“AÑO DEL DIALOGO Y LA

RECONCILIACION NACIONAL”
NOMBRES:
 Córdova Cruz Úrsula
 Charca Mancillas Leslie
 Nieto Sucasaca Thais
CARRERA Y SEMESTRE:
 Secretariado Ejecutivo V
CURSO:
 Logística
PROFESOR:
 David Oviedo
UBICACIÓN:
 Arequipa-Islay-Mollendo
INSTITUTO:
 Instituto De Educación Superior
Tecnológico Privado “San Felipe”
AÑO:

 2017

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 DEDICATORIA
A nuestros padres, por entender nuestras ganas de superarnos y por animarnos a
seguir adelante.

A nuestros profesores de la Facultad de Ciencias Empresariales, por compartir sus

experiencias, enseñanzas y recomendaciones, por hacer nuestra estadía de
aprendizaje una experiencia única.

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 RESUMEN
La catalogación es la base de la identificación de los artículos y facilita de mejor
manera su adquisición. Con la catalogación se pretende en sí, crear un lenguaje
único que facilite todo el control administrativo de los materiales y/o productos.
Es sumamente importante en las empresas, por las diferentes ventajas que ofrecen
a las empresas, por tanto debe ser flexible y adaptable a los futuros cambios en la
organización y en el entorno; se dice que “sin catalogación no hay organización
logística”.

Hay que tener en cuenta que todas las ventajas que proporciona una buena
catalogación de materiales inciden sobre los costos y utilidades de la empresa, es
decir sobre sus resultados, lo cual hace que se le considere como muy necesario.
Para que la catalogación represente un beneficio para la empresa, se recomienda
su realización a través de las siguientes cuatro etapas; normalización,
identificación, clasificación y codificación.

Debido a la gran variedad de productos con los que se trabaja en empresas, es

fundamental tener una codificación apropiada para la mercadería que se maneja,
esto permite obtener ventajas en lo que se refiere a las gestiones de compra,
almacenamiento y control de stocks. Para un sistema de control de almacenes, una
codificación completamente numeral y correlativa es la más recomendable, sobre
todo para efectos de su búsqueda en el catálogo y su ubicación en los archivos del
sistema.

Los códigos de barra son una herramienta importante dentro del almacén pues
permiten identificar artículos y registrar información sin errores y a grandes
velocidades. Su ventaja principal radica en la economía de datos y la fiabilidad de
la lectura, con la precisión y rapidez, permitiendo obtener información de un
producto en cuestión de segundos.

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 INTRODUCCIÓN
La presente investigación se refiere al tema de codificación de código de barras y
catalogación de materiales, que se puede definir como el proceso de cuantificar y
clasificar los materiales que ingresan y salen de la empresa. Lo primero que se
tiene que hacer es catalogar, simplificar (descripción detallada de cada artículo),
normalizar (normas acerca del uso de materiales) y estandarizar (poner estándares
idénticos peso, medidas y formatos) los productos para hacer una buena
codificación.

La catalogación de materiales es un proceso de suma importancia para las

empresas porque clasifica a los materiales en grupos de familias de similares
características sin omitir ninguna, proporcionando ventajas y afirmando también
que “sin catalogación no hay organización logística” por lo tanto requiere del
apoyo de la gerencia general.

Actualmente cuando los mercados son más amplios y el comercio mundial se

acentúa, las actividades logísticas cobran mayor importancia para las empresas, es
por ello que se debe mantener un eficiente control en los materiales, mediante la
catalogación y la codificación, logrando así competitividad, reducción de costos,
aumento de la productividad.

El comercializar productos a través de distribuidores, muchas veces requiere la

implementación del llamado Código de Barras. El código de barras es una
representación, a través de barras y espacios paralelos que identifica a cada
producto que se comercializa en el mercado.

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 CATALOGACIÓN DE MATERIALES
No se podría hablar de catalogación, sin antes conocer el significado de
“catalogar”; se conoce como catalogar al proceso, actividad de apuntar, registrar o
clasificar un objeto según normas de ordenación.

Concepto:
Consiste en asignar a cada material un único nombre de manera que sea
imposible la existencia de diferentes denominaciones para un mismo
producto o elemento. En el proceso de catalogación, por un lado se
especifican datos técnicos de dimensión, calidad, estructura, etc., que
definen las características de los materiales considerados y se realiza la
normalización de dichos, o sea se establece un estándar que define cada
uno de ellos. Para catalogar se clasifican todas las existencias similares
identificadas plenamente, de esta manera agrupando por características
comunes u homogéneas, permitiendo clasificar en clases y subclases.
Como todo proceso, la catalogación consume recursos; por lo tanto, estos
deben ser cuidadosamente utilizados. En principio, no se debe catalogar
todo lo que una organización compra, sino aquello que se compra
repetitivamente, como materias primas, repuestos y materiales de oficina,
entre otros; aquello que se compra una sola vez como terrenos, edificios o
maquinarias grandes, no es necesario catalogarlo, pues se consideran
activos fijos.
La catalogación es sumamente importante en las empresas, por las
diferentes ventajas que ofrecen a las empresas, por tanto debe ser flexible
y adaptable a los futuros cambios en la organización y en el entorno; se
dice que “sin catalogación no hay organización logística”.

Definición:
Proceso y/o actividad del área de logística que consiste en la descripción,
catalogación, nominación y numeración de cada artículo con el fin de ser
identificado mediante un solo nombre, un solo número y una sola
descripción. La catalogación es la base de la identificación de los artículos

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 y facilita de mejor manera su adquisición. Con la catalogación se pretende
en sí, crear un lenguaje único que facilite todo el control administrativo de
los materiales y/o productos.

Ventajas:
La empresa que planea, prepara y pone en ejecución un catálogo de
materiales, obtiene una serie de ventajas en relación con los inventarios y
su administración, entre las cuales se citan a continuación las más
importantes:
- Prevenir la emisión de órdenes de compra de materiales innecesarios
sobre todo cuando estos existan en el almacén con otras
denominaciones, lo que evitara el consiguiente gasto financiero que
ello representa.
- Optimizar el uso del espacio físico en el almacén, El tener el mismo
material con varios nombres obliga a almacenarlos separados de unos
de otros, impidiendo su consolidación y aumentando los esfuerzos para
el control de stocks.
- Reducir la inversión en inventarios, si en promedio un material tiene
dos nombres entonces el sistema logístico se multiplicara por dos; del
mismo modo, el listado de inventarios y, con ello, la necesidad de
capital de trabajo para mantener este nivel de inventarios.
- Captar las relaciones de intercambiabilidad que existen entre los
materiales, evitando así compras innecesarias de material, ya que
pueden existir en el almacén otros que pueden cumplir la misma
función.
- Mejorar los ciclos de rotación en los almacenes, evitando
obsolescencias, materiales sin uso o sin movimiento. Ello será posible
al tener los materiales plenamente identificados.
- Agilizar la gestión de compras mediante el establecimiento de
estándares y normas para los materiales. El no tener estandarizado los
materiales obliga a definir sus especificaciones cada vez que se realiza
la compra de estos.

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 - Enfocar al personal del área de compras y almacenes en una variedad
menor de inventarios, aumento así su eficiencia.
- Hacer posible la identificación y control de los artículos.
- Crear un lenguaje único en el ámbito de abastecimiento.
- Facilitar la adquisición y controlarla.
- Facilita la gestión y administración de los almacenes.
- Simplificar los inventarios, reduciendo el número de artículos y su
variedad.
- Obtener un mejor resultado en la administración de los inventarios por
la reducción de la influencia del costo de posesión (costo
mantenimiento de inventarios)

Hay que tener en cuenta que todas las ventajas que proporciona una buena
catalogación de materiales inciden sobre los costos y utilidades de la
empresa, es decir sobre sus resultados, lo cual hace que se le considere
como muy necesario.

Etapas de la catalogación:

Para que la catalogación represente un beneficio para la empresa, se

recomienda su realización a través de las siguientes cuatro etapas, las
cuales se describen a continuación:

Normalización
Consiste en la selección de aquellas características fisicoquímicas, tales
como tamaño, peso, densidad, textura, entre otras; que van a regir las
compras y la gestión de los mismos en el interior de la empresa., y que se
adapten a esta; para constituir con ellas las normas, usualmente escritas, a
las que deben ceñirse las existencias de los almacenes y las adquisiciones
que se hagan, así como todas las personas que requieren y soliciten
materiales en la empresa. Se define a norma como el modelo que se ha
establecido y con el cual, cualquier objeto puede ser comprado, el objetivo
o finalidad de la norma es proporcionar criterios para juzgar, y ayudar a

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 prevenir variaciones innecesarias en las especificaciones de los materiales
necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Por ejemplo, en la gestión de un almacén se pueden normalizar los pallets
(estructuras de transporte) utilizados para el acomodo de los productos.
Entre las características a normalizar pueden estar sus dimensiones
externas, su resistencia y el tipo de madera utilizado para su fabricación,
de manera que cada vez que se solicite la compra de pallets no se deban
redefinir sus características.
La tarea de normalizar o establecer estándares requiere del uso de recursos
de la organización, del personal de compras, de los almacenes, de los
usuarios de los productos e inclusive del apoyo de los proveedores en el
establecimiento de la norma o estándar. Por ello se recomienda realizar la
estandarización de aquellos materiales que representen el mayor gasto en
compras o de compra repetitiva. No es necesario establecer normas para
todos los materiales.

Identificación
Consiste en establecer la descripción o denominación del artículo que se
va a utilizar en la empresa, permitiendo precisar las características
particulares de cada artículo, en relación con las generales, de manera de
estar seguro de su naturaleza específica y de sus diferencias con otros
artículos del mismo grupo. Muchas veces una mala identificación de un
material ocasiona la existencia de distinto nombres para el mismo artículo.
La identificación debe concluir con la elaboración de la ficha de
identificación de los materiales. En esta ficha se registra la información
relacionada con el producto. Los elementos que conforman una ficha de
identificación son los siguientes:
- Descripción del material.
- Descripción corta o abreviada.
- Código del producto.
- Unidad de despacho.
- Productos intercambiables.

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 - Código de la norma técnica que rige el material, si es que la tuviera.
- Dimensiones del material.
- Conjunto o subconjunto del cual forma parte.
- Embalajes y formas de almacenamiento.

Clasificación
Consiste en la agrupación de las existencias en base a sus características
comunes, uso, naturaleza u origen. Los diferentes grupos que ya están
clasificados deben contener artículos lo suficientemente distintos para
evitar que un artículo pueda ser considerado en más de dos grupos
diferentes, evitando así la multiplicidad de denominaciones para un mismo
artículo. La agrupación que se haga puede fraccionarse en clases,
subclases y secciones según la variedad que pueda presentarse en cada
agrupación que se haya efectuado; el número de grupos definidos, así
como las divisiones dentro de un mismo grupo dependerá de la variedad
de artículos que se tenga en la empresa.

Codificación
Llamada también simbolización, es la etapa final de la catalogación de
artículos y consiste en la asignación de un código formado por números o
letras o un símbolo que identificara al producto, distinguiéndolo por las
características que le pertenecen, de manera de representarlos y ahorrar
esfuerzo, mental, tiempo y gastos; e evitando errores y equivocaciones.
El empleo de letras en la elaboración de un código permite un mayor
número de combinaciones posibles que los números. En cada espacio o
posición del código se pueden utilizar hasta 26 letras distintas, en
comparación de los 10 números posibles, pero debido a que los equipos de
cómputo manejan los códigos numéricos con mayor facilidad, el uso de los
números es más frecuente que el de las letras. Entre los tipos de código
más usados están:
 Códigos estructurados: Son aquellos códigos formados por letras o
números, agrupados por familias o clases según la etapa de clasificación.

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 Cada grupo de dígitos tiene un significado con respecto a su posición en el
código; por ejemplo:
El código 13-139-6328 las dos primeras posiciones (13) suelen representar
la familias de artículos, las siguientes tres (139) a una clase dentro de la
familia 13 y las últimas cuatro posiciones (6328) al producto. El número
de elementos o posiciones en un código estructurado debe estar
planificado de manera tal que se pueda incorporar futuros cambios,
incrementos o ampliaciones en los grupos formados, sean estos familias
y/o clases.
 Códigos Secuenciales: Son códigos relativos utilizados en las facturas,
guías de remisión, formularios, etc. Este tipo de código facilita el conteo
del total de documentos emitidos y por tanto su control.

Procesamiento de los materiales identificados

Una vez realizada la asignación a cada artículo, se recomienda que al
finalizar cada mes se revise, a fin de trasladar a su clasificación definitiva.

1.1. Finalidad de la catalogación:

Establecer una pauta o esquema general que facilite la clasificación de
materiales, en la empresa.
Resultados y beneficios de la catalogación:
Una vez efectuado se pueden observar los resultados a través del ahorro de
costos, debido a que se simplifica los grupos de materiales, para evitar
gastos innecesarios de materiales ya existentes, pero quizás con otro
nombre o misma función.

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 Análisis ABC

El análisis ABC es un método de clasificación

frecuentemente utilizado en gestión de inventario.
Resulta del principio de Pareto.
El análisis ABC permite identificar los artículos
que tienen un impacto importante en un valor
global (de inventario, de venta, de costes...).
Permite también crear categorías de productos que
necesitaran niveles y modos de control distintos.

Controles para las zonas de la clasificación

Control para ZONAS "A" Las unidades pertenecientes a la zona "A" requieren
del grado de rigor más alto posible en cuanto a control. Esta zona corresponde a
aquellas unidades que presentan una parte importante del valor total del
inventario. El máximo control puede reservarse a las materias primas que se
utilicen en forma continua y en volúmenes elevados.
Control para ZONAS "B" Las partidas B deberán ser seguidas y controladas
mediante sistemas computarizados con revisiones periódicas por parte de la
administración. Los lineamientos del modelo de inventario son debatidos con
menor frecuencia que en el caso de las unidades correspondientes a la Zona "A".
Los costos de faltantes de existencias para este tipo de unidades deberán ser
moderados a bajos y las existencias de seguridad deberán brindar un control
adecuado con el quiebre de stock, aún cuando la frecuencia de órdenes es menor.

Control para ZONAS "C" Esta es la zona con menor número de unidades de
inventario, por ende un sistema de control diseñado pero de rutina es adecuado
para su seguimiento. Un sistema de punto de orden que no requiera de evaluación
física de las existencias suele ser suficiente.

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 CONCLUSIONES

1. La catalogación permite la identificación correcta de los materiales

comprados y/o almacenados en una empresa. Entre sus beneficios se
encuentran: la agilización del proceso de compras, la reducción de la
variedad de ítems o referencias, el mejoramiento de la rotación de
inventarios y la optimización del uso del espacio en el almacén.

2. Para un sistema de control de almacenes, una codificación

completamente numeral y correlativa es la más recomendable, sobre
todo para efectos de su búsqueda en el catálogo y su ubicación en los
archivos del sistema.

3. La codificación es una consecuencia de la catalogación de los

materiales, codificar significar representar cada artículo por medio de
número y letras.

4. Los códigos de barra hacen eficiente el manejo de materiales en un

almacén al incrementar la velocidad a la cual se identifican y registran
las actividades, con lo cual se mantiene un elevado nivel de precisión.

5. La utilización de estándares, tanto para los códigos de barra como para

los sistemas RFID/EPC, permite además de una rápida y precisa
identificación, facilitar el flujo de información entre las empresas que
participan en la cadena de distribución del producto.

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 BIBLIOGRAFÍA
 https://prezi.com/sdlep2gmal6s/el-proceso-y-la-importancia-de-catalogar-los-
materiales/

 https://es.slideshare.net/0023101989/catalogacion-de-materiales

 https://es.scribd.com/document/288813051/Catalogacion-de-Materiales-Logistica

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