ACTIVIDAD DE CONOCIMIENTO

TALLER DE COMPRAS - ARTE MUEBLE DECORACIONES

Aprendices: Maria F. Pulgar Ficha: 2560816

Irma Cuello
Mónica Tovar
Joymar Barraza

1. Realiza el diagrama de flujo del proceso de compra.

Diagrama de proceso de compra realizado con el programa Heflo bpm, el
cual utiliza diagramas BPMN Business Process Model and Notation
(BPMN), en español Modelo y Notación de Procesos de Negocio, es una
notación gráfica estandarizada que permite el modelado de procesos de
negocios.
2. Explique en detalle en qué consiste:
N° Actividad Descripción Responsable Registro
1 Recibo de 1. Un trabajador de la empresa (Usuario) 1. Usuario. Requisición
requisiciones de identifica una necesidad y le informa al de compras
compras jefe de área.
-Internas. 2. El jefe del área después de ser avisado
2. Jefe del
sobre la necesidad, revisa el inventario
área.
actual de la empresa y verifica si es
necesario o no hacer esa compra. (si no
es necesario no la aprueba e informa a
quien la solicitó que no está aprobada).
Si es necesario aprueba la solicitud,
realiza una requisición de compras con
las características específicas del
producto y/o servicio a comprar, las
unidades que necesita, los posibles
proveedores y los datos sobre su última
compra, por último, firma como
solicitante de la requisición y la envía al
área de compras por medio de un
correo.

2 Análisis de las 3. El jefe del área de compras recibe un 3. Jefe de Base de

fuentes de correo electrónico con la requisición, compras. datos de
abastecimiento. revisa la base de datos de los proveedores.
proveedores inscritos, por correo envía
 la requisición y solicita una cotización
sobre el producto y/o servicio a
comprar.
4. Proveedores
4. Los proveedores por correo reciben la
requisición y responden el correo
enviando la cotización.

3 Análisis de las 5. El jefe del área de compras recibe la 5. Jefe de compras. Cotización.
cotizaciones cotización, realiza una evaluación de
los proveedores teniendo en cuenta si
están certificados, si dan muestras, si
tienen la cantidad solicitada, el precio,
la calidad del producto, el tiempo de
entrega, las condiciones económicas, su
reputación, descuentos y su capacidad
de respuesta si se llega a tener un
problema con el producto y/o servicio
solicitado, empieza la negociación mira
si le conviene o no y se selecciona el
proveedor. (si ninguno de ellos le
convienen se realiza otra selección de
proveedores).

4 Colocación de 6. Luego de haber seleccionado el 6. Jefe de compras. Orden de compras y

OC: La orden proveedor se realiza una orden de contrato.
de compra. compras y por correo se le envía a
tesorería.
7. El jefe de tesorería recibe la orden de 7. Jefe de
compras, revisa el presupuesto, verifica tesorería y
que no allá ningún error y que todo gerente.
vaya de acuerdo a lo que negociaron,
junto al gerente deciden si la aprueban
o no, si se aprueba la orden de compras
por correo se le avisa al proveedor que
es el elegido y se le envía la orden. (si
no es aprobada se les avisa a compras).
8. El proveedor recibe el correo y procede
8. Proveedor,
a hacer un contrato con todas las
jefe de
especificaciones, le envía un borrador a
tesorería y
tesorería, tesorería junto al gerente
gerente.
revisan que todo esté en orden y cumpla
con lo acordado, se procede a firmar el
contrato y el proveedor envía el pedido.
5 Recepción de 9. Se hace la recepción de mercancía y se 9. Almacenista. Recepción de
artículos. registra en el formato, el almacenista mercancía y factura.
revisa la factura y si todo está en orden
recibe el pedido. (si no se le notifica al
proveedor, si el proveedor no responde
se procede a la devolución del pedido y
se selecciona otro proveedor).

6 Trazabilidad. Cada documento cuenta con un código y Todas las partes Base de datos de
cada vez que se hace una solicitud se interesadas. seguimiento de
ingresa a una base de datos, el encargado de documentos y
cada área incluyendo los proveedores van mercancía.
actualizando en tiempo real cómo va cada
proceso, a esa base de datos todas las partes
interesadas tienen acceso, se puede hacer el
seguimiento por correo, teléfono o por
WhatsApp.

3. En qué consiste la consideración importante de acuerdo al tipo de

proceso es la forma en que se “dispara” el inicio de la compra (de acuerdo
a su proyecto).
Interno: El proceso de compra se dispara o activa cuando desde cualquier área de
la mueblería presenta una solicitud de requerimiento frente a una necesidad sea en
materias primas o servicios.
Externo: El proceso de compra se dispara o activa cuando se presenta un pedido
de los clientes mayoristas o minoristas de los productos de la mueblería.
4. Diseñe un formato para cada proceso y describa la trazabilidad.
● Requisición de compras
● Cotización
● Orden de Compra
● Recepción de mercancía
● Factura

Trazabilidad:(Sistema de registro y documentación) Se realiza una base de datos en la

cual se van registrando todas las entradas o solicitudes de pedido para llevar control y
hacer seguimiento a los mismos, asignado un código para la identificación de cada
pedido, teniendo en cuenta realizar actualización permanente para tener la información en
tiempo real. El seguimiento se puede realizar a través de varias formas puede ser
telefónico, vía correo o vía WhatsApp.
 La trazabilidad a las cotizaciones se realiza por cualquiera de las formas en mención, tan
pronto se tenga alguna de cotizaciones de los proveedores autorizados se va registrando
hasta completar el número requerido de cotizaciones.

Posteriormente, una vez revisada y seleccionada la cotización que se ajuste a los criterios
y especificaciones del producto en tiempo, precio, calidad y entrega realiza la orden de
compra.

5. Escoger 2 productos (insumos, materiales) de la empresa proyecto por

cada tipo de compra.

TIPOS DE COMPRA

INSUMOS
ESPECIALES ANTICIPADAS ESTACIONALES RUTINARIAS OPORTUNIDAD URGENCIAS
MUEBLERIA
MAQUINAS DE
COSER X X
ENGRAPADOR
A NEUMATICA X
CORTADORA
DE MADERA X X
ESPUMA X X
MADERA X X
PEGANTE X
GRAPAS X
RESORTE NO
SAG X
GRAPA NOSAG X
ALAMBRE X
 EMPAPELADO
CINCHA X
TELA X X
HERRAJES X
PATAS PARA
MUEBLE X
RELLENO
SILICONADO X
TAFETA FORRO
NEGRO X

6. Comprar o Hacer.

CRITERIOS. MADERA PINO (COMPRAR) RELLENO DE COJINES (HACER)

COSTOS. ● Descuentos. ● No se necesita transporte.

● Ahorra tiempo. ● Ayuda con el medio ambiente.
● Ahorra dinero. ● No se necesitan intermediarios.
● Oportunidad de financiamiento.

CALIDAD. ● Los proveedores certificados nos ● Cuando se hace en casa nos

aseguran que sus productos son de la aseguramos que tenga la mejor
mejor calidad. calidad.

CONSECUENCIAS ● Nos sirve como argumento para la venta ● Se puede vender y esto nos
PARA LAS del producto final. generaría ingresos.
VENTAS.
RIESGOS Y ● Cuando hay una amplitud de ofertas se ● Las empresas de mueblería
DEPENDENCIAS. pueden eliminar riesgos y se puede desearían comprar nuestro
hacer un adecuado proceso de selección. producto, riesgo que no se
venda.

NECESIDADES DE ● No se necesita invertir en maquinaria. ● Es necesario invertir en

CAPITAL. maquinaria, instalación, etc.
 7. Innovación en la mueblería

Realidad aumentada (Servicio de compra para los

consumidores): La realidad aumentada como innovación
representa una importante oportunidad en el sector minorista, ya
que es posible incrementar la experiencia de compra de los
consumidores, esto se logra, por ejemplo, al hacer que los
productos aparezcan en la cámara de sus dispositivos móviles.

Lo que se pretende es buscar coherencia entre el mueble comprado y el espacio donde se va a

ubicar. Ofrecer esta tecnología a los clientes, a través de una aplicación móvil ofrecer la
posibilidad de simular su casa y el espacio donde deseen ubicar los muebles que desean comprar,
se escanea el espacio de la casa utilizando la cámara del dispositivo móvil.

Cuando buscamos muebles para el hogar la realidad aumentada se vuelve muy útil al momento
de decidir si ese sofá será el ideal para nuestro hogar.

8. Objetivos de la negociación

PRECIO: para determinar cuál es el mejor precio de un producto primero se establecen unos
parámetros en el producto terminado y los requisitos que cumple, entre ellos están:

● Calidad del producto terminado: el acabado de un producto es muy esencial y la parte

de la calidad ya que este nos va a dar una mejor visión de la calidad de nuestra materia
prima. Solo por el simple hecho de que utilizar mejores recursos mejor será el resultado
final, y poniendo al funcionamiento el producto terminado si alguna de las partes se
dañan se evidenciará que el recurso no está cumpliendo con nuestros estándares de
calidad.
● Certificaciones: es muy importante que los clientes cumplan con sus certificaciones ya
sea ambientales o producto y servicio.
● Reputación de la empresa: dependiendo el desempeño de la empresa con otros clientes
y su nivel de experiencia en el mercado esto nos va facilitar tener una buena opción de
compra.

Luego de tener todos estos parámetros, analizamos qué proveedor cumple con estos
requisitos aplicando a cada uno una evaluación, se comparan los precios de valorización
del producto, se decide comprar el producto al precio justo, que como empresas otorgue
una mayor confiabilidad que en el producto terminado no va causar daños.

CALIDAD: Que busca nuestra empresa con calidad?

Busca que sus productos tengan un desempeño de superioridad con la competencia, todo esto
con la vida útil de nuestros productos, y brindando funciones, características , y un servicio, que
coincida con la capacidad de los clientes y satisfacer necesidades.

FIABILIDAD: ¿Cómo sé si sus productos están certificados?

Las certificaciones son tan importante como la calidad de un producto, para fijarnos si los
productos de los proveedores están certificados me dirijo a los directorio SGS productos y
clientes certificados, para verificar el estado de los certificados de procesos y así verificamos
datos importantes de proveedores auditados.

CONFIABILIDAD: Se realiza una investigación del proveedor en el mercado, encuestas y/o

comentarios a sus clientes, preguntando si ese proveedor es cumplido, se indaga en las
modalidades de pago, como es su servicio posventa, las garantías que manejan, o si alguna vez
les ha quedado mal, posteriormente, la empresa tomará una decisión, o también como lo
habíamos dicho anteriormente el reconocimiento de la marca y su trayectoria en el mercado.

CUMPLIMIENTO DEL PLAZO: Se debe tener cual es el tiempo de respuesta del proveedor,
cada cuanto nos estará enviando la materia prima, de modo que cumpla las necesidades de la
compañía, teniendo en cuenta que nuestro punto de reorden nunca quede vacío, como nuestro
inventario es de alta rotación el lapso de tiempo dependiendo el producto tiene que ser corto o
largo de 5 a 7 días, o como también de 10 a 20 días.

CONDICIONES DE PAGO Y FINANCIACIÓN: Es importante tener un proveedor que

maneje las 3 condiciones de pago, las cuales son de contado, pagos anticipados y a plazos, que
de momento en el cual sea a plazos, nos de un buen servicio con la flexibilidad de pago.

SERVICIO TÉCNICO Y POSVENTA: Es considerable a la hora de hablar de maquinaria y

recursos de gestión, ya que buscamos apoyo de los proveedores a la hora de hacer compras de
este tipo de recursos, que el proveedor preste el servicio técnico para la instalación de la
maquinaria adquirida y aparte de eso nos brinde una capacitación del modo de uso de este
recurso y hablando de la POSVENTA, que luego de haber dejado lista la maquinaria siempre
estar pendiente si le hace falta algo o presenta dificultades y realizar seguimiento a la persona
encargada para que le haga una revisión y que por tanto lapso de tiempo manejemos esta garantía
de servicio.

GARANTÍAS: para este punto nos ayuda a nosotros como organización entra en juego parte de
la confiabilidad al momento de adquirir un producto, ya que esta nos arroja un valor agregado de
la empresa como una promesa de respaldar el funcionamiento de un producto, también se ve la
garantía como una obligación que tienen los fabricantes, proveedores de responder al comprador
por la calidad que están ofreciendo, encontramos varios tipos de garantías que son:
 ● Garantía de cumplimiento
● Garantía de mantenimiento
● Garantía de pago

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS: Muy fundamental que nuestros proveedores estén bien

organizados administrativamente, que cumplan con todos sus formatos ventas desde una
cotización hasta una factura, y que cumplan con todas las especificaciones como mínimo la
versión y nit de la empresa, que tenga más de un medio de contacto con sus clientes y un buen
servicio de atención.