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MANUAL DE SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento general de compras aplicado a la organización, con el

fin de garantizar que el producto adquirido cumpla con los requisitos necesarios para
los procesos tanto administrativos como operativos.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el suministro de materiales y/o servicios necesarios
para la ejecución de las Obras desarrolladas por XXXXX

3. RESPONSABILIDADES

Son responsables de la aplicación de este procedimiento el Gerente, Administrador,

Ingenieros, Supervisores, Coordinador de Compras y Almacenistas.

4. CONSIDERACIONES GENERALES

El presente procedimiento está basado en los lineamientos de la Norma ISO

9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

 Compras Directas: Son aquellas compras que se realizan a los Proveedores que
se encuentren calificados de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de
Evaluación de Proveedores y se encuentran registrados en la lista establecida para
el caso. (ver Procedimiento de Evaluación de Proveedores).

 Compras de Suministro: Son aquellas que se requieren para su buen

funcionamiento, es decir adquisición de productos, materiales y equipos o que
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

tengan una incidencia potencial significativa, directa o indirecta, en los resultados

operativos de la empresa.

 Compras por caja menor: Hace referencia a los productos y/o servicios que la
normatividad interna y legal permite para la caja menor.

 Una vez terminado el viaje de transporte, la Coordinación de Compras procederá a

realizar un inventario del material sobrante en campo para alimentar la información
correspondiente al manejo y control del desperdicio en obra y generar las acciones
correctivas del caso.

5. DEFINICIONES

Proveedor: Organización externa del suministro repetitivo o continuado de cualquier

material o servicio requerido por XXXXXX, que incida a su vez en la calidad de los
productos / servicios de la empresa.

Compras: Adquisición que se hace bajo una solicitud de pedido.

Pedido: Solicitud de material o servicio para el normal funcionamiento del Proceso.

6. DISPOSICIONES PARA CUMPLIR CON EL OBJETO

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6.1 Aspectos Generales: Una vez se dé inicio al proceso de construcción de la obra

adjudicada, el proceso de montajes a cargo de la programación del proyecto identifica
los requerimientos de obra.

6.2 El Director de Proyecto y/o Ingeniero Residente realizan los pedidos al Proceso de
Compras en el formato.

6.3 Las necesidades que surjan de la obra y no estén previstas para su normal
funcionamiento, el Ingeniero Residente y/o Supervisor diligencian el formato solicitud de
pedido código para su aprobación.

6.4 Cuando los productos son críticos o requieren de una procedencia especial se
realizan cotizaciones para su autorización por la Gerencia, los cuales deberán ser
mencionados en la casilla correspondiente y exigir al Proveedor la entrega de los
certificados de calidad, fichas de seguridad, condiciones de almacenamiento,
transporte, manipulación del mismo, entre otras.

6.5 Cuando los requerimientos no son críticos las compras se realizan bajo la misma
Coordinación.

6.6 Los materiales comprados para el cliente se diligencia el formato Trazabilidad de

Materiales del Cliente código el cual es diligenciado por los Almacenistas en campo
quedando como evidencia donde se ubicó el material.

6.7 Todo material así lo requiera XXXXXXX Deberá ceñirse a la reglamentación legal
existente para el caso.
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6.8 Solicitud de Cotización

Una vez acordado la necesidad de realizar la compra, el Coordinador de Logistica es el

responsable de elaborar la solicitud de cotización, si el material es por gastos
reembolsables o es crítico, se procederá hacer como mínimo tres cotizaciones a
diferentes proveedores.

6.9. Análisis de cotización

Una vez recibidas las cotizaciones y analizadas se escogerán las más favorable
teniendo en cuenta los siguientes factores:
 Precio.

 Descuento.

 Forma de Pago.

 Tiempo de entrega.

 Si cumple con las especificaciones y normas aplicables.

 Otros aspectos que se pueden considerar de interés.

Diligenciando el formato análisis de cotizaciones código, actividad que ejecuta el

Coordinador de logística.

6.10 Aprobación
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Una vez establecidas las cotizaciones, el Coordinador Logística enviará al

Administrador de Obra de XXXXXX, el análisis de cotización para su revisión y
aprobación de dicho documento.

6.11 Orden de Compra

Una vez aprobado el documento, se enviará al proveedor, de acuerdo a las condiciones

estipuladas en la Solicitud de Pedido, generándose la orden de compra respectiva
código, este documento deberá ser aprobado por la Administración y/o Gerencia, dentro
de las condiciones de compras se deben establecer los requerimientos de calidad,
ambiente y seguridad que requiera el producto y/o servicio.

6.12 Recepción y Verificación del proceso de compra

Recibida la mercancía, el Almacenista y/o Coordinador de Compra verificará si el

producto solicitado cumple con las condiciones inicialmente acordadas, utilizando para
ello el formato hoja de verificación del producto, donde se evalúa el cumplimiento de
especificaciones y demás condiciones pactadas.
Cuando el material es considerado como crítico el Coordinador de Logística y/o
almacenista solicitará al Director y/o Ingeniero Residente su aprobación en el formato
de verificación del producto, para garantizar que estos materiales se ajusten a lo
solicitado por el Cliente.
Cuando el material es suministrado por el cliente se diligenciará el Formato Hoja de
verificación del producto de condición de material en donde se verificarán las
condiciones de entrega de los materiales a fin de garantizar el seguimiento y la calidad
de la Propiedad del Cliente.
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Forma parte de la verificación de producto, los documentos exigidos en la Orden de

Compra, respecto a fichas de seguridad, ficha técnica, certificados de calidad, entre
otros.

6.13 Remisión, factura y hoja de verificación

Una vez recibido, el Almacenista y/o Coordinador de Compras, complementará en la

hoja de verificación la llegada del producto, no se le da la condición de material aquellas
compras que sean por: bonos, cajas menores, alimentación, combustible, entre otros,
entregando el original en contabilidad adjuntado al mismo la documentación que
acompaña a dicho producto (Remisión y Hoja de Verificación del producto) y se
archivará en la carpeta correspondiente del formato.

Aspectos Ambientales Impactos Ambientales Recurso Afectado

Contaminación del aire AIRE

Emisión de gases

7. REGISTROS
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CODIGO Y ARCHIVO TIEMPO DE DISPOSICION

RESPONSABLE
NOMBRE ACTIVO CONSERVACION FINAL

Dir. Obra y/o

1 año
Ing. Residente,
Solicitud de Pedido Archivo 5 Años Se recicla
Supervisor

Solicitud de Coordinador de 1 año

Cotización Archivo 5 Años Se recicla
logística

Coordinador de 1 año
Orden de Compra
Archivo 5 Años Se recicla
logística

Hoja de Verificación Coordinador de 1 año

del Producto Archivo 5 Años Se recicla
logística