COMPRA DE MATERIALES

INTEGRANTES:
LUZ
YULISSA
KAREN ATIQUIPA MAMANI
GERARDO
ANGELA
 INTRODUCCION
La compra de materiales, debe haber un control administrativo con respecto a
los materiales de la compra para mantener un abastecimiento oportuno y
adecuado a las necesidades del departamento de producción, custodia apropiada
de los materiales en el departamento de almacén para evitar el deterioro de
desperdicios por manipulaciones inapropiadas y la correcta aplicación de los
materiales consumidos por el departamento de fabricación al proceso productivo
ya sea en el sistema de costos por ordenes especificas o en el sistema de costos
por procesos continuos.
 COMPRA DE MATERIALES

Generalmente las empresas cuentan con un departamento de compras cuya función es

hacer pedidos de materias primas y suministros necesarios para la producción.
El gerente del departamento de compras es el encargado de garantizar que los artículos solicitados
reúnan las especificaciones y requisitos de calidad establecidos por la Compañía, que se adquieran al
precio más bajo y se despachen a tiempo. Estos materiales se almacenan en la bodega de materiales y
suministros, bajo el control del encargado de bodega quien sólo entregará materiales o suministros por
solicitud y autorización del gerente de planta o de producción
 DOS SITUACIONES QUE SURGE LA
NECESIDAD DE SU ADQUISICION

1. Reposición: la detecta el departamento Almacén de Materiales, cuando constata en la ficha de inventario

permanente que sus niveles de existencia se aproximan al punto de pedido. Este nivel se calcula tomando en
cuenta el consumo diario, multiplicado por los días que normalmente demora el proveedor para el
abastecimiento.

 Consumo diario por período de abastecimiento más stock de seguridad

 Los stocks de seguridad y otros que también son existencias, se prevén para salvar eventuales demoras en el
aprovisionamiento, a fin de evitar que la falta de algún material paralice la producción, que es el peor de los
costos en el que puede incurrir una empresa y que se denomina costo de ruptura.

2.Nuevo material: si es un material que se va a utilizar por primera vez, el departamento de Planeamiento y
Control de la producción es quien debe pedir su compra porque, precisamente, su función es programar la
producción. Los nuevos materiales que demanda una pieza o producto están identificados en los planos, hoja de
especificaciones técnicas, memorias descriptivas, etc.
 ENTRE LAS RESPONSABILIDADES DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS TENEMOS

Obtener cotizaciones de precios.

Elegir entre los posibles      abastecedores.
Fijar el tamaño óptimo de la      orden de compra.
Preparar y enviar órdenes de      compra, que se preparan en múltiples copias, con
la finalidad de:
1.         Autorizar al vendedor a realizar el envío.
2.         Notificar al departamento de recepción de materiales.
3.         Avisar al departamento de planeación.
4.         Notificar al departamento de contabilidad general.
 ¿QUÉ COMPRAN LAS EMPRESAS?

•COMPRAS PRODUCCIÓN:
• MATERIAS PRIMAS, COMPONENTES Y PRODUCTOS PARA
LA FABRICACIÓN.
• VERTICAL: SUMINISTROS ESPECÍFICOS PARA CADA
SECTOR INDUSTRIAL

•COMPRAS NO PRODUCCIÓN
•PRODUCTOS INDIRECTOS.
• COMPRAS MANTENIMIENTO, REPARACIONES Y
OPERACIONES.
• SERVICIOS.
• PARA LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES
EMPRESARIALES.
• HORIZONTAL Y COMÚN A TODOS LOS SECTORES DE
ACTIVIDAD.
 COMPRAS PARA FINES DIFERENTES
A LA PRODUCCIÓN
VIAJES COMUNICACIÓN SERVICIOS DE TRANSPORTE
Agencia de viajes Publicidad OFICINA (mercancías)
Líneas Aéreas Agencia Publicidad Flota coches Aéreo
Hotel Agencia publicaciones Copiadoras Marítimo
Alquiler coche Impresos Impresos Camión
Tren Servicios Multimedia Procesos/documentos/Catálog. Auto-tren
Taxis Regalos Traducciones Correo urgente
EDIFICIO Ferias Suministros de oficina Proveed. Logístico
Comedor Seminarios/conferencias Papel Embalajes
Limpieza TRABAJO (Servicios) Muebles HARD/SOFTWARE
Jardinería Consultoría Libros y suscripciones PC
Mantenimiento Bases de datos Obras/reparaciones Mantenimiento
Seguridad Control SERVICIOS DE Licencias Software
M₫dicos Educación/formación FABRICA Software desarrollo
Correo Trabajo especializado Electricidad Consultoría
Aire Acondicionado Estudios/ Análisis Gas EQUIPOS
Ascensores Trabajo temporal Gases industriales Instrumentación
Recogida desperdicios TRANSPORTE Prod. Petrolíferos Medida
Mudanza oficinas (personal) Agua Herramientas
Autobús Equipo Almacén Maquinaria
Otros Estructuras Repuestos de maquinaria y
Obras/instalaciones equipo
OBJETIVOS ESPECìFICOS DE COMPRAS

1. MANTENER CONTINIUDAD EN EL ABASTECIMIENTO.

2. INVERSION MINIMA COMPATIBLE CON:
 SEGURIDAD.
 PROVECHO ECONOMICO.
3. EVITAR DUPLICACIONES, DESPERDICIOS, INUTILIZACIONES
4. OBTENER COSTOS BAJOS ACORDES CON: CALIDAD Y
SERVICIO
5. MANTENER NIVELES DE CALIDAD
6. MANTENER POSICION COMPETITIVA DE LA EMPRESA
 FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRAS
 
1.Crear y mantener un registro actualizado de 7.Realizar órdenes de compras utilizando múltiples
proveedores. monedas.

2.Generar y dar seguimiento a las solicitudes de 8.Agilizar la recepción de la mercadería, 

Compra.
3.Recibir las solicitudes de compra provenientes de
los usuarios y encargados de otros departamentos
4.Elaboración de cotizaciones por proveedor, para la
actualización de tiempos de entrega y costos de los
artículos.
9.Realizar los procedimientos de Costeo de las órdenes
de compras (costeo estimado y costeo real).
10.Realizar la planeación de compras para un período
dado.
11.Permitir la elaboración de un plan de compras.

5.Generar y dar seguimiento a las órdenes de

compra.

6.Generar las órdenes de compra.

COMPONENTES DEL PROCESO DE COMPRAS

Estrategia
de
Procesos de Aprovisionamiento
Direccionamiento
Organización y personal

Procesos de Búsqueda de Gestión y

Gestión mercados/ desarrollo de Día-a-Día
proveedores proveedores

Procesos de
Apoyo Gestión de desempeño Informática
ETAPAS BÁSICAS EN EL SISTEMA DE
COMPRAS
Inicio Recepción e
inspección de
Determinación de
los artículos
precios y términos
Reconocimiento
de Liquidación de la
una necesidad factura y pago
Preparación y
al proveedor
asignación de la
Descripción de
Orden de Compra
la necesidad Mantenimiento
de registros
Determinación y Seguimiento y/o
análisis Fuentes expedición de la
de Abastecimiento Orden de Compra Fin
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
1.    Inicio
 
El origen del proceso de compra en las empresas está determinado
por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente
interno (cualquier área de la empresa, pero principalmente el área
productiva o la que desarrolla la actividad económica de la
empresa), ya sea de bienes o servicios.

Igualmente, se puede generar el proceso cuando dentro de las

políticas de la empresa está establecido que debe mantenerse un
nivel de inventario predeterminado por los consumos calculados. En
este caso las empresas deben contar con una Programación de
Compras y Adquisiciones a corto, mediano y largo plazo.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
 2.    Formalización de la solicitud
 
Generalmente las empresas tienen ya establecidos los requisitos
formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios.

Específicamente, se puede considerar un formato de requisición,

en donde deben identificarse perfectamente los ítems solicitados, la
cantidad o frecuencia (en caso de servicios), y las aprobaciones
correspondientes.

En este punto, es muy importante verificar que las solicitudes

cuenten con una asignación presupuestal, o en caso contrario con
la debida autorización
REQUISICIÓN DE COMPRA

Es el primer documento interno que da inicio al

procedimiento de compra de materiales, este
documento lo emite el departamento de almacén en
base a la necesidad de contar con una existencia
permanente de los mínimos y máximos de stock pre-
establecidos por la administración ; en dos ejemplares
, siendo su distribución como sigue.
- original: se remite al dpto. de compras de la
empresa compradora.
- Copia: se queda en el archivo del dpto. de almacén
de la empresa compradora.
 REQUISICIÓN DE COMPRA

Requisición de compraFecha elaboración:___________ N°_______

Dependencia solicitante: Cuenta Presupuesto:_________

Cantidad requerida Unidad Descripción y especificaciones

Fecha requerida:_________
Notifíquese en caso de problema a________________________________
Instrucciones especiales de envío:_________________________________
Elaboró:________________________Aprobó________________________
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
Análisis de Proveedores
 
Una de las etapas más fundamentales del proceso de compras se
refiere a un estudio detallado de los proveedores que ofrecen los
bienes o servicios requeridos.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
4.    Solicitud de Cotizaciones
 
Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los
requisitos de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se
hace una solicitud formal para cotizar los productos o servicios
requeridos.

Sin embargo, la práctica más común consiste en que se llega con

el proveedor a acuerdos, convenios o contratos de suministros o
abastecimiento gracias a los cuales se concretan precios de
venta, términos de negociación y condiciones de despacho
aplicables para periodos de tiempo determinados. En este caso,
no se requiere solicitud de cotización sino de la elaboración de un
pedido con cargo al convenio o contrato establecido.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
 5.    Aprobación de cotización o Factura Pro – Forma
 
Cuando se ha evaluado debidamente la cotización recibida o la
factura pro forma remitida por el proveedor, con base en las políticas
adoptadas por la empresa, y éstas cumplen con los requisitos, se
formaliza la aceptación de las mismas mediante la generación de una
Orden de Compra, que debe conservar las características y
condiciones de la cotización o la factura pro forma.

Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos para

detallar las especificaciones de los ítems, los precios, cantidades,
firmas de aprobación y autorización, especificación de términos de
negociación y de entrega.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
 6.    Procesamiento de la Orden de Compra
 
El segundo documento interno utilizado en el procedimiento de compra de
materiales, este documento l emite el departamento de compras de la
empresa compradora en base al documento solicitud de compra original
remitido por el departamento de almacén en tres ejemplares, siendo su
distribución como sigue
- Original : se remite al departamento de ventas del proveedor elegido
- 1er copia : se remite al almacén de materiales para que se entere que
su pedido ya ha sido atendido
- 2da copia : se queda en el archivo del departamento de compras.
 COMPONENTES DE LA ORDEN
DE COMPRA

 Precio  Devolución
 Cantidades  Calificación y certificación
 Número de orden de compra de proveedores
 Fechas de entrega  Facturación
 Sitio o lugar de entrega  Códigos EAN
 Empaque  Número de entregas
 Términos comerciales  Reclamos
 Pago  Firmas Responsables
 Garantía de inspección
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
 7.    Guía de remisión del proveedor
Es el primer documento de uso externo en el procedimiento de compra de materiales y lo emite el
departamento de ventas de la empresa vendedora en atención al documento ORDEN DE
COMPRA remitido por el departamento de compras de la empresa compradora .
Este documento se emite generalmente en cuatro ejemplares siendo su distribución como sigue.
- original: queda en el departamento de ventas del comprador con la firma de recibe conforme
del jefe de departamento de almacén del comprador , como constancia de la entrega de
materiales solicitado.
- 1° copia: queda en el departamento del almacén del comprador como constancia de material
recibido.
- 2° copia queda en el archivo del departamento de almacén del vendedor como documento
que respalde el material entregado por este departamento.
- 3° copia: queda en el archivo del departamento de ventas del vendedor como documento que
susténtela operación de la venta de los materiales.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
 7.  FACTURA
Es el documento que el vendedor entrega al comprador, indicando el importe de las
mercaderías vendidas o prestación de servicio realizada.
Requisitos:
Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes (estudiados en el tema
1.3 de ésta unidad), y además:
identificación del modelo "A", "B", o "C",
detalle de la mercadería vendidas (cantidad, descripción, precio unitario y total),
condiciones de venta.
Formas de emisión
Original: para el comprador.
Duplicado: para el vendedor.
Importancia

Comprador: registra la compra a plazo o al contado y la deuda contraída si la condición es

en cuenta corriente.
Vendedor:  registra la venta a plazo o al contado y la cuenta a cobrar  si la condición es
en cuenta corriente.
PROCESO TRADICIONAL DE COMPRAS DE MATERIALES NO
ESTRATÉGICOS

Almacenes
Usuario

Materiales

Factura
Solicitud del Pedido

Req. de Compra Solicitud de Ofertas

Autorización de Compra
Ofertas
Comprador Pedido

Supervisor
Proveedores
Pagos

Cuentas x Pagar
 Compras electrónicas

• EDI (electronic data interchange)

• Intercambio de documentos vía telefónica
• Software para comunicaciones
• Documentos
– pedidos – facturas - órdenes de pago
• Proceso
– Cliente: “clik” en catálogo electrónico
– Proveedor: verificación de crédito y disponibilidad del artículo
– Proveedor: notificación electrónica a almacén y embarque
– Proveedor: envío electrónico de factura
– Cliente: recepción y transferencia electrónica bancaria