SOCIEDAD SALESIANA INSPECTORÍA DE BOGOTÁ

SEDE INSPECTORIAL

PROCEDIMIENTO CONTROL INVENTARIO DE SUMINISTROS

Código: GEI.GA.p001 Versión: 004 Fecha aprobación: 04/08/2023
Aprobado por: Coordinación
Elaborado por: Coordinación administrativa Página 1 de 3
Administrativa

1. OBJETIVO

Controlar el inventario de útiles de papelería, elementos de aseo, cafetería y otros suministros,

garantizando registros exactos y oportunos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los servicios de la sede Inspectorial, inicia con el ingreso de los
elementos y suministros al portafolio de inventarios y termina con la entrega a cada servicio
solicitante.

3. DEFINICIONES

• Inventario: Control de las entradas, salidas y existencias de todos aquellos elementos,

materiales o mercancías de la empresa que utiliza para la producción, venta o consumo

• Útiles y Papelería: Son todos los materiales, útiles u objetos de escritorio que se emplean en
la empresa para el desarrollo de las labores administrativas u operativas, tales como papel,
sobres, carpetas, facturas, recibos, libros, registros, lápices, bolígrafos, marcadores,
resaltadores, ganchos, tintas, correctores, témperas, acrílicos, entre otros.

• Aseo y Cafetería: Los elementos de aseo son el conjunto de elementos que se utilizan en las
instalaciones y oficinas, para que se mantengan en condiciones de higiene adecuadas,
contribuyendo a mantener el ambiente de trabajo. Los elementos de cafetería, son todos los
elementos que se requieren para la preparación y servicio de bebidas que contribuyen al
bienestar del personal tales como: café, azúcar, chocolate, menaje relacionado, agua, entre
otros.

• Toma Física: Proceso mediante el cual se realiza conteo físico periódico de las existencias de
elementos, materiales o mercancías de la empresa con el fin de verificar la existencia real

4. POLÍTICAS

4.1. Se adopta el portafolio de inventarios de Apoteosys como la herramienta para realizar el registro
y control.
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4.2. Toda entrada o salida del inventario procesada en el software Apoteosys debe imprimirse para
soportar el proceso y será el documento donde se evidencie la entrega de elementos a los usuarios.

4.3. La toma física total del inventario se realizará una vez al año, sin embargo, el encargado del
proceso realizará tomas de artículos aleatorios cada dos meses con el fin de hacer seguimiento y
control.

4.4. La persona encargada del proceso de almacén revisará permanentemente el stock de los
insumos con el fin de garantizar una adecuada rotación y evitar pérdidas o deterioros.

5. PROCEDIMIENTO

Documentos
Actividad/Etapa Descripción Responsable
Relacionados
5.1.1. Imprime el documento Encargado (a)
de transacción “Entrada de compras. Orden de compra y/o
Almacén” que emite el documento de
Software Apoteosys entrada.
5.1 Ingreso de
5.1.2. Se recibe a Factura de compra o
elementos y Encargado (a)
conformidad los materiales documento
suministros al compras y almacén.
y/o elementos solicitados al equivalente.
portafolio de
proveedor, validando con la
inventarios.
orden de compra y/o el
documento de entrada y se da Transacción de
ingreso físico de los insumos Entrada al Inventario
al almacén.

5.2.1 Con base en la Encargado(a) de Transacción de

requisición realiza la almacén u otra salida del inventario.
transacción de salida de persona autorizada
5.2 Salidas de inventarios de los insumos en en caso de
Inventario Entrega sistema Apoteosys; se debe ausencia de la
de insumos. tener en cuenta el centro de titular.
costo, persona quien solicita y
nombre de la actividad.
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Documentos
Actividad/Etapa Descripción Responsable
Relacionados
bienes con existencia en Encargado(a) de
almacén: almacén u otra
persona autorizada
Se entregan durante los 4 en caso de
primeros días hábiles del ausencia de la GE.GAC.f009-
siguiente mes del titular. Requisición de
requerimiento. bienes o servicios.

Encargado(a) de
Bienes sin existencia en
almacén u otra
almacén:
persona autorizada
en caso de
Se entregan dentro los 6 y 10
ausencia de la
primeros días hábiles del
titular.
siguiente mes del
requerimiento.
Encargado(a) de
almacén u otra
persona autorizada Planilla salidas
5.2.2 Entrega al solicitante de en caso de extraordinarias de
la requisición o su delegado ausencia de la almacén GE.GA.f001
los insumos y procede con la, titular.
firma y fecha de recibido tanto
en la requisición, como en la Transacción de
transacción de salida de salida de almacén
inventarios.

5.2.3 Archiva la transacción

de salida, según corresponda
y entrega la requisición al
Encargado(a) de compras,
para su respectivo archivo.

5.2.4 Para solicitudes de

insumos fuera de las fechas
establecidas en el
procedimiento de compras Encargado(a) de
almacén u otra
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Actividad/Etapa Descripción Responsable
Relacionados
(últimos 5 días de cada mes), persona autorizada Transacción de
en especial para las en caso de reintegro al almacén.
realizadas por o para atención ausencia de la
de los salesianos, se titular.
implementará planilla de
salidas extraordinarias, que
debe tener el campo para la
firma de recibido del insumo y
para el registro del número
documento de salida del
inventario que arroja
apoteosys. Una vez
terminada cada planilla se
deber revisar y aprobar por
parte de la coordinación
administrativa.

5.2.5 De no ser utilizado los

elementos estos deberán ser
devueltos en el mismo estado
que fueron entregados, de
igual forma se realizará la
transacción de reintegro y se
tomará firma nombre y fecha
de entrega.

Nota: El encargado del

almacén garantizará una
adecuada rotación del
inventario con el fin de evitar
pérdidas o deterioros de los
insumos, esto llevará a revisar
minuciosamente en el
momento de recibir los
insumos las fechas de
vencimiento o caducidad de
los mismos.
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Actividad/Etapa Descripción Responsable
Relacionados

5.3.1 Bimensualmente, Encargado (a) de Planilla solicitud de

(febrero, abril, junio, agosto, almacén insumos para
octubre y diciembre), se almacén GE.GA.f002
realizará listado de artículos
que requieren aumento de
Kárdex del inventario
stock en el almacén y se
software Apoteosys.
aprovechará con estos
mismos artículos a realizar
inventario aleatorio,
verificando existencias físicas
contra el Kardex del sistema.
Para esta actividad se
diligenciará planilla solicitud
de insumos para almacén
formato GE.GA.f002.
5.3 Control y
seguimiento de 5.3.2 En caso de generarse Planilla solicitud de
Encargado (a) de
Inventario diferencias entre el conteo almacén insumos para
físico y el kardex del sistema, almacén GE.GA.f002
se debe proceder a dar
corrección inmediata kardex del inventario
realizando el ajuste software Apoteosys
correspondiente; dicho ajuste
será revisado y autorizado por
la coordinación
administrativa, como
evidencia de dejarán los
documentos de ajuste
emitidos del apoteosys junto a
la planilla de conteo
archivados en las carpetas del
almacén.
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Relacionados
kardex del inventario
Nota: En caso de cambio de Encargado (a) de software Apoteosys
la persona encargada del almacén saliente.
almacén se imprimirá un
kardex del sistema Apoteosys
y se adjuntará al acta de
entrega de puesto de trabajo,
el control de existencias se
realizará en la fecha más
próxima del control
bimensual.

5.4.1 Se realiza una vez al Contadora local y Kárdex del inventario

año un levantamiento de su equipo de software Apoteosys.
inventario de todos los trabajo.
insumos del almacén. La
fecha queda a discreción del
equipo contable local.

5.4 Toma física de

inventarios 5.4.2 Se emitirá el kárdex de
inventarios desde el software Contadora local y
Apoteosys a la fecha del su equipo de
inventario, colocando el trabajo
sistema en modo toma física
para que se cierre y se
garanticen las condiciones de
control del ejercicio.

6. ANEXOS

Anexo 1 GE.GA.CP. p001 Procedimiento de Compras

Anexo 2 GE.GA.CP. f009 Requisición de bienes y servicios
Anexo 3 GE.GA. f001 Planilla salidas extraordinarias de almacén
Anexo 4 GE. GA. f002 Planilla de solicitud de insumos para almacén