1.

OBJETIVO

Establecer los pasos a seguir para la compra de bienes, productos y servicios necesarios en Industrias Palmira,
definiendo a la vez, los mecanismos de selección, evaluación y reevaluación de proveedores, así como el control
de contratistas, en el marco del cumplimiento de requerimientos legales y contractuales en Seguridad y Salud en el
Trabajo, Ambiente y Calidad (HSEQ)

2. ALCANCE

Aplica para todas las personas que realicen contrato de prestación de servicios personales profesionales o
técnicos de manera directa en la empresa, indirecta o externa, proveedores de productos, servicios y
mantenimiento que contrate Industrias Palmira.

3. DEFINICIONES

 Orden de compra: documento generado por la organización, donde se ordena el despacho de los
productos/servicios descritos en el mismo.

 Proveedor: organización o persona que proporciona un producto.

 Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

 Materias primas: son los materiales requeridos para la fabricación de los productos y que forman parte de
los mismos.

 Insumos: productos necesarios para la realización de un producto, pero no forman parte del mismo

 Servicios sub-contratados: son aquellas actividades que habiendo sido contratadas con la Empresa no se
pueden realizar (por maquinaria, tiempo u otros) y se contratan con terceras personas.

4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

4.1 COMPRA Y DEVOLUCION DE BIENES Y SERVICIOS

ACTIVIDADES RESPONSABLE CICLO

1. El Gerente, Jefe de Producción y/o Coordinador HSEQ solicita la Compra de
materia prima, adquisición de equipos, elementos de seguridad, Servicios
subcontratados, mantenimiento y reparación de equipos entre otros. Se Líder del proceso. P
diligencia el Formato “Requisición Y/O Cotización Telefónica De Materiales Y/O
Servicios” cuando aplique.
2. Se confirma telefónicamente con el Proveedor, en la requisición y/o
cotización telefónica de materiales y/o servicios, la existencia del bien o
Líder del proceso P
servicio y se cotizan, si se tiene se consulta en la lista de precios que
suministra el proveedor en la cotización y/o por correo electrónico.
3. Se Selecciona el Proveedor que ofrece la mejor alternativa en cuanto a:
Disponibilidad, Cumplimiento de Especificaciones, Precio.
Líder del proceso H
Para los Proveedores activos o aceptables se tiene en cuenta el resultado
obteniendo en la última “Evaluación De Proveedores” que se realiza anual.
4. La líder del proceso, la secretaria, diligencia y envía la Orden de compra la Líder de Proceso - H
envía por fax, en medio físico y/o correo electrónico al proveedor. La orden de Almacenista
compra pasa a Bodega, donde es revisada, aprobada en (Cantidad recibida,
especificaciones técnicas y tiempo de entrega), después aprobada por bodega
se entrega a la secretaria anexando la factura o remisión original y es enviada
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 ACTIVIDADES RESPONSABLE CICLO
a Facturación, quien revisa los precios, aprueba y programa el pago.
5. Se recibe la Materia Prima del Proveedor y se verifica que coincida la
información de la Orden de Entrega del Proveedor con la Orden de Compra: se
compara la cantidad, Especificaciones, Hoja de seguridad, Certificado de
Calidad del Material, licencia (si aplica) y demás documentos que apliquen de
acuerdo al proveedor.

Se efectúa una Inspección física del Pedido los cuales deben cumplir los
siguientes criterios:

 Láminas de cualquier calibre: Se verifica con la galga el calibre requerido,

que no presente golpes, que no estén rayadas, muy dobladas, maltratadas en
los orillos. Certificado de Calidad del Material.

 Varilla, Platina en Hierro, Ángulos: Se verifica con el metro que la pulgada

sea correcta (ancho), el grosor (con calibrador pie de rey), se verifica el largo
(con metro), que no estén deformados y que no presenten óxido.

 Tubos: se verifica:
Almacenista -
oDiámetro interior / exterior con el metro. Capataz H
oCélula o grosor del tubo (calibrador pie de rey), largo con el (metro), que no
presente deformaciones, poros, ni oxido. Visiblemente se verifica el calibre de
la tubería.

 Flejes: Se verifica el calibre con la galga, clase (visualmente), ancho y largo

(metro), sin deformaciones.

 Pintura: anticorrosivo

oCertificado de calidad cuando aplique.

 Soldadura:

oCertificado de calidad cuando aplique

oEmpaque sellado

 Elementos de Protección Personal: Los criterios para seleccionar los

elementos de protección personal a comprar se realiza con base a la Matriz de
EPP, definida para cada cargo.

6. Se evidencia el resultado de la Inspección en el formato “ Orden De Almacenista –

V
Compra”, realizada y firmada por el Almacenista. Líder del proceso

En el caso de alguna observación o desviación en los requisitos de compra se

registra en el ítem observaciones del formato Orden De Compra y se gestiona
VA
la devolución del producto si se requiere, la cual es realizada por el Líder del
Proceso y quien de igual manera le hará seguimiento.
7. Si es Materia Prima y está Conforme se autoriza el ingreso a la bodega (de Almacenista - Jefe VA
acuerdo a la inspección de almacenista); se carga el Pedido en la base de de Producción
datos en Access Control de Inventarios, registrando el número de la Orden de
Compra del Material.
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 ACTIVIDADES RESPONSABLE CICLO

Si es un equipo se le abre hoja de vida en el programa de Acces, y si aplica y

es necesario se elabora el procedimiento de uso o se solicita el manual del
equipo. Si son elementos de protección personal se lleva el control de estos
implementos en el formato Reposición De Dotación Y Elementos De Protección
Personal Cuando la orden de compra es para el mantenimiento y reparación de
equipos estos se registran en las hojas de vida de los equipos.
8. Una vez inspeccionado y almacenado el material aprobado, la almacenista
Almacenista –
o la líder del proceso entrega a la Asistente Administrativa la factura enviada VA
Líder del proceso
por el Proveedor.

9. Se entrega la Materia Prima requerida para ejecutar la Orden de Trabajo al Almacenista –

H
Oficial o Ayudante. Capataz

10. El Almacenista descarga de la base de datos en Access Control de

Inventarios las materias primas entregadas, registrando el consecutivo de la Almacenista H
“Orden de Pedido” referenciada en la respectiva “Orden de Trabajo”.

4.2 SELECCIÓN, EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES

ACTIVIDADES RESPONSABLE CICLO

1. La selección de los proveedores se realiza teniendo en cuenta la
información consignada en el Formulario Inscripción De Proveedores y se
aplica solo a aquellos que tienen un gran impacto en la posterior realización del
producto o servicio o sobre el producto final y se tiene en cuenta para la
selección los siguientes criterios:
Líder del proceso P
 Disponibilidad de productos o servicios.
 Capacidad para cumplir con las Especificaciones Técnicas (Suministro de
Certificados de calidad, fichas de
por una compra o servicio, al momento que se vuelva repetitiva la necesidad de
comprarles si se les deberá diligencia el formato de inscripción.
2. Para la evaluación de las compras de los proveedores de bienes y
Líder del proceso
servicios, se tiene en cuenta los criterios establecidos en la parte inferior de la
Supervisor HSEQ
ORDEN DE COMPRA, con los siguientes criterios
3. Para la Re-Evaluación De Los Proveedores se deja evidencia en el Líder del proceso
indicador de compras Evaluación De Proveedores donde se consolida la H
información de la calificación de las compras.

 Registrar las compras realizadas: cada compra realizada debe ser

registrada en la tabla de movimiento de compras que se encuentra en mismo
archivo del indicador de compras.
 Re-evaluación de los proveedores: la re-evaluación de los proveedores se
realiza en forma anual en el indicador de compras.

 Emitir la Carta Calificación De Proveedores anualmente, según instructivo

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 ACTIVIDADES RESPONSABLE CICLO
del mismo registro.

Enviar la carta al proveedor vía email. Vía fax o personalmente con el fin de
fortalecer las comunicaciones y relaciones con los proveedores.

4.3 SERVICIOS CONTRATADOS

SERVICIO A
TIPO Y GRADO DE CONTROL APLICADO O REQUERIDO
CONTRATAR
1. Verificar la competencia o experticia del profesional a través de la hoja de vida,
portafolio de servicios o entrevista.
2. Especificaciones de calidad, ambiente y seguridad, salud en el trabajo en las
cláusulas de los contratos:

Aportes a seguridad social integral como trabajador independiente al solicitar el cobro

de honorarios.
Servicios profesionales
Participación en las actividades que programa la empresa, cuando aplique
Cumplimiento de los políticas y programas de SST
Cumplimiento de las normas y procedimientos que le aplique
Tarjetas profesionales y/o Licencias (Seguridad y Salud en el Trabajo)

4. Se le realizará evaluación y reevaluación de proveedores y/o Reporte de Desempeño

Auditor (según aplique).
1. Definir en los contratos cláusula de responsabilidades: aportes a la seguridad social
integral de sus trabajadores, cumplimiento de normas y procedimientos que le aplique y
participación en actividades de calidad y seguridad y salud en el trabajo que programe
la empresa.
Empresas proveedoras de
2. Cumplimiento de las políticas y programas de SST definidos por la empresa
servicios técnicos
3. Solicitar la planilla de afiliación y/o pagos de aportes a la seguridad social
4. Evaluación y reevaluación de proveedores
5. Certificación ARL de cumplimiento del sistema de gestión seguridad salud en el
trabajo
1. Solicitud de documentos de disposición final de residuos peligrosos y permiso de
vertimientos en caso de no contar con este permiso, tener una PTAR. La solicitud se
Servicio de Galvanizado realizará semestralmente.
2. Certificación ARL de cumplimiento del sistema de gestión seguridad salud en el
trabajo

1. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA

 Mantener permanentemente protegidos a sus trabajadores mediante afiliación al sistema de seguridad social
(AFP, EPS y ARL), durante toda la vigencia del contrato.
 Todo el personal contratista, deberá cumplir las disposiciones de seguridad, salud en el trabajo, contenidas en
procedimientos y demás documentos establecidos por la empresa e informados en el proceso de inducción.
 Antes de iniciar cualquier tipo de actividad en las instalaciones de la empresa, los trabajadores contratistas
recibirán una inducción al ingreso de las instalaciones teniendo como referencia el Folleto de Visitantes,
Contratistas y Subcontratistas, y el registro en “Entrada y salida visitantes”.
 Mantener el área donde desarrolla el trabajo en perfectas condiciones de orden y aseo, utilizando
adecuadamente los recipientes destinados para recolección de residuos y material reciclable entre otros, además
de garantizar que la disposición final se efectúe en los sitios autorizados para ello en forma adecuada y segura.
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 No se permite portar o consumir bebidas alcohólicas o drogas narcóticas dentro de las instalaciones de la
Empresa
2. DISPOSICIONES FINALES

 A todo visitante temporal en el lugar de trabajo, se le solicitará la información requerida para el

diligenciamiento del registro “Entrada y salida visitantes”.
 La empresa, al finalizar las obras contraídas con el contratista, realizará la respectiva evaluación como
proveedor, con el fin de evidenciar el cumplimiento los requisitos descritos en este documento.

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