “Acta de Baja de Insumo”.. una copia de la GD. herramientas. validación y envío a bodega Central. previa autorización por escrito del Ingeniero Visitador de la obra.Insumos adquiridos por subcontratistas y que tengan despacho directo a nuestras Obras. deberá ser ingresado al sistema computacional de bodega disminuyendo el inventario.8.. 6. En este acto se procede a contabilizar y separa los insumos según su naturaleza ( EPP. regular.Cierre de bodega de obra.5.Insumos de los Subcontratistas.1.8. mangueras. 6.. firmando al pie de la misma. ...2.3.Una vez concluida la obra el Encargado de Bodega procederá al cierre de bodega de obra.3.1. 6.6. acopiándolos en el lugar que se les asigne y entregando una guía de despacho con el detalle del material descargado al Encargado de Bodega.El Jefe de Bodega será responsable de embalar.7. estibar y despachar todos los insumos a bodega central.El despacho se efectuará con G. El que se presentara al Jefe Administrativo y Administrador de Obra para su firma.. con el fin de que estos.D.2.2.2.7.

4.1.Vale de Consumo 8..3.9. 8....2.8.Entrega de Lubricantes y Combustibles .Ficha de Cargo.3..Parte de Entrada 8.CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Los pedidos de materiales deben ser formulados con un tiempo mínimo como lo establece el numeral 6.Traslado de Material Interno......5.Orden de Compra 8.Vale Pedido/Devolución de Insumo 8.4.2. 7.7.Entrega de Vales de Pedido/Devolución de Insumos.10.. Programa de Materiales 8. el Subcontratista deberá presentar al Encargado de Bodega la GD con la cual los ingresó y una segunda GD para el retiro indicando el detalle de estos. con la documentación referente a los elementos ingresados o retirados de la obra. 8. 8..8.11.6.En el momento del retiro de elementos de la obra. Solicitud de Pedido de materiales 8.4..Acta de Baja de Insumo 8. 8.1.8.6.2.El Encargado de Bodega deberá mantener un archivo para los Subcontratistas.2. 6.REGISTROS 8.

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