2021

PROTOCOLOS DE LA GESTIÓN DE
ALMACENES

Elaborado por: Edith Arriagada C.

Revisado por: Felipe Cabezas G.
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GESTIÓN DE ALMACÉN

I. MATERIAS PRIMAS, PRODUCTOS SEMIELABORADOS Y

FINALIZADOS E INSUMOS

1. OBJETIVO
Establecer los protocolos que aseguren una correcta gestión de almacenes para
Potencial Chile en los procesos de recepción, verificación, almacenamiento y
despacho de materias primas, productos semielaborados, productos finalizados e
insumos.

2. ALCANCE
Este instructivo aplica a las actividades que se desarrollan en los tres almacenes de
Potencial Chile relacionados con la recepción, verificación, almacenamiento y
despachos de materias primas, productos semielaborados, productos finalizados e
insumos.

3. RESPONSABLES
Encargado de Almacén:
• Responsable de la recepción, verificación, almacenamiento y despacho de
los recursos que ingresan y se procesan en los almacenes.
• Responsable de los papeleos originados en los procesos de recepción,
verificación, almacenamiento y despacho de los recursos en los distintos
almacenes, y de la posterior actualización en los sistemas de ERP en línea y
app.
• Encargado de las llaves de los almacenes, por lo tanto, de abrir y cerrar
diariamente las puertas de las bodegas. Puede delegar tales funciones a
otro(s) miembro(s) de la organización.
• El movimiento de recursos dentro de las bodegas por otro(s) miembro(s) de
la organización deben ser documentados en las tarjetas Kanban dispuestas
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en los almacenes para posterior actualización en los sistemas por el

Encargado de Almacén.
• Responsable de indicar la zona de descarga y de atención a las entregas de
los proveedores.

4. DESCRIPCIÓN
En el siguiente instructivo se definen las actividades claves que debe cumplir el
encargado de Almacén considerando las siguientes actividades:
1. Recepción de materias primas e insumos.
2. Verificación de materias primas, productos semielaborados, productos
finalizados e insumos.
3. Identificación de materias primas, productos semielaborados, productos
finalizados e insumos.
4. Almacenamiento de materias primas, productos semielaborados, productos
finalizados e insumos.
5. Despacho de productos.

5. CONSIDERACIONES
➢ Ubicada en General Novoa 512, Concepción, Chile, las dependencias de
Potencial cuenta con 3 almacenes:
• Almacén 1: Corresponde al laboratorio en el primer piso del edificio de
oficinas.
• Almacén 2: Corresponde a la bodega interior del patio.
• Almacén 3: Corresponde a la bodega del patio.

➢ Las actividades del Encargado de Almacén pueden ser delegadas a otro(s)

miembro(s) de la organización previa coordinación y posterior notificación.
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ACTIVIDAD DOCUMENTO(S) RESPONSABLE(S)

1. Recepción
1.1. de la materia prima
1.1.1. Las materias primas
provenientes de los
proveedores son recibidas en
el Almacén 1 ó 3 para posterior
Orden de compra, guía de Encargado de
verificación:
despacho y/o factura almacén
-Materia prima de tamaño
pequeño va al almacén 1
-Materia prima de gran tamaño
va al almacén 3
1.2. de insumos
1.2.1. Los insumos
provenientes de los
proveedores son recibidos en
el Almacén 1 ó 3 para posterior
Orden de compra, guía de Encargado de
verificación:
despacho y/o factura almacén
-Insumos de tamaño pequeño
va al almacén 1
-Insumos de gran tamaño va al
almacén 3
2. Verificación
2.1. de la(s) materia(s) prima(s)
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ACTIVIDAD DOCUMENTO(S) RESPONSABLE(S)

2.1.1. Las materias primas
recepcionadas son verificadas
según lo detallado en los
documentos:
-Si la materia prima está
conforme a los documentos, el
responsable de almacén firma
y/o coloca su sello dando
conformidad del recurso
recibido
-Si la materia prima no cumple
Orden de compra, guía de
con lo establecido, será
despacho y/o factura,
devuelto al proveedor para su Encargado de
hoja de especificación
rectificación almacén
técnica, hojas de
-Si la cantidad de la materia
cumplimiento de calidad
prima recepcionada no
corresponde a lo establecido,
se recibirá con previa
notificación al proveedor para
coordinar entrega del resto
-Si la materia prima es nueva,
es decir, ingresa por primera
vez a la organización, se
solicitará la asesoría del área
de producción o encargado del
proyecto respectivo
2.2. de producto(s) semielaborado(s)
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ACTIVIDAD DOCUMENTO(S) RESPONSABLE(S)

2.2.1. Los productos
semielaborados son
verificados según los
documentos:
-Si el producto semielaborado
está conforme a los
Hoja de especificación
requerimientos, se procede Encargado de
técnica, hojas de
hacia la siguiente etapa de almacén
cumplimiento de calidad
identificación
-Si el producto semielaborado
no cumple con los
requerimientos, se devuelve al
encargado del área de
producción
2.3. de producto(s) finalizado(s)
2.3.1. Los productos
finalizados son verificados
según los documentos:
-Si el producto finalizado está
conforme a los requerimientos,
Hoja de especificación
se procede a la siguiente etapa Encargado de
técnica, hojas de
de identificación almacén
cumplimiento de calidad
-Si el producto finalizado no
cumple con los
requerimientos, se devuelve al
encargado del área de
producción
2.4. de insumos
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ACTIVIDAD DOCUMENTO(S) RESPONSABLE(S)

2.4.1. Los insumos
recepcionados son verificados
según lo detallado en los
documentos:
-Si el insumo está conforme a
los documentos, el
responsable de almacén firma
y/o coloca su sello dando
conformidad del recurso
recibido
-Si el insumo no cumple con lo Orden de compra, guía de
establecido, será devuelto al despacho y/o factura,
Encargado de
proveedor para su rectificación hoja de especificación
almacén
-Si la cantidad de insumos técnica, hojas de
recepcionados no corresponde cumplimiento de calidad
a lo establecido, se recibirá
con previa notificación al
proveedor para coordinar la
entrega del resto
-Si el insumo es nuevo, es
decir, ingresa por primera vez
a la organización, se solicitará
la asesoría del área de
producción o encargado del
proyecto respectivo
3. Identificación
3.1. de la materia prima

3.1.1. Se identifica la materia Orden de compra, guía de Encargado de

prima recién verificada según despacho y/o factura, almacén
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ACTIVIDAD DOCUMENTO(S) RESPONSABLE(S)

la línea de negocio y centro de hoja de especificación
costes técnica

3.2. de producto(s) semielaborado(s)

3.2.1. Se identifica el producto
semielaborado recién Hoja de especificación Encargado de
verificado según la línea de técnica almacén
negocio
3.3. de producto(s) finalizado(s)
3.3.1. Se identifica el producto
Hoja de especificación Encargado de
finalizado recién verificado
técnica almacén
según la línea de negocio
3.3. de insumo(s)
Orden de compra, guía de
3.3.1. Se identifica el insumo
despacho y/o factura, Encargado de
recién verificado según la línea
hoja de especificación almacén
de negocio y centro de costes
técnica
4. Almacenamiento
4.1. de materia(s) prima(s)
4.1.1. La materia prima se Hojas de datos de
ubica en el lugar designado seguridad de materiales, Encargado de
según el layout establecido por hojas de especificación almacén
línea de negocio técnica
4.1.2. Se actualiza entradas en
Encargado de
tarjetas Kanban de los Tarjeta Kanban
almacén
almacenes correspondientes
4.1.3. Se actualiza el inventario
Encargado de
en el ERP en línea a partir de Tarjeta Kanban
almacén
tarjetas Kanban
4.2. de producto(s) semielaborado(s)
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ACTIVIDAD DOCUMENTO(S) RESPONSABLE(S)

4.2.1. Los productos
Hojas de datos de
semielaborados se ubican en
seguridad de materiales, Encargado de
el lugar designado según el
hojas de especificación almacén
layout establecido por línea de
técnica
negocio
4.2.2. Se actualiza entradas en
Encargado de
tarjetas Kanban de los Tarjeta Kanban
almacén
almacenes correspondientes
4.2.3. Se actualiza el inventario
Encargado de
en el ERP en línea a partir de Tarjeta Kanban
almacén
tarjetas Kanban
4.3. de producto(s) finalizado(s)
4.3.1. Los productos
Hojas de datos de
finalizados se ubican en el
seguridad de materiales, Encargado de
lugar designado según el
hojas de especificación almacén
layout establecido por línea de
técnica
negocio
4.3.2. Se actualiza entradas en
Encargado de
tarjetas Kanban de los Tarjeta Kanban
almacén
almacenes correspondientes
4.3.3. Se actualiza el inventario
Encargado de
en el ERP en línea a partir de Tarjeta Kanban
almacén
tarjetas Kanban
4.3. de insumo(s)
4.3.1. Los insumos
Hojas de datos de
recepcionados se ubican en el
seguridad de materiales, Encargado de
lugar designado según el
hojas de especificación almacén
layout establecido por línea de
técnica
negocio
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ACTIVIDAD DOCUMENTO(S) RESPONSABLE(S)

4.3.2. Se actualiza entradas en
Encargado de
tarjetas Kanban de los Tarjeta Kanban
almacén
almacenes correspondientes
4.3.3. Se actualiza el inventario
Encargado de
en el ERP en línea a partir de Tarjeta Kanban
almacén
tarjetas Kanban
5. Despacho
5.1. Se consulta el stock
Cualquier miembro
disponible en el ERP al recibir -
de la organización
solicitud de compra
5.2. Si hay stock disponible, se Encargado de
Guía de despacho
procede a preparar la entrega almacén
5.3. Se deja constancia de las
Encargado de
salidas en una tarjeta Kanban Tarjeta Kanban
almacén
del almacén correspondiente
5.4. Se actualiza el inventario Encargado de
Tarjeta Kanban
en línea almacén
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GESTIÓN DE ALMACÉN

II. MATERIALES CRÍTICOS

1. OBJETIVO
Establecer los protocolos que aseguren una correcta gestión de materiales críticos
en los almacenes.

2. ALCANCE
Este instructivo aplica a las actividades que se desarrollan en los almacenes de
Potencial Chile.

3. RESPONSABLES
Encargado de Almacén:
• Responsable de supervisar las operaciones de almacenamiento de los
materiales críticos.
• Responsable de hacer cumplir las recomendaciones de los fabricantes de
materiales críticos y sus especificaciones técnicas.
• Mantener una filosofía de mejora continua en la conservación del inventario
crítico.

4. DESCRIPCIÓN
En el siguiente instructivo se definen las actividades claves que debe cumplir el
encargado de Almacén respecto al almacenamiento de materiales críticos.

5. CONSIDERACIONES
➢ Ubicada en General Novoa 512, Concepción, Chile, las dependencias de
Potencial cuenta con 3 almacenes:
• Almacén 1: Corresponde al laboratorio en el primer piso del edificio de
oficinas.
• Almacén 2: Corresponde a la bodega interior del patio.
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• Almacén 3: Corresponde a la bodega del patio.

➢ Las actividades del Encargado de Almacén pueden ser delegadas a otro(s)

miembro(s) de la organización previa coordinación y posterior notificación.

ACTIVIDAD DOCUMENTO(S) RESPONSABLE(S)

6. Almacenamiento
6.1. Almacenamiento de fierros y derivados
6.1.1. Almacenar en Almacén 3,
cuya infraestructura cuenta con Hoja de
un lugar seco, protegido de la especificación Encargado de almacén
humedad, libre de tierra y técnica
suciedad, aislado del suelo.
6.2. Almacenamiento de hidrocarburos y derivados
6.2.1. Almacenar en el almacén 2,
cuya infraestructura cuenta con
techo para la lluvia y rayos UV, de
acceso restringido. Verificar:
-La mantención de extintores al Hoja informativa Encargado de
alcance según normas de calidad sobre sustancias almacén, Encargado
-Mantención de un sistema de peligrosas de calidad
contención de posibles derrames
según normas de seguridad
-Mantención de señalización clara
y visible para posibles incendios
6.3. Almacenamiento de pinturas, soldaduras, pegamentos, diluyentes,
aditivos
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ACTIVIDAD DOCUMENTO(S) RESPONSABLE(S)

6.3.1. Almacenar en el almacén 2,
cuya infraestructura cuenta con
techo para la lluvia y rayos UV, de
acceso restringido. Verificar:
-La mantención de extintores al Hoja informativa Encargado de
alcance según normas de calidad sobre sustancias almacén, Encargado
-Mantención de un sistema de peligrosas de calidad
contención de posibles derrames
según normas de seguridad
-Mantención de señalización clara
y visible para posibles incendios
6.4. Almacenamiento de equipos de protección personal
6.4.1. Almacenar en el almacén 1
Orden de pedido,
ó 3 según tamaño:
guía de despacho y/o Encargado de almacén
-Pequeño va al almacén 1
factura
-Gran tamaño va al almacén 3
6.5. Uso de materiales críticos
6.5.1. Se verifica el stock
disponible al recibir solicitud de
uso
-Si hay stock disponible, se
Orden de compra Encargado de almacén
procede a entregar recurso
-Si no hay stock disponible, se
procede a realizar el pedido a
proveedor
6.5.2. Se deja constancia de las
salidas en una tarjeta Kanban del Tarjeta Kanban Encargado de almacén
almacén correspondiente
6.5.3. Se actualiza el inventario
Tarjeta Kanban Encargado de almacén
en línea
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GESTIÓN DE ALMACÉN

III. MAQUINARIA Y HERRAMIENTAS

1. OBJETIVO
Establecer los protocolos que aseguren una correcta gestión de los activos fijos que
dispone la organización, de maquinaria y herramientas.

2. ALCANCE
Este instructivo aplica a las actividades que se desarrollan en los tres almacenes de
Potencial Chile respecto a la maquinaria y herramientas.

3. RESPONSABLES
• Encargado de Almacén: Velar por las buenas prácticas en la utilización de la
maquinaria y herramientas de la organización optimizando la vida útil.

4. DESCRIPCIÓN
Las actividades claves que debe realizar el encargado de almacén respecto a la
administración de maquinaria y herramientas de la organización son:
• Crear protocolo(s) de revisión de maquinaria y herramientas.
• Fijar periodicidad de revisión de maquinaria y herramientas.
• Registrar fecha de compra de maquinaria y herramientas.
• Crear protocolo(s) de descarte de maquinaria y herramientas post período de
uso de servicio.

5. CONSIDERACIONES
➢ Las actividades del Encargado de Almacén pueden ser delegadas a otro(s)
miembro(s) de la organización previa coordinación y posterior notificación.
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GESTIÓN DE ALMACÉN

IV. ERP EN LÍNEA

1. OBJETIVO
Documentar las operaciones de recepción, almacenamiento y despacho de los
bienes tangibles dentro de los almacenes de la organización.

2. ALCANCE
Este instructivo aplica a los almacenes de Potencial Chile a través del uso de un
ERP en línea y aplicación de desarrollo de software.

3. RESPONSABLES
Encargado de Almacén:
• Responsable de los procesos de recepción, identificación, verificación,
almacenamiento y despacho de bienes tangibles. Refiérase esto a materias
primas, productos semielaborados, productos finalizados, insumos,
materiales críticos, equipos y herramientas.
• Responsable de documentar los procesos antes mencionados.
• Responsable de la actualización del inventario en la ERP en línea y app.

4. DESCRIPCIÓN
➢ Fijar periodicidad de actualización del ERP en línea.
➢ Ver actividades 4.1.3, 4.2.3, 4.3.3, 5.4 y 6.5.3. de la tabla de actividades,
documentos y responsables.
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GESTIÓN DE ALMACÉN

V. CONTROL DE INVENTARIO

1. OBJETIVO
Establecer las actividades claves de la gestión de almacén e inventario.

2. ALCANCE
Este instructivo aplica a los almacenes de Potencial Chile mediante un ERP en línea
y app de desarrollo de software.

3. RESPONSABLES
Encargado de Almacén: Responsable de liderar todas las actividades que involucra
el control de gestión de inventario y almacén.

4. DESCRIPCIÓN
➢ Toma de inventario manual:
• Fijar revisión anual de los almacenes.
• Preparar los almacenes para toma de inventario físico.
• Dirigir las actividades de toma de inventario físico y sus encargados.
➢ Organizar equipos de limpieza de los almacenes.
➢ Mantener actualizado el maestro de materiales.
➢ Actualización semanal del ERP en línea y app.
➢ Generar reportes mensuales informativos de inventario al resto de la
organización.
➢ Mantener filosofía de mejora continua en la gestión de inventario y almacenes.

5. CONSIDERACIONES
➢ Las actividades del Encargado de Almacén pueden ser delegadas a otro(s)
miembro(s) de la organización previa coordinación y posterior notificación.
➢ Movimiento entre bodegas: Las materias primas e insumos no ocupados hasta
el viernes de cada semana, vuelve a su origen post documentación (tarjeta
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Kanban) para posterior actualización semanal del ERP en línea en “Registro

interno aumenta stock” y/o “Registro interno disminuye stock”.
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ANEXOS

FLUJO DE DOCUMENTOS

A continuación, se detallan los documentos que involucra el proceso de gestión de

almacén.
VALOR
DOCUMENTOS EMISOR RECEPTOR DESCRIPCIÓN
TRIBUTARIO
a. Orden de Potencial Proveedor No Proceso de adquisición:
compra documento en el cual el
proveedor y la empresa
que compra expresa
estar de acuerdo sobre
el pedido, cantidad y
precio
b. DTE Proveedor Potencial Sí Proceso de adquisición:
Documento que emite el
proveedor, llega
automáticamente a ERP
donde se recibe.
Documento tributario
con el detalle de la
mercancía vendida,
valor de la venta, etc.
c. Registro interno Potencial Potencial No Movimiento entre
disminuye stock bodegas: MP para prod.
semielaborado y prod.
semielaborado para
prod. final. Las mermas
se agregan en
observaciones
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VALOR
DOCUMENTOS EMISOR RECEPTOR DESCRIPCIÓN
TRIBUTARIO
d. Registro interno Potencial Potencial No Movimiento entre
aumenta stock bodegas: De MP se
elabora prod.
Semielaborados y/o de
prod. semielaborados se
produce prod. finalizado
e. Tarjetas Kanban Potencial Encargado No Registra movimiento
de Almacén entre las bodegas
f. Boleta Potencial Cliente Sí 2° categoría, persona
electrónica natural
g. Factura Potencial Cliente Sí 1° categoría, empresas
electrónica
h. Factura no Potencial Cliente No Servicios
afecta o exenta
electrónica
i. Guía de Potencial Cliente No Respaldo de traslado
despacho
electrónica
j. Cotización Potencial Cliente No Se realiza en ERP. Si se
aprueba, se solicita
despacho. Si se
rechaza, se guarda el
registro.
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Diagrama de flujo de la gestión de almacenes en Potencial Chile

Elaboración propia